公文管理規(guī)定【1】

1.目的

為加強公司文件管理,做好公文處理工作,使之規(guī)范化、制度化,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本公司實際,特制定本管理規(guī)定。

2.發(fā)文的處理

1)擬稿:按照各部門誰主管,誰擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門協(xié)辦。稿件需填寫公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙作面頁,按規(guī)定要求擬稿。

2)核稿:由部門經(jīng)理初核,在面頁上簽名并簽署日期;送綜合部審核,從公文規(guī)格、內(nèi)容上把關(guān)。

3)簽發(fā):以公司名義對外的發(fā)文,由公司總經(jīng)理簽發(fā)。

4)編號:由綜合部統(tǒng)一登記、編號、計算份數(shù)等。

5)打印:擬辦部門打印完畢,擬稿人校對并在頁面上簽名。

6)蓋章:由綜合部辦理有關(guān)蓋章手續(xù)。

7)分發(fā):由綜合部助理統(tǒng)一分發(fā),原稿與正文1份(原件)存檔。

3.收文的處理

1)拆封:當(dāng)天的來文當(dāng)天拆封。收文單位署名公司的,由綜合部拆封;署名有關(guān)部門的,由部門拆封;由政府部門所發(fā)的文件,由綜合部拆封存檔并復(fù)印給相關(guān)部門。

2)登記:凡明確是公司收文的,不論以何種形式收到,都統(tǒng)一由綜合部登記、編號。各部門收到的由部門登記、編號。

3)擬辦:綜合部根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。

4)呈閱、呈批:根據(jù)擬辦意見,由綜合部助理呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或分送有關(guān)部門辦理。

5)交辦:根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示傳遞到承辦部門。緊急公文,文書人員應(yīng)提出辦理時限,加強督促催辦。

6)辦結(jié):經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期,然后存檔。

公文管理規(guī)定【2】

公文管理制度

一、閱文管理制度

1、凡往來公文(含文件、函件、圖片、資料等下同)統(tǒng)一交由辦公室簽收,編號登記,并及時送主任閱示,任何人不得隱匿或私自存放。

2、經(jīng)主任批示后,由辦公室及時按閱文對象分別送閱,相互之間不許遞閱。

3、閱文人閱后應(yīng)在閱文簽上簽上姓名、日期,以示閱畢,并及時交給辦公室。

4、閱文人應(yīng)遵守閱文紀(jì)律,保守秘密,嚴(yán)禁在夾內(nèi)抽出有關(guān)公文自用。如認(rèn)為公文內(nèi)容重要,可進(jìn)行必要的摘錄或交由辦公室復(fù)印。

二、發(fā)文管理制度

1、凡涉及業(yè)務(wù)性的文字材料,一律由相關(guān)科室承辦;凡涉及組織、人事、行政管理、總結(jié)、綜合材料等由辦公室承辦。

2、草擬公文要按公文的類別要求規(guī)范化,用文件擬稿紙送簽,并列出主送、抄報(送)單位、主題詞、印制份數(shù)等。

3、所有公文經(jīng)過擬稿、審核后,最后由一律由主任簽發(fā)。

4、所有公文一律由辦公室打印,承辦人校對、裝訂,辦公室分發(fā)。

5、所有公文存檔三份,承辦人留存一份,其余份數(shù)由辦公室按要求送(寄)發(fā)。重要公文要履行簽收或掛號郵寄,承辦人如須多加份數(shù),應(yīng)事先告知辦公室。

三、借文管理制度

1、所在內(nèi)借的公文必須履行登記手續(xù),并注明歸還日期,辦公室到期要催收,外借出,必須由主任審批同意。

2、所有借閱人必須愛惜公文,不得丟失、拆卷、損壞、涂改、抽頁,閱畢主動及時歸還辦公室。

3、借閱人需要復(fù)印卷內(nèi)內(nèi)容的,須經(jīng)主任批準(zhǔn)同意。

4、對損壞、涂改、丟失公文者,視其情節(jié),相應(yīng)給予教育、賠款,直到紀(jì)律處分。

5、自覺遵守公文保密制度,未經(jīng)允許不得外借、翻印公文,不得有意泄密涉密公文內(nèi)容。

篇2:置業(yè)公司公文管理規(guī)定

置業(yè)公司公文管理規(guī)定

一、本文所指的公文是指:

1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件,如規(guī)章制度、通知通報、人事任免等;

2、以公司名義向公司以外的單位、團體、部門發(fā)出的正式文件;

3、以各部門名義發(fā)出的文件;

