醫院人事檔案管理的問題分析

　　醫院人事檔案包括醫院各類醫務人員和行政后勤人員的人事檔案，它集中反映了一個人的個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇、身體狀況等，是各級組織全面考察和正確選拔使用干部的信息和依據，同時，也為醫院人事分配制度改革、專業技術職稱評定和職工享受各類福利待遇提供可靠憑證，是醫院人事管理的重要基礎和有效工具。人事檔案作為一種重要的信息資源，內容應全面、準確、完整。但是，由于歷史的原因和人們信息觀念的淡薄，當前醫院人事檔案還存在著不少問題。筆者曾對幾家醫院的人事檔案進行調查和了解，發現一些醫院人事檔案管理狀態堪憂，迫切需要引起有關方面的重視和改進。就此作一淺析。

一、當前人事檔案管理的問題分析

1.存在的問題

　　1.1檔案裝訂不規范。人事檔案十個類別，要分別整理歸類，并實行三孔一線裝訂。存在的問題有裝訂不規整。如紙張的右、下齊沒有對整;有的欽書釘沒有拆除;有的材料如晉升、晉級、調資等沒有及時歸位裝訂，只是堆疊一起。人事檔案材料的美觀、整齊度不夠。

　　1.2檔案材料收集欠認真。有的材料只有內容，缺落款人簽字，有的缺失日期。人事檔案講究嚴密、完整性，缺少責任人、日期的材料，使后續的利用的真實、可靠性，造成一定程度的下降。

　　1.3存在復印件。人事檔案由于其特殊性，在醫院的人事檔案中或許復印件不可避免。如專業證書、資格證書等，原件本人保存后，檔案只能利用復印件。但一些人事干部在實際工作中，將一些表格如先進工作者推薦表、調整工資審核表等也進行復印，違背了檔案管理要求，致使檔案材料質量受到影響。

　　1.4材料整理不夠規范。如收集中一些材料紙張不一，有些材料由于歷史的緣故，出現破損、陳舊，人事干部應當及時的給予修復和粘貼。然而由于人手和時間上的原因被忽略，因而出現了人事檔案材料中一些材料陳舊雜亂的情況。

　　1.5檔案材料的整理排列有待規范。人事檔案十類材料中，每一類要依照時間、內容分別排列。作為人事干部還要從參考價值上進行甄別。如文-革時期產生的帶有極左思潮觀點形成的材料，其觀點雖屬片面，但仍具有一定參考價值的，不便銷毀的，可納入第十類供組織參考類。又如在醫院工作中，比較注重學歷，而赤腳醫生這個特殊的經歷，亦可計入工齡。一些學歷證明或者赤腳醫生證明，由于歷史的局限，有的材料只是一張表格，里面沒有組織結論或沒有公章。其實這些沒有組織意見、出處的材料價值僅僅作為參考。已不足以作為學歷、工作的證明。我們有的人事干部仍按內容分類，分別歸入學歷欄或工資級別欄中，筆者以為這缺乏組織人事工作的嚴密性。

　　1.6缺少干部任免公示等材料。隨著干部管理制度的創新和改進，現在各地在發展黨員、選拔干部時實行公示。而在人事檔案中缺往往缺乏這類材料。發展黨員、選拔干部等各種組織考察公示材料等應進入人事檔案。又如醫院實行了聘任制，一些醫院只是下達文件，沒有任免表，干部的聘用情況未見反映。這些檔案中無干部任免表及相關的考察考核材料，這樣會給這些同志的晉升職務工作帶來麻煩，有的費盡周折才得以搞清楚。因此，聘用干部應專門填寫干部任免表，干部的任免表也應進入人事檔案材料。

　　1.7字跡欠規整，用材欠規范。在人事檔案中，書寫欠規整比較常見。還有一些用筆的材質不規范，如工資審批、年度審核、個人總結等等有用園珠筆或純藍墨水書寫，顯然這不符合檔案管理要求。

2.存在問題的原因

　　人事檔案管理是一項十分嚴肅認真的工作，一般來說，人事干部大多具有較高的思想素質和工作能力。但是由于這樣或那樣的原因，人事檔案的管理存在上述問題比較普遍，分析原因主要有：

