郵電文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則

第一條根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作,特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規定,分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

第六條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續,檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

第七條各部門專(兼)職文書的職責:

1.了解本部門的工作業務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。

2.認真執行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續。

3.承辦人員借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續。

(三)歸檔范圍〖HT〗

第八條重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

第十四條信訪工作材料。

第壹拾伍條本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統一保管。

第二十條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切,并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照"案卷類目"條款,放入平時保存文件卷夾內"對號入座",并在收發文登記薄上注明。

(五)立卷(案卷質量要求)〖HT〗

第二十三條為統一立卷規范,保證案卷質量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文有密切聯系,也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立卷按照有關規定執行。

第二十八條卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

第二十九條卷內文件材料應按非列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十一條有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十二條案卷封面,應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

第叁拾叁條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:

案卷裝訂。裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。

第三十五條本制度自印發之日起實施。

篇2:文書檔案立卷歸檔制度(范例)

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為保證公司檔案的完整性,加強文書檔案立卷工作,特制定本制

度。

一、公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的材料,都要按年度分別立卷歸檔。

二、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專(兼)職檔案人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自

帶走或銷毀。

三、文件材料的收集管理

1、堅持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應指定專(兼)職檔案人員,負責管理本部門的歸檔材料,并保持相對穩定。人員變動應及時通知公司檔案室。

2、凡公司繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復、請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

3、一項工作由幾個部門參與辦理,在辦理過程中形成的檔案材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

四、各部門專(兼)職檔案員的職責:

1、了解本部門的工作業務,掌握本部門材料的歸檔范圍,收集管理本部門的歸檔材料。

2、認真執行平時歸檔制度,對本部門承辦的檔材料及時收集歸卷,每年三月份前將應歸檔材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接手續。

3.承辦人員借用歸檔材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用材料登記手續。

五、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議記錄、會議紀要等。

2、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等材料。

3、公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

4、公司的請示與上級機關的批復。

5、公司反映主要職能活動的報告、總結。

6、公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報等。7、公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件。

9、公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。

六、平時歸卷

1、各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔材料,由專(兼)職文書集中統一保管。

2、各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務,編制平時歸檔材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切,并編上條款號。

3、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導批存的歸檔材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

4、專(兼)職檔案人員應及時將已歸卷的檔材料,按照"案卷類目"條款,放入平時保存檔案的卷夾內"對號入座",并在收發文登記薄上注明。

七、立卷質量要求

1、為統一立卷規范,保證案卷質量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室檔案員負責組卷、編目。

2、案卷質量總的要求是:遵循檔案的形成規律和特點,保持檔案之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

3、歸檔材料的種類、份數以及每份材料的頁數均應齊全完整。

4、在歸檔的材料中,應將每份的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發件與原件、多種文字形成的同一檔案,立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨

立卷,少數普通文電如果與絕密文有密切聯系,也可隨同絕密文電立卷。

5、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結

放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

6、卷內材料應區別不同情況進行排列,密不可分的材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他材料依其形成規律或

特點,應保持檔之間的密切聯系并進行系統的排列。

7、卷內材料應按順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角列印頁號。

8、永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

9、有關卷內材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

10、案卷封面,應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

11、案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:案卷裝訂前,卷內材料要去掉金屬物,對破壞的材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三

孔一線封底打活結的方法裝訂。

12、案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內檔目錄)一檔一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。

篇3:醫院文書立卷歸檔規定

醫院文書立卷歸檔規定(暫行)

一、公文必須實行由文書部門或業務部門立卷的制度,這是提高案卷質量的一個重要措施,文書立卷歸檔工作,是文書處理工作的重要環節。立卷歸檔工作的好壞,直接影響到案卷的質量,文書人員必須認真做好。

二、本院黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。

三、各立卷單位必須指定專人(兼職)負責本科室的立卷工作,各科室領導要加強對立卷工作的領導,將其納入本部門工作范圍。

四、凡本院在工作活動中形成的,具有保存價值的文件材料,均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢文件材料,均應及時交有關部門整理立卷,不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續不完備及其他不符合要求等情況,應補辦齊全,以保證文件材料準確、完整。

五、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主,與本部門工作有直接關系的上下級來文也需立卷,以保證歸檔材料的齊全、完整。本院黨委和行政形成的文件及上級來文分別由黨委辦公室和院辦公室立卷。

六、文書立卷歸檔的具體要求:

(一)立卷前把本部門一年內形成的全部文件材料統一收集整理,核對清楚,以保證歸檔的文件材料齊全、完整。

(二)立卷歸檔的文件材料,應保持它們之間的內在聯系,區分保存價值,分類整理立卷。

(三)把文件按年度分開,不同年度的文件,不能混在一起立卷,但一些特殊性文件,分年度時可采取以下做法:前一年形成的本年度工作計劃和下一年形成的本年度總結,放在本年度文件內,

長遠規劃放在所針對的開頭一年;連續幾年的工作總結放在所針對的最后一年;跨年度的文件歸于結束之年代。

(四)把文件按級別分開立卷,但上級對本院的批復、批轉和本院對下級的批復、批轉文件應在本院卷內,本院的文件材料在前,上、下級的文件材料在后;其余按上、下級文件分開立卷。

(五)按內容分開立卷,把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯系的一個整體立卷。

(六)把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。

(七)卷內文件按一定的規律進行排列。其目的是保持文件之間的聯系,使卷內文件系統化的反映問題.單一問題的文件按時間順序排列。幾個問題的文件按問題結合時間順序排列。一份文件正本在前,定稿在后;轉發文件在前,來文在后;批復在前,請示在后;有請示雖無正式批復件,但用其他形式答復或有處理結果的,要承辦人員或有關人員在請示件上加以注明。

排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物,在右上角用鉛筆編寫頁號,如正反兩面都有文字或圖表的文件材料,兩面都編頁號,反面編在左上角。并填寫好卷內目錄。

(八)案卷標題要簡明確切,正確地反映卷內文件的主要內容,各立卷單位負責草擬所立案卷的標題,劃定保管期限,由綜合檔案室統一填寫。

(九)各立卷單位應按各類檔案的具體要求定期向綜合檔案室移交。檔案在下一年的六月底以前移交完畢,并履行移交手續。

七、為了保證案卷質量,綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導,協助各部門做好文書立卷工作。