員工人事檔案管理規定

第一章總則

　　第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄，是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。

　　第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉遞，建立科學的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實現人事檔案管理的科學化和現代化。

　　第三條貫徹執行國家關于員工人事檔案工作的法令、政策和規定，結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規章制度，并負責組織、監督、指導和檢查執行情況。

　　第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定，嚴格執行保密制度，同時確保檔案的安全。

第二章 人事檔案歸檔范圍和要求

　　第五條歸檔范圍

　　(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質的材料。

　　(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關材料;民主評議干部的綜合材料，組織審定的考察材料等。

　　(三)審計工作中涉及個人的有關處分材料。

　　(四)成人教育(大中專)、黨校、學生(學員)登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。

　　(五)評聘專業技術職稱工作中形成的有關材料：專業技術職稱任職資格申報表、聘任專業技術職務審批表及考核材料等。

　　(六)政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批復，本人對結論的意見，檢查交代或情況說明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料：甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告、批復及有關的主要依據材料。

　　(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料;個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批復等材料。

　　(八)黨、團組織建設工作中形成的有關材料：

　　1、中國共產黨入黨志愿書(已批準轉正的)、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料;取消預備黨員資格的組織意見，退黨材料。

　　2、中國共產主義青年團入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料。

　　3、加入民主黨派的有關材料。

　　(九)表彰獎勵活動中形成的有關材料：

　　勞動模范、先進工作者、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。

　　(十)紀律檢查、監察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料;處分決定，免予處分的意見，上級批復，核實(調查)報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關材料;法院判決書;復查甄別報告，決定(結論)、上級批復等。

　　(十一)任免、調動、軍隊干部轉業安置工作中形成的有關材料：任免審批表;考察材料;軍隊轉業干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。

　　(十二)考試錄用形成的有關材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。

　　(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表，提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問題的審批表，批復材料等。

　　(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關材料：因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。

　　(十五)參加區縣級以上(包括區縣級)黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議的代表登記表等。

　　(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用人員體檢表等。

　　(十七)其它起重要依據作用的材料。

　　第六條收集方法

　　(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經常通過有關部門收集員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實檔案的內容。

　　(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

　　(三)有計劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時將這些材料補充進員工檔案。

　　(四)人力資源部要嚴格執行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規定，主動和有關部門協調好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。

　　第七條歸檔要求

　　(一)收集的材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實、完整齊全、文字清楚，對象明確，手續完備，需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案。

　　(二)不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理，凡銷毀材料(三年處理一次)，必須詳細登記，經人力資源部經理檢查，并報請公司主管負責人審查批準。

　　(三)歸檔的材料必須是辦理完畢的`正式材料原件，材料必須有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期并注意不歸重復材料。

　　(四)凡規定要同本人見面的材料(如審查結論、復查結論、處分決定或意見、組織鑒定等)一般應有本人的簽字，特殊情況下本人見面后未簽字的，可由組織注明。

　　(五)員工人事檔案材料的載體，一般應使用16開規格的辦公用紙，材料左邊應留出2—2.5厘米裝訂線，文字須是打印、鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。除電傳材料復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。

　　(六)各類人事檔案材料應在材料形成后盡快歸檔。

第三章 人事檔案工作崗位職責

　　第八條檔案管理實行專員責任制，對檔案實行密級管理，由人力資源部檔案專管員負責保管與整理。

　　第九條負責人力資源部工作的部門領導職責

　　(一)組織本部門人員學習檔案法規，認真執行公司員工人事檔案工作規章制度，把檔案工作納入本部門的議事日程。

　　(二)與公司各部門相互配合，加強聯系，共同做好業務監督指導，檢查工作，保證歸檔檔案質量。

　　(三)關心和支持兼職檔案工作人員的工作，提出具體要求并幫助他們解決工作中的實際困難。

　　第十條負責管理員工人事檔案工作人員的職責

　　(一)自覺執行黨和國家有關人事檔案工作的安全保密規定，嚴格遵守安全保密制度，確保員工人事檔案的安全保密，保守黨和國家秘密。

　　(二)認真執行中組部關于人事檔案工作的政策和法規，制定和不斷完善本公司員工人事檔案工作的各項管理制度。

　　(三)做好對員工人事檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用與傳遞及指導、監督、檢查工作。

　　(四)認真執行員工檔案歸檔的各項規定，自覺堅持平時立卷，做好文件材料的收集積累、保管、整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整準確。

　　(五)歸檔材料做到案卷目錄填寫清楚，并做到歸檔材料合適清楚，準確無誤。

　　(六)積極主動學習檔案工作的有關法規及業務知識，不斷提高檔案管理工作水平。

　　(七)做好員工人事檔案的統計工作。

　　第十一條檔案整理工作規定

　　(一)在整理檔案時，嚴禁吸煙、以確保檔案安全。

　　(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案。

　　(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料，須進行登記，經主管領導批準后按情況分別予以處理。

　　(四)在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露員工檔案內容。

　　(五)加強檔案管理，提高檔案的保存價值，應做到每月歸檔材料一次。每年整理檔案及裝訂一次，不得存在有檔案未整理、未裝訂的現象。

第四章 員工人事檔案的使用規定

　　第十二條借閱規定

　　檔案查閱原則上實行對上級公開查詢，對下級以人力資源部經理簽字為準，方可查閱。

　　(一)凡因需要查閱人事檔案的，要經過公司人力資源部負責人批準后，方可查閱。

　　(二)查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。

　　1、查閱人員必須是中共產黨員，并填寫好《查閱員工檔案審批表》及登記表。

　　2、查閱人員應嚴格執行保密制度、閱檔規定，不準與無關人員議論檔案內容;不準查閱本人及其親屬的檔案。

　　3、查閱必須愛護檔案，嚴禁在材料上畫線、涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損、彎折，保持檔案的整潔。

