附件1:文書檔案立卷歸檔辦法

一、總體要求

(一)總部及各屬下公司在工作中形成的、處理完的文件材料,必須按規定整理立卷,集中保存。

(二)綜合管理部是總部文書檔案的立卷歸檔工作的承辦部門,并負責督促、檢查和指導各屬下公司文書檔案的立卷歸檔工作。各屬下公司必須建立健全文書立卷制度,指定專人負責文書立卷、歸檔、保管工作。

(三)文書檔案應放在專用檔案室或專用檔案柜中

二、文書立卷歸檔范圍及保管期限

(一)凡是記述和反映公司主要職能活動、具有保存價值的,已辦理完的文件材料、電報、電傳、會議文件、合同文本、內部資料、文字記錄材料、本單位編制的出版物(原稿、樣本)、圖表、登記簿以及反映本單位工作和活動的聲像材料(照片、錄音帶、錄像帶、計算機磁盤、光盤等),均須立卷歸檔。

(二)文書檔案依據保存價值可分為永久、長期、短期三種保管期限:

1、凡是記載和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的,對本單位工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案,應該永久保存。主要包括:本單位的指示、命令、決議、決定、工作計劃、總結、匯總的統計報表,重要的請示、報告,各種會議的重要文件,本單位的組織章程、工作條例、機構演變、人員編制、中層以上干部任免、獎懲材料,本單位接收的工程圖紙等物業資料等;主管部門頒布的屬于本單位主管業務并需要貫徹執行的重要文件,如命令、指示、決議、決定、批復、批轉、條例與規定等;下級單位重要問題的請示、報告、總結等。保存期限為永久保存。

2、凡是在較長時間內,反映本單位的工作活動,對本單位工作、總結經驗有查考利用價值的檔案,可以長期保存。主要包括:主管部門和下級單位的年度、季度計劃、總結、報告等;本單位一般干部的任免、獎懲材料;本單位與其他單位簽訂的合同、協議書;本單位各部門的工作計劃、總結、會議記錄等。保存期限為16至50年。

3、凡是在較短時間內有參考利用價值的文件材料,列為短期保管。主要包括:本單位的季度和月份工作計劃,與有關單位協商工作的一般來往文書;主管部門頒發的,非屬本單位主管業務,但需要執行的有關條例、辦法、通知等。保存期限為5至15年。

(三)各屬下公司對外簽署的所有合同及合同性法律文件。如物業管理委托合同、物業管理顧問合同、電梯及空調等機電設備維修養護合同、清潔綠化等外包合同等,需將合同正本、《合同審批表》、《法律顧問意見函》一并存檔。按規定由總部批準的合同,上述文件的復印件交由總部備案。各種合同的保管期限均為永久。

(四)不必立卷歸檔的文件:

(1)已歸檔的重復文件;

(2)無查考利用價值的臨時事務性文件;

(3)上級普發的不涉及單位業務的文件材料;

(4)平行單位來文中不需要辦理答復的文件材料;

(5)未經領導審批或會議討論通過的未定稿材料、未生效文件。

(6)參考性的資料;

(7)下級機關送來的不必備案的文件材料。

三、歸檔時間

(一)凡是在當年內辦理完的文件,各單位、各部門必須在第二年三月底前整理完畢送交檔案管理人員;檔案管理人員必須在四月底前審驗整理、裝訂完畢,完成歸檔工作。

(二)凡是不能在當年辦完或需幾年才能結案的業務項目,在最后結案一年成套移交歸檔。

四、立卷方法和要求

(一)文件立卷應按照工作活動規律,保持文件之間的歷史聯系,并且便于保管和檢索利用。

(二)根據文件所具的特征,分析文件之間的主要聯系,組合立卷,從文件基本結構分析,可概括出六個特征:

1、文件的作者--制發單位;

2、問題特征--文件內容所反映的主題;

3、名稱特征--文種;

4、時間特征--文件的形成時間或內容針對的時間;

5、通訊者特征--往來文件的雙方單位;

6、地區特征--文件作者所在地區或文件內容針對的地區。

具有共同特征的文件,可按照文件之間的某個或兩個以上共同特征組合立卷,每份文件都會有幾個特征,選取什么特征組卷,應具體分析對比,找出最密切的聯系,選擇最佳方案。

(三)組卷的具體要求:

1、把密切聯系的文件,根據其歷史聯系和不同保管價值,合理組卷,正本與底稿、正件與附件、請示與批復、批轉件與原件,應放在一起組卷;

