雅居物業行政公文管理規定

一、管理范圍:

1、外來公文一般分為兩大類:正式公文--包括上級單位及兄弟單位來文;便函。

2、內部公文以公司名義發至上級或兄弟單位、政府機關、相關單位或發至公司各部門紅頭文件,包括一些請示、重要通知、公司的重大決定、規章制度的頒布等。

3、各部門下發至物業管理中心的有關通告等規定性文件。

4、各部門、物業管理中心的會議紀要、通知等。

二、管理程序:

1、公文接收

2、登記

1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進行拆封。

2)按來文機關進行分組編號,填寫《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來文的頁數、附件是否齊全,如不全應提出索補的建議,按照來文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說明。

3、擬辦

所有公文登記后報送綜合管理部負責人檢閱,提出"擬辦"意見,擬辦意見要簡明具體,對有必須在短期內辦完的公文,應注明催辦及檢查時間。

4、批示

由綜合管理部文員將批注"擬辦"公文上報總經理進行批示,總經理同意綜合管理部擬辦意見時,可在"公文閱辦單"批示欄內簽字,如認為不妥可重新批示或加注明。

5、分辦及傳閱

1)綜合管理部文員將經過批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門辦理或送有關人員和部門傳閱。

2)傳閱時各部門應在公文閱辦單內簽字并注明接件日期,文員應在傳閱登記表上進行登記,以便查閱傳閱進展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。

3)傳閱文件時,傳閱人如發現有必要補充和糾正事項應通知綜合管理部。

6、傳閱后的落實。

1)承辦部門在接到公文后,立即組織對公文的處理,并在規定時間內完成。

2)對于不屬于本部門所承辦時,應立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門承擔責任。

3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門檢查辦文情況,并做好記錄,發現問題及時向綜合管理部負責人匯報。

7、回復、存檔

1)辦理完的公文,需要回復時,由承辦部門起草回文,經審批后發出,并即時將辦完的公文交綜合管理部歸檔。

2)辦理完的公文,不需要回復的,由承辦部門在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時間不得超過一周。

8、擬稿

1)公司名義發文(紅頭文件)應在文稿前用公文稿紙,逐項填寫清楚,公文稿紙的內容包括:標題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、部門審批、主管領導審批、簽發人、會簽等(見附表)。

2)擬稿內容應符合國家法律、法規、方針政策及已下發的各項規定,如與已發布規定不一致時,應聲明原規定作廢或失效。

3)擬稿要注意情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確。

4)公文的標題應與公文內容一致,人名、地名、數字、引文準確。

5)請示問題的公文應采取一文一事。

6)對內對外發放公文,由主管業務部門草擬,對外來公文的復文,由承辦部門草擬。

7)草擬公文部門負責人應對所擬公文進行審核:

8)文中情況無虛假不實之詞;

9)數字準確,人名、地名、專用術語正確并書寫清楚;

10)公文中內容正確。

9、會簽

公文中的內容涉及其它部門時,由公文草擬部門組織各部門會簽。

10、核稿

公文草擬部門將經部門經理審查簽字的或經會簽部門簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。

11、綜合管理部審核公文草稿是否達到公文的基本要求,并著重審查下列問題:

1)公文的政策性;

2)有關部門是否協商一致,與已發布的規定是否矛盾;

3)無錯別字、語法上的病句等。

12、審核及簽發

1)公司名義下放的內容重要,涉及面廣,對公司工作有指導意義的公文由公司總經理簽發。

2)以公司名義發出屬公司某方面工作的文件,由主管總經理簽發。

3)業務部門代替主管領導起草的發文稿,應由主管總經理審核后由主管總經理簽發。

4)各職能部門或項目物業處自行發文(非紅頭文件),經分管總經理審批后由部門負責人簽發。

5)簽發公文應注意以下幾方面:

a、簽發人對文件在政策、指導思想等方面負有完全責任,因此,必須對文稿從內容到文字進行嚴格的審核、修改,確保準確無誤;

發意見明確、具體,如簽署"發"、"同意"、"速印發"等;

修改簽發文稿應力求字跡清楚;

13、印制、發送、登記、存檔

1)經簽發的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負責打印,首頁用專用公文紙,續頁用A4復印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應在發文簿上登記按編號存檔。

2)簽發的文件,公司名文發文及部門發的規定性文件,應將草稿及原件一份填寫《發文記錄》并在綜合管理部存檔。

3)各部門所發非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁眉,頁眉右上角注年度發文序列號如:03-行(01)(詳見附表)。

三、支持性表格:

1、《公文閱辦單》(wh-zh-*-001)

2、《發文記錄》(wh-zh-*-002)

3、《行政公文稿紙》(wh-zh-*-003)