　　4、未經批準，不得私自摘抄、拍攝復制員工檔案材料，如需復制須辦理登記手續，復制的材料，必須加蓋人力資源部公章方可生效，摘抄材料一般不予蓋章。材料由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。

　　5、嚴禁在閱檔室內或閱覽檔案時吸煙及吃東西。

　　6、對查閱人員，審查閱檔材料，一看查檔理由是否充分;二看是否有審批人簽名及公章。對查閱人員手續不完備的，應做好說明及解釋工作，并做好登記手續。

　　7、接待閱檔時，須將案卷先清點后再交給閱檔人員，收回時應清點后再入庫歸位。

　　第十三條檔案轉遞規定

　　(一)員工工作調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的主管單位。

　　(二)轉遞檔案應遵守下列事項：

　　1、員工檔案應以機密件通過機要交通或專員送取，不準郵寄或交員工本人自帶。

　　2、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

　　3、轉遞檔案必須按統一規定的“干部檔案轉遞通知”的項目詳細登記，嚴密包封。

　　4、收到檔案的單位，經核對無誤后，應在回執及登記本上簽名(蓋章)后立即退回。逾期一個月未退回者，應寫信或電話催問，以防丟失。

　　(三)嚴格執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”，對已出現的“無頭檔案”應認真查轉，對確屬查不到員工下落的應留公司檔案室保存。

　　第十四條借用規定

　　(一)員工檔案一般不外借。

　　(二)本公司或本部門內部需要借用時，必須做好登記;能當天歸還還必須做好當天入庫歸位;借用一般不超過1天，不得擅自轉借或送有關單位查閱。

　　(三)借用手續與查閱規定相同，嚴格執行查檔規定。

　　(四)每月檢查核對一次借用和查檔次數，并做好及時入庫歸位工作。

第五章人事檔案保密要求

　　第十五條檔案工作人員要認真執行《保密法》和有關的保密制度，增強保密觀念，同一切失密、泄露現象做斗爭。

　　第十六條檔案工作人員在保管檔案期間不得私自翻閱人事檔案，對所了解的檔案內容不得向外泄密。

　　第十七條 接收檔案要嚴格辦理交接手續，離職后不得泄露任何機密。

　　第十八條 閱檔人員要嚴格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關人員面前議論檔案內容，不準轉借或給無關人員翻閱;不得向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違反者應視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。

　　第十九條 辦理公證所需要出具的各種證明，由檔案管理工作人員填寫并加蓋“檔案證明專用章”，本人不得翻閱自己的檔案。

　　第二十條 非人事檔案工作人員不得擅自進入人事檔案庫房，確保檔案安全。

　　第二十一條 嚴格履行員工檔案的保管及保密規定，做好以下幾點：

　　(一)配置必要的檔案存放、保管等設備。

　　(二)認真做好防火、盜、潮、蟲蛀、曬和高溫等六防工作。

　　(三)每天上、下班要認真對保管柜的安全和保密進行檢查，及時做好防范工作。

　　(四)每季度定期對案卷進行細致的防蟲檢查，及時做好放防蟲藥等防蟲工作。

　　(五)建立健全員工檔案的花名冊，按規定做好保密等工作。

　　(六)凡是員工及工作人員不準保管和攜帶本人及其親屬的檔案。

　　(七)每季度必須做好定期對庫存的人事檔案進行核對及檢查，并定期做好歸檔材料的入卷工作，確保有效地保護和利用員工人事檔案。

第六章附則

　　第二十二條 本規定今后如與國家規定有抵觸，應及時修改補充。

　　第二十三條 本規定由人力資源部負責解釋。

篇2:某酒店員工人事檔案管理規定

酒店員工人事檔案管理規定(六)

1、人事檔案的內容:員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況資料,其內容主要包括:

記載和敘述員工要人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷,自傳材料等。

員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價,對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料。

對員工的有關歷史問題進行審查,選擇與復查的人事材料。

記載員工專家反組織紀律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

2、人事檔案保密規定:酒店人力資源部在員工入職時所填寫材料一定要調查核實確保人事檔案的真實性,對其檔案內的一切材料不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。

3、員工人事檔案變更規定:員工入店后,由其本人填寫《職位申請表》,其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。項目內容如有變化,員工應以書面的方式及時準確地向人力資源部報告,以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正,確保人力資源部掌握正確無誤的資料。

4、員工人事檔案的使用,員工人事檔案為酒店的決策部門提供各種人事方面的基本數據,并為人事統計分析提供資料。酒店人事決策人員可以通過對有效數據分析,了解酒店人員結構的變動情況,為制定酒店人力資源發發展規劃提供依據。酒店認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發揮員工檔案材料的作用,為酒店人力資源的規范化管理奠定扎實基礎。

篇3:員工人事檔案管理制度

員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括:

1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷,自傳材料;2.員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價,對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料;3.對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;4.記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料;5.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

第二條人事檔案保密規定。

公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。

第三條員工個人情況變更規定。

1.員工進入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。

2.項目內容如有變化,員工應以書面方式及時準確地向人事部報告,以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。

第四條員工人事檔案的使用。

員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據,并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數據的分析,了解公司人員結構的變動情況,為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。