2、文件應與內容相關的電報、電傳、傳真等統一組卷;

3、與文件內容相關的聲像材料(影片、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等)單獨整理編號,劃為聲像檔案,在聲像案卷目錄和卷內目錄上注明互見號,以保持相互聯系,便于查找利用;

4、外單位來文與本單位文件有密切聯系,合并立卷。

(四)分類科學,標準一致

單位內部組織機構比較穩定,職權分工比較清楚的,宜采用保存價值--年代--組織機構分類立卷方法,否則,就要采用其他切合實際的方法。

下列文件應準確劃定歸檔時間:

1、年度計劃、總結、預算、決算、統計報表,歸入內容針對年度;

2、多年規劃、計劃、預算、歸入開始年度;

3、多年總結、決算、歸入最后年度;

4、總結、計劃寫在一起的文件,歸入主要內容的年度(如總結部分內容偏重,應歸入總結的年度);

5、難于分清主次的總結、計劃,對年度各一份;

6、會議文件有針對性年度的,歸入針對年度;沒有針對年度的,歸入舉行會議年度;

7、專案文件,歸入結案年度;

8、請示、批復的文件,歸入批復年度;

9、轉發、批轉的文件、歸入本單位制成的年度;

10、法規性文件,歸入批準和公布年度。

(五)黨、政、工、團文件分別整理立卷。

(六)卷內文件排列要有條理,有系統,保持文件之間聯系。一般可按時間順序、問題和重要程度排列。

1、對作者、問題單一的案卷,按文件日期先后順序排列;

2、會議文件,按重要程度結合形成順序排列;

3、專案文件,按批復、結論、綜合材料,證明材料和個人寫的材料順序排列;

4、一份文件,正本在前,底稿在后,正件在前,附件在后;批復在前,請示在后,轉發件在前,原件在后;重要文件的歷次稿,最后定稿在前,其它稿依次排列。

(七)保管期限要劃分準確,不同保管期限要分別立卷。

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(八)案卷標題應全面、簡明、確切,揭示卷內文件的作者、問題、名稱等主要內容和成份。

(九)卷內編目和填寫卷內備考表

1、填寫卷內目錄,應用鋼筆填寫。卷內目錄的項目要填寫齊全,字跡要工整、清晰;

2、編寫張號,卷內文件排列后,需用阿拉伯數字在文件右上角順序編寫張號。編寫張號以案卷為單位,一個案卷內,張號不得重復;

3、填寫卷內備考表,卷內需要說明的問題,以及其他要備考的問題,填寫清楚,附于卷尾。

(十)案卷裝訂

1、案卷裝訂前,要去掉文件上的金屬物。裝訂線外邊有字跡的要加邊托裱,破損文件要修補好;

2、案卷要用線繩在左側裝訂,右側和下邊要取齊,結頭在背面,裝訂要牢靠、整齊、美觀,不掉頁、不倒頁、不壓文件字跡,不損壞文件。對案卷文件的裝訂也可采用散裝的辦法,即對單份文件進行裝訂。散裝文件應在每份文件的首頁加蓋檔號章。

(十一)封面撰寫

案卷封面要用毛筆或黑色碳素墨水筆逐項填寫清楚,字跡要工整、清晰、整潔、標題布局合理大方。

(十二)案卷排列

一個年度案卷的排列,要保持案卷之間的有機聯系,排列有序。

(十三)案卷目錄

案卷目錄的項目要用鋼筆書寫齊全,字跡工整,案卷標題與案卷封面標題一致。

篇2:文書檔案立卷歸檔制度(范例)

下面是應屆畢業生制度職責大全提供的優秀制度文章供您參考:

為保證公司檔案的完整性,加強文書檔案立卷工作,特制定本制

度。

一、公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的材料,都要按年度分別立卷歸檔。

二、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專(兼)職檔案人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自

帶走或銷毀。

三、文件材料的收集管理

1、堅持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應指定專(兼)職檔案人員,負責管理本部門的歸檔材料,并保持相對穩定。人員變動應及時通知公司檔案室。

2、凡公司繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復、請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

3、一項工作由幾個部門參與辦理,在辦理過程中形成的檔案材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

四、各部門專(兼)職檔案員的職責:

1、了解本部門的工作業務,掌握本部門材料的歸檔范圍,收集管理本部門的歸檔材料。

2、認真執行平時歸檔制度,對本部門承辦的檔材料及時收集歸卷,每年三月份前將應歸檔材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接手續。

