師大“后勤服務(wù)熱線zz校區(qū)專線”工作暫行辦法

為深入開展“滿意在后勤、奉獻在后勤、創(chuàng)業(yè)在后勤”活動,促進zz校區(qū)后勤服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平提高,為師生提供及時高效的后勤服務(wù),切實維護zz校區(qū)的正常與穩(wěn)定,經(jīng)研究,開通“后勤服務(wù)熱線zz校區(qū)專線”,現(xiàn)將有關(guān)事項規(guī)定如下:

一、功能定位

1、自我監(jiān)控功能;

2、督辦功能;

3、協(xié)調(diào)功能;

4、宣傳功能。

二、受理范圍

1、zz校區(qū)有關(guān)服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)承諾的投訴;

2、zz有關(guān)后勤服務(wù)的咨詢和建議;

3、zz校區(qū)預(yù)定餐飲、住宿、物業(yè)等方面的服務(wù);

4、zz校區(qū)后勤突發(fā)事件的處理;

5、涉及zz校區(qū)后勤服務(wù)范圍內(nèi)的各類合理求助。

三、工作流程

1、受理階段

①熱線電話號碼:主線為2***50,住宿服務(wù)公司、飲食服務(wù)公司、商貿(mào)服務(wù)公司、zz物業(yè)管理公司在zz校區(qū)開通輔線(部門工作、投訴電話),一并公布;

②熱線開通時間:20**年10月7日;

③主線受理時間和責(zé)任部門(人):8:00―17:00(zz校區(qū)后勤總公司辦公室),17:00―8:00(熱線開通起始階段或特殊時段由總公司領(lǐng)導(dǎo)、zz校區(qū)的部門經(jīng)理及骨干輪流值班,后由專門人員經(jīng)培訓(xùn)后負(fù)責(zé)值班工作);

④主線受理地點:待定教學(xué)區(qū)C樓1樓(白天)、生活區(qū)C1綜合樓弱電值班室(夜間);

⑤主線受理方式:除一門固定電話外,另配置一只手機。

2、處理階段

按受理范圍進行篩選分流,做好記錄并作如下處理:

①有關(guān)zz校區(qū)后勤服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)承諾投訴的處理:

事實清楚、責(zé)任部門(人)明確的,要求24小時內(nèi)給予答復(fù),一時無法調(diào)查清楚的,作為意見記錄在案;

②有關(guān)后勤服務(wù)咨詢和建議的處理:

咨詢類的,要求在最快的時間給予答復(fù);建議類的,要表示感謝,對合理化的建議總公司將給予獎勵。

③預(yù)定zz校區(qū)餐飲、住宿、物業(yè)等方面服務(wù)的處理:

原則上告知部門工作電話,對不是總公司服務(wù)范圍內(nèi)的,要作必要的解釋說明。

④zz校區(qū)后勤突發(fā)事件的處理:

及時通知所在部門負(fù)責(zé)人并報總公司分管領(lǐng)導(dǎo),性質(zhì)嚴(yán)重的,嚴(yán)格遵守總公司輿情通報制度,報總經(jīng)理。

⑤涉及zz校區(qū)后勤服務(wù)范圍內(nèi)的各類合理求助:

聯(lián)系相關(guān)部門給予幫助;

⑥重要相關(guān)情況,要及時與學(xué)校zz值班領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)二級學(xué)院、職能部門聯(lián)系,形成信息收集、有效處置的管理網(wǎng)絡(luò);

⑦根據(jù)工作需要,及時與“”后勤服務(wù)熱線聯(lián)絡(luò),形成條塊結(jié)合處置問題的全新平臺。

3、反饋階段

①對外反饋

Ⅰ撥打熱線者姓名、單位、聯(lián)系方式等情況明確的,以書面形式反饋本人,并由本人簽名;

Ⅱ通過《后勤之窗》、《自律簡報》、后勤網(wǎng)頁等途徑反饋;

Ⅲ向二級學(xué)院反饋。

②對內(nèi)反饋

Ⅰ及時反饋各部門;

Ⅱ每周向總公司反饋一次。

4、匯總存檔階段

“后勤服務(wù)熱線工作分析表”每月匯總一次,報總公司辦公室存檔,分析表內(nèi)容為:各部門被投訴情況、意見采納情況、建議內(nèi)容、師生滿意率、正在辦理的情況等。

四、內(nèi)部建設(shè)

用走出去學(xué)習(xí)和熟悉總公司內(nèi)部各項服務(wù)承諾、規(guī)章制度(特別是zz校區(qū)后勤各項內(nèi)容)相結(jié)合的方式對接線員進行培訓(xùn)。

