現代卷煙零售功能終端建設實施方案

　　為促進*X市現代卷煙零售功能終端建設工作規范有序開展，提升客戶經營能力，使客戶在品牌宣傳、店面形象、經營能力等方面得到全面的提升，確保功能終端效用最大化，按照國家局《關于加強現代卷煙零售終端建設工作的意見》及《現代卷煙零售功能終端建設指引》文件要求，結合*X本地市場實際，特制定此方案。

　　一、指導思想深入貫徹落實*****，緊緊圍繞“卷煙上水平”基本方針和戰略任務，按照“發展同向、工作同心、服務同步、利益同體”的總體要求，進一步優化資源配置，轉變發展方式，努力實現零售終端建設現代化、功能化，實現將“平等互利、長期合作、共同發展”的客我關系貫穿至整個營銷工作，提升營銷服務水平，使服務工作由側重客戶管理向發揮功能轉變，全面促進傳統管理終端向現代服務終端轉變。

　　二、實施原則

　　(一)市場導向原則。遵循市場規律，合理規劃終端布局，科學選擇功能終端，有效開發和充分利用終端資源，營造公平競爭的市場環境，構建規范有序，競爭適度，有利于重點品牌發展的終端營銷平臺。

　　(二)協同發展原則。立足行業可持續發展，統籌不同區域和不同客戶協調發展。著眼長遠合作，堅持平等互信，加強客我溝通，保障客戶利益，引導客戶與行業共同發展、和諧發展。

　　(三)統一規范原則。按照現代卷煙零售終端建設的要求，以客戶自愿為基礎，以規范經營為前提，統一制定規劃和方案，統一工作標準和操作規程，統一組織培訓和實施。

　　(四)穩步推進原則。終端建設是一項復雜系統的工程，需要循序漸進，穩步提升。要與社會環境、終端基礎條件相適應，整體規劃、分步實施、注重效果、有序推進。

　　(五)針對服務原則。通過分析客戶直接需求，為標準化客戶提供有針對性的標準化服務策略;通過有效評估功能發揮程度，為功能性客戶提供有針對性的個性化服務策略;提高服務的有效性,避免服務不足或服務過度現象。

　　(六)工商協同原則。在功能終端選擇和建設過程中，工商之間要加強溝通和協作，充分發揮工商企業之間的優勢，確保功能終端的資源合理分配利用。

　　三、術語定義

　　(一)卷煙零售終端卷煙營銷網絡的末端，是卷煙到達消費者的最終端口，是卷煙和消費者面對面展示和交易的環節，簡稱零售終端(下同)。

　　(二)現代卷煙零售功能終端現代卷煙零售功能終端是誠信規范經營、具有一定經營能力和條件，并具備品牌培育、宣傳促銷、信息采集、消費跟蹤四項主要功能的卷煙零售客戶，簡稱功能終端(下同)。

　　四、目標以客戶關系為主線，以品牌培育為職責，以信息化為手段，以完善終端功能為重點，以提升客戶價值為目的，努力建設能夠有效發揮品牌培育、宣傳促銷、信息采集、消費跟蹤作用的功能終端。到20**年末，全市功能終端占零售客戶總戶數比例達到20%，逐步構建現代化統一運作、支持重點品牌培育的終端骨干力量，同時構建覆蓋10萬個以上消費者的卷煙消費信息收集網絡和分析體系，努力建設體現“品牌主導、工商協同、客我互動、消費體驗”的現代終端營銷網絡。