二、公文種類

1、請示:請上級指示和批準(zhǔn),用"請示"。

2、報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,用"報告"。

3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用"通告"。

4、批復(fù):答復(fù)請示事項,用"批復(fù)"。

5、通知:傳達(dá)上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用"通知"。

6、通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用"通報"。

7、決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用"決定".經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用"決議"。

8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用"函"。

9、會議紀(jì)要:傳達(dá)會議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用"會議紀(jì)要"。

10、其它資料:包括公司內(nèi)部各種專業(yè)計劃、方案、報表、報告等資料,適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營和管理。

11、外來公文:包括獲自于或來自于本公司以外的各類文件、資料、批復(fù)、傳真、信函等公文。

三、公文格式

公文一般由公司文頭、公文字號、秘級、簽發(fā)人、簽發(fā)時間、標(biāo)題、正文、落款、成文時間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報抄送單位、辦文事項、附件等部分組成。

1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號文首頁一律用彩色打印;內(nèi)行編號文首頁一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

2、公文字號:按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號統(tǒng)一由行政部編排。

3、公文秘級:分為"絕密"、"機密"和"秘密"。

絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機密是重要的公司秘密,泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。

文件機密級數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

4、簽發(fā)人/時間:按內(nèi)容性質(zhì)由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)在定稿上審簽。正式公文上打印。

5、公文標(biāo)題:應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容;標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點符號;標(biāo)題用2號簡體宋體字。

6、公文正文:正文用小4號字;正文中的一極小標(biāo)題,用4號黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。

7、落款/成文時間/公文用印:除會議紀(jì)要外,正式編號公文應(yīng)在落款和成文時間上加蓋印章。

8、主題詞:一般為標(biāo)題的關(guān)鍵詞。

9、主送/抄送單位:由審稿人確定。

10、辦文事項:如實記載擬稿人、審核人、打印人、校對人的姓名,以及實際印發(fā)、存檔的份數(shù)。

11、公文附件:單獨排版、裝訂在正文之后;成文時間之前注明附件順序和名稱。

12、附樣式:

文頭

(公文字號)

簽發(fā)人:秘級簽發(fā)時間:

標(biāo)題

主送單位:

(正文)

(落款、成文時間、用印)

(附件序號、名稱)

主題詞:

報送:

發(fā)送:存檔()

擬稿:審核:打印:校對:共印份

本公司公文行文一律使用下列公文字號,并對應(yīng)適用范圍使用:

“發(fā)”字號

“函”字號

“紀(jì)”字號

國地公司

國地發(fā)[]號

國地函[]號

國地紀(jì)[]號

適

用

公

文

范

圍

內(nèi)行/下行文

決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報、

/

會議紀(jì)要

內(nèi)行/上行文

/

請示、報告、批復(fù)、

會議紀(jì)要

外行/上行文

/

公函

/

四、公文辦理

(一)、收文處理

1、程序:凡送交公司或公司收到的外來公文,均按:"簽收-登記-分送-處理-復(fù)文-立卷存檔"程序辦理。

2、要求:

1)當(dāng)公文送達(dá)或收到公文時,均由總經(jīng)辦文書收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時分送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示;待領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示后,再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門辦理公文涉及和領(lǐng)導(dǎo)批閱涉及的有關(guān)事項。辦理過程中,辦文部門、人員應(yīng)根據(jù)要求,及時了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理信息。如需就公文辦理事項向來文單位作出答復(fù),則由公文辦理相關(guān)部門按下述內(nèi)部公文辦理程序向來文單位復(fù)文。辦理完結(jié),總經(jīng)辦或相關(guān)部門及時將公文收回并存檔。

2)上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電傳、資料和平級發(fā)來的文件,均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。

各部門收到急件時,應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù),一般要辦理的文件,一周內(nèi)應(yīng)辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書面或口頭簡要回復(fù)。

3)加強公文檢查催辦工作。總經(jīng)辦對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認(rèn)真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對上級發(fā)出的文件,需要匯報貫徹執(zhí)行情況的,要及時檢查反饋。

4)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件,在匯報和傳達(dá)后,應(yīng)將會議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。

(二)發(fā)文處理。

一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。

1、草擬公文的要求:

1)要符合公司制度、政策和上級的有關(guān)規(guī)定。

2)情況要確實,觀點要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標(biāo)點符號要正確,篇幅要力求簡短。

3)引用的公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。

4)草擬公文必須使用A4的公文稿紙,文面應(yīng)保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。

5)數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外,其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第三層為"1",第四為"(1)"。

6)不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。

2、公文審核。

公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后呈送。

1)審核的重點:

2)是否需要行文。

3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過的公文是否銜接。

4)提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。

5)處理程序是否完備,行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。

6)文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?標(biāo)點符號是否正確。

7)審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進(jìn)行修改,屬于重要的原則性的問題,應(yīng)退回原承辦部門修改,改動過大的,要重新擬正。

3、公文簽發(fā)。

1)公司行政文件,由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件,由分管副總簽署意見后,由總經(jīng)理簽發(fā)。

2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。

3)公文辦理完畢后,要及時送交檔案管理人員整理立卷,個人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。

4)印制:

①公文印制一般應(yīng)使用A4紙張打印一套,其余復(fù)印;

②各公司、各部門的打印件,應(yīng)提供已制作、命名、U盤,或提供已撰寫的手稿給總經(jīng)辦打印加工;

③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

5)存盤拷貝:原則上,凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機要室電腦上及時存盤和按規(guī)定分類,不得遺漏。

6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內(nèi)部分送時,由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字;凡編排了發(fā)文字號的文件公文和有保存價值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。

(三)其它內(nèi)部公文的辦理:

1、程序:凡其它非編號的內(nèi)部公文,均按擬稿-審稿、校對-印制-存盤拷貝-分送-處理-復(fù)文-存檔程序辦理。

2、要求:

(1)需辦理的公文,應(yīng)及時送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。

(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。批閱公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。

(3)為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門經(jīng)理要及時閱看,閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時誤事。

(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

篇3:煤礦企業(yè)公文管理規(guī)定

某某煤礦公文管理規(guī)定

某某煤礦公文管理規(guī)定

一、發(fā)文管理

(一)行文格式

公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄報抄送機關(guān)等部分組成。

1、發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。

2、機要公文分“絕密”、“機密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。

3、發(fā)文字號由機關(guān)代字、年份、序號組成。

4、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)、公文種類。除發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)政府規(guī)章性文件外,標(biāo)題一般不加書名號,也不用其他標(biāo)點符號。如轉(zhuǎn)發(fā)上級黨政或部門的文件和批轉(zhuǎn)下級文件,原標(biāo)題文字過長,可重新概括確定標(biāo)題。

5、公文如有附件,應(yīng)在正文之后,成文時間之前注明附件順序和名稱。

6、公文成文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

7、公文主題詞標(biāo)注在文件末頁下部,抄報抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發(fā)的主題詞表為準(zhǔn)。

8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:基層各單位、機關(guān)各部室,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo);礦黨委及黨政(黨委)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領(lǐng)導(dǎo)、副總、井領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)各部室。主送單位為部分單位的,應(yīng)限定發(fā)文范圍,抄送可直接寫明單位或部門。

(二)行文規(guī)則

1、*某某煤礦委員會、徐州礦務(wù)集團有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、*某某煤礦紀(jì)律檢查委員會、某某煤礦工會、共青團某某煤礦委員會、某某煤礦張小樓井、*某某煤礦張小樓井總支委員會、某某煤礦東城井、*某某煤礦東城井總支委員會可以單獨行文,礦(井)黨政也可以聯(lián)合行文,聯(lián)合行文須經(jīng)礦(井)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。黨政聯(lián)合行文的編黨委(黨總支)文號。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發(fā)、存檔程序,紀(jì)委、工會、團委文件由各部門起草,履行審批、核稿、簽發(fā)程序,統(tǒng)一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。

2、基層單位及機關(guān)部室上報的報告、請示按文種分別處理。“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事,“報告”中不得夾帶請示事項。如涉及多個部門、多個事項,原則上應(yīng)退回原單位重新行文。

3、原則上不越級行文,如需越級行文,應(yīng)視內(nèi)容抄送被越級的機關(guān)。

4、“報告”或“請示”只能寫一個主送機關(guān),如涉及有關(guān)部門可以抄送,但不得同時抄送下級機關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,“請示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級機關(guān)對下級機關(guān)請示的問題必須在規(guī)定期限內(nèi)給予批復(fù)。

5、凡礦職能部門和黨群辦事機構(gòu)的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀(jì)委、工會、團委可以單獨行文,由礦分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),重要事宜需經(jīng)礦主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(三)公文形成

發(fā)文辦理程序為:起草人擬稿→部門主管審核簽字→黨政辦公室秘書核稿→主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(視情況有時先由分管領(lǐng)導(dǎo)會簽)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→機要文書登記編號→打字室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審核意見修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。

