非工程類合同管理辦法

第一章總則

第一條為進一步加強項目公司合同管理,減少失誤,預防合同糾紛,結合項目公司的實際情況,根據國家有關法律規定,特制訂本試行辦法。

第二條本辦法適用于項目公司(以下統稱“項目公司”)對外簽訂的非工程類合同的管理。

第三條本辦法所稱合同,是指項目公司在經營管理活動中,對外簽訂的以設立、變更、終止民事權利義務關系為內容的各類合同、協議、往來函件、意向書、認購書、確認書等具有合同性質的文件,但工程類合同、勞動合同及本辦法二十九條所述文件除外。

第二章合同管理機構及職責

第四條項目公司法務部是項目公司合同管理的歸口管理部門,統一負責項目公司的合同管理工作。

第五條項目公司法務部的合同管理職責為:

(一)參與合同談判;

(二)負責合同的起草、修訂、審核,并監督合同的履行;

(三)負責并協助合同糾紛處理,提供相應的法律意見和支持;

(四)負責制定、推行統一的合同文本,并監督統一文本的實施;

(五)協助并監督合同審批及管理備案工作;

(六)負責制訂、完善合同管理制度,并監督合同管理制度的實施;

(七)公司規定的其他合同管理職責。

第三章合同的簽訂

第六條簽訂合同,必須遵守國家的法律法規,貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。

第七條經辦部門在簽訂合同之前,必須認真了解并嚴格審查簽約方的情況,審查內容如下:

(一)是否具有法人資格,若為自然人,是否具有合法的身份證明文件;

(二)經營范圍;

(三)履約能力;

(四)資信情況;

(五)是否具有合法的委托代理權限;

(六)其他需審核的內容。

簽約前,經辦部門應要求簽約方提供身份證明文件(簽約方為自然人的)、營業證照(簽約方為單位法人的)、授權委托書、代理人身份證明、資質證書、資信情況證明等與前述簽約審核相關的文件資料。該文件資料應作為合同附屬資料,由經辦部門負責保管,并與合同一并報送審批。

第八條合同除即時清結者外,均應采用書面形式,有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第九條項目公司規定采用統一合同文本的,則必須采用統一文本。除可約定部分,未經法務部審核和公司分管領導批準,經辦部門不得擅自對統一文本進行修改或增減,亦不得在文本上作出任何形式的解釋和說明。

第十條經辦部門在簽訂合同時,應注意合同必須符合如下要求:

(一)部首部分:注意寫明當事人雙方的全稱、住所。對方是單位的,應按照營業執照上的名稱填寫全稱和住所,不得隨意簡化。合同上有其他需要填寫事項的,經辦部門必須據實填寫。

(二)正文部分:注意寫明標的物名稱、規格、型號、內容、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法。

(三)結尾部分:簽約方是自然人的,應由其親筆簽名;簽約方是單位法人的,應加蓋公章或合同專用章,不得使用部門章等不合格印章;同時,應注明合同簽約時間和簽約地點。

第十一條合同擬定完畢并經簽約方簽章后,由項目公司經辦部門填寫《合同審批表》,按照《合同審批表》的審批程序,經相關部門負責人、法務部及有最終審批權的公司領導審查批準后,方能正式簽訂。

第十二條合同簽訂完成后,由經辦部門對合同進行編號,合同編號完成后,經辦部門負責將部分合同原件交由簽約方。簽約方領取合同文本時,應予以簽收。

第十三條合同簽訂后,公司應保留至少兩份原件,分別由財務部、行政部留存。經辦部門負責在合同完成簽訂并編號后將原件及時流轉給財務部和行政部,將復印件一份交法務部,一份自行留存備查。

第四章合同的履行

第十四條合同依法簽訂后,即具有法律效力,應當實際、全面地履行。

第十五條經辦部門應根據合同編號各立合同臺帳,每一合同設一臺帳,分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。有關臺帳設定要求參見本辦法第二十八條規定。