4、《資料存檔登記表》(wh-zh-*-004)

篇2:工會審計業務公文處理規定

工會審計業務公文處理規定

第一條為規范審計業務公文處理工作,根據審計署《審計機關公文處理的規定》和《全國總工會機關公文處理辦法》及補充規定,制定本規定。

第二條審計業務公文種類

1、審計通知適用于工會經費審查委員會(以下簡稱經審會)及工會經費審查委員會辦公室(以下簡稱經審會辦公室)在實施審計前向被審計單位通知有關實施審計的事項。

2、審計報告適用于審計組對審計事項實施審計后,就審計工作情況和審計結果向派出機構提出的書面文書。

3、審計意見適用于經審會及經審會辦公室審定審計報告后,對審計事項作出評價,向被審計單位提出改進財務收支管理的意見。

4、審計決定

5、審計建議

6、審計結果報告

7、復議受理通知

8、不受理復議裁定通知

9.復議決定

第三條公文一般由發文機關、發文字號、標題、主送機關、正文、頁號、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送(抄報)等部分組成。

第四條公文用紙一般為16開型(長260毫米、寬184毫米;左側裝訂)。

第五條審計業務文書文頭規定如下:發文機關用全稱,字體為2號宋體,文書名稱字體為0號宋體,發文字號為3號仿宋體,發文字號下的細實線長140毫米,寬約1毫米。

發文機關、文書名稱字體和細實線均為紅色。

公文管理標識域上下間距為50毫米。

發文機關標識域上下間距為30毫米。

發文字號標識域上下間距為25毫米。

細實線與發文字號標識域下線重合,距左白邊(訂口)為25毫米,距右白邊(翻口)為19毫米。

第六條文字從左至右橫寫、橫排。文件標題用2號宋體,正文用3號仿宋體。每頁排19行,每行25個字。主題詞按發文機關規定標注。主題詞位于(抄報)抄送機關上方,用三號黑體字。主題詞、(抄報)抄送下的細實線長度同正文字行長度相等。

第七條審計業務公文由審計業務公文文頭標明發文機構的領導簽發并加蓋相應的公章。

第八條審計報告征求意見書、審計工作底稿等按審計公文用紙及文本規定處理。

第九條對已簽發的公文文稿,不得擅自改動。必須人作改動的,經原簽發領導人同意,并在改動處注明。

第十條印章要指定專人管理,嚴格按簽批手續用印。

第十一條發出審計業務公文應當登記,認真核對。必須按照規定程序,在規定時效內送達有關單位和個人。審計報告;

第十二條公文處理完畢,應根據發文機關檔案管理的有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

第十三條沒有歸檔和存查價值的公文,要及時銷毀,杜絕外傳。

第十四條本規定第二條第4款至第9款另行規定。

第十五條本規定由全國總工會經費審查委員會負責解釋。

第十六條本規定自發布之日起試行。

篇3:房地產管理局公文處理規定2

房地產管理局公文處理規定2

為規范我局機關收文、發文行為,使公文辦理迅速及時、準確無誤,提高工作效率,特作如下規定:

一、公文的接收和處理

㈠收件人為市房管局的公文、信函,一律由辦公室收發負責人開啟、登記和編號。無特殊情況任何人不得隨意拆閱。公文來件應在當天辦理,防止積壓貽誤工作。對緊急公文,應力求做到隨來隨辦。

㈡公文、信函登記后,由收發人員送交主管局長批示,然后送交承辦部門或辦事人員閱處,簽閱后收回,并注銷。

㈢公文、信函一般不予外借。因工作需要的,可以復印。確需借用原件的,必須辦理借用手續,事情辦妥后,應及時將文件交還,注銷登記。

㈣有關“三密”文件的傳閱,按保密制度規定執行。打印室由辦公室按保密規定管理,非打印室人員,不得隨便進入。

二、擬文和發送

㈠公文擬稿應使用規范稿紙,文稿首頁必須使用“文件稿紙”,并按要求將各項欄目填寫清楚。擬稿字樣要求規范、工整、清晰。對外發文一律以潮州市房地產管理局的名義發文。各科室原則不對外發文。

㈡發文由承辦單位有關人員起草,單位負責人初審,主管局長審核簽名,局長簽發。后由局辦公室對文件編列文號,安排打印,承辦單位負責校對。

㈢公文的發送,由辦公室或承辦單位負責。

㈣公文印章由辦公室主任及收發人員負責保管,不得外借。

三、公文歸檔

㈠公文辦理完畢后,應根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時立卷、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

㈡凡以局名義制發的公文(包括附件),應留有一式二份,連同領導簽發的原稿一并存局辦公室,由文檔人員裝訂歸檔。

㈢局屬下單位應指定一名文書人員,負責管理文書工作。