龍巖卷煙廠公文處理辦法

第一章總則

　　第一條為進一步做好龍巖卷煙廠的公文處理工作，根據國家煙草專賣局印發的《機關公文處理辦法》(國煙辦[20**]256號)，結合我廠的實際，制定本辦法。

　　第二條龍巖卷煙廠公文(包括電報，下同)，是本廠在行政管理、組織生產經營過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

　　第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　　第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

　　第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

　　第六條龍巖卷煙廠各部門、多經各公司負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本單位(部門)公文處理工作的領導和檢查。

　　第七條龍巖卷煙廠辦公室是公文處理的管理機構，主管公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。

　　第八條各部門、多經各公司應當明確專人負責公文處理工作。

第二章公文種類

　　第九條龍巖卷煙廠的公文種類主要有：

　　(一)命令(令)

　　適用于依照有關法律和國務院的行政法規、決定、命令，發布經國家煙草專賣局或福建省人民政府審議并授權發布的規章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關單位及人員。

　　(二)決定

　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎勵有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

　　(三)公告

　　適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

　　(四)通告

　　適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

　　(五)通知

　　適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

　　(六)通報

　　適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　(七)議案

　　適用于按照法律程序或者受福建省人民政府委托向福建省人民代表大會或省人大常委會提請審議的事項。

　　(八)報告

　　適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

　　(九)請示

　　適用于向上級機關請求指示、批準。

　　(十)批復

　　適用于答復下級機關的請示事項。

　　(十一)意見

　　適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行;無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。

　　(十二)函

　　適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法定效力。“函的形式”是指公文格式中區別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應注意選擇使用與行文方向一致、與公文內容相符的文種。

　　(十三)會議紀要

　　適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　“命令”、“決定”和“通報”三個文種用于獎勵時，應當依據法律的規定和職權，根據獎勵的性質、種類、級別、公示范圍等具體情況，選擇使用相應的文種。

第三章公文格式

　　第十條公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送(報)機關、印發機關、印發日期、印刷份數和錄入、校對人等部分組成。龍巖卷煙廠發文包括“*龍巖卷煙廠委員會文件”、“龍巖卷煙廠文件”、“龍巖卷煙廠辦公室文件”。多經各公司可參照本文件格式，自行設計本單位的文頭。公文分為上行文、平行文和下行文三種格式。

　　(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。其中“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號;涉及國家秘密的公文如有具體保密期限應當明確標法，否則按照《國家秘密保密期限的規定》(國家保密局1990年第2號令)第九條執行，即“凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。”

　　(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　(三)發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱;單位之間聯合行文，主辦機關排列在前。與同級或相應的黨政機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。

　　(四)發文字號應當包括單位代字、年份、序號。單位之間聯合行文，只標明主辦單位的發文字號;與其他單位聯合行文原則上應使用排列在前單位的發文字號，也可以協商確定，但只能標注一個單位的發文字號。

　　凡以*龍巖卷煙廠委員會、龍巖卷煙廠名義的發文，均由辦公室統一編號。其編號辦法另行通知。

　　(五)上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

　　(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除了法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　(七)主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　(八)公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

　　(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。單位聯合上報的公文，由主辦單位加蓋印章;聯合下發的公文，發文單位都應當加蓋印章。

　　(十)成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

　　(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版記之上。

　　(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

　　(十三)抄送(報)機關指除主送機關外的需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　(十四)文字從左至右橫寫、橫排。

　　第十一條公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

　　第十二條公文用紙采用國際標準A4型(210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第四章行文規則

　　第十三條行文應當確有必要，注重效用。

　　第十四條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

　　第十五條龍巖卷煙廠可以與龍巖市人民政府各局(辦)，同級黨組織和軍隊機關，同級人民團體和具有行政職能的事業單位聯合行文，但除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向上述單位正式行文。

　　本廠內設機構除辦公室外不得對外正式行文，即：不得向本廠外的其他機關(包括本系統)制發政策性和規范性文件，與相應的其他機關進行工作聯系確需行文時，只能以函的形式行文。

　　第十六條聯合行文應當明確主辦單位。向下級機關的重要行文，應當同時抄報直接上級機關。

　　第十七條各職能部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自行文。如擅自行文，應當責令糾正或撤銷。

