公文格式管理規(guī)定

第一章:公文格式管理規(guī)定

第一條公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。

第二條公文眉首一般包括文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內(nèi)容。

1、文件名稱由發(fā)文部門全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字,用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷,置于眉首上部,發(fā)文字號之上,居中。兩個以上部門聯(lián)合行文,主辦部門應排列在前。

2、發(fā)文字號包括部門代字、年份、順序號,置于文件名稱之下、橫線之上、左對齊。幾個部門聯(lián)合行文,只標注主辦部門發(fā)文字號。

3、簽發(fā)人向上級部門報送的文件,要由主要負責人簽發(fā),主要負責人外出時,由主持工作的負責人簽發(fā)。簽發(fā)人姓名置于發(fā)文號的同行右端。

第三條公文正文部分一般包括標題、主送部門、內(nèi)容、附件、發(fā)文部門、發(fā)文日期、印章等。

1、標題置于眉首之下、主送部門之上、居中。標題一般應當標明發(fā)文部門名稱、事由、公文種類,要準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和書名外,一般不用標點符號。

2、主送部門是指公文的主要受理部門,應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。一般置于標題之下、正文之上、左端頂格。一般普發(fā)公文,可主送幾個以上部門;向上請示,一般只寫一個主送部門,不宜多頭主送,以免責任不明。如需同時送其他部門,可用抄送形式。

3、內(nèi)容是公文的主體,要求情況確實,觀點明確,條理清楚,層次分明,文字簡煉、得體。公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。

4、附件正文的補充說明或有關參考資料。附件名稱標于正文內(nèi)容之后、發(fā)文部門之前,注明附件名稱和件數(shù)。附件與主件合訂在一起,并在正文之后。

5、發(fā)文部門又稱落款。落款應當用全稱或規(guī)范化簡稱,置于正文內(nèi)容末尾的右下方。幾個部門聯(lián)合發(fā)文,應將主辦部門排列在前。

6、發(fā)文日期一般署會議通過日期或領導人簽發(fā)日期;聯(lián)合行文,署最后簽發(fā)部門領導人簽發(fā)日期;法規(guī)性公文,署批準日期,發(fā)文日期應當以漢字寫明年、月、日,置于發(fā)文部門署名的右下方。決定等不標明主送部門的公文,發(fā)文日期加小括號置于標題下、居中。

7、印章除會議紀要外,應當加蓋發(fā)文部門印章。印章蓋在年月日的中上方,上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內(nèi)容脫離的空頁上,要在該空頁的左上方標“(此頁無正文)”。聯(lián)合上報的公文,由主辦部門加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文部門都應加蓋印章。

第四條公文文尾部分包括主題詞、抄送部門、印發(fā)部門、印發(fā)日期、印刷份數(shù)。公文為函件時,文尾只包括主題詞、抄送欄、份數(shù)等,且不注印發(fā)部門和印發(fā)日期;會議紀要用“分送”。

1、主題詞反映文件主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組,置于發(fā)文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會議紀要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開。

2、抄送部門除主送部門外,其他需要執(zhí)行和知曉公文的部門部門。送往上級部門的為“抄報”,送往同級部門或不相隸屬部門的為“抄送”。抄送、抄報欄設在文尾主題詞之下。

3、印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數(shù)印發(fā)部門是指印發(fā)公文部門的辦公部門;印發(fā)日期是印發(fā)部門印刷公文的起印日期,一般印成“×年×月×日印”;印刷份數(shù)是文件印刷的總數(shù),一般是根據(jù)發(fā)放范圍、歸檔份數(shù)、發(fā)文部門留用等方面的需要來確定,印成“共印×××份”。印發(fā)部門、印發(fā)日期和印刷份數(shù)置于公文末頁下端。印發(fā)部門和印發(fā)日期在同一行左右兩側,中間隔一定距離。印刷份數(shù)置于其下橫線右下側、印發(fā)日期的下方。

