地產公司售樓軟件系統管理制度

1目的和范圍:為了科學、準確及時記錄、反饋銷售信息,減少因人為過失及監管漏洞而給公司帶來的損失,提高公司的工作效率,規范使用售樓遠程管理系統及明確使用軟件的工作職責和操作程序,特制定本制度。

2職責:

2.1系統管理員(財務部)

2.1.1負責建立新項目、用戶帳戶及權限設置,屏蔽項目初始資料

2.1.2負責變更操作:按批件變更項目資料

2.1.3負責系統監控操作

2.1.4負責系統的維護、更新和完善

2.2經營銷售部

2.2.1負責按批件進行特殊預留操作

2.2.2負責初始資料及核定產權面積的錄入

2.2.3負責樓盤和預留樓盤的定購工作、定購的變更操作

2.2.4負責催收定金,并向財務部報送解除定購協議客戶清單

2.2.5負責辦理簽約手續并提供相關優惠批件,負責未簽約客戶的跟蹤及反饋,辦理延遲簽約批準單

2.2.6負責合同審核操作,已審核合同的更改操作及審核,退房操作及退房款的報批。負責合同監證、按揭收件送審并進行電腦登記。

2.2.7

2.2.8負責發送交房通知書并進行電腦登記,負責接樓申請及審核操作,通知財務接樓應收相關費用,特殊接樓通知書的送審和尾款的催收。

2.2.9負責發送辦理產權通知書并進行電腦登記,通知財務辦理產權應收相關費用,并簽定補充合同。

2.2.10負責會員積分申請的錄入。

2.3財務計統部

2.3.1負責項目初始資料的審核

2.3.2負責惡意預留的通報,反饋未及時簽約情況

2.3.3收取樓款、相關費用及相關變更款并開具相應票據

2.3.4負責合同及變更合同的復核,票據的換發工作,退款的審核及支付

2.3.5負責確定按揭送審銀行及協調、跟蹤工作

2.3.6負責復核辦理接樓、產權相關費用,收取接樓尾款

2.3.7負責接樓確認單復核,負責發出特殊接樓催款通知書給經營部

2.3.8負責核定面積增減款的復核、補充合同的審核,開具購房發票并進行電腦登記

2.3.9負責會員積分兌換審核

2.3.10負責違約客戶樓款的催收,將惡意違約客戶清單送總經室律師處理。

2.4總經室

2.4.1負責合同、變更合同、補充合同的審核操作,蓋章

2.4.2負責惡意違約客戶的法律處理

2.5各部門及人員負責正確使用軟件及保密工作。

3程序

3.1初始設置管理

3.1.1新項目開盤前3天內,經營部應通知系統管理員新建一個樓盤項目,同時提供一份經營部操作人員名單,由系統管理員建立用戶賬號。

3.1.2經營部根據樓號、層次、單元、建筑面積等建立新項目樓盤詳細資料:將公司已批準的項目銷售價目表、正常折扣標準等有關要素錄入售樓軟件;

3.1.3經營部錄入公司評審通過的商品房買賣合同套打樣本。

3.1.4財務部根據批準后的銷售價目表原件進行核對,核實無誤后,即由系統管理員進行屏蔽初始資料,只允許查看。

3.1.5因設計施工變更或公司銷售策略變更需要調整樓盤銷售資料和銷售價格時,由經營銷售部填寫申請單報經批準后,系統管理員根據批準單日期調整原價目表,批準之后成交的樓盤以調整后新價目表為準。

3.1.6權限管理

各操作員按總經理批準后的權限、工作職責范圍進行操作,各操作員權限一覽表如下:

部門操作人員預留定購定購更改簽約簽約更改簽約審核蓋章按揭收件按揭復核監證接樓接樓復核產權產權復核收款對賬復核票據

總經室總經理√

副總經理√

蓋章經辦√

經營銷售部銷售經理√√√√

銷售副經理√√√√

銷售主任√√√√√√√√

銷售業務員√√√

按揭經辦√

監證經辦√

產權經辦√

接樓經辦√

財務計統部財務總監√√√√

銷售會計主任√√√√√√√

銷售會計√√√√

收款員√

所有操作權限人均有查詢權限,通過查詢環節進行操作。

3.2預留管理

預留是指由有權限的相關人員按口令錄入,電腦根據設定的預留天數進行保留,暫不對外銷售,超過預留天數后,電腦將自動取消預留登記,轉作未售樓盤,供自由銷售。

3.2.1因特殊需要或公司銷售政策安排需預留較長時間的,應形成書面文件報經總經理同意,批準后由經營部進行特別預留操作。

3.2.2因公司關系需要或銷售現場需要,應進行臨時預留的,由相關權限人員直接按照各自口令錄入預留客戶姓名、聯系電話。預留時限如下圖:

