檔案員崗位職責

　　一、認真學習宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規則》、《四川省機關檔案工作業務建設規范》、《四川省機關檔案工作規范化管理標準》、國家檔案局8號令及有關法規文件，鉆研業務知識，提高業務水平。

　　二、負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

　　三、搞好檔案的保管、利用、統計和匯編工作，熟悉保管檔案的內容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

　　四、嚴格執行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。

　　五、配合有關部門進行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

　　六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進行一次全面檢查，發現問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責

　　一、認真學習貫徹、執行《檔案法》和《〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規章制度。

　　二、執行保密法規，杜絕檔案泄密事件發生。

　　三、負責收集、整理本科室業務工作中形成的各類文件材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接手續。

　　四、認真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

　　五、協助專職檔案員做好利用工作，充分發揮檔案的作用。

文件歸檔制度

　　一、歸檔范圍：本單位從事政治、經濟、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

　　二、歸檔時間：

　　1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔;

　　2、會計文件材料在會計年度終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進檔案室;

　　3、照片(底片)、錄音、錄像材料在拍攝(制作)完畢后一個月內向檔案人員移交歸檔;

　　4、其它門類和載體的文件材料，也應于完成工作后一個月內向檔案人員移交或按檔案部門有關規定辦理。

　　三、歸檔要求：

　　1、應歸檔的文件材料應為已結束的工作(或項目)的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整;

　　2、歸檔文件材料應保持它們之間的歷史聯系，按照檔案管理的規范分類、填寫各類目錄。

微機管理制度

　　一、微機工作人員，要努力學習微機知識，熟悉各科室微機填制業務，為檔案的查詢、利用創造有利條件。

　　二、自覺遵守單位各項規章制度，嚴格按照機器的操作程序進行，用完機器后，應檢查電源、設備是否關好。

　　三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機人員，在上機前，應征得微機管理人員的同意方可上機，在使用中應愛護設備。

　　四、未經微機管理人員同意不準私自將微機里的數據拷貝出來，不得將任何軟件安裝進機器中使用。

　　五、損壞微機室內的公共財物，應酌情賠償。

　　六、努力完成單位領導下達的各項任務，積極指導、幫助本單位各科室檔案材料運用微機管理工作。

　　七、自覺維護和保持室內衛生，不準吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

　　一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

　　二、收集文件材料(含電子文檔)必須齊全完整，做到分門別類存放。

　　三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規律，保持它們之間的有機聯系，區分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質量符合業務規范要求。

　　四、歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和復寫紙。

檔案保管制度

　　一、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。

　　二、檔案保管應采用專用柜架，檔案庫房應當堅固可靠、清潔通風，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害害氣體等設施。

　　三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發現問題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。

　　四、檔案如有破損或字跡模糊，應及時修補或復制。

　　五、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理移交，移交檔案時，雙方應根據移交目錄清點核實，并履行簽字手續。

檔案保密制度

　　一、認真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案秘密的安全。

　　二、檔案室保管的涉密檔案，要根據國家規定確定保密項目和密級，不得擅自擴大使用和接觸的人員范圍。

　　三、檔案室是機要部門，無關人員未經許可不得入內。任何人不得擅自翻印、復制、摘抄和向外傳播檔案內容。經批準翻印、復制的保密材料要按正式文件進行登記和清退。

　　四、檔案移交、接收和查(借)閱必須辦理登記手續，歸還時要清點注銷。

　　五、需銷毀的檔案材料，應造具清冊，寫出銷毀報告，經鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及時銷毀，不得隨意丟棄。

檔案查、借閱制度

　　一、本單位職工利用檔案，須經辦公室主任同意后方可查(借)閱;外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經分管領導同意后方可查(借)閱。