五、宣傳保障

采取召開座談會、公共場所張貼、各寢室、辦公室分發(fā)服務(wù)熱線號碼及受理范圍等形式,充分利用院報、《后勤之窗》、zz校區(qū)后勤服務(wù)指南等宣傳載體。

附:受理流程圖:(各部門分類處理預(yù)案由各部門自行制定)

總公司

篇2:客運專線公司保密工作制度

第一章?總?則

第一條?為加強和規(guī)范公司保密工作,根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》(簡稱《保密法》)、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》、《關(guān)于鐵路領(lǐng)導(dǎo)干部保密工作責(zé)任制實施制度》、《關(guān)于加強高速鐵路技術(shù)保密管理工作的通知》(鐵集成電〔2010〕第1號)等相關(guān)法律、法規(guī)和文件規(guī)定,特制訂本制度。

第二條?鐵路建設(shè)工作中涉及的國家秘密,是指關(guān)系國家的安全和利益,依照法定程序確定,在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。

第三條?公司保密工作實行“積極防范、突出重點,確保秘密、便利工作”的指導(dǎo)思想。保密范圍應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況變化適時修訂,修訂的程序依照《保密法》第十條的規(guī)定辦理。

第四條?保守國家秘密是公司和每個干部職工應(yīng)盡的義務(wù)和責(zé)任,必須自覺遵守《保密法》及其各項配套法規(guī),并認(rèn)真落實和執(zhí)行本制度的各項規(guī)定。

第二章?保密機構(gòu)

第五條?公司設(shè)置保密委員會(以下簡稱保密委)和保密委員會辦公室(以下簡稱保密辦)。保密委在上級保密委員會領(lǐng)導(dǎo)下,依照保密法律、法規(guī)和規(guī)章制度開展工作,保密辦處理保密工作的日常事務(wù)。保密委主任由公司總經(jīng)理(黨支部書記)兼任,副主任由副總經(jīng)理(黨支部副書記)兼任,委員由副總經(jīng)理及各部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任;保密辦設(shè)在綜合部,負(fù)責(zé)保密日常事務(wù),保密辦主任由綜合部部長兼任。

第六條?公司應(yīng)經(jīng)常對干部職工進行保密教育,檢查落實保密措施,遵守各項保密制度,并經(jīng)常性地開展自查。

第七條?公司保密委成員及保密辦成員調(diào)整工作時,應(yīng)經(jīng)公司黨組織批準(zhǔn),報上級保密組織備案。

第三章?工作職責(zé)、密級范圍和定密規(guī)定

第八條?職責(zé)及任務(wù):

(一)負(fù)責(zé)保密工作的日常管理、指導(dǎo)、考核和檢查。

(二)依照國家保密法規(guī),指導(dǎo)和監(jiān)督各部門依法管理各項具體保密工作,指導(dǎo)日常定密工作。

(三)定期深入基層檢查指導(dǎo)保密工作,就保密法規(guī)和各項制度情況,定期向上級保密委員會作以匯報,針對問題,制定措施,督促整改落實。

(四)組織保密宣傳教育活動和保密工作理論研討活動,交流工作信息,推廣典型經(jīng)驗。定期向上級請示、報告工作。

(五)審查涉密崗位人員;負(fù)責(zé)對失泄密事件進行調(diào)查,并提出處理意見,監(jiān)督落實必要的防范和補救措施。

第九條?密級:

(一)保密資料按國家規(guī)定分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。“絕密”是最重要的秘密,泄露會使國家的安全和單位的利益遭受特別嚴(yán)重的損害;“機密”是重要的秘密,泄露會使國家的安全和單位的利益遭受嚴(yán)重的損害;“秘密”是一般的秘密,泄露會使國家的安全和單位的利益遭受損害。

(二)公司保密委根據(jù)有關(guān)規(guī)定及具體情況確定保密期限。除有特殊規(guī)定外,絕密級事項不超過三十年,機密級事項不超過二十年,秘密級事項不超過十年。

第十條?定密:

(一)公司各項工作中產(chǎn)生的屬于秘密的文件、資料和其它物品,按照規(guī)定確定并標(biāo)明密級、保密期限。結(jié)合公司實際,對涉密內(nèi)容規(guī)定如下:

1.絕密級:涉及絕密級事項的文件資料以及計算機存儲信息和數(shù)據(jù)安全保密措施。

2.機密級:涉及機密級事項的黨政組織下發(fā)的文、電及領(lǐng)導(dǎo)講話、信息專報、會議記錄和報表。

3.秘密級:接待國外代表團(組)來項目參觀、訪問、交流的請示及重要談話記錄;涉及秘密級事項的領(lǐng)導(dǎo)講話、信息專報、會議記錄和報表;重要的檢舉、揭發(fā)材料和檢舉、揭發(fā)人的姓名、地址以及可能危害其安全的有關(guān)情況;干部人事工作中的涉密內(nèi)容和尚未公布的干部錄用計劃和任免決定;尚未公布的重大改革方案;尚未公布的鐵路發(fā)展中長期規(guī)劃和涉及國家高新技術(shù)的鐵路工程項目的研究涉及資料;具有重要經(jīng)濟價值或達(dá)到國際先進水平的鐵路科研成果、技術(shù)訣竅和工藝;與國(境)外合作交往等經(jīng)濟活動的內(nèi)部方案、策略、報價、標(biāo)底及統(tǒng)一對外措施;鐵路工程建設(shè)中工程施工、監(jiān)理、設(shè)備、物資等招投標(biāo)項目中的涉密內(nèi)容;鐵路樞紐、特大橋梁、長大隧道的圖紙、資料;鐵路工程建設(shè)信息管理系統(tǒng)操作程序及代碼;涉及秘密級事項的計算機存儲信息和數(shù)據(jù)安全保密措施;設(shè)計單位提供的設(shè)計文件涉及中心樁黃海高程、GPS座標(biāo)等有關(guān)地理信息資料;其他涉及公司利益的有關(guān)事項。

(二)不能標(biāo)明密級的事項,由產(chǎn)生該事項的部門負(fù)責(zé)通知接觸范圍內(nèi)的人員。新增、臨時產(chǎn)生的秘密事項由發(fā)生部門與公司保密辦聯(lián)系,共同確定密級、保密期限、接觸范圍人員,并書面記錄在案。

(三)鐵路工程建設(shè)中需要確定的計劃、設(shè)計、施工有關(guān)保密文件、資料,由保密辦確定密級。

(四)涉密計算機應(yīng)按其涉及范圍、內(nèi)容中最高密級確定密級。

(五)對是否屬于國家秘密和不明確屬于何種密級的事項,歸口公司保密辦請示上級保密工作部門后確定。

(六)對需要變更、解除密級或繼續(xù)保密的,保密辦應(yīng)根據(jù)《保守國家秘密法實施辦法》(國家保密局令第1號)第十四、十五、十六、十七條規(guī)定辦理。

第四章?保密工作制度

第十一條?接觸秘密事項的人員或部門的范圍,由公司保密委限定。

第十二條?復(fù)制屬于秘密的文件、資料和其他物品,不得擅自改變原件的密級,并需經(jīng)過保密辦主任批準(zhǔn),并有書面記錄。

第十三條?不準(zhǔn)在私人交往中泄露國家秘密,不在公共場所談?wù)搰颐孛?不得私自攜帶有密級的文件、資料和其他物品外出,確因工作需要攜帶外出的不得違反有關(guān)保密規(guī)定。

第十四條?屬于秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存、銷毀,應(yīng)嚴(yán)格按《*中央保密委員會辦公室、國家保密局關(guān)于國家秘密載體保密管理的規(guī)定》(委保字〔20**〕1號)執(zhí)行。

第十五條?召開具有秘密內(nèi)容的會議,主辦部門應(yīng)當(dāng)采取下列保密措施:

(一)選擇具備保密條件的會議場所。

(二)根據(jù)保密工作需要,限定參加會議人員的范圍。

(三)依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件、資料。

(四)確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。

第十六條?加強計算機網(wǎng)絡(luò)管理,實施計算機內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)的物理隔斷,嚴(yán)禁涉密內(nèi)容在內(nèi)部專網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)錄入和傳輸。聯(lián)接互聯(lián)網(wǎng)的計算機應(yīng)專機專用,嚴(yán)禁儲存和處理涉密信息。

第十七條?計算機網(wǎng)絡(luò)的安全保密工作,由公司保密委領(lǐng)導(dǎo)。網(wǎng)絡(luò)的安全保護、監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)由公司委托有關(guān)部門負(fù)責(zé),網(wǎng)絡(luò)的保密建設(shè)和管理由保密辦負(fù)責(zé)。

第十八條?凡超過保修期限的涉密計算機維修,應(yīng)送國家保密部門指定單位維修。在保修期內(nèi)的涉密計算機必須先將硬盤送指定單位消磁后方可送保修單位維修。

涉密計算機降低密級,不作為涉密機使用及擬報廢時都必須將硬盤送指定單位消磁。

第十九條?涉及保密廢紙、電子載體和影音、影像保密資料的回收銷毀范圍:

(一)按照規(guī)定清理回收需銷毀的保密文件、文書檔案、財會檔案和各種專業(yè)檔案。

(二)各種已作廢的內(nèi)部刊物、資料、圖紙、報表、證件和保密筆記本等。

(三)各項工作中產(chǎn)生的有涉密內(nèi)容或不宜公開的內(nèi)容。

(四)已過期或作廢的涉及公司內(nèi)部秘密的內(nèi)容。

第二十條?確定屬于保密的要害部門、部位應(yīng)采取保密措施,除經(jīng)批準(zhǔn)外,不得擅自入內(nèi)。

第二十一條?科學(xué)技術(shù)保密制度:

(一)要加強對職工的科學(xué)技術(shù)保密教育,不斷增強全員的科技保密意識。

(二)參加學(xué)術(shù)交流活動、出國考察、學(xué)習(xí),不得攜帶涉及保密內(nèi)容的資料、書刊、樣品和錄像制品。

(三)在同外國人和港、澳、臺、僑胞進行交流與通訊中,不得泄露工程建設(shè)科技秘密。未經(jīng)批準(zhǔn),不得私自對外提供未公開的工藝、技術(shù)訣竅、資料等。

(四)科技成果資料,要專人負(fù)責(zé)妥善保管,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)公開宣傳報道涉及國家秘密的科技內(nèi)容。

第二十二條?紀(jì)檢工作保密制度:

(一)對未公開發(fā)表的黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)于紀(jì)檢監(jiān)察工作的重要指示、批示,對不宜公開的紀(jì)檢、監(jiān)察工作的重要決策,對重要的檢舉揭發(fā)材料等,要加強管理,嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。

(二)對公司或上級紀(jì)檢組織查處一般以上案件的工作計劃、請示、報告、內(nèi)部討論情況、辦案過程中收集掌握的各類證據(jù),以及尚未公布的調(diào)查報告、處理決定和內(nèi)部通報;對違紀(jì)案件的檢舉、控告材料和檢舉人、控告人、舉報人和證人的姓名、住址以及可能危害其安全的有關(guān)情況等,要嚴(yán)格管理,控制知悉范圍。

(三)紀(jì)檢監(jiān)察內(nèi)部的各種會議記錄及相關(guān)調(diào)查資料要指定專人負(fù)責(zé),按規(guī)定保管。

(四)在案件檢查中,不得向無關(guān)人員泄漏案情。案件材料要專人保管。因工作需要在查閱案件材料時,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(五)對屬于國家秘密和企業(yè)工作秘密的資料,要及時辦理定密手續(xù),采取保密防范措施。

第二十三條宣傳工作保密制度:

(一)嚴(yán)格按照黨中央和上級黨組織規(guī)定的對外、對內(nèi)宣傳口徑及相關(guān)要求,做好宣傳工作。凡涉及黨和國家秘密的資料、數(shù)字,以及企業(yè)內(nèi)部的秘密事項,未經(jīng)上級審查批準(zhǔn),一律不得擅自宣傳和報道。

(二)嚴(yán)格遵守黨的宣傳紀(jì)律,堅持“內(nèi)外有別”的原則,對只允許在內(nèi)部討論和宣傳的內(nèi)容,不得公開向外宣傳;對違反宣傳保密紀(jì)律,造成泄密者,要逐級追究責(zé)任。

(三)統(tǒng)戰(zhàn)工作中民主黨派情況、“三胞”狀況,要按上級保密規(guī)定執(zhí)行,并做好統(tǒng)戰(zhàn)工作中產(chǎn)生的國家秘密的管理工作。

第二十四條?勞資工作保密制度:

對公司有關(guān)工資調(diào)整、人事調(diào)動、獎懲等方面的事項,在方案尚未出臺公布之前,不得向外透露。

第二十五條?檔案管理保密制度:

(一)檔案管理工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,認(rèn)真遵守保密紀(jì)律。

(二)凡借閱秘密級以上的文件及統(tǒng)計資料時,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格掌握借閱范圍和時限。

(三)科技檔案只借閱副本,原本和獨份檔案資料,只限在檔案室內(nèi)查閱,一般不允許借出使用,特殊情況須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可借出,但必須在限定的時間內(nèi)歸還。

(四)銷毀檔案履行審批手續(xù),派人監(jiān)銷,嚴(yán)禁按廢紙出售。

第二十六條?發(fā)生泄密事件,應(yīng)當(dāng)迅速報告保密工作部門和主管領(lǐng)導(dǎo),查明被泄露秘密的內(nèi)容和密級、造成或可能造成的危害范圍和程度、泄密的有關(guān)責(zé)任者,及時采取補救措施,并在24小時內(nèi)上報上一級保密組織。