權限人總經理副總經理財務總監銷售經理銷售副經理銷售主任

預留天數

3.2.3相關權限人員及銷售主任應催促客戶及時辦理正式認購手續,預留樓盤的認購工作由銷售主任操作,當實際成交對象與預留登記不符時,銷售主任應先告知相關預留權限人員,征得同意后才能變更。

3.2.4項目開盤第一周,預留統一由銷售經理操作。

3.3定購管理

3.3.1錄入定購協議:與客戶簽訂定購協議時,置業顧問應將相關信息及時錄入到售樓軟件中。

3.3.2交納定金:置業顧問持定購協議文本,帶客戶到收款員處交納定金,經收款員確認后,才完成定購操作。

3.3.3對于已定購但未按協議規定交納定金的客戶,電腦在12小時內自動取消定購,轉作未售樓盤。

3.3.4根據已定購未交足定金的客戶清單,置業顧問應及時調查,認為需保留協議的應有書面說明原因并催促客戶及時補足定金,需解除協議或退房的,及時報送清單給財務部,進行取消定購/沒收定金操作。

3.3.5更名:在規定簽約時限之前,客戶提出更名或換房申請要求的,由銷售主任進行更名或換房操作,同時置業顧問持客戶申請書、新舊定購協議書、原樓款收據帶客戶到收款員處換發收據,收款員根據電腦通知更名清單,辦理客戶換發收據的

手續,才完成更名操作。

3.3.6定購退房申請:在規定簽約時限之前,客戶提出退房申請要求,由銷售主任按照協議規定允許退房的條款進行退房操作,并填寫退房款申請單上報財務總監批準,銷售會計根據批準單和電腦通知退房清單辦理客戶退款手續,才完成退房操作。

3.4簽約管理

項目具備簽約條件時,置業顧問應及時催促已交定金未簽約的客戶辦理簽約手續。

3.4.1正常簽約的普通客戶:置業顧問詳細錄入合同條款要素及客戶信息。

3.4.2優惠客戶簽約:屬于公司關系戶的,申請人應及時填寫"購房優惠批示單",詳細填寫優惠折扣、優惠原因等,并按規定程序送公司審批。置業顧問根據已批準的"購房優惠批示單"詳細錄入優惠單內容、合同條款要素及客戶信息。購房優惠批示單原件應送交財務部存檔。

3.4.3未及時簽約的客戶:銷售主任根據電腦未簽約清單進行調查,屬于特殊關系需延長簽約時間的客戶,銷售部應將延遲簽約(超過1個月)客戶清單報經公司總經理批準,批準單送財務部存檔。

3.5合同審核管理

合同的審核由經營部銷售主任及經理對簽約合同及時進行審核,再由財務銷售主任及總監進行復核,并完成電腦簽字確認工作。

完成審核完成復核

銷售主任及經理會計主任及總監完成電腦簽字

2個工作日內2個工作日內

(屬于優惠折扣合同,收到優惠批示單原件1天內,財務完成復核)

3.5.1所有審核通過的合同電腦將自動列入已審核清單,經營銷售部在1個工作日內將合同送往總經室秘書蓋章,以便及時辦理合同監證。

3.5.2合同更改:對于已審核的合同客戶又提出申請更名、換房等其他合同條款,由置業顧問提出合同更改并詳細填寫更改內容,電腦將其自動轉入再更改未審核清單,經合同審核、復核人員同意更改后,完成電腦簽字確認,電腦自動列入已審核清單代替原合同。如合同審核、復核人員不同意更改,不做電腦簽字確認,電腦仍以已審核原合同為準。

3.5.3申請退房:對于已審核的合同客戶又提出退房申請,置業顧問填寫退房申請單報經公司批準,批準后由銷售主任進行退房操作,財務部根據退房批準單和電腦通知退房清單辦理客戶退房手續。