第五條公文排版格式公文文字從左至右橫排,左側裝訂,公文用紙通常用A4型(210毫米×297毫米),公文首頁為印有眉頭的公文紙。公文發(fā)文字號用小三號新宋體、左對齊,簽發(fā)人右對齊;標題用小二號新宋體加粗、居中;內(nèi)容用四號新宋體。發(fā)文部門署名與正文之間空2-3行,字體為四新宋體。

聯(lián)合行文,發(fā)文部門署名分二行,中間空1行,等寬,發(fā)文日期用四新宋體;主題詞用小四號新宋體加粗,詞與詞之間空一格,不加標點,左對齊;抄送欄全部為小四號新宋體,左對齊。打印、校對欄五新宋體。頁邊距:上、下各1.5厘米,左、右各2.5厘米。

固定值25磅行間距。結構層次序號要準確、清楚,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”,括號外不能有標點。如果用“第一條”的形式表示,則下面的層級依次為“1”、“(1)”、“①”(①后不應有標點),同級層號后的標點應統(tǒng)一。(公文排版格式見附件)

第二章行文規(guī)則

第六條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。上級、領導請示問題,應做到一文一事,不得將請示事項夾在報告中。請示一般應明確一個主送部門,不要多頭主送,不要同時抄送下級部門。

第七條對平級的、沒有領導或指導性關系的部門,不能發(fā)決定等指示性公文。第八條凡涉及其他部門的問題,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商。上報的公文,如有關方面意見不一致,應當如實反映。

第九條部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。擅自行文,上級部門有權責令糾正或撤銷。

第三章公文辦理

第十條公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理兩大部分。收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環(huán)節(jié)組成。

1、收文登記

對收進的紙質或電子文件,由行政部門分別簽收、流轉、登記及反饋。

2、閱批

收文登記后,公文由行政部門行政經(jīng)理提出擬辦意見,轉相關部門會簽后,呈送領導閱批后,再由行政部門轉相關部門承辦或傳閱。急件應即時閱批。

行政部門作為文件的流轉部門,對領導針對文件提出的問題要及時溝通與回饋,每位領導除參加會議、公出、溝通文件相關內(nèi)容情況,應在4小時內(nèi)將文件簽批完畢,進行流轉。因出差外出,每天必須進行一次公司電子類文件的審查、簽批。

3、傳遞

各部門傳送文件應由專人負責。

4、催辦

各級文書工作人員應及時掌握公文運轉和處理情況,對辦理的公文要負責檢查催辦,承辦的公文辦理完畢后,應及時反饋,防止遺漏或延誤。行政部門可對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查。

5、存檔

文件會簽、合同會簽進行完畢后,打印、整理會簽卡,并存檔。

第十一條發(fā)文辦理由擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、登記、繕印、校對、復印、發(fā)送等環(huán)節(jié)組成。

第四章附則

第十二條本規(guī)定由人資行政部負責解釋。第十八條本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。附:行文樣張、結構層次序號樣張(2頁)

篇2:置業(yè)公司公文管理規(guī)定

置業(yè)公司公文管理規(guī)定

一、本文所指的公文是指:

1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件,如規(guī)章制度、通知通報、人事任免等;

2、以公司名義向公司以外的單位、團體、部門發(fā)出的正式文件;

3、以各部門名義發(fā)出的文件;

二、公文種類

1、請示:請上級指示和批準,用"請示"。

2、報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用"報告"。

3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件,用"通告"。

4、批復:答復請示事項,用"批復"。

5、通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用"通知"。

6、通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用"通報"。

7、決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用"決定".經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用"決議"。

8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用"函"。

9、會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執(zhí)行的,用"會議紀要"。

10、其它資料:包括公司內(nèi)部各種專業(yè)計劃、方案、報表、報告等資料,適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營和管理。

11、外來公文:包括獲自于或來自于本公司以外的各類文件、資料、批復、傳真、信函等公文。

三、公文格式

公文一般由公司文頭、公文字號、秘級、簽發(fā)人、簽發(fā)時間、標題、正文、落款、成文時間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報抄送單位、辦文事項、附件等部分組成。

1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號文首頁一律用彩色打印;內(nèi)行編號文首頁一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