　　五、組織機構

　　(一)*X市煙草公司功能終端建設領導小組組長：

　　副組長：

　　成員：

　　(二)下設功能終端建設工作辦公室辦公室主任：

　　辦公室副主任：

　　辦公室成員：

　　聯系人：

　　各營銷部經理為具體實施第一責任人，協助功能終端建設工作辦公室積極開展此項工作。

　　(三)功能終端建設工作辦公室職責

　　1.負責功能終端建設規劃的宣傳動員。

　　2.負責功能終端建設各項機制的建立，明確相關部門、相關崗位在功能終端建設方案實施中的工作內容以及責任。

　　3.負責功能終端建設方案的推廣實施。

　　4.負責功能終端建設規劃中各項工作的執行落實。

　　六、主要工作

　　(一)制定功能終端布局規劃。

　　依據《現代卷煙零售功能終端建設指引》中指出的功能終端布局規則，制定《*X市煙草專賣局(公司)現代卷煙零售功能終端建設布局規劃方案》。終端布局規劃要保障功能終端建設工作的“三個統一”，即統一布局、統一規范、統一管理，積極引導市場有序發展，穩步推進全市功能終端建設工作進程。

　　(二)制定功能終端選擇標準。

　　依照《現代卷煙零售功能終端建設指引》中對功能終端選擇要求的共性和個性標準，制定《*X市煙草專賣局(公司)現代卷煙零售功能終端選擇辦法》，對*X市零售功能終端選擇標準、選擇流程進行明確。客戶經理要將功能終端的選擇標準、流程等信息告之零售客戶，做好前期的信息推廣，宣傳指導工作。

　　(三)對零售功能終端進行分類并制定相應服務標準。

　　因零售功能終端覆蓋了不同市場類型、零售業態、經營結構規模的零售客戶，為優化資源配置，發揮各功能終端個性化優勢，最大化功能終端價值，對不同零售功能終端進行細分歸納，并制定差異化的服務標準。

　　(四)功能終端培訓培訓人員以營銷管理處網建辦相關人員為主，先期培訓全市所有市場經理及客戶經理，采取集中培訓和走訪培訓相結合的方式;后期，功能終端經審批確認后，開展功能終端客戶全方位、分布驟、有計劃的培訓工作。培訓方式可視零售功能終端經營條件、人員綜合素質實行集中培訓、一對一培訓、實例對照、現場指導等多種形式。同時輔以形式多樣的激勵措施來不斷提升功能終端的經營能力和水平。

　　(五)功能終端建設功能終端的建設是一項系統的工作，具體包括終端建設步驟、終端形象設計、終端資源配置、終端功能發揮四大項內容。

　　1、終端建設步驟功能終端建設作為一項全新的工程，在建設進程中應循序漸進、選點試驗的開展。先期將在市區第一營銷部、第二營銷部選取第一批約100戶左右的功能終端作為試點，在實踐推行中不斷修訂完善相關建設標準、流程和管理辦法，并有序推廣。

　　2、終端形象設計。

　　終端形象設計是功能終端建設工作中的重要環節，將與專業人士共同設計統一明晰的終端形象，以提高功能終端形象價值，提升煙草行業的整體形象，同時建設服務品牌和宣傳企業文化。

　　3、終端資源配置以*X市煙草公司為主導，通過與各工業企業、零售功能終端協同，把功能終端的營銷資源科學合理地配置到具體品牌;把各工業企業的營銷資源配置到功能終端，實現營銷資源的合理配置。

　　4、終端功能發揮有效的利用功能終端資源，充分發揮功能終端價值是零售功能終端建設的最終目的。應按照國家局《現代卷煙零售功能終端建設指引》的相關內容，結合*X市實際，制定《*X市煙草專賣局(公司)現代卷煙零售功能終端全面發揮功能操作規程》，明確功能終端在品牌培育、宣傳促銷、信息采集和消費跟蹤四項功能的具體操作規范和運行流程。

　　(六)零售功能終端監督評價配套制定功能終端評價機制，圍繞功能終端在品牌培育、宣傳促銷、信息采集和消費跟蹤四大功能，展開公平合理的監督評價工作，通過功能終端評價，達到持續改善客戶服務、動態調整功能終端、全面提升功能發揮水平的目的。