第二十七條?對于提供給境外公司咨詢機構(gòu)的資料執(zhí)行鐵道部有關(guān)規(guī)定。

第五章?領(lǐng)導(dǎo)管理責(zé)任

第二十八條?公司領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)自覺遵守《*中央保密委員會關(guān)于黨政領(lǐng)導(dǎo)干部保密工作責(zé)任制的規(guī)定》,保障各類秘密安全,負(fù)起管轄范圍內(nèi)保密工作,遵守保密法律、法規(guī)和保密守則,確保自身和本單位不發(fā)生失泄密事件。

第二十九條?落實領(lǐng)導(dǎo)干部保密工作責(zé)任制,公司領(lǐng)導(dǎo)對分管業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的保密工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任,各部門負(fù)責(zé)人對本部門的保密工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

第六章?檢查和懲處工作

第三十條?公司干部職工應(yīng)知悉與其工作有關(guān)的保密范圍和各項保密規(guī)定,自覺接受上級保密部門進行的保密檢查。

第三十一條?對檢查發(fā)現(xiàn)保密工作存在的問題和隱患,由保密委責(zé)成有關(guān)部門和人員限期整改。

第三十二條?保密委對違反管理規(guī)定的泄密責(zé)任者視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。

第七章?附則

第三十三條?本制度自公布之日起實行。

第三十四條?本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。

篇3:客運專線公司公文處理實施細(xì)則

第一章?總則

第一條?為使公司公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化,根據(jù)《鐵道部公文處理辦法》,結(jié)合哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司(以下簡稱“公司”)工作實際,制定本辦法。

第二條?公文(包括電報,下同)是公司在行政管理過程中形成的具有規(guī)范體式的文書,是依法規(guī)范建設(shè)管理行為的重要工具。

第三條?公文處理指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)

聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條?公文處理應(yīng)當(dāng)堅持依法合規(guī)、實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條?公司領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。公司綜合部是公文處理工作的管理機構(gòu),指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。

第六條?公司每一名工作人員都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理有關(guān)規(guī)定,對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。

第二章?公文種類

第七條?公司使用的公文種類主要有:

(一)決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

(二)決定。適用于對重要事項作出的決策和部署,獎懲有關(guān)單位和人員,變更或者撤銷下級機構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

(三)命令(令)。適用于公布行政規(guī)章、宣布施行重大強制性行政措施、嘉獎有關(guān)單位和人員。

(四)公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

(五)公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

(六)通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

(七)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(八)通知。適用于發(fā)布傳達(dá)要求下級單位周知或執(zhí)行的事項,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文、任免和聘用人員。

(九)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或告知重要情況。

(十)報告。適用于向上級單位匯報工作,反映情況,回復(fù)上級單位的詢問。

(十一)請示。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。

(十二)批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位的請示事項。

(十三)函。適用于不相隸屬的單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

(十四)紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

第三章?公文格式

第八條?公文格式可分為通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在發(fā)文單位標(biāo)志中帶有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相對于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的補充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及紀(jì)要格式等。特定格式公文的作用和效力與通用格式公文相同。

第九條?公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等要素組成。?

(一)份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。

(二)秘級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”,電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)發(fā)文單位標(biāo)志。通用格式公文由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成;聯(lián)合行文時,發(fā)文單位標(biāo)志中一般并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱,主辦單位排列在前,如發(fā)文單位較多時,也可以單獨用主辦單位名稱。信函格式公文發(fā)文單位標(biāo)志不加“文件”二字;聯(lián)合行文時,使用主辦單位標(biāo)志。

(五)發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時,使用只主辦單位的發(fā)文字號。

(六)簽發(fā)人。上行公文應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。上行公文需由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

(七)標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。

(八)主送單位。公文的主要受理單位,應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。

(十)附件說明。公文附件的順序號和名稱。

(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。

(十二)成文日期。署會議通過或者公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

為準(zhǔn),聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)的主辦機構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。

(十四)附注。印發(fā)傳達(dá)范圍或公文辦理聯(lián)系人、聯(lián)系電話等需要說明的事項。

(十五)附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

(十六)抄送機關(guān)。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位。應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。

(十七)印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。

(十八)頁碼:公文頁數(shù)順序號。

第十條?公文中各要素的編排規(guī)則和公文排版、印制、裝訂等要求,按照鐵道部辦公廳發(fā)布的《鐵道部機關(guān)公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號)執(zhí)行。公文使用的漢字和詞語、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號,按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實際需要確定。

?第四章?行文規(guī)則?

第十一條?行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實效,注重針對性和可操作性。行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的單位。?