2、公文字號:按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號統(tǒng)一由行政部編排。

3、公文秘級:分為"絕密"、"機密"和"秘密"。

絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的公司秘密,泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權力和利益遭受損害。

文件機密級數(shù),由發(fā)文單位的主管領導根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

4、簽發(fā)人/時間:按內(nèi)容性質由公司總經(jīng)理(或其授權人)在定稿上審簽。正式公文上打印。

5、公文標題:應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容;標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號;標題用2號簡體宋體字。

6、公文正文:正文用小4號字;正文中的一極小標題,用4號黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。

7、落款/成文時間/公文用印:除會議紀要外,正式編號公文應在落款和成文時間上加蓋印章。

8、主題詞:一般為標題的關鍵詞。

9、主送/抄送單位:由審稿人確定。

10、辦文事項:如實記載擬稿人、審核人、打印人、校對人的姓名,以及實際印發(fā)、存檔的份數(shù)。

11、公文附件:單獨排版、裝訂在正文之后;成文時間之前注明附件順序和名稱。

12、附樣式:

文頭

(公文字號)

簽發(fā)人:秘級簽發(fā)時間:

標題

主送單位:

(正文)

(落款、成文時間、用印)

(附件序號、名稱)

主題詞:

報送:

發(fā)送:存檔()

擬稿:審核:打印:校對:共印份

本公司公文行文一律使用下列公文字號,并對應適用范圍使用:

“發(fā)”字號

“函”字號

“紀”字號

國地公司

國地發(fā)[]號

國地函[]號

國地紀[]號

適

用

公

文

范

圍

內(nèi)行/下行文

決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報、

/

會議紀要

內(nèi)行/上行文

/

請示、報告、批復、

會議紀要

外行/上行文

/

公函

/

四、公文辦理

(一)、收文處理

1、程序:凡送交公司或公司收到的外來公文,均按:"簽收-登記-分送-處理-復文-立卷存檔"程序辦理。

2、要求:

1)當公文送達或收到公文時,均由總經(jīng)辦文書收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時分送公司有關領導傳閱和批示;待領導傳閱批示后,再轉送相關部門辦理公文涉及和領導批閱涉及的有關事項。辦理過程中,辦文部門、人員應根據(jù)要求,及時了解辦理情況并向公司有關領導反饋辦理信息。如需就公文辦理事項向來文單位作出答復,則由公文辦理相關部門按下述內(nèi)部公文辦理程序向來文單位復文。辦理完結,總經(jīng)辦或相關部門及時將公文收回并存檔。

2)上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電傳、資料和平級發(fā)來的文件,均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時呈送領導閱批。

各部門收到急件時,應在3天內(nèi)答復,一般要辦理的文件,一周內(nèi)應辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書面或口頭簡要回復。

3)加強公文檢查催辦工作?？偨?jīng)辦對有領導批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對上級發(fā)出的文件,需要匯報貫徹執(zhí)行情況的,要及時檢查反饋。

4)領導參加重要會議帶回的文件,在匯報和傳達后,應將會議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。

(二)發(fā)文處理。

一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。

1、草擬公文的要求:

1)要符合公司制度、政策和上級的有關規(guī)定。

2)情況要確實,觀點要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標點符號要正確,篇幅要力求簡短。

3)引用的公文要寫明發(fā)文機關、公文編號、標題和發(fā)文時間。

4)草擬公文必須使用A4的公文稿紙,文面應保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。

5)數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外,其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第三層為"1",第四為"(1)"。

6)不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。

2、公文審核。

公司的文稿在送領導簽發(fā)前,應由起草文件部門負責人審核后呈送。

1)審核的重點:

2)是否需要行文。

3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過的公文是否銜接。

4)提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。

5)處理程序是否完備,行文關系、公文格式是否符合規(guī)定。

6)文字敘述是否符合文法和邏輯,標點符號是否正確。

7)審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進行修改,屬于重要的原則性的問題,應退回原承辦部門修改,改動過大的,要重新擬正。

3、公文簽發(fā)。

1)公司行政文件,由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務文件,由分管副總簽署意見后,由總經(jīng)理簽發(fā)。

