****醫(yī)院檔案管理制度

一、歸檔范圍

1、醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等相關(guān)法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。

2、重要的會(huì)議紀(jì)要，醫(yī)院的管理委員會(huì)、各委員會(huì)的討論決議。

3、醫(yī)院與上級(jí)單位的交流文件，包括向上級(jí)單位的遞交材料以及上級(jí)單位的批復(fù)文件。

4、醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔助人員的任免決議、獎(jiǎng)勵(lì)以及相關(guān)的處分文件。

5、醫(yī)院的年終總結(jié)、各類重要會(huì)議的報(bào)告性文件。

6、醫(yī)院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數(shù)據(jù)。

7、醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)。

8、醫(yī)院各項(xiàng)論文雜志、學(xué)術(shù)、科教資料。

9、醫(yī)院的各項(xiàng)材料，包括但不限于醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證、稅務(wù)登記證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照。

10、醫(yī)院的患者病歷、手術(shù)記錄、會(huì)診記錄等相關(guān)醫(yī)療類記錄。

二、歸檔時(shí)間

1、各科室于每個(gè)星期對(duì)檔案進(jìn)行分類、總結(jié)、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。

2、每月最后一日為檔案總結(jié)歸類時(shí)間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。

3、1月為總歸檔時(shí)間，各檔案管理人員需要對(duì)全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報(bào)告。

三、歸檔條件

1、歸檔材料如無(wú)其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應(yīng)統(tǒng)一歸檔名稱)

2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無(wú)污染，書(shū)寫(xiě)規(guī)范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關(guān)的內(nèi)容。

3、合同、協(xié)議類文件應(yīng)符合醫(yī)院關(guān)于合同、協(xié)議的簽訂標(biāo)準(zhǔn)，需要加蓋公章的

原件，如合同內(nèi)容有修改，應(yīng)注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。

3.1、醫(yī)院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫(yī)療材料、機(jī)器設(shè)備(產(chǎn)品)采購(gòu)(銷(xiāo)售)業(yè)務(wù)，均須以書(shū)面形式簽訂合同：;

3.2、合同承辦部門(mén)對(duì)經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。

⑴所經(jīng)辦合同必須先經(jīng)由法務(wù)部門(mén)審核，并經(jīng)院長(zhǎng)簽字確認(rèn)方可簽約;

⑵依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范本本。

3.3、合同的保管：

⑴各類合同，醫(yī)院至少保留兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負(fù)責(zé)人一份，如科室需額外保留原件，應(yīng)在合同簽訂時(shí)明確規(guī)定份數(shù)(此項(xiàng)不包含勞動(dòng)合同)。

⑵合同的實(shí)施進(jìn)度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于約定合同期內(nèi)完成相關(guān)義務(wù)。

4、照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)材料需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。

四、檔案歸檔處

1、醫(yī)療類(即患者病歷、手術(shù)記錄等)檔案統(tǒng)一交由病案室存儲(chǔ)。

2、非醫(yī)療類(采購(gòu)、營(yíng)銷(xiāo)、行政等)檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。

3、醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。

4、醫(yī)院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。

5、醫(yī)院的醫(yī)生資質(zhì)證書(shū)由醫(yī)務(wù)部管理，護(hù)士資質(zhì)證書(shū)由護(hù)理部管理。

五、檔案借閱

1、院內(nèi)各部門(mén)人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負(fù)責(zé)人員處進(jìn)行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負(fù)責(zé)人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負(fù)責(zé)人，以此類推。

2、各部門(mén)人員需要借出檔案時(shí)，必須出示由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時(shí)必須保證檔案不污染、不破損。嚴(yán)禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫(xiě)。

3、查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。

4、檔案歸還時(shí)，檔案管理人員必須要核實(shí)驗(yàn)收，保證借出的檔案無(wú)缺失、無(wú)損害、無(wú)修改方可入檔。

六、歸檔責(zé)任

1、各科室必須保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，不得私自涂改、偽造。

2、各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)起管理檔案并督促各部門(mén)下屬員工及時(shí)制作檔案、跟進(jìn)檔案的義務(wù)。

3、任何員工都不得因私用而對(duì)檔案進(jìn)行留用、復(fù)制、拍攝。

七、檔案庫(kù)存

1、檔案入庫(kù)必須要辦理交接，所有檔案必須要經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對(duì)，確定檔案內(nèi)容無(wú)瑕疵、質(zhì)量無(wú)破損、無(wú)缺失后，所在部門(mén)負(fù)責(zé)的經(jīng)辦人員在《檔案入庫(kù)登記表》(可參考附件2)上簽字。

2、所有檔案按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，編號(hào)科學(xué)規(guī)范、標(biāo)志明顯、查找方便。(編號(hào)可參考附件3)