　　2.1制度缺失，造成管理不規范。應當說，這些年來，醫院的檔案管理有了很大的進步。國家檔案法的頒布，檔案工作責任制的推行，促進了檔案工作的進步。如醫院積極實行檔案管理達標活動，促進了檔案工作的責任制的落實。但筆者注意到在人事檔案管理部門，在具體的操作中人事檔案的收集、整理、管理規則，人事檔案調閱規定，人事檔案保管規定等，大多只停留在人事干部的學習資料、工作手冊中，沒有上墻公布，這也就影響了實際操作。人事干部僅憑經驗法則進行管理，以口授或承襲的方法進行管理，存在一定程度的人為性，這影響到檔案管理的規范和標準化。

　　2.2缺乏了解和督導機制。人事工作是一項很嚴密、責任性很強的工作。院領導一般也不善介入，基本上任由人事干部操作。領導的督導缺位，造成了人事檔案管理一定程度的空白，人事干部勤快、能干的，各工作積極主動，人事檔案這善后工作就規范。人事干部思想松懈的，對人事檔案缺乏正確認識，材料隨便堆放，束之高閣，人事檔案管理就成一死角。筆者曾調查走訪一家醫院人事檔案，其象雜物間，實在令人心寒。

　　2.3管理知識缺乏。人事干部是個十分重要的崗位，它對人選有嚴格的限制，如要求黨員、干部等，一些單位人事干部往往又是軍轉地干部。另一方面由于人事科部門每年工作繁忙，如每年醫院人事科要承擔大量的晉升、晉級、調資、考核等工作，人事檔案管理又是一項細碎繁雜的工作，由于一些同志專業知識缺乏或無暇顧及，以致檔案管理未能到位。

二、對策探討

　　人事檔案是一項嚴肅、認真的工作。它關系到能否如實準確地反映一個人的思想工作全貌。人事檔案材料的收集、整理、保管，必須嚴格照章辦事，只有規范、科學地管理，人事檔案的利用才能準確、如實。現醫院對病案管理相對比較嚴格。因為病案關系到病人的治療效果、醫院的工作質量，一旦有錯有失就會釀成糾紛、賠償。而對人事檔案似乎尚缺乏應有的認識。其實人事檔案關系到人的一生。筆者深有體會，某醫院有位老同志文-革期間入黨，文-革期間屬造反派有一定過錯，1978年中央下達文件，對文-革入黨同志的處理有專門指示，醫院草率地下結論撤消其黨籍。其實中央文件規定，這類同志有過錯，可以教育，不是一律清除。但是由于院領導對文-革材料保管的模糊認識，1985年竟將入黨志愿書等材料作為文-革材料一并銷毀。該同志反復申訴，認為當時撤消其黨籍的做法違反中央有關處理文-革期間入黨對象的文件精神，不符合章程規定。但因為缺乏當時入黨志愿書等第一手資料，若干年來無法重新審定。以致老人三十多年不能釋懷，感到痛苦，造成了一定的負面影響。因此，要加強對人事檔案的重要性的認識，要加強科學管理，我們認為：

　　首先要加強對人事檔案管理的認識，院領導要親自過問，抓規范化管理。

　　有些醫院，或許院領導從沒有進入人事檔案管理這個領域，一般任由人事干部說了算，對人事檔案管理的要求知之甚少，這就易造成人事檔案管理主任的缺位。作為領導要關心人事干部的工作，要了解人事干部檔案管理的現狀、困難。要在資金、設施、人手方面給予必要的支持，促使人事干部重視人事檔案的管理，熱心這一事業。