　　第十八條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送(報)形式，但不得抄送其下級機關。

　　“報告”不得夾帶請示事項。

　　第十九條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

　　第二十條受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄報機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

　　第二十一條在報刊上發布及張貼的行政規章和公告的事項，應當視為正式文件，依照執行，可不再發文。同時，由發文機關印制少量文本，供存檔備查。

第五章發文辦理

　　第二十二條發文辦理指制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

　　第二十三條草擬公文應當做到：

　　(一)符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。

　　(二)情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

　　(三)公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

　　(四)擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

　　(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　(六)結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　(七)應當使用國家法定計量單位。

　　(八)文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　(九)公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　第二十四條擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見并會簽后方可行文;如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建議性意見，并與有關部門會簽后報請廠領導協調或裁定。

　　第二十五條擬制公文，應根據《新聞報道和網絡發布信息管理規定》(國煙辦[20**]141號)，在發文稿紙首頁附注位置標明“此件可上網”或“此件不上網”字樣。

　　第二十六條公文送負責人簽發前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

　　第二十七條以本廠名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;以本廠名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者分管領導簽發。

　　第二十八條公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

　　經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

　　第二十九條凡以本廠及辦公室名義的發文，均由文印室統一安排打印。各部門、多經各公司的發文，原則上由本

　　部門或單位自行打字，由文印室協助排版印制。

第六章收文辦理

　　第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第三十一條凡收到符合本辦法規定的公文，均應由辦公室主任(副主任)在收文的當日批注擬辦意見，并送有關領導或部門。上級機關下發或交辦的公文，應送廠領導批示后辦理;緊急、重大、特殊事件的文件應直接報廠領導。

　　第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門或單位職權范圍或者不宜由本部門或單位辦理的，應當及時返回交辦的辦公室并說明理由。

　　第三十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請廠領導協調或裁定。

　　第三十四條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名、和審批日期，其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　　第三十五條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室文秘人員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

　　第三十六條機關各部門、多經各公司向廠領導請示報告事項(指書面文件)，應當由辦公室文秘人員呈送，各部門一般不直接送交廠領導。

第七章公文歸檔

　　第三十七條公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理(立卷)、歸檔。各部門、直屬單位應將本部門或單位當年形成的應當歸檔的文件材料收集齊全，于次年2月底以前連同文件目錄清單一并交檔案室整理(立卷)、歸檔。

　　個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第三十八條歸檔范圍的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷)，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

　　第三十九條聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理(立卷)歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。

　　本廠負責人兼任其他單位職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理(立卷)歸檔。

　　第四十條歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

　　第四十一條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章公文管理

　　第四十二條公文由辦公室統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第四十三條辦公室應當建立健全本機關公文處理的有關制度。

　　第四十四條上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，如需翻印(復印)轉發，須經廠領導或辦公室主任批準。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。密碼電報不得翻印、復制，不得密電明復、明電密電混用。

　　第四十五條公開發布行政機關公文，必須經發文機關批準。經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

　　第四十六條公文復印作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

　　第四十七條公文被撤銷，視作自始不產生效力;公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

　　第四十八條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，可以銷毀。

　　第四十九條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

　　第五十條機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。

　　工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第九章附則

　　第五十一條外事方面的公文，按照國家煙草專賣局和福建省人民政府外事辦的有關規定處理。

　　第五十二條公文處理中涉及電子文件管理問題，待國家煙草專賣局統一規定后，另行制定。

　　第五十三條本辦法由龍巖卷煙廠辦公室負責解釋。

　　第五十四條本辦法自發布之日起施行。原發布的《龍巖卷煙廠機關公文處理辦法》同時作廢。

　　附件：煙草行業公文格式標準

篇2:電子公文處理軟件推廣使用工作方案

為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質量，轉變機關工作作風，提高行政效率，自治區地方稅務局從*年開始大力推廣使用中國計算機軟件與技術服務總公司和國家稅務總局聯合研制的電子公文處理軟件，即《公文處理系統》(officialdocumentsprocesssystem)軟件(以下簡稱oa軟件)，使全區地稅系統的辦公自動化建設步伐邁向新的臺階。但是,到目前為止，各級地稅機關在推廣使用oa軟件的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使oa軟件未能充分發揮應有的作用，亟待解決。