　　1、監督評價時間功能終端監督評價原則上每年進行一次，部分重點功能終端、受到投訴的功能終端或出現問題正在整改的功能終端可視情況定期或不定期的進行監督評價。

　　2、評價指標對功能終端的評價指標應參照國家局《現代卷煙零售功能終端建設指引》，結合*X市實際情況，進一步豐富和完善有關評價標準，量化評價指標。評價指標主要從資源的利用程度和資源的利用效果兩個方面來設置。

　　3、監督評價人員客戶經理根據評價指標，對功能終端進行實地調查和評分;市場經理對評價結果進行抽查審核;功能終端建設工作小組成員隨機對抽查審核進行復核。

　　4、評價監督管理。

　　評價工作監督管理實行分級負責制。市局(公司)營銷中心負責對各營銷部評價過程和評價質量進行監督檢查;各營銷部負責組織實施評估工作，并對客戶經理的評價過程和評價質量進行監督檢查。

　　5、評價應用

　　(1)客戶服務改進通過功能終端發揮評價，針對功能發揮不足之處，適當適時加強管理和培訓，持續提升功能終端服務質量。

　　(2)功能終端調整通過評價結果，對功能終端整體功能發揮情況進行綜合判斷，對整體功能發揮不佳的，由營銷中心對其發出書面整改通知;如果該功能終端在下一評價周期的評價結果仍未能改善，則將其調整出功能終端范圍，并且在今后3個月時間內不得再參與功能終端的選擇。

　　(3)功能終端激勵為體現公平合理、積極主動的原則，對功能終端的評價也引入相應的激勵機制，對于配合度高，主動性強、評價分值高的功能終端，給予相應的獎勵，享受一定的重點品牌培育傾斜政策。

　　七、實施步驟(詳細時間見《*X市煙草專賣局(公司)

　　現代卷煙零售功能終端建設時序工作安排》)

　　第一階段：20**年1月1日―1月15日調研討論階段。認真學習卷煙零售功能終端建設的相關文件精神，對卷煙零售市場進行調研，開展課題討論，出臺相應的布局規劃、選擇標準和具體規劃。

　　第二階段：20**年1月15日―1月31日實施準備階段。制定功能終端培訓計劃和內容。出臺功能終端建設過程中的相關管理辦法和實施規程，設計統一的功能終端形象標識，宣傳功能終端建設的相關政策、信息，做好首批功能終端建設的實施準備工作。

　　第三階段：20**年2月1日―2月28日首批零售功能終端篩選建設階段。進行首批零售功能終端的初選、審核，建立零售功能終端檔案。與零售功能終端簽訂合作協議后開展全面的培訓指導，對零售功能終端進行分類后制定相應服務標準。進行軟硬件的配置建設。

　　第四階段：20**年3月1日―3月31日首批試點功能終端建設階段，對首批功能終端進行建設，包括整體形象設計、背地柜更換等，客戶經理根據不同試點功能終端給予一定的指導。

　　第五階段：20**年4月1日―5月31日綜合評估階段。對首批建設的功能終端進行全面的評估分析，總結經驗，按照統一要求健全完善零售功能終端建設的規范和流程，為后期的功能終端建設打好基礎。

　　第六階段：20**年日―6月31日總結經驗階段，對前期試點終端建設中產生的經驗進行全面總結整理，并形成文字材料，向相關部門發送。

　　第七階段：20**年7月1日―12月31日推廣實施階段。以首批功能終端為示范，以完善后的建設規程為指導，逐步開展后期的功能終端建設。

　　八、附則(一)本規劃適用于*X市煙草專賣局(公司)功能終端建設過程的初期階段，后期將適時進行調整或出臺新的規劃。

　　(二)方案中提出的相關管理辦法和實施規程將由營銷中心另行下發。

　　(三)本方案從發文日當天起執行。

篇2:卷煙廠接待工作制度

卷煙廠接待工作管理制度

　　第一條業務招待費、招待煙、廣告品的使用范圍：主要用于促進企業產品銷售工作，促進企業技術創新、技術改造工作，促進企業“兩個文明”建設。

　　第二條業務招待費的控制范圍：控制在企業遵循有關財務管理制度的計提辦法提取的范圍。企業堅持每半年一次向職代會報告業務招待費使用情況。招待煙、廣告品的有關使用情況實行民主監督，經財務、審計、監察等部門審核。