1、公文起草

礦黨政和黨政辦公室下發(fā)或上報的所有公文由礦職能部門、黨群辦事機構(gòu)代擬或由礦黨政辦公室負(fù)責(zé)組織起草。擬寫公文應(yīng)遵守以下幾點:

(1)擬寫公文必須符合國家法律、法規(guī),符合黨和政府的文件、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。

(2)內(nèi)容真實,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標(biāo)點準(zhǔn)確,篇幅力求簡短。

(3)用詞準(zhǔn)確、規(guī)范,人名、地點、專用術(shù)語、數(shù)字、事物名稱準(zhǔn)確無誤,使用簡稱應(yīng)規(guī)范,并加以說明,日期應(yīng)寫具體的年月日。

(4)公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序號和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼書寫。

(5)引用材料應(yīng)核對原件,做到準(zhǔn)確無誤。引用公文還應(yīng)注明所引用公文的發(fā)文日期、機關(guān)、標(biāo)題和發(fā)文字號。日期應(yīng)寫具體的年月日。

(6)正文部分如需使用序數(shù)符號標(biāo)明層次時,一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。

(7)必須使用國家法定計量單位。

(8)根據(jù)公文的內(nèi)容和行文規(guī)則,準(zhǔn)確使用文種,標(biāo)明主題詞。根據(jù)需要標(biāo)明緊急程序和密級。

(9)所有文稿一律使用計算機打印。

2、公文核稿及簽發(fā)

(1)草擬好的公文,應(yīng)先由黨政辦公室秘書進(jìn)行核稿,填寫發(fā)文標(biāo)簽。擬稿人、主辦部門負(fù)責(zé)人和核稿人要分別在發(fā)文標(biāo)簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級直接送礦領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文稿。核稿的重點是:是否需要發(fā)文,以什么名義發(fā)文;是否符合國家的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定,提出的意見和辦法是否切實可行;需要同有關(guān)部門協(xié)商的事項是否已協(xié)商一致;內(nèi)容是否準(zhǔn)確屬實;文字表述、文種使用、公文格式、密級標(biāo)引和處理程序等是否符合有關(guān)規(guī)定。對內(nèi)容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。

(2)公文從起草到簽發(fā)所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍(lán)黑、炭素墨水、墨汁書寫)。對不符合要求的文稿,應(yīng)按要求重新處理。

(3)礦黨政上報集團公司黨委、行政及上級有關(guān)部門的請示、報告,由黨政辦公室秘書審核后,根據(jù)具體情況報送有關(guān)礦領(lǐng)導(dǎo)審簽。

(4)礦黨委、行政下發(fā)的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎懲決定,全礦性工作意見,重大事件、項目、工程批復(fù)等,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,由礦黨委書記或礦長簽發(fā),或由黨委書記、礦長委托的副礦級領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。

(5)以黨政辦公室名義下發(fā)的一般性文件或批轉(zhuǎn)部門工作意見,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,根據(jù)文件內(nèi)容,由業(yè)務(wù)對口副礦級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(6)公文簽發(fā)后,由礦黨政辦公室機要文書根據(jù)文稿內(nèi)容,核對文種、簽發(fā)人、發(fā)放范圍等項。符合發(fā)文要求的,進(jìn)行登記編號。公文編號一文一號,按年依次編注,不得重復(fù)編號或空號。

(7)以礦黨政或黨政辦公室印發(fā)的專業(yè)會議紀(jì)要,由辦公室秘書核稿,會議主持人簽發(fā);涉及重要內(nèi)容的,報請黨委書記、礦長或其他副礦級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(8)礦黨政辦公室下發(fā)的會議通知,由辦公室主任簽發(fā)。需要基層各單位黨政主要領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)負(fù)責(zé)人出席會議的,事前要報請黨委書記或礦長審批;需要基層各單位和機關(guān)部門副職干部參加會議的,事前要報請分管礦領(lǐng)導(dǎo)審批。

(9)付印前的公文,由擬稿人負(fù)責(zé)校對。校稿人要按照公文處理規(guī)范格式認(rèn)真細(xì)致校對文稿,經(jīng)確認(rèn)無誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。

(10)公文要嚴(yán)格按規(guī)定格式打印。機要公文密級和緊急字樣分別標(biāo)在公文眉首的右上角,字體為3號黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標(biāo)題字體為2號小標(biāo)宋體,正文為3號仿宋體。“主題詞”用3號黑體字,詞目用3號宋體字。正文一般每頁排22行,每行排28個字,字體行距符合規(guī)范要求,公文用紙用US型紙(條件具備后逐步過渡到規(guī)定的A4格式打印),付印的文頭紙與發(fā)文機關(guān)應(yīng)相符。公文頁數(shù)超過兩頁的,必須編印頁碼。涉密文件應(yīng)指定專人打印,所使用的計算機軟盤專用并加密,必要時要做消除處理。

