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為保證公司檔案的完整性,加強文書檔案立卷工作,特制定本制

度。

一、公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的材料,都要按年度分別立卷歸檔。

二、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專(兼)職檔案人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自

帶走或銷毀。

三、文件材料的收集管理

1、堅持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應指定專(兼)職檔案人員,負責管理本部門的歸檔材料,并保持相對穩定。人員變動應及時通知公司檔案室。

2、凡公司繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復、請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

3、一項工作由幾個部門參與辦理,在辦理過程中形成的檔案材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

四、各部門專(兼)職檔案員的職責:

1、了解本部門的工作業務,掌握本部門材料的歸檔范圍,收集管理本部門的歸檔材料。

2、認真執行平時歸檔制度,對本部門承辦的檔材料及時收集歸卷,每年三月份前將應歸檔材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接手續。

3.承辦人員借用歸檔材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用材料登記手續。

五、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議記錄、會議紀要等。

2、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等材料。

3、公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

4、公司的請示與上級機關的批復。

5、公司反映主要職能活動的報告、總結。

6、公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報等。7、公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件。

9、公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。

六、平時歸卷

1、各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔材料,由專(兼)職文書集中統一保管。

2、各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務,編制平時歸檔材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切,并編上條款號。

3、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導批存的歸檔材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

4、專(兼)職檔案人員應及時將已歸卷的檔材料,按照"案卷類目"條款,放入平時保存檔案的卷夾內"對號入座",并在收發文登記薄上注明。

七、立卷質量要求

1、為統一立卷規范,保證案卷質量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室檔案員負責組卷、編目。

2、案卷質量總的要求是:遵循檔案的形成規律和特點,保持檔案之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

3、歸檔材料的種類、份數以及每份材料的頁數均應齊全完整。

4、在歸檔的材料中,應將每份的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發件與原件、多種文字形成的同一檔案,立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨

立卷,少數普通文電如果與絕密文有密切聯系,也可隨同絕密文電立卷。

5、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結

放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

6、卷內材料應區別不同情況進行排列,密不可分的材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他材料依其形成規律或

特點,應保持檔之間的密切聯系并進行系統的排列。

7、卷內材料應按順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角列印頁號。

8、永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

9、有關卷內材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

10、案卷封面,應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

11、案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:案卷裝訂前,卷內材料要去掉金屬物,對破壞的材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三

孔一線封底打活結的方法裝訂。

12、案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內檔目錄)一檔一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。

篇2:醫院財務會計檔案立卷歸檔調閱銷毀制度

醫院財務管理制度--會計檔案立卷、歸檔、調閱、銷毀制度

為了加強對會計檔案的科學管理,健全會計檔案工作制度,根據中華人民共和國財政部、國家檔案局頒發的《會計檔案管理辦法》的規定,結合本單位的實際情況,特制定本辦法:

一、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計專業材料,它是記錄和反映經濟業務活動的重要史料的證據。因此必須加強對會計檔案的管理,建立和健全會計檔案的立卷歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度,切實把會計檔案管好。

二、本單位每年形成的會計檔案,應由財會部門按照歸檔要求,負責整理立卷及裝訂成冊。當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財會部門保管一年,第二年上半年應由財會部門編造清冊移交檔案室保管。

三、歸檔范圍:

1、會計報表2、會計帳簿3會計憑證

實行會計電算化,年末必須將本年帳套數據軟盤備份,每份數據均要備份二份,異地保管在指定的保管柜內。

四、整理方法:

1、分類:一般按年度形成分類,即首先按會計年度分開,然后按"類別名稱"將會計檔案分為報表、帳簿、憑證三大類。

帳薄:一般是一本為一卷(冊),即一個保管單位。活頁帳應抽出空白頁,再按會計科目順序裝訂成冊,并加具帳簿封面。

憑證:按會計憑證的材料形成時間為順序,連同所附的原始憑證,按日、旬、月的先后整理裝訂成冊,年內連續編號共幾冊,并填寫封面和備注。每冊厚度要適中,裝訂線處要封角并由立卷人、會計主管人員簽名或蓋章,履行簽封手續,以示負責。