八、檔案保密

1、檔案管理人員須嚴(yán)格保管檔案，不得跟無(wú)關(guān)人員討論檔案內(nèi)容，不允許無(wú)關(guān)人員隨意翻看檔案。

2、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯(cuò)登，不亂登。

3、檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。

4、不得將醫(yī)院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。

九、本制度自20**年7月1日起執(zhí)行***醫(yī)院

20**年6月2日

附件1：河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案借出單

使用日期：*年*月*日

歸還日期：*年*月*日

檔案名稱：

使用部門(mén)：

用途及內(nèi)容：

共計(jì)**(份)×(頁(yè))

用檔案申請(qǐng)人：

部門(mén)負(fù)責(zé)人：

附件2：河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案入庫(kù)登記表

檔案編號(hào)

檔案名稱

檔案內(nèi)容

檔案份數(shù)

所屬部門(mén)

經(jīng)辦人

簽字

備注

附件3：河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案編號(hào)(參考版)

序號(hào)

所屬部門(mén)

檔案名稱

編號(hào)

備注

1人事部

勞動(dòng)合同LDP17-RS-HT001

人力資源部負(fù)責(zé)

2人事部

職工信息LDP17-RS-ZX001

3辦公室

采購(gòu)合同LDP17-BG-HT001

辦公室負(fù)責(zé)

4辦公室

采購(gòu)匯總LDP17-BG-CZ001

5辦公室

申報(bào)資料LDP17-BG-SB001

6辦公室

法務(wù)資料LDP17-BG-FW001

7辦公室

信息材料LDP17-BG-XS001

8辦公室

其他文件LDP17-BG-HZ001

9后勤保障部

保障材料LDP17-HQ-BZ001

10營(yíng)銷(xiāo)部

營(yíng)銷(xiāo)合同LDP17-YX-HT001

11營(yíng)銷(xiāo)部

推廣材料LDP17-YX-TG001

12宣傳部

宣傳合同LDP17-XC-HT001

13宣傳部

宣傳資料LDP17-XC-XC001

宣傳部負(fù)責(zé)

14藥劑科

病案室負(fù)責(zé)

15普通血液科

16免疫實(shí)驗(yàn)室

17移植科

18病理醫(yī)學(xué)科

19社會(huì)服務(wù)部

20科教部

21醫(yī)務(wù)部

醫(yī)務(wù)部

22護(hù)理部

護(hù)理部

23

24

25

附件4：檔案編號(hào)：LDP17-***-**001

河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案匯總表(部門(mén))*年*月*日至*年*月*日

所屬部門(mén)：

檔案內(nèi)容(簡(jiǎn)要版)：

檔案名稱：

檔案內(nèi)容(詳細(xì)版)：

共計(jì)**(份)×(頁(yè))

檔案經(jīng)辦人：

部門(mén)負(fù)責(zé)人：

檔案管理員：

備注：

篇2:檔案管理人員職責(zé)

1、努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策和法令，熱愛(ài)檔案事業(yè)，刻苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)和科學(xué)文化知識(shí)，不斷提高政治思想水平和業(yè)務(wù)能力。

2、監(jiān)督各科室對(duì)文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。對(duì)接收的檔案要認(rèn)真進(jìn)行檢查，加工整理、編目和排列，以保證案卷質(zhì)量，

3、檔案保存要做到箱柜排列整齊，存放有序，標(biāo)志明顯，提取方便。

4、做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。

5、加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，確保檔案的安全與完整，做好防盜、防火、防

高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等工作。

6、根據(jù)工作需要，編制各種檢索工具和參考資料，熟悉室藏，結(jié)合本

單位各項(xiàng)工作利用檔案的需要，積極主動(dòng)地做好提供利用工作，并及時(shí)收集利用效果。

篇3:科技檔案管理崗位職責(zé)任職要求

科技檔案管理崗位職責(zé)

科技檔案管理員1.負(fù)責(zé)建立產(chǎn)品檔案管理體系并維護(hù);

2.負(fù)責(zé)技術(shù)文件的管理

3.負(fù)責(zé)公司圖紙的管理流程優(yōu)化和提升;

4.負(fù)責(zé)部門(mén)其他綜合類事務(wù)處理。1、一本以上學(xué)歷,3年以上經(jīng)驗(yàn)可放寬至本科學(xué)歷,檔案管理相關(guān)專業(yè)優(yōu)先;

2.保密意識(shí)強(qiáng),責(zé)任意識(shí)強(qiáng)

3.有檔案資格證書(shū)優(yōu)先1.負(fù)責(zé)建立產(chǎn)品檔案管理體系并維護(hù);

2.負(fù)責(zé)技術(shù)文件的管理

3.負(fù)責(zé)公司圖紙的管理流程優(yōu)化和提升;

4.負(fù)責(zé)部門(mén)其他綜合類事務(wù)處理。

科技檔案管理崗位