2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。

3)公文辦理完畢后,要及時送交檔案管理人員整理立卷,個人不得私自保存應存檔的文件。

4)印制:

①公文印制一般應使用A4紙張打印一套,其余復印;

②各公司、各部門的打印件,應提供已制作、命名、U盤,或提供已撰寫的手稿給總經(jīng)辦打印加工;

③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

5)存盤拷貝:原則上,凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機要室電腦上及時存盤和按規(guī)定分類,不得遺漏。

6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內(nèi)部分送時,由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領件簽字;凡編排了發(fā)文字號的文件公文和有保存價值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。

(三)其它內(nèi)部公文的辦理:

1、程序:凡其它非編號的內(nèi)部公文,均按擬稿-審稿、校對-印制-存盤拷貝-分送-處理-復文-存檔程序辦理。

2、要求:

(1)需辦理的公文,應及時送公司領導批示或交有關部門辦理。

(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關領導或部門處理。批閱公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱,應當視為同意。

(3)為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和相關部門經(jīng)理要及時閱看,閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時誤事。

(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

篇3:煤礦企業(yè)公文管理規(guī)定

某某煤礦公文管理規(guī)定

某某煤礦公文管理規(guī)定

一、發(fā)文管理

(一)行文格式

公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄報抄送機關等部分組成。

1、發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱。

2、機要公文分“絕密”、“機密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。

3、發(fā)文字號由機關代字、年份、序號組成。

4、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,一般應當標明發(fā)文機關、公文種類。除發(fā)布和轉發(fā)政府規(guī)章性文件外,標題一般不加書名號,也不用其他標點符號。如轉發(fā)上級黨政或部門的文件和批轉下級文件,原標題文字過長,可重新概括確定標題。

5、公文如有附件,應在正文之后,成文時間之前注明附件順序和名稱。

6、公文成文時間以領導簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領導的簽發(fā)日期為準。

7、公文主題詞標注在文件末頁下部,抄報抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發(fā)的主題詞表為準。

8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:基層各單位、機關各部室,抄送單位為:礦領導、副總、井領導;礦黨委及黨政(黨委)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領導、副總、井領導、機關各部室。主送單位為部分單位的,應限定發(fā)文范圍,抄送可直接寫明單位或部門。

(二)行文規(guī)則

1、*某某煤礦委員會、徐州礦務集團有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、*某某煤礦紀律檢查委員會、某某煤礦工會、共青團某某煤礦委員會、某某煤礦張小樓井、*某某煤礦張小樓井總支委員會、某某煤礦東城井、*某某煤礦東城井總支委員會可以單獨行文,礦(井)黨政也可以聯(lián)合行文,聯(lián)合行文須經(jīng)礦(井)黨政主要領導簽發(fā)。黨政聯(lián)合行文的編黨委(黨總支)文號。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發(fā)、存檔程序,紀委、工會、團委文件由各部門起草,履行審批、核稿、簽發(fā)程序,統(tǒng)一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。

2、基層單位及機關部室上報的報告、請示按文種分別處理?！罢埵尽睉斠晃囊皇?“報告”中不得夾帶請示事項。如涉及多個部門、多個事項,原則上應退回原單位重新行文。

3、原則上不越級行文,如需越級行文,應視內(nèi)容抄送被越級的機關。

4、“報告”或“請示”只能寫一個主送機關,如涉及有關部門可以抄送,但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外,“請示”不得直接送領導者個人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級機關對下級機關請示的問題必須在規(guī)定期限內(nèi)給予批復。

5、凡礦職能部門和黨群辦事機構的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀委、工會、團委可以單獨行文,由礦分管領導簽發(fā),重要事宜需經(jīng)礦主要領導簽發(fā)。

(三)公文形成

發(fā)文辦理程序為:起草人擬稿→部門主管審核簽字→黨政辦公室秘書核稿→主管領導簽發(fā)(視情況有時先由分管領導會簽)或分管領導簽發(fā)→機要文書登記編號→打字室根據(jù)領導審核意見修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。

