小區業戶檔案管理規定

1、為便于掌握小區內業戶的基本情況,服務中心實行建立業戶一戶一檔并實行電腦管理制。

2、業戶檔案統一由客服部建立并管理,客服部負責人負責業戶檔案柜鑰匙的管理。

3、業戶檔案包括:業戶入住資料、裝修資料、業戶給物業公司的書面信件(包括投訴、表揚、建議)、物業公司的回復、業戶產權變更或出租(商住)資料、費用支付情況等。

4、業戶檔案資料應分類分戶建立、保存(一戶一檔),并要建立統一的目錄,各類目錄上要列明所有應保留的業戶資料名稱,如果有該資料,則在該內容前畫勾,以顯示目前業戶都有哪些檔案在冊。

5、在業戶的聯系方式、物業產權等發生變化時客戶主任應及時對業戶資料進行變更并在總臺備案,保證資料的完整性及有效性。由客戶主任每季度進行一次業戶家庭情況的普查,對拖欠管理費和其他費用一個季度以上的業主,各區域客戶主任應每7天跟蹤一次。

6、業戶檔案必須嚴密保管,嚴禁非客服部人員查看,其他部門人員若需查看,必須經客服部負責人許可,并填寫《業戶檔案查閱登記表》。嚴禁將業戶檔案資料帶離檔案存放地點。

7、業戶檔案需鎖放在指定檔案柜中,鑰匙由客服部負責人保管。存放地點周圍要保持清潔、干凈、通風、干燥,檔案存放地點禁止吸煙、堆放雜物,以避免引起火災。

8、客戶主任在日常工作中,嚴禁將業戶任何信息透露給其他人,以保護業戶的隱私,同時也維護了物業公司的形象。

9、嚴格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客戶主任應及時跟進業戶將房屋的出租情況或商住情況到客服部辦理登記手續,并填寫《租戶情況登記表》。

10、業戶檔案建立后,應將所有情況輸入電腦,形成《業戶情況一覽表》,以便及時查找,更正有關內容。

支持文件:

1、《業戶檔案查閱登記表》

2、《租戶情況登記表》

3、《業戶情況一覽表》

篇2:物業某項目業戶檔案管理流程

物業項目業戶檔案管理流程

1、職責

(1)客服部負責業戶身份資料相關信息管理。

(2)工程部做好業戶裝修資料、各種圖紙管理。

(3)保安部做好業戶物品出入申請、車輛等相關資料管理。

2、工作程序

(1)管理要求

①.業戶情況發生變更時,應及時修訂檔案。

②.業戶文件資料屬秘密級文件,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關借閱記錄。

③.文件、資料要進行合理歸檔,分類整理。

④.檔案要經常進行清理,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理。

⑤.部門須指定專人負責,做到業戶檔案資料既服務于工作,又不向無關人員泄露。

⑥.業戶的檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。

3、檔案管理

(1)當業戶的第一份資料(含內部流轉有關業戶的信息及業戶本身填報信息)轉到項目管理中心相關部門后,按一戶一檔的原則,立即建立相應業戶檔案。

(2)為便于管理,每一份業戶檔案資料需同時建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關信息增減時,需同時修改目錄。

(3)主管部門可依據本部門所存檔案資料的特點及性質,選擇適用于本部門的業戶檔案管理存放方式:

①.客服部可采用掛牢分類存放等方式,便于日常頻繁的查閱。

②.工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。

③.保安部可視每戶信息量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。

④.各部門需依據要求,于當日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。

(4)業戶發生變更后,原業戶的相關資料單獨存放,確認保管年限。超過保管年限后,經部門主管查閱后審批后銷毀,并做好相關銷毀記錄。

(5)客服部主管每周一對照《業戶檔案一覽表》,對本部門上周建立的檔案進行全面檢查或抽查,發理問題及時予以指導,簽署相應評語。

(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,匯總成書面報告,由部門主管批閱后,上報項目經理。

(7)項目經理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。

(8)相關部門借閱檔案時,需經部門主管同意,辦理相關手續。

篇3:誠粵公寓業戶檔案管理方案

誠基公寓業戶檔案管理方案

管理處建立業戶權籍檔案時,應將業戶的個人資料、報修記錄、服務記錄等一并歸檔。

1.管理處負責建立業戶檔案,業戶檔案一戶一檔。

2.業戶檔案的管理辦法按公司檔案要求操作。

3.物業管理處經理負責業戶檔案的收集、整理、歸檔、利用。

4.管理處在每月5日前把上月的有關業戶資料、產權清單、租賃清單整理好并歸檔。

5.管理處經理每季度檢查一次業戶檔案工作,對發現問題應立即整改。

5.1權籍檔案中包含以下內容:

5.1.1入伙通知書

5.1.2入伙手續書

5.1.3業主使用公約

5.1.4裝修管理協議

5.1.5房屋驗收表

5.1.6入伙手續資料簽收單

5.1.7產權清單

5.1.8租賃清單

5.1.9合同復印件

5.1.10權證復印件

5.1.11有關業戶其他資料

5.1.12業主信息表

5.1.13報修項目表

5.1.14服務項目表

5.1.15保管鑰匙委托書

5.1.16代辦服務委托書

5.1.17安全責任書

每月由經理將上述資料進行檢查歸檔,發現疏漏,立即補齊。