　　第三條業務招待費、招待煙、廣告品的管理部門：企業授權廠辦公室管理業務招待費、招待煙、廣告品的使用，制訂嚴格的審批管理制度，對業務招待費的使用進行必要的分析、監控。財務科、審計科、監察科至少每季一次對廠部及各部門業務招待費、招待煙、廣告品的使用進行審核。

第四條業務招待費的管理程序：

　　1、每年年末，由廠辦對本年業務招待費的使用進行詳細分析，根據各部門業務接待量的大小提出第二年業務招待費使用計劃，廠領導有關部門聽取匯報后對第二年業務招待費使用計劃進行審定。

　　2、廠辦根據廠領導審定結果，對各部門全年計劃進行指標劃分，并予以下發。

　　3、各部門對廠部下達計劃制訂內部嚴格的審批管理制度，并按來賓的人數及重要程度在廠部接待標準范圍內自行接待。

　　4、各部門應指定專人將每一筆接待業務進行詳細登記，以備領導審批及有關部門審核。在登記時須注明接待時間、接待對象、來賓人數、消費金額、消費酒店、消費項目、經辦人、審批部門領導。及時進行電腦錄入，向廠辦管理子系統提交。(見附表一)

　　5、各部門將上月消費清單電腦錄入完畢(在每月10日前必須完成上月消費結帳，逾期廠辦不予授理)，并按規定格式進行打印，由經辦人、部門一把手、分管廠領導簽字，在每月10日前統一匯總到廠辦指定接待員處審核登記，再由廠辦進行全月匯總打出規范的表格。經廠辦主任簽字后提交廠辦分管廠領導審批，再交還各部門在財務科報銷。

　　6、廠辦將每月各部門業務招待費使用情況在內部網上公布。

　　7、部門遇計劃指標已消費75%，但時間尚未到9個月時，需向廠辦、分管廠領導提交業務招待費使用分析報告，廠辦在內部網上予以預警;遇計劃指標已消費90%，但時間尚未到11個月時，由部門向廠辦、分管廠領導提交業務招待費使用情況報告并提出增補計劃指標。廠辦組織有關部門對該部門使用情況進行嚴格審核后，向廠長建議應增補的計劃數，廠長審批后予以增補計劃指標。廠辦對未經審批的超標準接待現象及超過包干額的部門予以全廠通報。

第五條部門業務招待費的控制標準：

　　1、一般安排在指定酒店(本廠金葉酒店及閩西賓館)消費。在指定酒店消費由廠辦開具簽單授權單(見附件二)，在部門包干定額內列支。

　　對以現金發票形式支付的消費，各部門應嚴格把關，并進行逐筆登記。

　　2、每批來賓原則上僅安排1-2次宴請，其余安排自助餐或工作餐(每人控制在20-30元)。宴請標準控制在每個來賓200元以內或總額1000元以內(含酒水、飲料)。一般來賓原則上不安排除用餐以外的消費，超標準接待的來賓事先須征得本部門分管廠領導同意，對一次性開支在3000元以上的消費另須經廠長或書記審批。

　　第六條招待煙、廣告品的領用管理：一般來賓予以安排每人10支裝紅七匹狼一條、白七匹狼或混合型七匹狼、薄荷型七匹狼一條、20元以下的廣告品雨傘一支或精品打火機一個、撲克牌一條(此標準由廠辦根據實際情況安排)。以上由經辦人、部門領導簽字、分管廠領導審批后在廠辦領用。特殊來賓由分管廠領導另行審批。一次性接待超過價值1000元以上的招待煙或500元以上的廣告品領用的，經分管廠領導審批后另經廠長或書記審批。(以上審批單見附件三，產品促銷、團體或會議接待按第七條辦理)。我廠控股多種經營各公司的招待煙領用由多經辦按年度提報年度計劃，經廠長審批后在每季第1個月10日前領用下季度招待煙，但各公司需建立內部臺帳以備有關部門審核(20**年度各公司招待煙包干定額見附件一)。各部門不得跨部門分管廠領導審批，遇本部門分管廠領導出差或不在家時，可向廠辦填寫借用單(見附件四)，如屬特殊來賓，由分管廠領導電話通知廠辦予以借用。