一、oa軟件推廣使用過程中存在的問題

oa軟件在推廣使用過程中遇到的問題分為兩個方面，一方面是oa軟件本身存在的問題;另一方面是使用oa軟件的外部環境存在的問題。

(一)oa軟件本身存在的問題

1.oa軟件兼容性較差。隨著oa軟件的推廣使用，目前oa軟件已成為地稅系統內部縱向發送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質量。但是，由于oa軟件開發時間比較早，目前在用的oa軟件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個版本的oa軟件能夠正確識別并處理的電子文檔只有擴展名為doc的word文檔、擴展名為txt的文本文檔和擴展名為bmp的位圖文檔，而對外來的其他格式的電子文檔的兼容性較差，表現為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府oa(即辦公自動化)系統開始啟用的電子公文的格式為不可修改的pdf文檔，oa軟件不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟件經過多個步驟的轉換后才能逐頁拷入oa軟件進行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質公文無異，甚至比手工處理紙質公文還慢，而且轉換的效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。就連國人使用比較多的有名的國產文字處理軟件--金山軟件編輯的wps文檔，oa軟件也不能直接拷入并正確識別。二是接收外來電子公文后改變原公文的面貌。根據《廣西壯族自治區國家行政機關電子公文處理暫行辦法》(以下簡稱《電子公文處理辦法》，*年12月9日印發)第十一條規定：“電子公文的顯現格式和還原成紙質公文的格式，應當符合《國家行政機關公文處理辦法》、……的要求。”《國家行政機關公文公格式》明確規定，國家行政機關的公文從發文標識到版記要區分不同的部位使用不同型號的黑體、小標宋體、仿宋體、楷體等字體，但是，oa軟件在接收自治區政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規定的其它字體。

根據國家信息化發展戰略和我國電子政務建設的總體目標，以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的工作聯系應該最大限度地利用信息技術通過網絡來完成。隨著信息技術的發展和辦公自動化技術在各行各業的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術將不斷增多，各級各部門根據自身的工作特點和要求可以選擇不同的軟件、技術制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯系涉及到的電子公文的格式和種類將進一步增加，例如企業辦理申請享受稅收優惠待遇手續時附送的財務會計資料、產品技術說明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。由此可見，oa軟件的兼容性問題已成為其進一步擴大和深入推廣應用的最大障礙。

2.輔助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公局域網的建立和擴大，地稅部門內部的很多與辦文事務息息相關的工作如及時通訊聯絡、資料傳遞等都可以通過網絡來完成，但oa軟件只能處理正式的公文、發布正式的通告，缺乏必要的輔助功能，影響辦文速度和質量。為了解決這一問題，一些市地稅局就在辦公局域網內加裝諸如騰迅通等這方面的軟件來彌補oa軟件的不足，但使用時與oa軟件脫節，仍不夠方便及時。

3.oa軟件缺少自我完善機制。計算機軟件的特點和開發目的決定了任何計算機應用軟件既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開發、應用過程中根據使用環境的變化和用戶的需求不斷更新完善。這就要求應用軟件的開發商要有了解使用環境變化和用戶需求變化的渠道，要么通過應用軟件本身自動收集反饋使用過程中的有關資料，要么通過使用軟件的人群反饋訴求，以便及時了解有關情況，并加以修改補充完善。而oa軟件恰恰缺少這種及時了解使用情況并加以解決的機制，這一點，從oa軟件的4.0.1版于*年定型投入使用至今多年，雖然早就發現有許多不足之處，但至今也沒有得到改進和提高，就可以得到證明。這是軟件開發商售后跟蹤服務不到位造成的。

此外，oa軟件還會出現一些不知緣由的錯誤，例如，有時收文方接收到的文件與發文方發出的文件不一致，主要是附件收不到;有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附件，而簽發人簽發的文稿少一兩個表格附件;有時發文方遠程封發文件后，通過查詢功能查詢發文情況顯示已送達，但一直未見收文方接收等等。

