房地產開發公司銷售部資料管理

一.資料內容

文字部份:

1.送董事會資料。

2.公司下發文件。落款為"**公司"、"董事會"的通知、通告、指示、決定、決議等。

3.會議紀要。

4.內部資料。包括一般資料和重要資料(需長期保存)。

5.送其他部門資料,主要指部門銜接函。

6.其他部門送本部門資料。銜接函、落款為"**部"的通知、通報、決定等。

7.策劃部送行業信息。包括:策劃部送來的《簡報》、其他樓盤信息等。

8.活動方案。包括公司內部及對外舉辦的各種活動細則,實施方案,請柬,門票樣本等。

9.報刊雜志信息。分相關行業信息、廣告信息等。

10.法律方面資料。主要指法律顧問的意見書、信函。

11.各項目售前資料。包括國土出讓協議復印件、預售許可證復印件、固定資產投資許可證復印件、建設工程許可證復印件、建設規劃許可證復印件、項目總平圖、戶型圖、鋪面平面圖、售樓資料、住宅和鋪面價目表。

12.各項目運行中資料。包括合同書、預定單、工程變更單、退房申請單及批復、按揭資料、客戶檔案。

13.各項目售后資料。主要指物管公司送來的,如客戶住宅電話等資料。

14.銷售代表檔案。包括入司時間、生日時間、獎罰情況。

15.各項目《銷售日報表》。

16.每天各銷售代表的《工作日志》及每周、每月匯總。

電腦部份:

1.銷售資料。主要指商品房銷售一覽表、合同摘要,營業用房合同摘要,車庫購銷情況,已售房、余房信息。

2.工作日志。

3.客戶檔案。

4.銷售代表檔案。

二.資料的管理。

銷售助理負責本部門的資料管理工作,主管進行監督和督促。

銷售助理作為資料的管理人,應及時做好資料的收集、整理、歸檔,確保資料的完整、正確和安全。

1.文字資料。

報董事會資料。注明所上報的具體董事、時間。

公司下發文件。在收文的次日早會宣讀,會后存檔。

《銷售日報表》。由經辦的銷售主管當日詳細填寫,銷售助理每天早會檢查,會上匯總(包括當日匯總、截止當日匯總),經理會后檢查。一本填完后存檔。

《工作日志》。由各銷售代表每天下班前完成,主管助理當日匯總,分項目銷售時間存檔。

合同書的管理。詳見《預定單合同的管理》。

預定單的管理。詳見《預定單合同的管理》。

工程變更單的管理。銷售部保留的工程變更單應分項目長期保存。

項目售前資料。長期保存。

項目售后資料。長期保存。

注意事項:1.每份資料編寫目錄,建立借閱簽字制。如造成售樓資料遺失,須原樣彌補,并罰款200元,如造成其他資料的遺失,須承擔相應的經濟及法律責任并罰款200元。

2.大部分文字資料需長期保存,有些資料需永久保存,這些資料主要是指與客戶簽署的易引起爭議的書面資料,如a、客戶的更名、轉讓資料(見《更名、轉讓手續的辦理》);b、優惠客戶的情況說明;c、公司對客戶的賠償資料(含時間、原因、客戶姓名、購房位置、賠償結果、領導簽字、經辦人簽字、客戶獲賠后的聲明);d、退房資料(見《退房手續的辦理》)。

二.電腦部分。

主管機要加密,除經理、主管、主管助理以外的人員使用需征得主管以上一級領導同意。

涉及保密的郵件要打印出來后妥善管理,郵件刪除。

合同及預定(退款)單的管理

一.填寫

1.由經辦的銷售代表填寫,如該經辦人員不在,由主管或經理安排人員填寫,該被安排的工作人員有義務保質、保量地完成,否則將作為責任人受到處罰。

2.字跡要工整、清楚,使用黑色鋼筆或簽字筆。如有修改,使用涂改液或刀片后再填寫。如發現字跡潦草、模糊者,用筆不合要求者,一份罰款50元。

3.合同內容的填寫。

A.合同包括:主合同、補充協議、物管協議。

B.嚴格執行規定的單價、付款時間、既定的條款,如出現金額的優惠,合同條款的修改,補充條款的增加等被視作特殊合同,按照評審要求進行合同評審,

C.合同金額四舍五入保留到元,并保證分項金額之和等于總金額,單價乘以面積等于總價。

合同中須注明定金金額,定金統一為壹萬元。

大寫金額處有數據前的"零"可用"/"代替,數據中的"零"不得簡寫。

D.填寫不得有空白欄,無內容填寫應用"/"劃去,否則造成后果者自行承擔一切后果。

合同上一定要留有客戶的身份證號、通訊電話、通訊地址。

4.合同簽寫的程序。包括從書寫到交由主管助理管理。

合同書分格式化合同與特殊合同,格式化合同由經辦銷售代表填寫內部審核表,后需另外一位銷售代表、銷售主管復核簽字,復核內容包括合同書是否各文本都簽寫了及其中的每一條、每一款及確保正確性和未經過任意修改。特殊合同要進行單獨合同評審,是否有相關領導簽字認可,之后再交給客戶去辦理交款等以后的手續。