3.6蓋章監證管理

3.6.1公司公章管理人員根據銷售合同與電腦上列入已審核清單合同內容進行核對,確認無誤后方能蓋章,同時對已蓋章合同電腦簽字確認。

3.6.2經營部監證經辦人員應在合同蓋章及收到現金交款單后2天內將合同送到交易中心辦理合同監證,并將送交時間進行電腦登記;對于已監證好的合同,應將合同監證時間、登記編號進行電腦登記。

3.7按揭管理

3.7.1對于選擇按揭付款方式的客戶,電腦將自動列入申請按揭客戶清單,置業顧問按合同規定時間及時收取按揭材料、出具材料收取證明單,并進行電腦登記。

3.7.2銷售按揭經辦對置業顧問送交的客戶按揭材料進行復核,并在電腦上進行登記。如果送交的材料不齊全或不符合規定,按揭經辦將不做審核。直到資料齊全為止。

3.7.3由按揭經辦根據已審核材料及已監證合同的清單作出送審銀行決定,按揭經辦根據財務部安排,及時將貸款申請材料送交銀行審核并進行電腦登記,并及時跟蹤了解。

3.7.4對于銀行已通過審核的客戶,按揭經辦及時通知客戶前往簽字,并將合同送交易所辦理抵押監證,辦妥抵押監證后,在電腦上進行登記。

3.7.5對于已完成抵押登記的貸款合同,財務部應負責催促銀行放款,財務部對銀行放款的樓房單元應及時進行電腦登記。

3.8接樓管理

3.8.1項目具備接樓條件時,財務經辦根據所有已簽約清單結清尾款、違約金利息等各類款項后,進行電腦確認后,電腦自動列入可正常接樓清單;未交清樓款提前接樓的樓盤,財務部根據批準單確認,電腦自動列入可可提前接樓清單。

3.8.2經營部接樓經辦根據可正常接樓清單、可提前接樓清單與客戶辦理接樓手續,并錄入通知接樓日期、實際接樓日期,經營部主任復核并進行電腦確認,電腦自動列入已接樓清單和已提前接樓清單。

3.9產權管理

3.9.1公司通過產權總登記后,經營部經辦根據產權處核定的建筑面積錄入到產權面積表中,由經營部主任復核,電腦自動計算客戶應增(減)面積樓款。

3.9.2經營銷售部根據核定面積及其他各項扣減金額調整原合同價,并提供產權處核定面積表單給財務部,財務部復核無誤后生成新合同價,經營部與客戶簽訂補充合同。

3.9.3財務部根據新合同價與客戶進行結算,所有款項收清后,銷售會計開出購房發票,財務主任審核確認后,會計與客戶辦理換取購房發票手續,會計錄入發票號碼,客人領走時間,并進行電腦登記。

3.10會員管理

3.10.1會員持會員卡在被推薦到售樓點簽定《商品房買賣合同》的同時,在置業顧問引導下填寫《會員積分申請書》,并將會員積分申請錄入電腦。

3.10.2財務收款員收到經營部經理已批準的《會員積分申請書》原件后,進行電腦確認登記。

3.10.3被推薦人付清80%以上房款后,由銷售會計進行復核,開出會員積分兌換單,并進行電腦確認。

4.相關文件

4.1《銷售過程管理程序》

5.相關表單、記錄

篇2:基礎軟件系統運行安全管理制度

第一章總則

第一條為保障海南電網公司信息系統的操作系統和數據庫管理系統的安全、穩定運行,規范操作系統和數據庫管理系統的安全配置和日常操作管理,特制訂本制度。

第二條本辦法適用于海南電網公司(以下簡稱公司)本部、分公司,以及直屬各單位的信息系統的操作系統和數據庫系統的管理和運行。其他聯網單位參照執行。

第二章操作系統運行管理

第三條操作系統管理員、審計員的任命

操作系統管理員、審計員的任命應遵循“任期有限、權限分散”的原則;

對每個操作系統要分別設立操作系統管理員、審計員,并分別由不同的人員擔任。在多個應用系統的環境下,操作系統管理員和操作系統審計員崗位可交叉擔任;

操作系統管理員、審計員的任期可根據系統的安全性要求而定,最長為三年,期滿通過考核后可以續任;

操作系統管理員、審計員必須簽訂保密協議書。

第四條操作系統管理員、審計員帳戶的授權、審批

操作系統管理員、審計員賬戶的授權由系統運行維護單位填寫《操作系統賬戶授權審批表》(參見附表1),經信息系統運行管理部門負責人批準后設置;