第十六條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向相關負責人匯報并通知法務部。

第五章合同的變更和解除

第十七條變更或解除合同必須依照合同簽訂審批程序經經辦部門、相關負責人、法務部和有最終審批權的公司領導審核通過方可。

第十八條項目公司變更或解除合同的通知或協議應當采用書面形式,并按合同審批程序經審核后加蓋印章。

第十九條經辦部門收到簽約方要求變更或解除合同的通知必須在三天內向相關負責人匯報并通知法務部。

第二十條變更或解除合同的通知和回復應掛號寄發或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分由經辦部門保存。

第二十一條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規定的管理范圍。

第二十二條合同變更后,合同編號不予改變。

第六章合同資料管理及備案

第二十三條合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證,有關人員應保守合同秘密。

第二十四條各經辦部門對合同簽訂和履行過程中的各種文件資料(包括合同及與合同有關的變更、解除文件、圖表、傳真件、電子郵件、往來函、簽收憑證及履行情況記錄、《合同審批表》等),均應妥善保管,并對文件資料的完整性負責,不得隨意處置、銷毀、遺失。

第二十五條經辦部門根據當月簽約情況據實填寫合同簽約備案表(見附件),并于每月20日向法務部提供,以便法務部及時了解和掌握簽約情況。

第二十六條經辦部門根據當月履約情況據實填寫合同履行跟進表(見附件),并于每月20日提供給法務部,以便于法務部及時掌握履行情況,并向相關部門和公司領導即時提供法律意見和建議。

第二十七條經辦部門應于每月20日將履行完畢或不再履行的合同及有關資料按合同編號整理匯總,由法務部確認后交行政部,由行政部會同留存的合同原件一并存檔。

第二十八條合同臺帳的主要內

容包括:序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、價金、對方公司、履行情況及備注等。臺帳應做到準確、及時、完整。

第七章附則

第二十九條商品房買賣合同、租賃合同的編號、保管、歸檔以及通知對方領取事宜仍按原辦法執行,除此以外因退房(租)、退訂、換房、更名、補償、整改保修等而簽署的合同,參照本辦法執行。

第三十條《合同簽約備案表》、《合同履行跟進表》作為本辦法附件,在試行過程中予以適用。

第三十一條本辦法解釋權歸屬于法務部。法務部有權根據執行情況對本辦法進行修訂。

第三十二條本辦法自年月日起試行。

篇2:車隊合同管理辦法

為了更好地遵循合同管理原則,依法簽訂合同,保證合同的合法性,切實履行合同,提高合同的履行率,及時處理合同糾紛,維護分公司的合法權益,推動企業建立健全機制,以誠信受約,公平交易的商業道德為前提,積極規范合同行為,加強合同監管,深入開展“重合同守信用”活動,更進一步增強法制觀念,增強合同意識,特制定分公司汽車隊合同管理辦法。

一、合同管理組織

1、由分公司主管部門,分公司的主管領導張柯履行領導職責,隨時監督和指導合同的管理工作。

2、合同管理小組:

組長:副經理張柯?

副組長:車隊隊長曾偉、車隊副隊長劉靜

組員:王開全、劉靜、盤登素、王建

?(一)、合同簽訂程序和審批制度

1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省:

(1)、雙方當事人要約承諾的程序,要約中確定具體內容,承諾了就要受意思約束。

(2)、調查核實對方簽約的資格,抵御風險能力。

(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執筆。

(4)、雙方當事人議定草簽。5萬元以下可由副經理定稿,5萬元以上必須交經理定稿。

(5)、交主管領導審批。

(6)、交合同管理員編號蓋章。

(7)、當事人負責將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。

(8)、交回合同管理員分送財務或有關部門。

2、合同簽訂程序完畢后,必須堅持由公司分管領導審簽的制度,否則,合同管理員不能編號蓋章。

(二)、合同專用章和合同文本,使用保管制度。

1、合同專用章和合同文本,必須妥善保管,嚴禁隨意擱放,合同專用章還必須在存檔柜中入盒,采取雙鎖保管。

2、合同文本原則上不能蓋空白,由經辦人帶走。特殊情況如合作的當事人較遠,簽約時間緊迫時,必須征得分公司領導同意,并進行登記,方可蓋章于空白合同文本。

3、合同文本根據業務對象需要,給予數量,為防止丟失,原則上每一個合同不能超過5頁。

4、合同一經編號后,如有作廢必須交回備查,夠則不能重復請領。

5、貨代服務訂單,除照本制度的1、2、4條管理外,使用過的訂單存根頁,必須在用完一本時,及時交回,及時交回分公司辦公室存檔。

(三)、合同的變更解除處理制度

1、在當事人雙方協商一致意見,并請示分公司主管領導后,可以對合同進行變更或補充,補充合同或協議,仍須主管領導審批簽字。不允許雙方協商私自變更或補充。

2、所有合同的變更或補充,涉及價目和金額標的時,必須經分公司班子研究決定,按分公司班子研究的意見性意見,當事人雙方才能協商,協商一致后形成文字材料審批履行。

3、合同中權利和義務的轉讓和修改,必須按法律規定,依據充分之后提交分公司審理批準。

(四)、使用法人《授權委托書》制度

1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權委托書》的制度。

2、特殊合同、大單位大合同由分公司領導牽頭直接簽訂,不委托當事人辦理。

(五)合同的臺帳登記和報表制度

1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記,健全和完善登記制度,為總結、分析、提高打下基礎。

2、嚴格遵守《統計法》規定,認真做好上級部門、總公司等要求的統計報表,做到報表數據不失誤,報表按規定時間呈報不誤期,報表送達單位不出錯。

3、妥善保存合同登記臺帳和報表,使上下相連不缺欠。

(六)、合同擋案管理制度

1、合同檔案分類編號、分類保管。

2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。

3、調檔案、查檔案必須經分公司領導班子同意,禁止私人關系查檔。

4、貨物代理服務訂單比照本辦法進行存檔管理。

5、合同正本分公司管理人員保管,因工作需要,業務經辦人員只保存合同復本。

(七)、合同管理人員工作制度

1、認真學習法律法規,爭做懂法,依法的內行,為分公司合同的順利履行把好關。

2、努力研究依法辦事的規定和材料,宣傳群眾,宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。

3、理解合同中的違約案例,從中吸取經驗教訓,為分公司減少或杜絕經濟糾紛。

4、及時發現合同簽訂和履行中的實際問題,找出隱患苗頭。

5、不違章違規使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜絕事故。

6、保守合同秘密。

(八)、其他合同專項制度

1、銜接分公司經營管理規章規定,不與分公司規定相違背,如有發現,及時修改。

2、嚴格合同管理效益兼顧的制度,在不違背法律法規的規定和分公司規定的前提下,力求為車隊的經營創造有利條件,讓車隊不失時機的抓好經濟效益。

二、合同管理中的簽約標準要求

(一)、原則上一律簽訂書面合同,用口頭形式的合同,僅限于分公司班子同意的,即時(當時)就能取消的經濟往來支付。

(二)、嚴格按國家法律、法規和政策簽訂合同,不簽訂違法合同、不簽訂無效合同,不簽訂無履約能力的合同。

(三)、必須使用規范的示范合同文本簽訂合同,內容具體、條款清楚、用語準確、責任明確、手續完備。

(四)、政府規定應該簽證或備案的合同,必須及時辦理簽證或備案手續。

(五)、代理簽訂的合同,必須持《法人授權委托書》在授權范圍和期限內行使職權。

(六)、力爭簽訂標準完善的合同,能做到:

1、標的正確、不大不小。

2、字跡工整、不潦草。

3、無涂改。

4、無串格。

5、無內容含糊混淆。

6、用詞提法不錯亂,法規專業用語不過時。

三、合同傳遞運行的程序:

(一)、合同簽訂蓋章完畢后,應全部先行返回分公司辦公室存檔。

(二)、合同管理員按文中要求分發傳遞執行。

(三)、交由雙方當事人的合同,系統作業之用,雙方按合同約定事項書按時、按量進行業務操作,交由財務室合同,按價格結算款額之用,私定協議調整浮動價格而無補充協議的,財務可拒絕按新的辦法結費。