　　其二，加強對人事干部的培訓。

　　人事干部許多是經過心紅根子正選拔上來。實際工作中他們克守原則，對人事工作政策十分熟悉，嚴格把關。但對文書檔案的收集、整理、保管、利用缺乏相應專業知識。因此管理上存在弱點。所以應加強檔案管理專業知識的培訓和學習。作為人事干部，不僅把組織人事日常工作記掛在心，也要將人事檔案管理作為自己的根本任務。有的人事干部認為自己主要是負責人事任免、調資、晉升、晉級考核，對人事檔案管理不夠重視。試想，如果缺少了有效可利用的人事檔案，人事干部還能算人事干部嗎?所以，一定要充實人事干部檔案管理知識，使之認真負責地承擔起這一工作重任。

　　其三，人事干部明確責任，落實職責。

　　人事干部與人事檔案緊密相連，加強人事檔案科學管理是人事干部的根本職責，各地要強化人事檔案管理的責任制，必須嚴格制度，認真管理。人事檔案管理的考核也要列入任期目標責任制中。對一些操作程序、規則，可實行上墻，及時提醒、告誡。一般來說，人事干部具有良好的素質，實行目標責任制，可以促使人事檔案管理走向規范化、科學化管理。

　　其四，要養成良好的管理習慣和方法。

　　目前電子化管理已普遍實行。電子檢索、利用，已成為根本手段。因此，作為人事干部要充分利用現有科技手段建立電子人事檔案系統。將每一位員工的基本情況錄入電子檔案中，對文本原件等材料可進行影印掃描等再現工具進行歸檔。同時，要養成良好的工作習慣，一些人事干部往往習慣將材料堆放一邊，待有空時才能整理。可是如果一個個任務下來，一旦沒有時間就會疏于整理。幾年下來，甚至自己也不知道該如何歸檔復位。所以人事干部必須養成良好的習慣。一月、一季一整理，一階段一過程一完畢，要成為自己的工作定則。以免造成材料的遺失、破損、不能歸位等現象。

篇2:油品調運分公司人事檔案管理辦法

工貿油品調運分公司人事檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了提高zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)檔案管理水平,有效地保護和利用人事檔案,使其更好地為企業改革發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、《干部檔案工作條例》和工貿公司有關規定,特制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司機關各部門及各駐站。

第三條本辦法中的人事檔案指企業人力資源等有關部門在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發、反映個人成長歷史的憑證和依據。

第四條人事檔案工作實行統一領導、分級管理的原則,管理時要注意維護檔案完整與安全,便于企業各方面的利用。任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀或據為己有。

第二章組織機構及職責

第五條人事檔案是由公司綜合辦公室統一管理,業務工作接受上級有關業務部門的監督。

第六條綜合辦公室的主要人事檔案管理職責是:

(一)貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策;

(二)建立健全公司人事檔案工作規章制度;

(三)負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供公司各級員工的人事檔案;

第三章歸檔

第七條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,綜合辦公室應收集公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第八條歸檔要求:

(一)收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,做到真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

(二)人事檔案歸檔材料必須統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

(三)凡需銷毀的材料必須詳細登記,并經人力資源部負責人和主管領導審查批準,由專人負責監銷。

(四)不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔。

(五)檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規格應按照統一的標準進行制作與裝訂,以便于查找。

第九條公司要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由綜合辦公室人事干事、組織干事負責收集各部門的歸檔材料。

第四章管理和利用

第十條人事檔案管理人員對人事檔案材料按在職/退休、干部/職工檔案進行分類、編號、排架。對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按規定收取管理費。

第十一條建立人事檔案登記和統計制度以及各類檔案名冊,每半年做一次檢查核對,做到檔案號與檔案名冊編號一致,發現問題及時解決。

第十二條根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管;人事檔案管理人員應嚴格執行保密制度,不得泄露檔案內容,確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十三條凡需利用本單位人事檔案的,必須由綜合辦公室上報主管領導,經審批后方可進行;應妥善保存重要、珍貴的檔案,用復制品代替原件提供利用。

第五章檔案的傳遞

第十四條員工在公司工作期間形成的各類材料必須在調離公司前全部歸檔后再做檔案移交。

第十五條對人事檔案的接收、移交必須嚴格履行相關手續,做好登記與審批工作,留存雙方交接單備查。

第十六條人事檔案應通過機要交通渠道傳遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,否則不予辦理。

第十七條收到接收單位調檔函后,必須經綜合辦公室負責人同意簽署意見方可轉出。檔案轉出后,應聯系確認檔案是否轉到,并收取對方回執以防丟失。

第六章附則

第十八條本辦法由綜合辦公室負責解釋和修訂。

第十九條本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和集團公司、工貿公司相關規定執行。

第二十條本辦法自頒布之日起施行。

附件:

人事檔案材料收集歸檔范圍

1.員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業部門審批表等。

2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。

3.出國出境人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

4.黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6.評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表,專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。

8.黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9.干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

10.表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

11.各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12.員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14.辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。

15.高等教育

、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。

16.學生學籍變動記錄材料。

17.學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18.畢業學生體檢表。

19.其他可供組織參考有保存價值的材料。

篇3:石油公司人事檔案管理辦法

石油銷售公司人事檔案管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了提高石油銷售公司(以下簡稱"HB公司"或"公司")檔案管理水平,有效地保護和利用人事檔案,使其更好地為企業改革發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》和產品經銷公司有關規定,特制定本辦法。

第二條本辦法適用于公司機關各部門。

第三條本辦法中的人事檔案指企業人力資源等有關部門在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發、反映個人成長歷史的憑證和依據。

第四條人事檔案工作實行統一領導、分級管理的原則,管理時要注意維護檔案完整與安全,便于企業各方面的利用。任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀或據為己有。

第二章組織機構及職責

第五條人事檔案是由公司綜合辦公室統一管理,業務工作接受上級有關業務部門的監督。

第六條綜合辦公室的主要人事檔案管理職責是:

(一)貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策;

(二)建立健全公司人事檔案工作規章制度;

(三)負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供公司各級員工的人事檔案;

第三章歸檔

第七條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,綜合辦公室應收集公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第八條歸檔要求:

(一)收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,做到真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

(二)人事檔案歸檔材料必須統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

(三)凡需銷毀的材料必須詳細登記,并經綜合辦公室負責人和主管領導審查批準,由專人負責監銷。

(四)不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔。

(五)檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規格應按照統一的標準進行制作與裝訂,以便于查找。

第九條公司要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由綜合辦公室人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料。

第四章管理和利用

第十條人事檔案管理人員對人事檔案材料按在職/退休、干部/職工檔案進行分類、編號、排架。對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按規定收取管理費。

第十一條建立人事檔案登記和統計制度以及各類檔案名冊,每半年做一次檢查核對,做到檔案號與檔案名冊編號一致,發現問題及時解決。

第十二條根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管;人事檔案管理人員應嚴格執行保密制度,不得泄露檔案內容,確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十三條凡需利用本單位人事檔案的,必須由綜合辦公室上報主管領導,經審批后方可進行;應妥善保存重要、珍貴的檔案,用復制品代替原件提供利用。

第五章檔案的傳遞

第十四條員工在公司工作期間形成的各類材料必須在調離公司前全部歸檔后再做檔案移交。

第十五條對人事檔案的接收、移交必須嚴格履行相關手續,做好登記與審批工作,留存雙方交接單備查。

第十六條人事檔案應通過機要交通渠道傳遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,否則不予辦理。

第十七條收到接收單位調檔函后,必須經綜合辦公室負責人同意簽署意見方可轉出。檔案轉出后,應聯系確認檔案是否轉到,并收取對方回執以防丟失。

第六章附則

第十八條本辦法由綜合辦公室負責解釋和修訂。

第十九條本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和集團公司、產品經銷公司相關規定執行。

第二十條本辦法自頒布之日起施行。

附件:《石油銷售公司人事檔案材料收集歸檔范圍》

附件:

人事檔案材料收集歸檔范圍

1.員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業部門審批表等。

2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。

3.出國出境人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。

4.黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。

5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6.評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表,專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。

7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。

8.黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。

9.干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

10.表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。

11.各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12.員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。

14.辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。

15.高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。

>16.學生學籍變動記錄材料。

17.學生在校期間每學年的思想品德評定表。

18.畢業學生體檢表。

19.其他可供組織參考有保存價值的材料。