操作系統管理員和操作系統審計員人員變更后,必須及時更改帳戶設置。

第五條其他帳戶的授權、審批

本單位其他賬戶的授權由使用部門填寫《操作系統賬戶授權審批表》,經信息系統運行管理部門負責人批準后,由操作系統管理員進行設置;

外單位人員需要使用本單位系統時,須經相關業務管理部門主管同意,填寫《外單位人員操作系統賬戶授權審批表》(參見附表2),報信息系統運行管理部門負責人批準后,由操作系統管理員按規定的權限、時限設置專門的用戶帳號;

嚴禁本單位任何人將自己的用戶帳號提供給外單位人員使用。

第六條口令的復雜性、安全性要求和檢查

系統賬戶的口令長度設置至少為8位,口令必須從字符(a-z,A-Z)、數字(0-9)、符號(~!@#$%^&*()_)中至少選擇兩種進行組合設置;

系統賬戶的口令必須經常更改,至少每月更改一次,每次更新的口令不得與舊的口令相同,操作系統應設置相應的口令規則;

系統用戶的帳號、口令、權限等禁止告知其他人員;

須根據系統的安全要求對操作系統密碼策略進行設置和調整,以確保口令符合要求。

第七條系統維護和應急處理記錄

應設置《操作系統維護和應急處理記錄》(參見附表3),系統管理員記錄系統的運行情況;

應對系統安裝、設置更改、帳號變更、組變更、備份等系統維護工作進行記錄,以備查閱;

應對系統異常和系統故障的時間、現象、應急處理方法及結果作詳細的記錄。

第八條操作系統軟件、資料以及許可證的管理

必須對操作系統軟件的介質、資料和許可證進行登記,并設專人負責保管;

登記的內容應包括軟件的名稱和版本、軟件出版商、許可證類型和數量、介質的編號和數量、軟件安裝序列號、手冊名稱和數量、購買日期等;

應有軟件和資料的借用審批和借還登記手續;

對重要的系統軟件介質和資料要進行復制,借用時宜提供復制品,以保護好原件及避免丟失。

第九條操作系統的系統管理員帳戶名稱、口令的管理

操作系統的系統管理員賬戶名稱不得使用系統安裝時默認的系統管理員賬戶名,應按照《操作系統賬戶授權審批表》批準的賬戶名稱、權限和有效期予以設置;必須更改系統安裝時默認系統管理員賬戶和具有特殊權限的賬戶的口令,關閉不必使用的賬號;

操作系統管理員帳戶的口令除了要滿足本規范第六條中的口令要求外,還必須每兩周更改一次,發現有異常情況時應立即更改,每次更新的口令不得與舊的口令相同;

嚴禁把操作系統管理員的帳戶名稱和口令告知其他人員。

第十條操作系統配置的備份管理

操作系統管理員應對操作系統的配置參數及相關文件進行備份,當配置發生變更時必須重新備份,以便系統發生故障時能盡快恢復系統配置。

第十一條操作系統的安全檢查

操作系統管理員應經常檢查操作系統的安全配置,并確保符合安全配置要求;

操作系統管理員和操作系統審計員應定期查看操作系統的運行日志和審計日志,以及時發現出現的安全問題;

操作系統管理員應定期使用最新的安全檢查或安全分析工具對系統進行檢查,并及時消除存在的漏洞。特別是在新軟件安裝或軟件更新之后。

第三章數據庫系統運行管理

第十二條數據庫管理員、審計員的任命

第十三條數據庫管理員(DBA)的任命應遵循“任期有限、權限分散”的原則;

對每個數據庫系統要分別設立數據庫管理員和數據庫審計員,并分別由不同的人員擔任。在多套系統的環境下,數據庫管理員和數據庫審計員崗位應交叉擔任;

數據庫管理員、審計員的任期可根據系統的安全性要求而定,最長為三年,期滿通過考核后可以續任;

數據庫管理員、審計員必須簽訂保密協議書。

數據庫管理員、審計員帳戶的授權,審批

數據庫管理員、審計員賬戶的授權由系統運行維護單位填寫《數據庫系統賬戶授權審批表》(參見附表4),經信息系統運行管理部門負責人批準后設置;