3.承辦人員借用歸檔材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用材料登記手續。

五、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議記錄、會議紀要等。

2、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等材料。

3、公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

4、公司的請示與上級機關的批復。

5、公司反映主要職能活動的報告、總結。

6、公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報等。7、公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件。

9、公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。

六、平時歸卷

1、各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔材料,由專(兼)職文書集中統一保管。

2、各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務,編制平時歸檔材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切,并編上條款號。

3、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導批存的歸檔材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

4、專(兼)職檔案人員應及時將已歸卷的檔材料,按照"案卷類目"條款,放入平時保存檔案的卷夾內"對號入座",并在收發文登記薄上注明。

七、立卷質量要求

1、為統一立卷規范,保證案卷質量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室檔案員負責組卷、編目。

2、案卷質量總的要求是:遵循檔案的形成規律和特點,保持檔案之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

3、歸檔材料的種類、份數以及每份材料的頁數均應齊全完整。

4、在歸檔的材料中,應將每份的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發件與原件、多種文字形成的同一檔案,立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨

立卷,少數普通文電如果與絕密文有密切聯系,也可隨同絕密文電立卷。

5、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結

放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

6、卷內材料應區別不同情況進行排列,密不可分的材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他材料依其形成規律或

特點,應保持檔之間的密切聯系并進行系統的排列。

7、卷內材料應按順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角列印頁號。

8、永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

9、有關卷內材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

10、案卷封面,應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

11、案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:案卷裝訂前,卷內材料要去掉金屬物,對破壞的材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三

孔一線封底打活結的方法裝訂。

12、案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內檔目錄)一檔一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。

篇3:醫院文書立卷歸檔規定

醫院文書立卷歸檔規定(暫行)

一、公文必須實行由文書部門或業務部門立卷的制度,這是提高案卷質量的一個重要措施,文書立卷歸檔工作,是文書處理工作的重要環節。立卷歸檔工作的好壞,直接影響到案卷的質量,文書人員必須認真做好。

二、本院黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。

三、各立卷單位必須指定專人(兼職)負責本科室的立卷工作,各科室領導要加強對立卷工作的領導,將其納入本部門工作范圍。

四、凡本院在工作活動中形成的,具有保存價值的文件材料,均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢文件材料,均應及時交有關部門整理立卷,不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續不完備及其他不符合要求等情況,應補辦齊全,以保證文件材料準確、完整。

五、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主,與本部門工作有直接關系的上下級來文也需立卷,以保證歸檔材料的齊全、完整。本院黨委和行政形成的文件及上級來文分別由黨委辦公室和院辦公室立卷。

六、文書立卷歸檔的具體要求:

(一)立卷前把本部門一年內形成的全部文件材料統一收集整理,核對清楚,以保證歸檔的文件材料齊全、完整。

(二)立卷歸檔的文件材料,應保持它們之間的內在聯系,區分保存價值,分類整理立卷。

(三)把文件按年度分開,不同年度的文件,不能混在一起立卷,但一些特殊性文件,分年度時可采取以下做法:前一年形成的本年度工作計劃和下一年形成的本年度總結,放在本年度文件內,

長遠規劃放在所針對的開頭一年;連續幾年的工作總結放在所針對的最后一年;跨年度的文件歸于結束之年代。

(四)把文件按級別分開立卷,但上級對本院的批復、批轉和本院對下級的批復、批轉文件應在本院卷內,本院的文件材料在前,上、下級的文件材料在后;其余按上、下級文件分開立卷。

(五)按內容分開立卷,把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯系的一個整體立卷。

(六)把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。

(七)卷內文件按一定的規律進行排列。其目的是保持文件之間的聯系,使卷內文件系統化的反映問題.單一問題的文件按時間順序排列。幾個問題的文件按問題結合時間順序排列。一份文件正本在前,定稿在后;轉發文件在前,來文在后;批復在前,請示在后;有請示雖無正式批復件,但用其他形式答復或有處理結果的,要承辦人員或有關人員在請示件上加以注明。

排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物,在右上角用鉛筆編寫頁號,如正反兩面都有文字或圖表的文件材料,兩面都編頁號,反面編在左上角。并填寫好卷內目錄。

(八)案卷標題要簡明確切,正確地反映卷內文件的主要內容,各立卷單位負責草擬所立案卷的標題,劃定保管期限,由綜合檔案室統一填寫。

(九)各立卷單位應按各類檔案的具體要求定期向綜合檔案室移交。檔案在下一年的六月底以前移交完畢,并履行移交手續。

七、為了保證案卷質量,綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導,協助各部門做好文書立卷工作。