第十二條?公司內(nèi)設(shè)部門不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他單位制發(fā)公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文種外,還可以選擇與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的其他文種。

第十三條?公司制發(fā)的公文一般發(fā)給相關(guān)省、市、縣、區(qū)有關(guān)部門以及與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)等單位。除重大事項需向中國鐵路總公司行文外,凡屬中國鐵路總公司部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)以函的形式向中國鐵路總公司部門行文,涉及幾個部門的可以抄送,亦不必抄送中國鐵路總公司。

第十四條?“請示”應(yīng)一文一事,一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的可用抄送,但不得抄送下級單位。

“意見”用于上行文時,應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理;用于下行文時,一樣體現(xiàn)出強制性和約束力,下級單位應(yīng)遵照執(zhí)行;用于平行文時,所提意見供對方參考。

除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外,不得以公司名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”、“報告”。

?“報告”不得夾帶請示事項。

第十五條?收到參建單位的“請示”或“意見”,公司必須做出處理或答復(fù)。“請示”或“意見”實行“催辦查辦通知書”制度,領(lǐng)導(dǎo)閱示后,綜合部送承辦部門,承辦部門限期反饋,綜合部并負(fù)責(zé)答復(fù)來文單位,無承辦部門的,由綜合部負(fù)責(zé)答復(fù)。

第十六條?公文要精簡,注重效用。

(一)凡可一次行文的,不分別行文;可不行文的,不行文。會議已印發(fā)的材料和領(lǐng)導(dǎo)講話材料不再發(fā)文,通過當(dāng)面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式能解決的事務(wù)性問題不再發(fā)文。

(二)轉(zhuǎn)發(fā)的公文法規(guī)性、指令性較強的,可原文照轉(zhuǎn);需部分貫徹執(zhí)行的,可摘要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部分;需結(jié)合實際細(xì)化貫徹的,應(yīng)根據(jù)原文精神另行擬文,原文不再轉(zhuǎn)發(fā)。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文不要抄送原發(fā)文單位。

(三)壓縮文件篇幅和印數(shù)。公文內(nèi)容要簡明扼要,一般不超過3000字;控制發(fā)文范圍和印數(shù),除發(fā)給直接辦理公文及其他有關(guān)單位外,無關(guān)單位一律不抄送。

第五章?發(fā)文辦理

第十七條?公司發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程,一般包括:擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、校對、用印、裝訂、封發(fā)等程序。?

第十八條?以公司名義行文的種類及內(nèi)容劃分如下:

(一)《哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司文件》

1.向上級單位或部門請示、報告重要工作;

2.轉(zhuǎn)發(fā)上級單位或部門文件;

3.部署全局性的重要工作;

4.發(fā)布公司管理辦法;

5.發(fā)布重要獎懲事項;?

6.其它需發(fā)《公司文件》的事項。?

(二)《哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司函》

1.公司與上級部門商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項;

2.公司與路局、省、市政府各部門(包括地方鐵路),以及有工作關(guān)聯(lián)的區(qū)、縣(包括縣級市)、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)政府及其部門,其他人民團體、企事業(yè)單位,商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項。

(三)《哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司會議紀(jì)要》。用于記載公司領(lǐng)導(dǎo)主持或委托召開的會議情況和議定事項。

第十九條擬稿草擬公文要按規(guī)定的發(fā)文稿紙格式逐項標(biāo)明。草擬公文要做到:

(一)符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定;

(二)事由清楚,觀點明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,書寫整齊,簡潔明了;

(三)公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定;?

(四)擬制緊急公文,應(yīng)體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度;?

(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引發(fā)文單位名稱、標(biāo)題,后引發(fā)文字號。使用非規(guī)范簡稱時,應(yīng)先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時,應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文含義或規(guī)范的中文全稱。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日;

(六)公文出現(xiàn)結(jié)構(gòu)為兩個層次時,序數(shù)順序為“一”、“1.”;結(jié)構(gòu)為多層次時,序數(shù)順序為“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。

(七)使用國家法定計量單位;

(八)根據(jù)來文擬辦的文稿,來文應(yīng)附在文稿后,以便審核、歸檔;

(九)公文中的數(shù)字,除規(guī)章條目、成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字;

(十)受文單位要寫全稱或規(guī)范的統(tǒng)稱、簡稱;單位名稱不能表明所在地時,要在擬稿紙上注明地址以便及時投送;

(十一)擬寫、修改、簽發(fā)、批示公文,應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水,禁用純藍(lán)墨水和圓珠筆、鉛筆;可使用計算機打印設(shè)備擬寫文稿。

(十二)文件標(biāo)題字號應(yīng)使用二號宋體,正文標(biāo)題應(yīng)使用三號黑體,正文應(yīng)使用三號仿宋體;字間距應(yīng)用“標(biāo)準(zhǔn)”,行間距應(yīng)用“單倍行距”,同時根據(jù)需要可用“固定值”調(diào)整行間距。