數據庫管理員、審計員人員變更后,必須及時更改帳戶設置。

第十四條其他帳戶的授權,審批

本單位其他數據庫賬戶的授權由使用部門填寫《數據庫系統賬戶授權審批表》,經信息系統運行管理部門負責人批準后,由數據庫管理員進行設置;

外單位人員需要使用本單位數據庫系統時,須經相關業務管理部門主管同意,填寫《外單位人員數據庫系統賬戶授權審批表》(參見附表5),報信息系統運行管理部門負責人批準后,由數據庫管理員按規定的權限、時限設置專門的用戶帳號;

《外單位人員數據庫系統賬戶授權審批表》應包括使用者姓名、身份證號、工作單位、接待部門、數據庫系統名稱和版本、主機型號、主機號、賬戶名稱、賬戶類別、授予權限、賬號和權限授予期限等;

嚴禁本單位任何人將自己的用戶帳號提供給外單位人員使用。

第十五條口令的復雜性、安全性要求和檢查

數據庫賬戶的口令長度設置至少為6位,口令必須從字符、數字、符號中至少選擇兩種進行組合設置;不宜使用與賬戶名稱中相同的字符或使用姓名、生日和電話號碼等其他容易猜測的字符組合;

數據庫賬戶的口令必須經常更改,至少每季度更改一次,每次更新的口令不得與舊的口令相同,應設置相應的口令規則;

數據庫用戶的帳號、口令、權限等禁止告知其他人員;

必須根據安全要求對數據庫管理系統的密碼策略進行設置和調整,以確保口令符合要求。

第十六條系統維護和應急處理記錄

應設置《數據庫系統維護和應急處理記錄》(參見附表6),系統管理員記錄系統的運行情況;

應對系統安裝、設置更改、帳號變更、表空間變更、數據對象變更、數據庫備份等系統維護工作進行記錄,以備查閱;

應對系統異常和系統故障的時間、現象、應急處理方法及結果作詳細的記錄。

第十七條數據庫系統軟件、資料以及許可證的管理

必須對數據系統軟件的介質、資料和許可證進行登記,并設專人負責保管;

登記的內容應包括軟件的名稱和版本、軟件出版商、許可證類型和數量、介質的編號和數量、軟件安裝序列號、資料名稱和數量、購買日期等;

應有軟件和資料的借用審批和借還登記手續;

對數據庫系統軟件介質和資料要進行復制,借用時宜提供復制品,以保護原件及避免丟失。

第十八條數據庫管理員帳戶名稱、口令的管理

數據庫管理員賬戶名稱不宜使用系統安裝時默認的管理員賬戶名,應按照《數據庫系統賬戶授權審批表》批準的賬戶名稱、權限和有效期予以設置。必須更改系統安裝時默認的管理員賬戶和具有特殊權限的賬戶的口令,關閉不必使用的賬號;

數據庫管理員的口令長度必須設置至少為8位,滿足口令的復雜性要求,還必須每兩周更改一次,發現有異常情況時應立即更改,每次更新的口令不得與舊的口令相同;

嚴禁把數據庫管理員的帳戶名稱和口令告知其他人員。

第十九條數據庫系統配置的備份的管理

數據庫系統管理員應對數據庫系統的配置參數及相關文件進行備份,當配置發生變更時必須重新備份,以便系統故障時能盡快恢復系統配置。

第二十條數據庫系統數據的備份管理

應制定數據庫系統的備份策略,定期對數據庫系統進行備份;

數據庫備份策略的制定要以盡可能高效地進行備份與恢復為目標,并且與操作系統的備份最好地結合,宜采用物理備份與邏輯備份相結合;

必須對備份權限的設置加以嚴格控制;

必須妥善存放和保管備份介質(包括磁帶、從數據庫導出的文件等),防止非法訪問。對備份的介質應做好標識,存放環境符合要求。

第二十一條數據庫系統的安全檢查

數據庫管理員應經常檢查數據庫系統的安全配置,并確保符合安全配置要求;

數據庫管理員、審計員應定期查看數據庫系統的運行日志和審計日志,以及時發現出現的安全問題;

數據庫管理員應定期使用最新的安全檢查或安全分析工具對系統進行檢查,并及時消除存在的漏洞;特別是在新軟件安裝或軟件更新之后。

第四章附則

第二十二條本制度由海南電網公司信息中心負責解釋。

第二十三條本規定自頒布之日起實行,有新的修改版本頒布后,本規定自行終止