　　第七條產品促銷活動、團體及會議接待的管理：事先須由經辦部門領導擬定接待計劃，做好費用預算和招待煙、廣告品使用計劃，報廠辦、分管廠領導批準，重大促銷活動、重要團體、會議須另報廠長或書記批準。促銷活動、接待結束后須于5日內及時結帳、登記，對預算外開支須進行必要的說明報廠辦主任、分管廠領導備案。具體報銷程序參照第四條。

　　第八條駐外辦事處的接待管理：駐外辦事處的費用、招待煙、廣告品實行報帳制，對一次性接待超過5000元的消費須事先征得廠辦主任及廠長同意。由經辦人對每筆接待費進行逐筆登記，每月10日前將上月業務招待費匯總到廠辦管理員登記，經廠辦主任簽字后報廠長審批。駐云霄辦事處的業務接待費、樣品煙、廣告品實行包干，由廠辦及有關部門進行全年指標核定。登記、審批、報銷程序同上。

　　第九條銷售部門在外地的消費管理：1000元以下的接待須征得業務部經理同意，一次性消費1000元以上5000元以下的必須事先征得銷售副廠長同意，對一次性消費超過5000元的由分管銷售副廠長征得廠長同意。每筆接待應及時報給本部門負責接待管理人員進行登記。審批程序參照第四條執行。

第十條廠部接待范圍界定

　　(1)屬廠領導出面宴請接待的客人;

　　(2)廠領導指定由廠辦為主接待的來廠檢查、考察的團體、會議客人。

　　第十一條廠辦駕駛員協助接待客人在路途用餐的管理：凡屬廠部客人事先須征得廠辦主任或分管接待副主任同意方可報銷，凡屬部門接待客人又須在途中用餐時，發票由所屬部門予以報銷。

　　第十二條本制度系企業廉政制度建設的重要組成部份。各部門需如實申報有關接待對象、人數、消費項目，如據查有弄虛作假行為，將予以全廠通報。部門領導是否嚴格遵循本制度作為對中干考核的一項重要內容。

　　第十三條本制度經20**年元月14日廠務擴大會議討論通過，從二00二年二月一日起實施(20**年1月份各部門業務招待費使用計入本部門年度包干額)，凡以往與本制度相沖突的以本制度為準。廠辦根據企業生產經營實際進行及時修訂。

　　卷煙廠

　　二00二年元月三十一日

附件一：1、各部門業務招待費登記表

　　時間　　接待對象　　來賓人數　　消費酒店　　消費項目　　消費金額　　部門審批

　　20**0220　　省公司　　5人　　金葉酒店　　用餐　　180元　　某某副科長

　　20**0220　　省公司　　5人　　金葉歡樂園　　用餐　　1260元　　某某副科長　　金葉歡樂園

　　20**0220　　省公司　　5人　　金葉歡樂園　　娛樂　　400元　　某某副科長　　金葉歡樂園

　　(消費項目見全廠業務招待費匯總表)