第二十條?會簽:會簽公文,主辦部門應(yīng)先簽署意見,然后交協(xié)辦部門依次簽署意見。

凡涉及其他部門職權(quán)范圍的事項,主辦部門必須與之協(xié)商、會簽,取得一致意見后方可行文。如有分歧,主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)參加協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致,主辦部門應(yīng)列明各方理據(jù)并附協(xié)辦、主辦部門的書面意見,報主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

第二十一條?審稿、核稿:對文稿質(zhì)量要層層負(fù)責(zé)把關(guān)。公司發(fā)文必須先由擬稿部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真審稿、把關(guān),然后送綜合部核稿后,由綜合部送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。涉及有關(guān)法律事務(wù)的公文,必要時經(jīng)法律顧問核稿。上行公文和重要公文,須經(jīng)綜合部部長復(fù)核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā);文稿改動較大,由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認(rèn)公文無誤后,應(yīng)簽名并注明日期。

審稿、核稿的重點是:是否需要行文;行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文要求,公文格式是否規(guī)范;文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策規(guī)定;處理意見是否明確具體,切實可行;與其他有關(guān)文件精神有無矛盾、重復(fù);涉及其他部門的問題是否已經(jīng)協(xié)商一致;發(fā)送范圍是否恰當(dāng);主題詞標(biāo)引是否準(zhǔn)確。

第二十二條?校對:校對工作是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確、及時。公司發(fā)公文由擬稿部門校對,每件公文至少全面校對兩遍,改正較多時,應(yīng)按程序復(fù)校,在確認(rèn)無誤后方可付印,校對人應(yīng)在文稿上簽名。綜合部在付印前,對文件及格式要全面檢查,如對文稿內(nèi)容有疑問,應(yīng)與核稿人聯(lián)系,不得隨意處理。

第二十三條?簽發(fā):以公司名義制發(fā)的公文,由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或主管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人要署明姓名和日期,并對公文全面負(fù)責(zé)。經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文稿不得擅自改動,如必須改動,應(yīng)由核稿人報經(jīng)簽發(fā)人同意。

第二十四條?繕印:公司發(fā)文由綜合部統(tǒng)一編號。繕印要符合公文規(guī)定格式,字跡清楚,整潔美觀,印數(shù)準(zhǔn)確。發(fā)文中如有非打印設(shè)備能繪制的圖表線條等,由擬稿部門自行繪制。

第二十五條?翻印:上級單位公文除絕密或注明不準(zhǔn)翻印的以外,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或綜合部部長批準(zhǔn)可以翻印。翻印時,應(yīng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。復(fù)制件作為正式公文使用時,應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章或公章,視同正式公文妥善保管。

第二十六條?用印:蓋章時,應(yīng)檢查原稿是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),打印是否清晰,印數(shù)是否準(zhǔn)確,對不符合規(guī)定的公文不予蓋章。

第二十七條?裝訂:裝訂前由擬稿部門對繕印的公文進行檢查。檢查的重點是:密級、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文標(biāo)題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時要毛天齊地,毛左齊右,切忌多頁、少頁、倒頁,訂釘位置要按規(guī)定辦理,做到整齊美觀。公司發(fā)公文由擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂,會議材料由主辦部門和擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂,其他簡報、材料由擬稿部門裝訂。

第二十八條?封發(fā):綜合部應(yīng)建立發(fā)文登記制度,印發(fā)的公文由擬稿部門進行封發(fā)。公文封發(fā)時,擬稿部門要對公文質(zhì)量進行檢查,重點檢查繕印是否清晰,有無多頁、少頁、倒頁等差錯,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系糾正。

第二十九條?積極推進辦公自動化建設(shè)步伐,逐步實現(xiàn)無紙化辦公,提高公文周轉(zhuǎn)速度和公文處理的效率。

第三十條?嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他有關(guān)保密規(guī)定,加強秘密公文的管理。秘密公文在運轉(zhuǎn)過程中,均應(yīng)辦理交接并采取相應(yīng)的保密措施,保證公文安全。閱辦機要電報,應(yīng)按保密規(guī)定按時收回,由綜合部保存。轉(zhuǎn)發(fā)秘密公文或密碼電報時,必須貫徹“密來密去”的原則,嚴(yán)禁密電明復(fù)或密明混用。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸,其他秘密公文傳輸時,必須采用加密裝置。

第六章?收文辦理

第三十一條?收文辦理指對收到公文的辦理過程,一般包括:簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視,指定專人負(fù)責(zé)本部門的公文處理工作,收文處理工作歸口綜合部統(tǒng)籌管理。