(二)oa軟件應用環境存在的問題

1.oa軟件的法律地位問題。由于國家還沒有制定統一的電子公文處理辦法的法規，根據自治區人民政府辦公廳印發的《電子公文處理辦法》第七條規定：“通過認定的電子公文處理系統生成、存儲及傳輸的電子公文，與相同內容的紙質公文具有同等效力。”第二十四條規定：“各級國家行政機關建設的電子公文處理系統，經自治區有關部門組成的專家審核組審核，并經自治區人民政府批準認定后，方具法定效力”。目前oa軟件還沒有通過自治區有關部門的審核認定，因此，oa軟件制發的電子公文，根據《全國稅務機關公文處理實施辦法》(國稅法〔*〕132號)的規定，在稅務系統內部具有行政效力，可以作為本系統、本機關內部處理公務的依據。但是，對系統外是沒有法律效力的。

2.對oa軟件的認識比較片面、膚淺。很多領導和干部職工都簡單地把oa軟件看作是將在紙質上起草、審核、簽發公文的過程改為在電腦上完成的一種補助工具，對oa軟件在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產生的深遠影響的認識不深，沒有根據信息化、網絡化的特點去改進、創新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習慣于分人分步進行，不會利用網絡實時協同進行;只習慣于發現、處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質公文，而不善于發現、處理辦公桌上看不見而是在電腦的oa軟件里急著等待處理的電子公文，常常造成超時辦理公文。

3.推廣應用工作發展不平衡。電子信息網絡系統高效、便捷作用的發揮要求有通達的網絡、運轉正常的設備和熟練的操作人員。但是，目前整個廣西地稅系統在網絡覆蓋面、設備的數量和質量以及工作人員操作技能水平方面存在發展不平衡的情況，特別是同一個市內的縣與縣之間和縣內的單位與單位之間的發展不平衡對oa軟件的推廣應用影響最大;在工作人員操作計算機技能水平方面，各地的差別也比較大，由于工作人員操作技術水平差，人為造成網絡末端的梗滯、降低了整個網絡的運行速度的情況也時有發生。這種發展不平衡對0軟件的不利影響很容易被忽視，一時間也很難消除，應引起高度重視。以百色市地稅系統為例，根據*年底統計，百色市城區和縣城以外的鄉鎮地稅機構(分局或稅所)共有48個，已聯網運行oa軟件的23個，還有25個因常住工作人員少而未聯網運行oa軟件，占鄉鎮地稅機構總個數的52.06%，造成這些人員不能及時閱讀了解電子公文，成為oa軟件應用的盲點。

4.公文安全隱患大。oa軟件的公文安全隱患主要來自兩方面。一是計算機病毒。由于干部職工計算機信息安全意識差，不按規定認真防范計算機病毒，使得計算機病毒經常破壞服務器和工作站的計算機操作系統及其應用軟件，不但降低了辦文的速度和效率，還嚴重威脅了oa軟件里面的公文的安全。二是操作不規范，主要是不按規定備份數據，如某縣地稅局*年9月公文處理服務器操作系統發生嚴重故障后不得不重新安裝操作系統，但由于事前沒有按規定定期備份數據，至使服務器重裝操作系統后某一時段的電子公文的數據資料無法恢復。

5.管理制度不健全。*年9月區局印發了《廣西壯族自治區地方稅務局計算機公文處理規則(暫行)》，對計算機公文處理工作做了一些比較原則性的規定，但是，還缺乏剛性的具體的對利用計算機處理公文結果的績效考評制度和責任追究制度，導致一些計算機處理公文的工作制度執行不到位。例如，為保障公文處理網絡的安全而采取的內部辦公網與外部互聯網物理隔離后，許多工作人員在公文網上階段性地處理完電子公文后就轉到外部互聯網，不按規定時間和次數轉回內部辦公網查收、處理電子公文，經常出現超時辦文。