　　經辦人：

　　部門領導：

　　分管廠領導：

　　廠辦主任：

　　廠辦管理員：

　　2、全廠業務招待費匯總表

　　部門　　用餐　　住宿　　娛樂　　旅游　　水果等　　香煙　　茶葉

　　土特產

　　技改

　　接待費

　　促銷費用

　　團體接待

　　管理員：

　　廠辦副主任：

　　廠辦主任：

　　分管領導：

　　3、20**年各部門業務招待費包干一覽表

　　部門

　　2000年12月-20**年11月實際消費

　　20**年度包干定額

　　部門

　　000年12月-20**年11月實際消費

　　20**年度包干定額

　　安保科　　34441　　3.5萬

　　煙葉科　　323231　　25萬

　　財務科　　130663　　13萬

　　市場部

　　銷售部門9月份合并后，在廠內列支約75萬元，原來在公司消費約100萬元。

　　銷售部門按全年200萬元，由紀副廠長控制，促銷費部份另行報批。

　　廠部　　2656755　　200萬

　　業務一部

　　多經部　　65426　　3萬

　　業務二部

　　復烤廠　　107559　　3萬

　　業務三部

　　廠工會　　19926　　2萬

　　業務四部

　　質管科　　59429　　5萬

　　業務五部

　　供應科　　60820　　4萬

　　專賣辦

　　技改辦　　427772　　21萬

　　駐京辦　　26804　　30萬

　　技術中心　　16728　　15萬

　　駐廈辦　　328267　　50萬

　　計量科　　37499　　3萬

　　駐榕辦　　400922　　40萬

　　紀檢監察　　11148　　1.5萬

　　駐云霄辦　　10萬

　　離退辦　　29998　　2.5萬

　　政工科　　94462　　7萬

　　企管辦　　60500　　4萬

　　審計科　　13255　　1.8萬

　　人勞科　　43099　　4萬

　　計算中心　　14976　　1.5萬

　　設備科　　90596　　8萬

　　總工辦　　2214　　0.5萬

　　生產科　　101054　　8萬

　　全廠總計　　750萬元　　650萬

　　注：技改辦20**年度接待費含外國技術人員在我國的安裝調試接待費用18萬元，20**年度該項費用列入廠部技改接待費。

　　4、我廠控股多種經營各公司

　　20**年每季度招待煙領用包干一覽表：

　　公司名稱

　　紅七匹狼(條)

　　三華彩印　　50

　　石獅富興　　50

　　廈門富華興　　50

　　紅狼彩印　　50

　　云霄貝森　　50

　　紅狼股份　　140

　　黃河信用社　　30

　　富福薄片廠　　15

　　駐廈辦　　50

　　駐京辦　　50

　　駐榕辦　　50

　　駐云霄辦　　50

附件二：指定酒店消費簽單授權單

　　____(酒店)：

　　因接待_______(單位)來賓__人(指來賓人數)，授權我廠___(部門)____(經辦人)在貴店消費____(項目：住宿，用餐)，憑此人在消費單上簽好大寫消費金額后，月底由我廠統一結帳。

　　卷煙廠辦公室

　　___年__月___日

　　附件三：

1、一般來賓招待煙、廣告品領用審批單

　　____(部門)因接待______(單位)來賓共___人(來賓人數)需領用廣告促銷品___份(每份10支裝紅七匹狼兩條、混合型七匹狼一條、撲克牌一條、雨傘一支、精品打火機一個)。

　　經辦人：

　　部門領導：

　　分管廠領導：*年*月*日

2、特殊來賓招待煙、廣告品領用審批單

　　___(部門)因接待___單位客人需領用：

　　_____(煙)___條、_____(煙)___條、

　　______(煙)___條;______(廣告品項目)______(數量)、______(廣告品項目)____(數量)_____(廣告品項目)_____(數量)___(廣告品項目)____(數量)。

　　經辦人：

　　部門領導：

　　分管廠領導：

　　廠長或書記：*年*月*日

3、招待煙、廣告品借用單：

　　廠辦：

　　因接待___單位客人___人需領用：一般來賓招待煙、廣告品___份，特殊來賓招待煙、廣告品如下：

　　_____(煙)___條、_____(煙)___條、

　　______(煙)___條;______(廣告品項目)______(數量)、______(廣告品項目)____(數量)_____(廣告品項目)_____(數量)___(廣告品項目)____(數量)。以上待部門分管廠領導在家時補辦手續。

　　經辦人：

　　部門領導：

　　廠辦主任：*年*月*日

篇3:卷煙廠公文處理辦法

　　龍巖卷煙廠公文處理辦法

第一章總則

　　第一條為進一步做好龍巖卷煙廠的公文處理工作，根據國家煙草專賣局印發的《機關公文處理辦法》(國煙辦[20**]256號)，結合我廠的實際，制定本辦法。

　　第二條龍巖卷煙廠公文(包括電報，下同)，是本廠在行政管理、組織生產經營過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

