佳園物業管理有限公司

檔案資料管理規定

根據國家檔案法和檔案管理規定,為進一步提高管理處文檔管理工作的質量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規定:

1.管理處文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統、準確、完整。

2.保密級文件由資料管理員妥善保管,不得散播其內容,未經領導批準,任何人不得翻閱、復印、或帶離辦公室。

3.文件資料存檔時要進行合理分類,做到標識清楚,查找方便,并注明保存期限。

4.定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經管理處領導批準后,做銷毀處理。

5.管理處購置的重要設備到貨時,會同有關部門,檢查驗收說明等材料,并及時歸檔。

6.管理處各項活動拍攝的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內整理完整,注明時間、地點、來賓姓名、活動內容,交資料室保存。

7.政府往來文件、公司下發的文件須按類別及時存檔,保證資料的完整性。

8.管理處內部發文須由資料員對格式、方法等方面進行審核,編發文號,并在電腦內保存后,交部門經理批準,方可按規定發送,同時發文原件由資料室存檔。

9.文件、資料的借閱須按公司有關文件的規定執行,由資料員負責完善借閱手續。

篇2:機電設備檔案資料管理規定

1.目的

確保機電設備資料、檔案的完整,為設備維護維修提供支持。

2.適用范圍

適用于**花園機電設備資料、檔案的管理。

3.內容

3.1機電設備資料的管理

3.1.1機電設備資料原件統一由管理處兼職資料員保管,需標識清楚。

3.1.2常用的機電設備資料可復印一份保存于機電值班室按班移交。

3.1.3機電設備資料的借用需經機電主管批準后到管理處兼職資料員處借閱,并及時返還。

3.1.4發生設備資料缺頁現象由管理處兼職資料員報管理處主任嚴肅處理。

3.2機電設備檔案的管理

3.2.1機電設備維護維修檔案由機電主管統一集中保管。

3.2.2機電設備大中修檔案長期保管直到設備報廢一年后銷毀。

3.2.3機電設備維護維修檔案的借閱須辦理借閱手續,并按時歸還。

3.3機電設備資料、檔案應保存通風良好,干濕度正常的房間。

3.4機電設備資料、檔案應半年檢查一次,發現問題及時處理。

4.記錄

無。

5.附件

無。

篇3:地產公司工程檔案資料管理規定

地產公司工程檔案資料管理規定

為了規范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護和利用,依據檔案管理規范,結合公司工程檔案管理實際情況,特對工程檔案資料管理制度做修訂如下:

第一條總則

為了加強我司工程技術檔案歸檔管理工作,統一工程技術檔案資料的歸檔要求及標準,遵照國家相關技術檔案管理的規定,特制定《工程技術檔案歸檔管理細則》(以下簡稱細則)。

第二條工程技術檔案的范圍

工程技術檔案是指我公司在項目建設過程中形成的、按規定應當歸檔保存的各種載體形式的技術文件材料及相關圖紙。

第三條工程技術檔案管理責任人

1、工程技術檔案管理工作由總經理辦公室負責組織開展并管理保存。

2、各相關部門(指工程部和設計部)要指定專職人員負責本部門的工程技術檔案管理。檔案管理人員應按本細則的相關要求,切實履行各自職責,對工程技術檔案進行規范化管理和合理化利用,按期將歸檔內容移交給總經理辦公室。此項工作應納入各相關部門的工作日程,作為工程項目管理的重要內容和依據。

第四條歸檔范圍

1、對工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。

2、公司工程技術檔案的具體歸檔范圍詳附錄A。

3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結構、水電、暖通等個相關專業),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業;第二類為零星的竣工圖(如:裝修、幕墻等),由預算部會同竣工結算資料一同報公司存檔;第三類為室外管網竣工圖,一式四套,由工程部提交物業及公司檔案室各一份。

第五條歸檔方法和內容

1、公司工程技術檔案采取按工程項目分類的方法進行備案歸檔,每個項目的檔案內容包括三部分:

A、各相關部門移交給公司的各種載體形式的工程技術文件資料及相關圖紙,主要范圍詳附錄A。

B、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄B。

C、工程部移交物業的竣工資料,主要范圍詳附錄C。

2、為了便于統一管理,工程相關部門負責辦理的有關工程的證件及批文的原件,掃描備份后統一交總經理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。

3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。

第六條歸檔要求

1、歸檔的工程文件應為原件。若為復印件應指名原件存放處,并加蓋部門紅圖章。

2、工程文件的內容必須真實、準確,與工程實際相符合。

3、歸檔的工程文件應采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續完備。

4、工程文件中文字材料幅面尺寸規格為A4幅面。

5、所有竣工圖均應加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:

竣工圖

施工單位

編制人審核人

技術負責人編制日期

監理單位

總監現場監理

6、竣工圖章應使用不易退色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方的空白處。

7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并標明變更修改依據;凡有重大改變,或變更部分超過圖面的1/3的,應當重新繪制竣工圖。

第七條單體工程檔案移交

各單體工程竣工后,所有需要移交物業備案的資料,應統一交給項目部檔案管理員登記,由項目部負責組織移交物業,并做好移交登記手續。移交登記手續應包括移交內容的目錄及交接人員簽字,在移交物業同時將移交手續的登記備份交由總經理辦公室檔案管理人員存檔。

第八條立卷要求

1、組卷

(1)各相關部門名稱及代碼,統一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合而成。例如:設計部為S,工程部為G,以此類推。

(2)各相關部門按上述要求的代碼進行編冊組卷(以卷、冊、盒為主要形式),可據實際情況將歸檔材料和收、發文分開再行細化。卷內要有卷內文件目錄及備考表。卷內所有文件需要裝訂成冊。

(3)待工程階段性竣工完成后,或達到一定時間后由各部門資料員填寫好本部門的卷內目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經理辦公室檔案管理人員。各部門檔案管理人員應對立卷歸檔工作全面負責。

(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱,由本部門資料員統一編寫。

(5)總經理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進行匯總整理,形成系統完整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經理辦公室檔案管理人員統一編制,并通知部門資料員校核。

2、編目

(1)編制卷內文件頁號應符合下列規定:

卷內文件均按有書寫內容的頁面編號,每卷按年度單獨編號,頁號從“1”開始;

頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;

成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內目錄,不必重新編寫頁號。

(2)卷內目錄的編制應符合下列規定:

卷內目錄式樣宜符合本細則附錄D的要求。

序號:以一份文件為單位,用阿拉伯數字從1依次標注。

文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。

文件題名:填寫文件主體全稱。

日期:填寫文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。

頁數:每份文件有幾頁背面有文字的也算一頁)。

頁號:卷內每份文件第1頁所在之頁的編號。

卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。

(3)卷內備考表的編制應符合下列規定:

卷內備考表的式樣宜符合本細則附錄E的要求。

本卷情況說明:填寫卷內文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,案卷立好以后發生或發現的問題,由有關的檔案管理人員填寫并簽名,標注時間。沒有需要說明的事項可不必填

寫說明。

另需標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數(照片張數)。

卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。

(4)案卷總目錄中的編制應符合下列規定:

案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。

案卷號:以一本案卷為單位,內容包括部門、項目、時間、序列號4個要素,如“G-翠竹園-2006-1”。

案卷名稱:包括案卷主要內容,分卷序號等,如“工程聯系單*建筑*第一分冊”。

責任人:提供檔案的部門資料員。

編制人:總經理辦公室檔案管理人員。

(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)

第九條歸檔時間和手續

1、歸檔時間

(1)每一工程項目的立卷歸檔,應在該階段性項目全部竣工結束(移交物業)后兩個月內完成。

(2)具體的文件移交歸檔時間參照附錄A。

2、歸檔手續

各相關部門的檔案管理員在辦理檔案移交時,均需登記并簽收。

附錄10-1:工程技術文件歸檔范圍及移交時間

附錄10-2:工程技術文件歸檔范圍及移交時間

附錄11:報送南京市城建檔案館的竣工資料

附錄12:報送物業的竣工資料