6.濫用oa軟件發送公文。公文是具有法定效力和規范體式的公務文書，公文具嚴密的程式性、撰擬的專任性和嚴格的時間性等特點，因此制發公文應當嚴謹，《全國稅務機關公文處理實施辦法》(國稅發〔*〕132號)第四十四條規定：“行文應當確有必要，注重效用。對于可發可不發的公文，即無實質內容、無具體措施、無針對性、無指導性、缺乏可操作性的公文，堅決不發。對必須印發的公文嚴格控制發文數量與發文范圍，杜絕亂發濫送，避免重復行文。”第一一六條規定：“各級稅務機關應當通過稅務系統內部建立的公文處理計算機應用系統，按照本實施辦法和有關規定進行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。《自治區地方稅務局辦公室關于明確公文處理有關問題的通知》(桂地稅辦發〔*〕118號)規定：“轉發公文確無具體要求和實際性貫徹意見的，承辦單位在收文承辦環節提出直接轉發意見，報局領導批示，如局領導同意直接轉發，則原文直接轉發(在公文處理系統中采取遠程轉發方式)，不再另行擬文轉發。”可見，利用oa軟件制發公文也應當遵循嚴謹的原則。而目前的情況是，由于oa軟件方便、快捷的特點加上公文的嚴肅性，使得很多工作人員產生了依賴性，把一些無需以公文形式傳遞的事務性電子文檔也被當作電子公文用oa軟件制發。這助長了文山會海和文牘主義，既增加了領導、文秘人員及其它工作人員閱處毫無實際意義的公文的數量，降低工作效率，又占用公文處理服務器的存儲容量，浪費設備資源。另外，使用oa軟件處理機密文件也是不妥當的。

二、解決存在問題的對策分析

(一)解決oa軟件自身存在問題的設想

oa軟件兼容性差的問題，已經成為制約各級地稅部門與政府專網之間快速傳遞、處理電子公文的嚴重問題，必須引起高度重視，應盡快加以解決，方法有兩種。

一種方法是完全摒棄oa軟件，重新開發基于政府電子公文處理規范的電子公文處理軟件投入使用。但是，這會遇到很多問題，首先是需要投入大量的研發資金。其次是開發、試用時間較長。第三是應用培訓工作量大。第四是政府電子公文處理規范也只是一個大致的原則性要求，并沒有具體明確的標準，而且這些規范還會隨著社會政治經濟形式和信息科技的發展而變化，即便重新開發新的電子公文處理軟件也不能保證始終完全適應政府電子公文處理規范。第五是oa軟件在全區各級地稅部門推廣使用，長的已有6年，短的也有了3了，經過其處理并保存下來的公文也是一個不小的數目，以百色市地稅局為例，從*年底至今，經過oa軟件處理并保存下來的公文，收文部分有12053份，發文部分有3047份，如果重新開發應用新的電子公文處理軟件，如何銜接、兼容此前用oa軟件處理過并保存下來的大量的電子公文也是一個必須解決的難題。

另一種方法就是改造升級oa軟件，這即可節約資金投入，又可保證oa軟件處理電子公文方式方法的前后連貫性，而且工作人員使用舊版oa軟件的時間較長，比較了解oa軟件的特點和操作要領，學習使用新版oa軟件自然更容易接受，避免全部從頭開始學習培訓，縮短開發試用的時間和學習使用的磨合時間，提高效率，這是比較可行的辦法。因此，建議區局向國家稅務總局反映，請求國家稅務總局和軟件開發商盡快改造升級oa軟件。區局也可以組織技術力量，結合廣西實際情況改造升級oa軟件。

改造升級oa軟件應注意解決以下幾個問題：首先，是擴大oa軟件的兼容范圍，實現與政府專網的高效對接。其次，是整合系統功能，如把通告欄的功能直接并入公文處理模塊，使新的通告和新文件一樣，只要登錄公文處理模塊就會自動顯示或提示。第三，是要增加輔助功能。如，顯示所有在線人員的功能，點對點、點對群組的實時通訊功能，普通電子文檔的傳遞功能等等，以方便地稅部門內部工作人員之間的各種工作聯系。第四，要根據《電子公文處理辦法》結合實際工作需要增加和完善人性化的功能：增加服務器端oa軟件定時自動備份數據的功能，每天定時自動備份兩次，并定期存檔，建立遠程的災難備份中心統一保管備份的數據，確保文件資料的安全;增加工作站端oa軟件自動記錄、保存登錄oa軟件的時間、次數的功能，以便開展績效考評和責任追究;增加計算機開機時oa軟件自動運行登錄的功能，減少因疏忽而忘記登錄oa軟件閱處文件的現象發生;改進信箱欄目新文件到達的提醒功能和已閱文件的標識功能。這些功能都是很有必要的，如，目前使用的o軟件的信箱欄目有新文件到達時只在軟件屏幕下方狀態欄左側有面一小小的紅旗豎起，既不起眼，又悄無聲息，很難以引起使用者的注意。對尚未閱讀過的文件，文件信息列表左端的已閱欄為空，若是已閱讀過的文件，已閱欄則標有“√”，這在個人信箱還容易辨認文件是否已閱處，但在部門信箱，只要同部門有人閱讀過的文件，不管自己是否已閱讀，都會在已閱欄上標有“√”，這樣有時候等待閱處的文件多了，部門信箱的管理人員就會分不清哪些文件已閱讀，哪些文件未閱讀。這些都是容易造成文件超時辦理的原因，應當使用既醒目又悅耳方法的提醒有新文件到達，使用實名標識已閱的文件。通過增加和完善o軟件的功能，充分利用機器設備和應用軟件的機械性能彌補人類健忘的缺點，減少人為造成的失誤，確保能夠按時辦理公文。

