某某物業公司檔案管理規定
某物業公司檔案管理規定
總則為了加強對檔案的管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司的合法權益,為公司的發展服務,特制定本制度。本規定所稱的檔案、是指公司各部門以及個人在從事工作、經營管理、日常運營等活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種不同形式的資料和記錄。
公司的檔案管理工作實行統一領導,分級管理的原則,共同維護檔案的完整和安全,以保證公司在日常經營管理和發展壯大中的借鑒和利用。本規定適用于**物業公司各部門。
第一章檔案管理的機構與職責
第一條公司檔案管理工作實行二級管理。一級管理是指公司人力行政部的統籌管理,對公司的檔案資料實行統一收集、整理、歸檔、保管,并進行日常管理;二級管理是指各部門的檔案管理工作。
第二條財務部、人力行政部檔案由其本部門負責保管(公司指定檔案資料由公司人力行政部保管)。財務部、人力行政部等的檔案管理亦遵循本規定執行。
第三條公司人力行政部應對公司各部門的檔案管理工作進行指導。公司人力行政部可定期和不定期對各部門的檔案管理工作進行監督和檢查。
第四條公司各級檔案管理工作暫不設專崗,但必須明確責任人即兼職檔案管理員。根據公司發展需要,按照公司人力行政相關流程及規定進行申請、報批。公司各級檔案管理員,應保持相對穩定,名單須在人力行政部備案,。檔案管理員如有變動須按照公司人力行政部相關規定辦理。
第五條檔案管理員在工作變動或離職時,應嚴格履行工作交接手續,嚴禁擅自帶走或銷毀。檔案管理員應忠于職守,嚴守公司秘密,不得向無關人員泄露檔案內容。公司各部門、所有人員均有保護檔案的義務。
第六條人力行政部應逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學手段,逐步實現檔案管理現代化。
第二章檔案的管理公司所有檔案資料均應進行專人、專柜管理。檔案管理員應做好文件資料的準確、及時歸檔。所有檔案資料劃分四個密級:普通級、秘密級、機密級和絕密級。檔案管理員在文件資料歸檔時,對檔案資料進行密級劃分。
1、"普通"資料含:部門工作聯系單、公司內部發文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
2、"秘密"資料含:公司有效證件、各項手續辦理資料、單位往來函件。
3、"機密"資料含:公司各類經濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、總裁會會議紀要(決議)、不動產所有權及其它債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
4、"絕密"資料含:公司相關政府批文、預決算書、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其它經濟組織的合作合同、其它經核定為絕密的文書。在公司發展過程中產生的一些極具保存價值的文件資料、實物等,皆視為珍貴檔案(與檔案密級無關),需嚴加管理,珍貴檔案的界定由總裁裁決。檔案管理員應做好檔案資料的管理工作,對于應當歸檔的材料,各部門須按照規定,定期向部門的檔案管理員移交、集中管理,任何個人不得占為己有。
公司檔案管理實行"即時歸檔"、"月度歸檔"及"年度歸檔"制度:
1."即時歸檔"指短周期的單項工作或大型工程項目,在項目完成后或施工項目竣工驗收后,及時將屬于歸檔范圍內的資料整理出來,移交到人力行政部存檔。日常工作中產生的重要文件也要即時歸檔;
2."月度歸檔"指日常文件在每月10日前將上月需歸檔的資料整理后移交公司人力行政部保管。
3."年度歸檔"指每年一月份把上一年度檔案管理工作進全面匯總,并移交公司人力行政部。年度歸檔適用于跨地域子公司。財務部、人力行政部應在每年第一個月10日前將檔案總目錄、匯總性報告交公司人力行政部。
歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批或其它原因不能歸檔的,保存復印件或電子版復制文件。庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十六條檔案管理員應注意檔案資料的保護工作,檔案的存放地點要做到"八防":防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。
第三章附則本規定由人力行政部制定并負責解釋,經總裁批準后執行,修改時亦同。本規定自頒發之日起開始執行,凡既有的與本規定相同,相似的規章制度即日起自選廢止。
附件1:公司檔案分類對照表:
類別號類別范圍00珍貴資料由總裁界定需特殊保管的資料及物品
01法規性文件包括上級頒發、需企業執行的,或由企業發行的各種標準、規章制度等
02重大決議包括公司重大決議或由總裁辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等
03計劃性文件包括公司總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、預算計劃、財務計劃等
04總結性文件包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、項目工程總結、調查報告等
05批示性文件包括公司各類各類命令、工作指示、批復等
06技術性資料包括各類工程圖紙、竣工資料等
07憑證性文書材料包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證,如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本
08證件性文書資料包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、公司或公司領導人獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等
09匯報性文書資料包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關統計表,以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料
10人力行政資料包括企業下屬各部門的人力行政任命、人力行政調整、人力行政管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料
