新世界物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定

1.目的

1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作

2.適用范圍

2.1適用于物業(yè)服務(wù)中心業(yè)主檔案的動(dòng)態(tài)管理。

3.職責(zé)

3.1客服組主任負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客服助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)定具體實(shí)施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。

4.程序要點(diǎn):

4.1由客服組前臺(tái)對業(yè)戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強(qiáng)對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。

5.業(yè)主檔案內(nèi)容:

5.1收樓資料:

5.1.1《業(yè)主家庭情況登記表》;

5.1.2《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;

5.1.3業(yè)主身份證復(fù)印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);

5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;

5.1.5樓宇情況檢查表;

5.1.6收樓通知書;

5.1.7交款通知書;

5.1.8購房認(rèn)購書

5.1.9管理公約簽約頁;

5.1.10《物業(yè)服務(wù)合同》;

5.2裝修資料:

5.2.1《裝修申請審批表》;

5.2.2《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》;

5.2.3《裝修承諾書》;

5.2.4《閉水試驗(yàn)確認(rèn)書》;

5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防炎安全承諾書》;

5.2.6《裝修人員管理?xiàng)l例》;

5.2.7相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復(fù)印件,業(yè)戶委權(quán)/委托書等);

5.3入住日常資料:

5.3.1業(yè)主來函;

5.3.2客戶服務(wù)單;

5.3.3催繳費(fèi)通知單;

5.3.4《整改通知單》;

6.業(yè)主檔案袋的整理

6.1業(yè)戶資料整理、分類:

6.2資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號(hào)存放,貼上清晰標(biāo)簽,以便查找;

6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時(shí)間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫"業(yè)主檔案資料情況"表;

6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。

6.5業(yè)戶資料歸檔時(shí)間和更新:

6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺(tái);

6.7前臺(tái)中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;

6.8對已收樓業(yè)戶平時(shí)所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;

6.9客服組前臺(tái)每月30日進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報(bào)主任及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全性及準(zhǔn)確性;

6.10每年3月將上年度超過保管期的資料進(jìn)行一次統(tǒng)一清理;

6.11銷毀檔案有關(guān)文件必須從嚴(yán)掌握,慎重從事;對經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的資料,由部門主任審批后銷毀。

7.業(yè)戶資料查閱及印取:

7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺(tái)進(jìn)行登記,并說明因由;

7.2經(jīng)客服組主任審批同意后,前臺(tái)服務(wù)人員開啟相應(yīng)的業(yè)戶檔案,抽取有關(guān)業(yè)戶資料;

7.3屬查閱資料的,由前臺(tái)客服助理陪同進(jìn)行現(xiàn)場查閱;

7.4屬印取資料的,前臺(tái)客服助理嚴(yán)格按上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批意見進(jìn)行印取;

8.保密要求:

8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;

8.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設(shè)置密碼,并于每月30日進(jìn)行一次更新;

8.3違反上述要求的,對責(zé)任人給予口頭警告處理;

8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對責(zé)任人給予書面警告處理,造成嚴(yán)重影響的,給予辭退。

9.業(yè)主檔案的跟蹤:

9.1對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立"業(yè)主檔案",同時(shí)對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)物業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。

9.3業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評(píng)的依據(jù)之一。

11.相關(guān)文件和記錄

11.1《業(yè)主資料情況表》WI-NWGZ-AL.KF-06-41

11.2《業(yè)主檔案目錄》

篇2:某物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

1.職責(zé)范圍

1.1管理處綜合組人員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實(shí)、齊全。

1.3業(yè)主資料要及時(shí)歸檔,歸檔時(shí)要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

1.4業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、房屋裝修聯(lián)系表、裝潢施工安全保證責(zé)任書、室內(nèi)設(shè)施驗(yàn)收表、住戶裝潢協(xié)議書、物業(yè)管理合同、住宅移交手續(xù)。

1.5檔案資料屬于保密文件,應(yīng)妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印。

1.6未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《檔案資料調(diào)出登記》,并督促借調(diào)人及時(shí)歸還。

1.7檔案的管理環(huán)境必須做到"三防"即:防火、防潮、防變質(zhì)。

1.8日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應(yīng)立即修復(fù)。

2.質(zhì)量記錄:

2.1《檔案資料調(diào)出登記》C7.5.1-5.20-A