地產有限公司合同管理辦法(暫行)

為了加強合同管理工作,維護企業的合法權益,保證企業對外經濟交往活動的法制化和規范化,根據國家有關法律、法規,結合實際情況,特制定本辦法。

一、合同管理職責及分工

1、財務部負責公司經濟合同有關經濟的監督、檢查、咨詢、并參與指導意見,以及對以簽署接收的合同進行存檔管理;

2、行政部負責公司合同的會簽傳遞、法律咨詢,以及合同文稿修定后的整理工作;

3、合同經辦人員及部門是代表本公司對外簽訂合同的主要責任者,其職責是:

4、負責合同對方當事人的主體資格、資信和履約能力的調查,并相應承擔責任。

5、對合同的標的、數量、質量、價款、履行期限和方式等約定的條款進行起草,對其真實性、合理性、有效性負責。

6、提請有關方面審查、會簽其經辦的合同。

7、負責其經辦的合同中我方當事人權利與義務的履行,監督對方當事人權利與義務的履行。

8、及時向本公司領導及合同管理部門通報合同履行中發生的問題,并提出解決問題的意見。

9、保管好合同文本及與履行、變更、解除、終止合同有關的文件,及時交送合同管理部門歸檔。

三、合同文本公司所簽定的各類合同

文本必須采用國家政府有關部門制定的示范文本。若經濟活動內容不完全符合示范文本的合同,可在示范文本合同中增加附加條款或簽訂補充協議。沒有示范文本的,由公司行政部提供格式合同,作為正式對外簽署的合同文本。

四、合同的會簽程序:所有合同的簽訂實行公司會簽制度,具體程序如下:

1、由合同經辦人員擬定合同,并簽名確認;

2、合同擬定后,報所在部門負責人審核并簽署意見,并提請相關部門進行匯簽,相關部門按照分管范圍分別對合同的相關條款進行會簽審核,并簽署意見;

3、經有關部門匯簽后的合同,報項目負責人或主管領導審核,并由項目負責人或主管領導確定該合同是否需經公司法律顧問審核,并簽署意見,轉至行政部;

4、由行政部負責與公司法律顧問聯系,并將法律顧問意見書及合同修改意見傳回至合同經辦人進行修改;

5、修改后的合同由合同經辦人傳回行政部,由行政部負責整理后報公司法定代表人或委托代理人審批;

6、公司法定代表人或委托代理人對合同簽定的必要性及主要條款進行最終審查;

7、在合同簽訂時,如情況特殊,部門及項目負責人無法進行確認,需報公司經理會進行專項討論,最后報公司法定代表人或委托代理人審批;

8、所有合同的簽署,原則上由簽約對方先簽字蓋章后,經公司主管領導簽字后,方可到行政部加蓋印章,書面合同為兩頁以上時,須加蓋騎封印;

9、合同在成立或生效五日內,由公司合同管理人員將合同報公司行政部及財務部備案。

五、合同的履行、變更、終止及糾紛的處理

1、合同具體履行由合同經辦人所在部門負責;

2、合同在履行中需要對合同的內容進行變更的,或需要對合同中未加約定的事項進行增加的,可簽訂變更協議、補充協議。變更協議、補充協議也實行會簽制度;

3、合同中規定的各方當事人的權利與義務全部履行完畢后,合同自然終止,必要時,簽訂終止協議。終止協議也實行會簽制度;

4、按合同約定,公司在支付最后一筆款項時,按有關資金使用計劃及付款規定執行。

5、合同實行合同履行完畢會簽制度;

6、經會簽的合同在履行過程中,如發現我公司或對方違約或有違約的可能,合同經辦人員要與對方友好協商,達成調解協議,促使合同得以順利履行。如果經協商不能解決糾紛,由公司財務部主持相關人員參加,負責繼續處理。必要時及時采取訴訟或仲裁方式解決,并確保在訴訟時效期內向法院或仲裁委員會提起訴訟或申請仲裁。我公司為債權人的合同糾紛案是否訴訟或仲裁由各部門及所屬公司提出要求,經公司經理會討論并征求法律顧問意見后決定;

7、公司行政部負責對外承擔起訴、應訴,委托律師代理訴訟及仲裁案,會同各部門及所屬公司辦理有關手續等事宜;