11聲像制品資料包括公司及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等
12題贈性資料包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等
13電子文件及數據各類電子版文件及數據
6、檔案管理員作業規范
為使公司各部門檔案管理員工作不斷標準化,保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,為公司發展服務,特制定本規范。
檔案管理部門及負責人:
1、公司檔案管理部門為人力行政部;
2、公司立檔單位為各部門;3、各部門均設檔案管理員(兼職),負責管理文件資料。
各部門檔案管理員(兼職)職責:
1、了解本部門的工作業務,掌握本部門文件材料的
歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料;
2、認真執行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集整理,并向公司人力行政部辦好交接簽收手續。
3、按規定手續辦理查閱借閱手續,應積極地提供,做好服務工作。
歸檔文件的整理:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2、歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起。
3、歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數,原件與復制件為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立檔,但跨年度的請示與批復,放在復文年立檔;沒有復文的,放在請示年立檔;跨年度的規劃放在針對的第一年立檔;跨年度的總結放在針對的最后一年立檔;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立檔按照有關規定執行。
5、卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。
6、整理文件時應遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。
7、歸檔材料的文字須是打印、藍黑墨水、碳素墨水書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。
8、案卷整理的幅面應以a4紙為準(210mm*297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側裝訂線;材料過寬應按a4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數,同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認的,應附抄件。
9、歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂,資料已有金屬裝訂的在歸檔時去除,以避免銹蝕資料。
10、應在歸檔文件左側預留出寬度為1cm的裝訂區域。
11、歸檔材料必須文字清楚,嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術處理。
12、存檔文檔為易褪色材料(如熱感紙傳真文件),必須復印一份后將復印件與原件一并存檔。
13、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補或托裱后再歸檔,修裱時應注意盡量保持文件的原貌。各部管理員應做到每日進行文件歸檔,切忌拖拉積壓。逾期辦理者將在日常工作考核中扣減分數。
一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸檔。會議文件由會議主辦部門收集歸檔。
篇2:技術檔案管理規定
為保證車輛技術狀況良好,準確掌握車輛及其所換機件的技術狀況,制定本規定:
一、技術檔案是指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備的技術文字說明等技術性文件,整理后歸并文件檔案。
二、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案。
三、本廠技術檔案由調度資料部門負責建立、保管、運用或提供使用。
保管工作由調度資料部門指定專人負責。
四、每類檔案資料進入本企業、技術部應當月內建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以便查閱。
同時建立電子檔案,并在每周進行一次移動硬盤存儲,防止數據丟失。
五、修理廠技術檔案不外借。內部技術人員辦理借閱手續后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。
六、車輛技術檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數據、信息準確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數據記錄其換件記錄。
七、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。
八、所有檔案保存期限為長期。
篇3:汽修廠技術檔案管理規定
汽車維修廠技術檔案管理規定
1、技術檔案,指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。
2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發檔案。
3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。
4、每當檔案資料進入本企業、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。
5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。
6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。