1、公文起草

礦黨政和黨政辦公室下發(fā)或上報的所有公文由礦職能部門、黨群辦事機構代擬或由礦黨政辦公室負責組織起草。擬寫公文應遵守以下幾點:

(1)擬寫公文必須符合國家法律、法規(guī),符合黨和政府的文件、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應加以說明。

(2)內(nèi)容真實,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標點準確,篇幅力求簡短。

(3)用詞準確、規(guī)范,人名、地點、專用術語、數(shù)字、事物名稱準確無誤,使用簡稱應規(guī)范,并加以說明,日期應寫具體的年月日。

(4)公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結構層次序號和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應使用阿拉伯數(shù)碼書寫。

(5)引用材料應核對原件,做到準確無誤。引用公文還應注明所引用公文的發(fā)文日期、機關、標題和發(fā)文字號。日期應寫具體的年月日。

(6)正文部分如需使用序數(shù)符號標明層次時,一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。

(7)必須使用國家法定計量單位。

(8)根據(jù)公文的內(nèi)容和行文規(guī)則,準確使用文種,標明主題詞。根據(jù)需要標明緊急程序和密級。

(9)所有文稿一律使用計算機打印。

2、公文核稿及簽發(fā)

(1)草擬好的公文,應先由黨政辦公室秘書進行核稿,填寫發(fā)文標簽。擬稿人、主辦部門負責人和核稿人要分別在發(fā)文標簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級直接送礦領導簽發(fā)文稿。核稿的重點是:是否需要發(fā)文,以什么名義發(fā)文;是否符合國家的法律、法規(guī)及有關規(guī)定,提出的意見和辦法是否切實可行;需要同有關部門協(xié)商的事項是否已協(xié)商一致;內(nèi)容是否準確屬實;文字表述、文種使用、公文格式、密級標引和處理程序等是否符合有關規(guī)定。對內(nèi)容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。

(2)公文從起草到簽發(fā)所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍黑、炭素墨水、墨汁書寫)。對不符合要求的文稿,應按要求重新處理。

(3)礦黨政上報集團公司黨委、行政及上級有關部門的請示、報告,由黨政辦公室秘書審核后,根據(jù)具體情況報送有關礦領導審簽。

(4)礦黨委、行政下發(fā)的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎懲決定,全礦性工作意見,重大事件、項目、工程批復等,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,由礦黨委書記或礦長簽發(fā),或由黨委書記、礦長委托的副礦級領導審核、簽發(fā)。

(5)以黨政辦公室名義下發(fā)的一般性文件或批轉部門工作意見,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,根據(jù)文件內(nèi)容,由業(yè)務對口副礦級領導簽發(fā)。

(6)公文簽發(fā)后,由礦黨政辦公室機要文書根據(jù)文稿內(nèi)容,核對文種、簽發(fā)人、發(fā)放范圍等項。符合發(fā)文要求的,進行登記編號。公文編號一文一號,按年依次編注,不得重復編號或空號。

(7)以礦黨政或黨政辦公室印發(fā)的專業(yè)會議紀要,由辦公室秘書核稿,會議主持人簽發(fā);涉及重要內(nèi)容的,報請黨委書記、礦長或其他副礦級領導簽發(fā)。

(8)礦黨政辦公室下發(fā)的會議通知,由辦公室主任簽發(fā)。需要基層各單位黨政主要領導、機關負責人出席會議的,事前要報請黨委書記或礦長審批;需要基層各單位和機關部門副職干部參加會議的,事前要報請分管礦領導審批。

(9)付印前的公文,由擬稿人負責校對。校稿人要按照公文處理規(guī)范格式認真細致校對文稿,經(jīng)確認無誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。

(10)公文要嚴格按規(guī)定格式打印。機要公文密級和緊急字樣分別標在公文眉首的右上角,字體為3號黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標題字體為2號小標宋體,正文為3號仿宋體?！爸黝}詞”用3號黑體字,詞目用3號宋體字。正文一般每頁排22行,每行排28個字,字體行距符合規(guī)范要求,公文用紙用US型紙(條件具備后逐步過渡到規(guī)定的A4格式打印),付印的文頭紙與發(fā)文機關應相符。公文頁數(shù)超過兩頁的,必須編印頁碼。涉密文件應指定專人打印,所使用的計算機軟盤專用并加密,必要時要做消除處理。