(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)與文稿核對準(zhǔn)確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發(fā)文機關(guān)名稱。

(四)公文分發(fā)及報送

1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發(fā)的公文,無論何部門起草,成文后一律交礦黨政辦公室統(tǒng)一分發(fā);其它各類文件由成文單位負(fù)責(zé)發(fā)放,嚴(yán)禁在各類會議上發(fā)放文件。公文發(fā)放要建立《文件發(fā)放清單》。基層各單位和機關(guān)各部室應(yīng)有專人負(fù)責(zé)文件領(lǐng)取,如有緊急文件應(yīng)根據(jù)黨政辦公室通知隨時領(lǐng)取。

2、凡主送集團公司黨委、行政的請示或報告,只報送一份給集團公司黨政辦公室機要科,嚴(yán)禁多頭報送。抄報、抄送集團公司黨委、行政或有關(guān)部室的文件,由黨政辦公室機要文書定期集中報送,緊急情況下須隨時報送。

(五)公文歸檔

1、公文形成后,由礦黨政辦公室機要文書負(fù)責(zé)將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機要文書向檔案室核對交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。

2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會議所形成的會議文件、材料,由承辦部門人員負(fù)責(zé)收集整理后,及時交檔案室歸檔。

(六)隨著無紙化辦公的逐步推行,今后紙質(zhì)文件將逐步取消,改由網(wǎng)上審批、簽發(fā)、發(fā)放,以電子文檔傳輸,相關(guān)管理規(guī)定屆時另行下發(fā)。

二、收文管理

(一)礦黨政辦公室接收的外來各類文件、電報、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機要文書負(fù)責(zé)簽收、分類、登記、編號、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見,送礦有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后按順序傳閱或辦理。

(二)對集團公司通過辦公網(wǎng)絡(luò)下發(fā)的各類文件材料,機要文書應(yīng)及時接收,原則上當(dāng)日下發(fā)的文件必須當(dāng)日接收,緊急文件隨時接收。同時,要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的意見,及時轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門辦理。

(三)公文承辦部門(人員)要將公文辦理情況及時向領(lǐng)導(dǎo)和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。

(四)公文處理必須準(zhǔn)確、及時、安全,運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)應(yīng)建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)對外提供公文,不準(zhǔn)隨意復(fù)印文件。

(五)礦黨政領(lǐng)導(dǎo)及職能部室參加國家、省、市及外地區(qū)召開的各種會議所發(fā)的文件、材料,原則上由隨行人員或相關(guān)職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機要文書按收文程序處理,次年初交檔案室分類歸檔,以便調(diào)閱和使用。

三、考核規(guī)定

(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門,負(fù)責(zé)公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。

(二)公文主辦部門違反公文審核程序的,每出現(xiàn)一次對所在部門罰款100元。

(三)對手續(xù)不完備的公文,黨政辦公室機要文書不得予以編號,否則每發(fā)生一次,對機要文書罰款50元。

(四)公文校稿人要認(rèn)真對照核稿修改的意見,對付印前的文稿認(rèn)真細(xì)致地校對,并履行簽字手續(xù)。否則,每出現(xiàn)一次錯誤沒有校對改正,對校對人罰款50元,并責(zé)成改正。

(五)公文印刷人員要嚴(yán)格按規(guī)范要求進(jìn)行公文打印。否則,每出現(xiàn)一次不符合規(guī)范,對責(zé)任人罰款50元。

(六)公文凡發(fā)生漏蓋、錯蓋印章或裝訂不規(guī)范的,每次對責(zé)任人罰款50元,并責(zé)成整改。

(七)黨政辦公室要加強文件的發(fā)放管理,建立健全文件發(fā)放臺帳,落實專人負(fù)責(zé),及時督促機關(guān)各部室和基層單位領(lǐng)取文件。否則,凡出現(xiàn)文件漏發(fā)或錯發(fā)的,每次對責(zé)任人罰款50元。

(八)黨政辦公室機要文書要加強收文管理,確保準(zhǔn)確、及時、安全。否則,每發(fā)生一次延誤,對責(zé)任人罰款50元。

(九)黨政辦公室秘書要增強工作責(zé)任心,做好全礦各類公文的核稿工作,確保公文處理的質(zhì)量和效率。否則,每發(fā)生一次失誤,對責(zé)任人罰款50元。