　　第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　　第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

　　第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

　　第六條龍巖卷煙廠各部門、多經各公司負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本單位(部門)公文處理工作的領導和檢查。

　　第七條龍巖卷煙廠辦公室是公文處理的管理機構，主管公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。

　　第八條各部門、多經各公司應當明確專人負責公文處理工作。

第二章公文種類

　　第九條龍巖卷煙廠的公文種類主要有：

　　(一)命令(令)

　　適用于依照有關法律和國務院的行政法規、決定、命令，發布經國家煙草專賣局或福建省人民政府審議并授權發布的規章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關單位及人員。

　　(二)決定

　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎勵有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

　　(三)公告

　　適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

　　(四)通告

　　適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

　　(五)通知

　　適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

　　(六)通報

　　適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　(七)議案

　　適用于按照法律程序或者受福建省人民政府委托向福建省人民代表大會或省人大常委會提請審議的事項。

　　(八)報告

　　適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

　　(九)請示

　　適用于向上級機關請求指示、批準。

　　(十)批復

　　適用于答復下級機關的請示事項。

　　(十一)意見

　　適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行;無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。

　　(十二)函

　　適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法定效力。“函的形式”是指公文格式中區別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應注意選擇使用與行文方向一致、與公文內容相符的文種。

　　(十三)會議紀要

　　適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　“命令”、“決定”和“通報”三個文種用于獎勵時，應當依據法律的規定和職權，根據獎勵的性質、種類、級別、公示范圍等具體情況，選擇使用相應的文種。

第三章公文格式

　　第十條公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送(報)機關、印發機關、印發日期、印刷份數和錄入、校對人等部分組成。龍巖卷煙廠發文包括“*龍巖卷煙廠委員會文件”、“龍巖卷煙廠文件”、“龍巖卷煙廠辦公室文件”。多經各公司可參照本文件格式，自行設計本單位的文頭。公文分為上行文、平行文和下行文三種格式。

　　(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。其中“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號;涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應當明確標法，否則按照《國家秘密保密期限的規定》(國家保密局1990年第2號令)第九條執行，即“凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。”

　　(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　(三)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱;單位之間聯合行文，主辦機關排列在前。與同級或相應的黨政機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。

　　(四)發文字號應當包括單位代字、年份、序號。單位之間聯合行文，只標明主辦單位的發文字號;與其他單位聯合行文原則上應使用排列在前單位的發文字號，也可以協商確定，但只能標注一個單位的發文字號。

　　凡以*龍巖卷煙廠委員會、龍巖卷煙廠名義的發文，均由辦公室統一編號。其編號辦法另行通知。

　　(五)上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

　　(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除了法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　(七)主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　(八)公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

　　(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。單位聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章;聯合下發的公文，發文單位都應當加蓋印章。

　　(十)成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

　　(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版記之上。

　　(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

　　(十三)抄送(報)機關指除主送機關外的需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　(十四)文字從左至右橫寫、橫排。

　　第十一條公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

　　第十二條公文用紙采用國際標準A4型(210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第四章行文規則

　　第十三條行文應當確有必要，注重效用。

　　第十四條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

　　第十五條龍巖卷煙廠可以與龍巖市人民政府各局(辦)，同級黨組織和軍隊機關，同級人民團體和具有行政職能的事業單位聯合行文，但除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向上述單位正式行文。

　　本廠內設機構除辦公室外不得對外正式行文，即：不得向本廠外的其他機關(包括本系統)制發政策性和規范性文件，與相應的其他機關進行工作聯系確需行文時，只能以函的形式行文。