(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門相關人員負責與文稿核對準確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發(fā)文機關名稱。

(四)公文分發(fā)及報送

1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發(fā)的公文,無論何部門起草,成文后一律交礦黨政辦公室統(tǒng)一分發(fā);其它各類文件由成文單位負責發(fā)放,嚴禁在各類會議上發(fā)放文件。公文發(fā)放要建立《文件發(fā)放清單》?；鶎痈鲉挝缓蜋C關各部室應有專人負責文件領取,如有緊急文件應根據(jù)黨政辦公室通知隨時領取。

2、凡主送集團公司黨委、行政的請示或報告,只報送一份給集團公司黨政辦公室機要科,嚴禁多頭報送。抄報、抄送集團公司黨委、行政或有關部室的文件,由黨政辦公室機要文書定期集中報送,緊急情況下須隨時報送。

(五)公文歸檔

1、公文形成后,由礦黨政辦公室機要文書負責將領導簽發(fā)原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機要文書向檔案室核對交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。

2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會議所形成的會議文件、材料,由承辦部門人員負責收集整理后,及時交檔案室歸檔。

(六)隨著無紙化辦公的逐步推行,今后紙質文件將逐步取消,改由網(wǎng)上審批、簽發(fā)、發(fā)放,以電子文檔傳輸,相關管理規(guī)定屆時另行下發(fā)。

二、收文管理

(一)礦黨政辦公室接收的外來各類文件、電報、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機要文書負責簽收、分類、登記、編號、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見,送礦有關領導批示后按順序傳閱或辦理。

(二)對集團公司通過辦公網(wǎng)絡下發(fā)的各類文件材料,機要文書應及時接收,原則上當日下發(fā)的文件必須當日接收,緊急文件隨時接收。同時,要根據(jù)領導批示的意見,及時轉有關領導和部門辦理。

(三)公文承辦部門(人員)要將公文辦理情況及時向領導和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。

(四)公文處理必須準確、及時、安全,運轉的每一個環(huán)節(jié)應建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經(jīng)領導批準,不準對外提供公文,不準隨意復印文件。

(五)礦黨政領導及職能部室參加國家、省、市及外地區(qū)召開的各種會議所發(fā)的文件、材料,原則上由隨行人員或相關職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機要文書按收文程序處理,次年初交檔案室分類歸檔,以便調(diào)閱和使用。

三、考核規(guī)定

(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門,負責公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。

(二)公文主辦部門違反公文審核程序的,每出現(xiàn)一次對所在部門罰款100元。

(三)對手續(xù)不完備的公文,黨政辦公室機要文書不得予以編號,否則每發(fā)生一次,對機要文書罰款50元。

(四)公文校稿人要認真對照核稿修改的意見,對付印前的文稿認真細致地校對,并履行簽字手續(xù)。否則,每出現(xiàn)一次錯誤沒有校對改正,對校對人罰款50元,并責成改正。

(五)公文印刷人員要嚴格按規(guī)范要求進行公文打印。否則,每出現(xiàn)一次不符合規(guī)范,對責任人罰款50元。

(六)公文凡發(fā)生漏蓋、錯蓋印章或裝訂不規(guī)范的,每次對責任人罰款50元,并責成整改。

(七)黨政辦公室要加強文件的發(fā)放管理,建立健全文件發(fā)放臺帳,落實專人負責,及時督促機關各部室和基層單位領取文件。否則,凡出現(xiàn)文件漏發(fā)或錯發(fā)的,每次對責任人罰款50元。

(八)黨政辦公室機要文書要加強收文管理,確保準確、及時、安全。否則,每發(fā)生一次延誤,對責任人罰款50元。

(九)黨政辦公室秘書要增強工作責任心,做好全礦各類公文的核稿工作,確保公文處理的質量和效率。否則,每發(fā)生一次失誤,對責任人罰款50元。