合同一式份,客戶、公司財務、銷售各一份,銷售保留的一份由主管、經理核查后交開發公司管理,核查的內容同上。

不規范合同的責任三方除查出問題的人以外均將受到50元-1000元的處罰,并承擔由此造成的一切后果,公司不承擔由于工作人員原因造成的任何損失。

5.預定單內容的填寫。

嚴格執行規定的單價、預定截止期限(從簽預定單次日起3天),如有調整視作特殊預定單,單價的優惠由經理以上一級領導簽字,預定截止日期的延長由主管以上一級領導簽字,否則將視情況給責任人以處罰。

填寫不得有空白欄,無內容填寫應用"/"劃去,否則造成后果者自行承擔一切后果。

單上一定要留有客戶的通訊電話、通訊地址

特別注意單價與付款方式的對應一致,否則自行承擔一切后果。

6.預定單簽寫的程序。

1)填寫電腦確認單,寫明預定單號、客戶姓名、房屋位置、型號、定房日期及銷售代表姓名,將此單交至經理處進行電腦輸入,確認無誤;

2)填寫房屋預定單,由另外一位銷售代表進行復核,客戶簽字后交至經理處簽字確認;

3)帶客戶到財務部進

行交款,加蓋經濟合同章;

4)將預定單的第一聯(白色)交至經理處進行存檔,第二聯交給客戶,第三聯交給財務。

簽預定單須交納_____元以上的預定金。

7.退房程序

1.)定金:由客戶打電話說明要退房,且定金可不予退還者,由銷售代表填寫情況說明,寫明客戶姓名、定房位置,定房時間及退房原因,交至經理處進行存檔。(此種情況大多為已過預留截止日期者)

2.)退房且退定金:由于公司及其他原因造成客戶要求退房的:

A.預定退房:收回客戶的預定單,經理簽字后由相應銷售員帶客戶到財務部退款,退款后將預定單交至銷售經理(財務部)處進行存檔;

B.合同退房:收回客戶的合同、業主卡等,要求客戶填寫《退房申請單》,交由財務核算應退金額并簽字確認,銷售主管簽字確認,金額在5萬元以上者由公司領導簽字確認,之后由財務部與客戶約定時間進行退款,退款后將《退房申請單》原件交至財務部,復印件交至銷售助理處進行存檔。

二.合同管理。此工作由經理助理承擔,經理進行監督。

1.合同的管理。

時間:從客戶簽合同開始到移交給實業公司之前。

內容:分項目、分住宅和鋪面;建立借閱簽字制。

注意事項:應作為機密資料保存,不得遺失,不得將信息告訴他人;除公司領導、銷售經理、合同經辦人員以外,其他人員查看合同須經主管同意,借閱須簽字。

2.預定單的管理。

時間:從客戶簽單開始須長期保存,該預定單無論是有效的、作廢的、過期的都需長期保存,以備查。

內容:分項目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。

三.關于合同評審

1.格式化合同

A.定義:對開盤前的合同進行統一內容的擬訂,在經過合同評審后,即成為格式化合同。

B.合同評審程序:銷售部擬訂內容--填寫合同評審表格--有關部門負責人簽字--管理者代表簽字--總經理簽字

C.簽定此類合同時,須經過銷售部內部審核過程:銷售代表與客戶簽定合同--經辦銷售代表填寫內部審核表并簽字確認--復核銷售代表簽字--銷售主管簽字確認--銷售經理簽字確認客戶簽字--蓋經濟合同章。

D.對于復核人員應確認客戶在現場,對于條款未進行任意修改和增加,如在未修改的前提下增加了條款,確認此條款屬客戶對于公司的約束還是屬公司對客戶的約束,如是前者,則應進行特殊合同的評審,如屬后者,則應在增加條款上進行蓋章確認后進行內部審核(此類增加內容應首先由銷售主管在審核表上進行書面確認后填寫)。

2.特殊合同:

A.定義:對格式化合同內容進行了改變(增加或刪除,其中增加條款屬客戶對公司的約束類),即稱其為特殊合同。

B.評審程序:銷售代表填寫合同評審表格(詳細填寫合同變更的內容)--有關部門進行評審--法律顧問進行評審--管理者代表進行評審--銷售總監、總經理進行評審

C.對于最終評審結果與客戶達成一致后,客戶進行合同的簽字確認,蓋經濟合同章。

D.若公司對此評審程序有改變,按改變后的程序另行執行。

篇2:房地產公司銷售部資料管理制度

房地產公司項目銷售部資料管理制度

1、需管理的資料包括:按揭收入證明表格、日報表、周報表、客戶登記表、電話接聽記錄表、面積一覽表、合同范本、物業管理條例等;

◇如有丟失罰款10-100元不等,視情節嚴重程度給予公司通報批評或解聘

2、銷售部所有與銷售相關的資料,內業必須留整套備檔;

(1、銷售內業隨時檢查資料的完整性及缺失性,資料缺失需及時補足;

◇補足不及時,每次罰款10元

(2、置業顧問應愛護公共資料,不隨意浪費。

◇違反規定者罰款20元