　　二、利用者必須愛護檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。

　　三、利用者必須嚴格遵守保密制度，只能查閱相關內容，不得隨意傳播和擴散檔案內容。

　　四、利用者需摘抄(復制)檔案內容，須經檔案管理人員同意，所摘抄(復制)的內容經檔案人員校對并加蓋我辦公章后方為有效。

　　五、利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續后，可以借出檔案室。

　　六、借閱期限不超過一周，確需延期者，經辦公室主任同意并另行辦理借閱手續。

　　七、利用檔案須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登記簿。

檔案統計制度

　　一、檔案統計工作是檔案基礎工作的重要組成部分，檔案工作必須加強政治責任心，認真做好此項工作。

　　二、對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統計注冊。

　　三、對當年形成的歸檔案卷(包括接受、移交)和檔案借閱、鑒定情況應隨時登記。

　　四、每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料(包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規章制度)統計一次。

　　五、檔案資料的查閱、供閱情況，每年統計兩次(六月和十二月)。

　　六、每年十二月前，填寫《檔案工作統計年報表》一式兩份，一份上報上級機關，一份存檔。

檔案鑒定銷毀制度

　　一、檔案室要根據國家檔案局關于檔案保管期限的規定、原則、標準，結合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷毀。

　　二、檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領導小組負責，鑒定工作結束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負責人簽字，經批準后方可銷毀。并及時向主管檔案工作的領導寫檔案鑒定報告和說明。

　　三、實行定期鑒定，力求準確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應保存1―2年后確認無保存價值，方可銷毀。

　　四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人(二人)以上監銷。

業務書刊（資料）管理制度

　　一、本單位內各類業務書刊(資料)的保管工作，由檔案人員負責收集管理。

　　二、凡各科室需訂購的業務書刊，應由單位領導審批后方可征訂或購買，并送檔案室統一管理。

　　三、凡借閱業務書刊(資料)，必須按期歸還。需繼續使用的應補辦手續。

　　四、借閱書刊須辦理借閱手續，愛護書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

　　一、檔案分管領導必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

　　二、按照《檔案法》的有關規定，對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據為己有。

　　三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設備的開箱等工作并有紀錄。

　　四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務同時提出文件材料形式情況;工作結束同時驗收檔案材料的完整、準確、歸檔情況。

　　五、對外出人員獲得的各類文件和引進設備、技術的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關驗收。

篇2:安全生產文件檔案管理制度

一、目的

為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

三、職責

1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。

2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；

3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

四、內容

1、文件資料的收集

安全生產文件檔案內容如下：

（1）國家有關安全生產法律法規、標準規范及其它要求；

（2）上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；

（3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

（4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

（6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

（7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

（8）食品安全、職業衛生評價報告等；

2、立卷歸檔

（1）、文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

（2）、應根據文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

（3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；

（4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；

（5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷；

3、檔案保管

（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

4、檔案借閱

（1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續；

（2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

（3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；

5、檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

五、相關記錄

《文件檔案清單》

六、本制度由安保部制定并負解釋，自發布之日起實施。

篇3:檔案管理制度

檔案保管制度

第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密,任何人不得擅自進入檔案室,以保證維護檔案的完整性和安全性。

第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續托管業務能順利開展。

第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。

第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

檔案室管理實施細則

一、必須設有專門庫房或專柜對各類檔案進行保管。

二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。

四、庫房內除密集架、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無關的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風、防塵要求。

五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設備，并定期保養，使庫房環境處于良好狀態。溫度基本保持在14-24℃，相對濕度40%-60%之間的規定要求。

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發有污染腐蝕氣體的場所。

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內的檔案進行核對，做到帳物相符。

八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得丟失。

檔案借（查）閱管理實施細則

為維護檔案的完整與安全性，更好地為后期各項工作服務，特制訂本細則。

一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經過相關審批流程后方可借閱。

四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經科長簽字批準，方可查閱。

五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批準。

六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。

八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。

對歸檔文件的基本要求

第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。

第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規范要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。

第三條歸檔文件應為原件。

第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統的不能通過鑒定、驗收。

第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續