報表:按年報、季報、月報、旬報等分別組成保管單位,可按文書立卷要求進行,卷內目錄一般填到月或季表類型。

2、組卷:

會計憑證中工資清單簽名的一頁,應按月、按年歸入到當年度的文書檔案中去,屬長期保管。

3、卷內排列:一般應按會計材料形成時間順序排列,報表卷內文字材料(如決算說明等)在前,表格在后。

4、編頁號:只編有效頁號,一頁一號,活頁空帳頁要抽出。

5、裝訂:應拆除所有金屬物,對已損壞的會計材料要進行裱糊,缺少裝訂線的要加邊。

6、擬寫案卷題名(標題):一般應由責任者(即作者)、時間(針對年月)、內容和名稱四部分組成。

7、案卷排列與編卷號:應先分報表、帳簿、憑證三大類,再按每類的不同保管期限順序由長到短排列,一年度一個流水案卷號。

8、編制案卷目錄:歷年案卷目錄分報表、帳簿、憑證裝訂成三本。

9、歸檔時間:當年的會計檔案、在會計年度終了后,可暫由本單位財會部門保管一年,以方便利用。期滿后,原則上應按期將會計檔案移交給檔案室保管。移交時,財會部門應編制會計檔案移交清冊(案卷目錄)一式兩份,交接雙方應簽字,一份由會計部門留存,一份隨會計檔案移交。若檔案庫房限制不能全部接收時,可暫留財會部門保留,但會計部門需編制會計檔案案卷目錄送檔案室存檔。

五、保管期限:

1、會計報表:

年報為永久;月報表和季報表為五年。

2、會計帳簿:總帳十五年;現金日記帳二十五年;銀行日記帳二十五年;明細帳和輔助帳均為十五年。

3、會計憑證:十五年。

六、會計檔案的保管和利用:

1、會計檔案實行集中統一管理的原則。

2、對會計檔案必須進行科學管理,做到妥善保管。存放有序,查找方便。同時嚴格執行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。

3、會計檔案應為本單位積極提供利用,也可以為上級單位提供利用。調閱時,要嚴格辦理手續。本單位人員調閱,要經會計主管人員同意;外單位人員借閱,要有調閱單位的正式介紹信,并注明調閱會計檔案的內容,經單位領導人和會計主管人員批準后,辦理調閱手續。在調閱過程中,只能調閱與調閱內容有關的資料,不能調閱與調閱內容無關的資料。原則上檔案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)冊。外單位調閱會計檔案,要抄錄和復制的由會計主管人員簽署意見,經本單位領導批準。如有特殊需要,經本單位負責人批準后,提供查閱或者復制,并辦理登記手續。各單位應當建立會計檔案查閱、復制登記制度,為會計檔案的利用提供依據。

七、會計檔案的鑒定與銷毀:

會計檔案保管期滿需要銷毀,(除未了結的債權債務的原始憑證、涉及房地產權的轉讓契約外),由檔案室提出銷毀意見,會同財會部門共同鑒定,嚴格審查、編造銷毀清冊,按不同情況分別報請主管領導或上級主管部門批準后銷毀,銷毀時應派人監銷。銷毀后,經銷人、監銷人、批準人均應銷毀清冊上簽名蓋章

篇3:公文立卷歸檔制度

1、根據《檔案法》和有關規定,公文辦完后。各科室兼職檔案員應當在檔案室指導下,按要求將公文原稿、正本和有關材料整理立卷。聯合行文,由主辦部門負責立卷歸檔,其他部門保存復制件。

2、歸檔范圍:凡是本機關辦理完畢的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料、統計報表、錄音、錄像、照片(包括底片)等均應歸檔。個人不得保存應當歸檔的各種材料。

3、歸檔時間:辦理完畢的文件,應當第二年6月底以前經過整理立卷送交檔案室歸檔。逾期不交者,責任自負。

4、歸檔的各種材料應收集齊全、完整。各科室與檔案室在交接案卷時,雙方要認真清點核對,并嚴格履行交接簽字手續。