社會政治經濟在不斷發展變化，電子計算機及其信息技術的發展更是日新月異，造成了電子公文處理軟件的應用環境和用戶的需求也在不斷發展變化之中。因此，無論是重新開發新的電子公文處理軟件還是改造升級o軟件，都必須建立有效的軟件應用情況跟蹤服務體系，及時發現并解決軟件應用過程中遇到的問題，不斷改進和提高軟件的性能，以滿足實際工作的需要。

(二)改善oa軟件應用環境的建議

1.盡快解決oa軟件的法律地位問題。隨著我國電子政務的發展，地稅部門與其它政府部門和社會組織的電子公文往來日益頻繁，以沒有合法身份的軟件接收外來的電子公文和制作電子公文對外傳輸都是不合法的，應當按照《電子公文處理辦法》規定盡快為oa軟件申辦合法的身份。

2.提高思想認識，更新觀念。信息化是當今世界發展的大趨勢,是推動經濟社會變革的重要力量。地稅部門推廣使用oa軟件處理電子公文，是地稅部門信息化建設的重要步驟，是地稅部門實現與政府其它部門間的信息共建共享的前提和基礎，是地稅部門建設電子政務的具體表現。因此，必須從國家信息化發展戰略的高度來看待地稅部門推廣使用oa軟件，從我國電子政務建設的總體目標和要求來解決地稅部門推廣使用oa軟件存在的各種問題，用信息化、網絡化的理念對地稅部門公文處理工作進行組織結構的重組和業務流程的再造，以適應我國電子政務發展形勢的需要。

3.切實防范計算機病毒。計算機病毒是oa軟件和辦公網絡安全的最大的威脅者，而且這種威脅是長期存在的，因此，防范計算機病毒的任務是長期的也是非常艱巨的，防范措施主要包括：一是嚴格執行內、外網物理隔離措施，不允許擅自變換內、外網的接口，筆記本電腦在內、外網上交替使用;二是及時升級計算機上的殺毒軟件，經常查殺計算機內的病毒;三是使用外來存儲介質如光盤、優盤前需經嚴格病毒查殺。

4.加大資金投入力度，改善使用oa軟件的硬件環境。當今世界，信息科技飛速發展，日新月異，技術和設備的更新換代都很快，為了適應信息化發展形勢的需要，必須加大投入，增添設備，擴大網絡的覆蓋面，爭取做到工作人員人手一臺計算機，消滅網絡死角。適時更新落后設備，消除設備形成的網絡瓶頸，提高網絡運行的速度和運行質量。

5、加強學習培訓。要全面加強學習培訓計算機及其網絡的基本知識和操作技能。要有針對性地加強學習培訓oa軟件的操作技能，開發oa軟件應用教程多媒體軟件，增強學習培訓的感性認識，分崗位進行專題學習培訓，引入oa軟件上崗操作許可證的管理制度，確保學習培訓效果，以消除人為造成的網絡阻滯現象，切實提高辦文速度和質量。