第三十二條?收文:綜合部應(yīng)執(zhí)行收文登記制度,指定專職人員統(tǒng)一簽收、拆封、分類、編號、登記,加貼《公文處理單》后,送交綜合部部長或主管副部長按照領(lǐng)導(dǎo)分工分別簽署呈批意見;綜合部文電管理人員按照綜合部部長或主管副部長簽署的意見,將公文分送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批,待領(lǐng)導(dǎo)批示后由綜合部文電管理人員送其他領(lǐng)導(dǎo)傳閱或送主辦部門辦理;綜合部部長和主管副部長同時因公出差,由綜合部文電管理人員直報領(lǐng)導(dǎo)閱批,并按照領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理;節(jié)假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文,綜合部文電管理人員需要向綜合部部長或主管副部長說明文電內(nèi)容、緊急程度,由綜合部部長或主管副部長向領(lǐng)導(dǎo)匯報后,由綜合部文電管理人員按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。

公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加會議或從其他渠道收到的公文,應(yīng)交綜合部登記后辦理。

收到上報的公文如不符合本實施細(xì)則規(guī)定的,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可退回發(fā)文單位并說明理由。

第三十三條?公文承辦:承辦部門收到交辦的公文后,應(yīng)按照公文事由或領(lǐng)導(dǎo)要求及時辦理,不得延誤、推諉,一般公文應(yīng)在1個工作日內(nèi)辦結(jié),做到日事日畢;內(nèi)容緊急的公文要指定專人,跟蹤處理,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦。各主辦(承辦)部門當(dāng)日辦理的公文要于17時前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過辦理時限的,主辦部門應(yīng)預(yù)先說明理由。對不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應(yīng)及時向交辦領(lǐng)導(dǎo)匯報或與交辦部門聯(lián)系,并退回公文原件。

第三十四條?公文傳閱:領(lǐng)導(dǎo)間傳閱公文,由綜合部文電管理人員根據(jù)實際情況,在領(lǐng)導(dǎo)傳閱后第一時間完成傳遞程序。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出差在外不能及時傳閱時,重要文電由綜合部文電管理人員將公文復(fù)印后放在出差領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上待閱,原文按照程序繼續(xù)傳閱或承辦;遇有緊急待辦公文,由綜合部主管副部長或文電管理人員第一時間向外出領(lǐng)導(dǎo)匯報,按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。需要相關(guān)部門傳閱的公文,由綜合部文電管理人員送傳,傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發(fā)生一次閱辦部門或閱辦者的轉(zhuǎn)移,均要經(jīng)綜合部登記,不要直接傳遞和橫傳,以隨時掌握公文去向,避免漏傳或延誤,保證辦理或查詢及時方便。

第三十五條?審批公文:主批人應(yīng)簽署明確意見,并寫全姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間),應(yīng)視為同意。沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。?

第三十六條?公文督辦:凡帶有“請**部門閱辦”、“上報”、“反饋”、“落實”等字樣批示的公文,由綜合部跟蹤督辦,承辦部門要按照時限要求及時上報,同時向綜合部反饋情況,保證工作得到落實。

第七章?公文歸檔、銷毀

第三十七條?立卷歸檔:公文辦結(jié)后,應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定,及時將公文以及公文原稿和有關(guān)材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產(chǎn)生公文以及公文原稿和有關(guān)材料的部門負(fù)責(zé);聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本;公司綜合部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查檔案的日常管理工作。

立卷、歸檔應(yīng)做到:

(一)擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

(二)正確反映本單位(部門)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范圍應(yīng)按公司有關(guān)檔案管理辦法規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。

(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標(biāo)題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實,卷皮字跡要工整。

(五)實行公文無紙化傳遞后,在電子檔案未推行前,仍按原辦法立卷、歸檔。

(六)各部門要嚴(yán)格按照歸檔時間、歸檔范圍和歸檔程序開展公文歸檔工作。

第三十八條?銷毀:沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)本單位(部門)有關(guān)人員鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷、歸欄工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳記或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第三十九條?單位合并時,全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;單位撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

第四十條?工作人員調(diào)離工作崗位時,應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第四十一條?公司文件主辦部門名稱及代字:綜合部-綜合,工程管理部-工程,計劃財務(wù)部-計財,安全質(zhì)量部-安質(zhì),物資設(shè)備部-物設(shè)。

第四十二條?以《公司文件》行文,其發(fā)文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)〔201*〕**號”。

第四十三條?以《公司函》行文,其發(fā)文字號為:“哈佳**(主辦部門代字)函〔201*〕**號”。

第八章?附則

第四十四條?公司公文處理有關(guān)簿冊式樣由綜合部統(tǒng)一規(guī)定。司法、外事文書等特殊公文,依照有關(guān)規(guī)定辦理。

第四十五條?公文被撤消,視作自始不產(chǎn)生效力。公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第四十六條?本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第四十七條?本辦法自發(fā)布之日起實行。