(四)、合同交接程序各環節應堅持抬帳簽字交接的辦法。

四、全面履行合同的管理辦法

(一)、分公司經營部門應有保證合同履行情況兌現的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履約率應達100%。

(二)、遵守交易習慣,履行保密義務。

(三)、及時對合同中質量、價格或約定事項不很明確等內容部分進行協商補充。

(四)、為防止回收貨款或酬金的困難,力求找到保證措施,商簽擔保人或財產抵扣合同,努力使債權順利兌現。

(五)、隨時掌握合同履行狀況,清楚對方財產變化和產品銷路等經濟實際情況,及時處理和提出吃力履約困難的問題。

(六)、防止發生和正確處理“三角債”問題。

五、與分公司經營管理的融合聯系辦法’

(一)、將合同管理滲透到分公司生產經營管理的有關環節中。

(二)、考核各部門的工作時,同時合同管理和履行情況。

(三)、在公司的經營活動中,注意分析合同在簽訂和履行中的問題。

(四)、從合同管理中反饋公司生產經營掛歷中的情況和問題。

(五)、從強化合同管理中,加強和改善公司生產經營管理,提高經濟效益和社會效益。

(六)、與各部門的年終考核掛鉤,凡合同的簽訂、履行存在嚴重問題的,酌情扣發年終考核獎。

篇3:工貿油品調運分公司合同管理辦法(附表)

附件1:油品調運分公司合同報審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:合同編號:

簽約單位甲方:承辦人:職務:電話:

乙方:承辦人:職務:電話:

標的額:簽訂地點:

合同審批權限:□集團公司□工貿公司履行期限:

合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:

經營范圍:經營期限:

年檢情況□合格□不合格專業資質:

合同擔保人(如有):擔保方式:擔保期限:

擔保資格□有□無擔保范圍及其他問題:

附件名稱:

中介機構盡職調查意見(若有):

其他說明情況(可另附頁):

送審部門負責人意見(蓋部門公章):年月日送審部門分管領導意見:年月日

有關專業部門意見(蓋部門公章):年月日合同主管部門意見(蓋部門公章):年月日

總法律顧問意見:年月日經理意見:年月日

注:1.合同草案應與本表一同上報。

2.屬于集團公司、工貿公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。

附件二:(1)對外合同(協議)送審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:

承辦人姓名:聯系方式:

送審部門負責人意見(蓋部門公章):

送審部門分管領導意見:

需提供的資料

合同一般合同立項審批材料

談判記錄(會議紀要)

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

合同經招標招標文件

中標通知書

合同初稿

其他

招標合同應招標而未經招標辦同意不招標的情況說明,并有承辦部門的分管領導和集團公司分管招標工作的領導批示

談判記錄

項目立項說明

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

備注

注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權拒絕接收合同,直至達到本表要求。

附件二:(2)對外合同/協議審查審批表

合同/協議名稱編號

簽約單位甲方:代表:

乙方:代表:

標的額簽訂地點:

履行期限:

承辦單位意見負責人簽字:年月日

有關專業部門意見

合同主管部門意見合同主審人員意見負責人意見

合同復審人員意見

總法律顧問意見

經理意見

注:1.由合同主管部門認定“有關專業管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應依據審查審批表自上而下順序呈送各級領導、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。

4.各級領導、部門負責人須在審查審批表中應填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。

附件二(3):合同相對方資信狀況調查表

合同相對方名稱

住所注冊資本額

經營范圍

專業資質

法定代表人/負責人委托代理人

合同相對方承辦人姓名職務

電話傳真

合同擔保人(如有)擔保期限

擔保方式有無擔保資格

擔保范圍及其它需要說明的擔保問題

附件名稱(包括合同相對方營業執照、經營許可證、自然人身份證、授權委托書、銀行保函、盡職調查報告等)

中介機構盡職調查意見(若有)

合同承辦單位(部門)對合同相對方資質的意見

備注

承辦單位/部門(蓋章)合同編號:

負責人(簽字):承辦人(簽字):