6、進一步完善目標管理制度和責任追究制度，加大督促檢查力度。要修訂、完善、統一全區地稅系統的計算機公文處理規則，嚴格規范使用oa軟件的對象和范圍，要建立健全針對計算機處理公文工作的績效考評制度和責任追究制度，定期按制度進行督促檢查，發現問題及時糾正并追究有關人員責任，確保oa軟件充分發揮作用，進一步提高地稅系統的行政效率。

篇3:黨政機關公文處理工作條例（全文）

第一章總則

第一條為了適應中國共產黨機關和國家行政機關(以下簡稱黨政機關)工作需要，推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化，制定本條例。

第二條本條例適用于各級黨政機關公文處理工作。

第三條黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第四條公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第五條公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條各級黨政機關應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。

第七條各級黨政機關辦公廳(室)主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。

第二章公文種類

第八條公文種類主要有：

(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

(二)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

(三)命令(令)。適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

(五)公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

(六)通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(八)通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

(十)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

(十一)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

(十二)批復。適用于答復下級機關請示事項。

(十三)議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

(十四)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

(十五)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章公文格式

第九條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

(一)份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。

(二)密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

(三)緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)發文機關標志。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

(五)發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。

(六)簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。

(七)標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。

(八)主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

(九)正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。

(十一)發文機關署名。署發文機關全稱或者規范化簡稱。

(十二)成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。

(十三)印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

(十四)附注。公文印發傳達范圍等需要說明的事項。

(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

(十六)抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

(十七)印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。

(十八)頁碼。公文頁數順序號。

第十條公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

第十一條公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當地通用的少數民族文字。

第十二條公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。

第四章行文規則

第十三條行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十四條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

第十五條向上級機關行文，應當遵循以下規則：

(一)原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

(二)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權;屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。

(三)下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

(四)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

(五)除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

(六)受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

第十六條向下級機關行文，應當遵循以下規則：

(一)主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

(二)黨委、政府的辦公廳(室)根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。

(三)黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

(四)涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

(五)上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

第十七條同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。

黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。

部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。

第五章公文擬制

第十八條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。

第十九條公文起草應當做到：

(一)符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。

(二)一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

(三)內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。

(四)文種正確，格式規范。

(五)深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

(六)公文涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區或者部門意見，力求達成一致。

(七)機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

第二十條公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳(室)進行審核。審核的重點是：

(一)行文理由是否充分，行文依據是否準確。

(二)內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規;是否完整準確體現發文機關意圖;是否同現行有關公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實可行。

(三)涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。

(四)文種是否正確，格式是否規范;人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確;文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。

(五)其他內容是否符合公文起草的有關要求。

需要發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳(室)進行初核。

第二十一條經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由;符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

第二十二條公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。黨委、政府的辦公廳(室)根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。

第六章公文辦理

第二十三條公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。

第二十四條收文辦理主要程序是：

(一)簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

(二)登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

(三)初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

(四)承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理;需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

(五)傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

(六)催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

(七)答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

第二十五條發文辦理主要程序是：

(一)復核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核;需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

(二)登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

(三)印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

(四)核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。

第二十六條涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

第二十七條需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

第七章公文管理

第二十八條各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度，確保管理嚴格規范，充分發揮公文效用。

第二十九條黨政機關公文由文秘部門或者專人統一管理。設立黨委(黨組)的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

第三十條公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。

第三十一條公文的印發傳達范圍應當按照發文機關的要求執行;需要變更的，應當經發文機關批準。

涉密公文公開發布前應當履行解密程序。公開發布的時間、形式和渠道，由發文機關確定。

經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

第三十二條復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。

復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

第三十三條公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效;公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十四條涉密公文應當按照發文機關的要求和有關規定進行清退或者銷毀。

第三十五條不具備歸檔和保存價值的公文，經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十六條機關合并時，全部公文應當隨之合并管理;機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有關規定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第三十七條新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳(室)提出發文立戶申請。經審查符合條件的，列為發文單位，機關合并或者撤銷時，相應進行調整。

第八章附則

第三十八條黨政機關公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

第三十九條法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，依照外事主管部門的有關規定處理。

第四十條其他機關和單位的公文處理工作，可以參照本條例執行。

第四十一條本條例由*中央辦公廳、國務院辦公廳負責解釋。

第四十二條本條例自20**年7月1日起施行。1996年5月3日*中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和20**年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執行。