　　第十六條聯合行文應當明確主辦單位。向下級機關的重要行文，應當同時抄報直接上級機關。

　　第十七條各職能部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自行文。如擅自行文，應當責令糾正或撤銷。

　　第十八條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送(報)形式，但不得抄送其下級機關。

　　“報告”不得夾帶請示事項。

　　第十九條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

　　第二十條受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄報機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

　　第二十一條在報刊上發布及張貼的行政規章和公告的事項，應當視為正式文件，依照執行，可不再發文。同時，由發文機關印制少量文本，供存檔備查。

第五章發文辦理

　　第二十二條發文辦理指制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

　　第二十三條草擬公文應當做到：

　　(一)符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。

　　(二)情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

　　(三)公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

　　(四)擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

　　(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　(六)結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　(七)應當使用國家法定計量單位。

　　(八)文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　(九)公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　第二十四條擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見并會簽后方可行文;如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建議性意見，并與有關部門會簽后報請廠領導協調或裁定。

　　第二十五條擬制公文，應根據《新聞報道和網絡發布信息管理規定》(國煙辦[20**]141號)，在發文稿紙首頁附注位置標明“此件可上網”或“此件不上網”字樣。

　　第二十六條公文送負責人簽發前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

　　第二十七條以本廠名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;以本廠名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者分管領導簽發。

　　第二十八條公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

　　經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

　　第二十九條凡以本廠及辦公室名義的發文，均由文印室統一安排打印。各部門、多經各公司的發文，原則上由本

　　部門或單位自行打字，由文印室協助排版印制。

第六章收文辦理

　　第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第三十一條凡收到符合本辦法規定的公文，均應由辦公室主任(副主任)在收文的當日批注擬辦意見，并送有關領導或部門。上級機關下發或交辦的公文，應送廠領導批示后辦理;緊急、重大、特殊事件的文件應直接報廠領導。

　　第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門或單位職權范圍或者不宜由本部門或單位辦理的，應當及時返回交辦的辦公室并說明理由。

　　第三十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請廠領導協調或裁定。

　　第三十四條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名、和審批日期，其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　　第三十五條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室文秘人員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　第三十六條機關各部門、多經各公司向廠領導請示報告事項(指書面文件)，應當由辦公室文秘人員呈送，各部門一般不直接送交廠領導。

第七章公文歸檔

　　第三十七條公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理(立卷)、歸檔。各部門、直屬單位應將本部門或單位當年形成的應當歸檔的文件材料收集齊全，于次年2月底以前連同文件目錄清單一并交檔案室整理(立卷)、歸檔。

　　個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第三十八條歸檔范圍的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

　　第三十九條聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理(立卷)歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。

　　本廠負責人兼任其他單位職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理(立卷)歸檔。

　　第四十條歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

　　第四十一條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章公文管理

　　第四十二條公文由辦公室統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第四十三條辦公室應當建立健全本機關公文處理的有關制度。

　　第四十四條上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，如需翻印(復印)轉發，須經廠領導或辦公室主任批準。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。密碼電報不得翻印、復制，不得密電明復、明電密電混用。

　　第四十五條公開發布行政機關公文，必須經發文機關批準。經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

　　第四十六條公文復印作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

　　第四十七條公文被撤銷，視作自始不產生效力;公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

　　第四十八條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，可以銷毀。

　　第四十九條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

　　第五十條機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。

　　工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第九章附則

　　第五十一條外事方面的公文，按照國家煙草專賣局和福建省人民政府外事辦的有關規定處理。

　　第五十二條公文處理中涉及電子文件管理問題，待國家煙草專賣局統一規定后，另行制定。

　　第五十三條本辦法由龍巖卷煙廠辦公室負責解釋。

　　第五十四條本辦法自發布之日起施行。原發布的《龍巖卷煙廠機關公文處理辦法》同時作廢。

　　附件：煙草行業公文格式標準