某小區物業檔案管理工作

"資料的收集

設立檔案室,采取系統化、科學化、電腦化的先進手段,聘專職檔案員,直接隸屬辦公室。建立相應的規章制度,對所有檔案進行嚴格管理。

資料的收集堅持內容豐富的原則,根據實體資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要出發,擴大信息資料的來源渠道,從時間上講是從規劃設計到工程竣工的全部工作技術維修資料;從空間上講是物業構成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。

"資料分類整理

收集后的所有信息,統一由檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、信息的內容、住處的表現形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。

"資料歸檔管理

歸檔就是按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存。根據實際需要,"zz"的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如膠卷、照片等。檔案組卷按不同業務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。

檔案的出室、入室都有嚴格的規定。出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究相關人員的責任,檔案管理資料員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

檔案的管理環境必須做到"三防",即防火、防潮、防霉變。

"檔案的運用

采用先進的檢索軟件,建立電腦網絡系統,充分發揮檔案的貯存和使用價值。

外部網:與廣大業主、住宅局主管處室進行聯網,所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調用,便于工作監督和檢查。

內部網:管理服務中心內部室聯網,運用現代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。

表7-1檔案資料的分類

名稱資料內容

工程建筑

產權資料A:規劃圖紙、項目批文、用地批文

B:建筑許可證、投資許可證、開工許可證

C:拆遷安置資料

工程技術資料A:紅線圖、總平面圖

B:地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告

C:工程合同、工程預決算

D:工程設計變更、通知及技術核算章

E:竣工圖:①單體建筑、結構、設備竣工圖

②消防、燃氣、智能化等工程及地下管網竣工圖

F:房屋消防、燃氣竣工驗收證明書

G:鋼材、水泥等主材的質量保證書

H:新材料、構配件的鑒定合格書

I:供水、供電、電梯、消防、智能化等設備的檢驗合格證書,供水、供電、電梯、消防、智能化等設備技術資料

J:砂漿、混凝土試塊、試壓報告

K:綠化工程竣工圖

L:其他技術資料

事務管理資料住戶資料A:住戶入住資料(購房合同、入住通知單、業主公約、裝修早班、驗房表、費用托收協議等)

B:住戶家庭人員檔案

C:住戶家庭維修檔案

事務資料A:事務值班表

B:事務交接記錄表

C:物品搬出(入)物品登記表

D:日常事務巡視記錄

E:事務回訪登記表

裝修資料A:裝修申請表(附圖紙)B:裝修工程隊安全責任書

C:臨時施工人員登記表D:施工單位營業執照

維修資料A:維修申請單B:維修服務派工單

C:維修回訪記錄本D:公共設施維修記錄

治安交通管理資料A:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

B:查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶

C:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄

D:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協議

事務管理資料設備管理資料A:公用設施保養維修記錄

B:各項機電設備保養維修運行記錄

C:設備分承包方維修保養記錄

D:設備檢查記錄

社區文化資料A:活動計劃實施方案、總結記錄

B:社區文化活動圖片及錄像記錄

C:傳媒報導

D:老人活動室等設施使用情況

續表7-1檔案資料的分類

員工管理資料A:員工個人資料、聘用表

B:員工業績考核及獎罰記錄

C:員工培訓計劃及實施記錄

D:員工培訓考核記錄

E:員工外出考評及參加演練記錄

F:員工住戶及內務管理記錄表

業主反饋資料A:服務質量回訪記錄表

B:業主意見調查、統計記錄

C:業主投訴及處理記錄表

行政文件資料A:管理服務中心部長值班及督察記錄

B:政府部門文件

C:物業公司及主管領導部門文件

D:管理服務中心規章制度、通知、通報等文件

E:管理服務中心榮譽一覽表

F:管理服務中心接待來訪參觀記錄表

業主管委會資料A:籌備成立文件

B:成立后運行文件

篇2:Z大學物業合同檔案管理辦法

N大學物業公司合同檔案管理辦法

為進一步規范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化,特制定本辦法。

一、本辦法所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本(不包含勞動合同)。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、辦公室應指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負責監督指導各部門的合同管理工作。

3、需以公司名義訂立各種履約性質的協議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人,試用期內員工不得作承辦人。

三、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。

2、合同編號規則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(三位)。示例:JYKFB-201706-001(經營開發部2017年6月份第1號合同)

3、合同管理實行承辦部門負責制度,承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門負責人為第一責任人,承辦人為直接責任人。

4、公司分管領導對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監督。

5、公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質的書面文件。

6、合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬,實行履行跟蹤報告責任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復印件。

7、保存的合同文檔每年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數)的已履行完畢的合同協議,由辦公室、財務部甄別并予以歸案。

8、辦公室要加強對合同檔案的統計工作,要以原始記錄為依據,編制合同統計清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。

9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進行登記,由辦公室辦理相關借閱手續,以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。

11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節予以處罰。

12、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節予以處罰。

13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時間,并交予財務部及時催、付款。

四、合同文檔的移交

1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規律。倘若合同發生變更,則合同編號不予改變。

3、合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。

五、合同臺賬管理

1、凡以公司名義簽訂的合同,均應由合同經辦部門建立合同臺賬,并同時向辦公室備案,涉及到款項收付的還應同時向財務部備案。

備案是指合同經辦人將合同臺賬、經辦人簽字確認無誤的合同提交相關部門。

2、合同經辦人員及部門應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬并按規定履行備案、移交手續。

3、合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。

4合同臺帳應包括以下內容:

1)、合同名稱;

2)、合同主體;

3)、合同內容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯系人及聯系方式及其他須注明的事項);

4)、合同履行情況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);

5)、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)

6)、其他應當記載的重要內容。

5、合同臺賬應附以下資料:

1)、合同文本;

2)、對方加蓋公章的企業法人營業執照等對方應提供的資料的復印件;自然人身份證復印件;

3)、對方委托代理人授權委托書及代理人身份證明;

4)、補充合同、會議紀要、往來函電;

5)、其他與合同有關的重要資料。

6、合同履行過程中發生變更、中止等情形的,合同經辦人應及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務部備案。

7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務人員,有權對備案合同及所附資料進行審查,發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時,應及時要求合同經辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。

六、本辦法由公司辦公室負責解釋。

本辦法自頒布之日起執行。

篇3:物業資料業主檔案管理方案

物業資料與業主檔案管理方案

為了確保物業服務部及本單位物業管理所使用的常規服務文件的有效性,規范業主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次,業主入住、進行房間調配階段,業主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內容可以分類為以下幾類。

1.工程技術資料:包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業主及各辦公部門檔案:包括業主及各辦公機構詳細資料登記表,進出小區人員登記表,業主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中,業主檔案內容具體包括有經業主簽署后的業主公約、經業主簽署后的消防安全責任書、業主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業主證領用登記表、業主入住驗房表以及業主的有關證件復印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

5.業主反饋信息:包括服務質量回訪記錄、業主意見和調查統計記錄、業主投訴及處理記錄、業主來訪紀錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

3.檔案應編制統一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業主檔案目錄內,詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等內容。

6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經授權,任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務的過程中應當充分發揮檔案資料的作用,內部員工可通過管理中心內部局域網,查閱文件檔案授權范圍。由于業主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經相關負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業主檔案的跟蹤

當業主聯絡方式發生變化或業主發生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質,管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經主管領導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。