8、在案件的調查取證、開庭審理、裁判、申請執行、訴訟保全和仲裁等各個環節,合同經辦人應與公司行政部或代理律師密切配合,分工明確;公司行政部對訴訟時效、執行期限承擔責任。

六、罰則

1、有關人員如有違反上述合同會簽程序及合同管理要求的,視情節公司將分別給予警告、記過、記大過、開除等處分。

2、合同在簽定和履行時,如給公司造成經濟損失的,則由責任人按給公司造成損失的大小承擔相應的經濟責任。觸犯到法律條款的,要同時追究其法律責任,并移交司法機關處理。

七、本辦法由公司行政部負責解釋。

八、本辦法自通過之日起施行。

篇2:車隊合同管理辦法

為了更好地遵循合同管理原則,依法簽訂合同,保證合同的合法性,切實履行合同,提高合同的履行率,及時處理合同糾紛,維護分公司的合法權益,推動企業建立健全機制,以誠信受約,公平交易的商業道德為前提,積極規范合同行為,加強合同監管,深入開展“重合同守信用”活動,更進一步增強法制觀念,增強合同意識,特制定分公司汽車隊合同管理辦法。

一、合同管理組織

1、由分公司主管部門,分公司的主管領導張柯履行領導職責,隨時監督和指導合同的管理工作。

2、合同管理小組:

組長:副經理張柯?

副組長:車隊隊長曾偉、車隊副隊長劉靜

組員:王開全、劉靜、盤登素、王建

?(一)、合同簽訂程序和審批制度

1、合同簽訂程序中下列主要程序不能省:

(1)、雙方當事人要約承諾的程序,要約中確定具體內容,承諾了就要受意思約束。

(2)、調查核實對方簽約的資格,抵御風險能力。

(3)、起草合同。起草合同原則上由分公司車隊隊長執筆。

(4)、雙方當事人議定草簽。5萬元以下可由副經理定稿,5萬元以上必須交經理定稿。

(5)、交主管領導審批。

(6)、交合同管理員編號蓋章。

(7)、當事人負責將合作的對方法人代表或代表人印章、單位印章蓋齊。

(8)、交回合同管理員分送財務或有關部門。

2、合同簽訂程序完畢后,必須堅持由公司分管領導審簽的制度,否則,合同管理員不能編號蓋章。

(二)、合同專用章和合同文本,使用保管制度。

1、合同專用章和合同文本,必須妥善保管,嚴禁隨意擱放,合同專用章還必須在存檔柜中入盒,采取雙鎖保管。

2、合同文本原則上不能蓋空白,由經辦人帶走。特殊情況如合作的當事人較遠,簽約時間緊迫時,必須征得分公司領導同意,并進行登記,方可蓋章于空白合同文本。

3、合同文本根據業務對象需要,給予數量,為防止丟失,原則上每一個合同不能超過5頁。

4、合同一經編號后,如有作廢必須交回備查,夠則不能重復請領。

5、貨代服務訂單,除照本制度的1、2、4條管理外,使用過的訂單存根頁,必須在用完一本時,及時交回,及時交回分公司辦公室存檔。

(三)、合同的變更解除處理制度

1、在當事人雙方協商一致意見,并請示分公司主管領導后,可以對合同進行變更或補充,補充合同或協議,仍須主管領導審批簽字。不允許雙方協商私自變更或補充。

2、所有合同的變更或補充,涉及價目和金額標的時,必須經分公司班子研究決定,按分公司班子研究的意見性意見,當事人雙方才能協商,協商一致后形成文字材料審批履行。

3、合同中權利和義務的轉讓和修改,必須按法律規定,依據充分之后提交分公司審理批準。

(四)、使用法人《授權委托書》制度

1、堅持實行擬簽合同人必須持有《授權委托書》的制度。

2、特殊合同、大單位大合同由分公司領導牽頭直接簽訂,不委托當事人辦理。

(五)合同的臺帳登記和報表制度

1、對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理建立臺帳登記,健全和完善登記制度,為總結、分析、提高打下基礎。

2、嚴格遵守《統計法》規定,認真做好上級部門、總公司等要求的統計報表,做到報表數據不失誤,報表按規定時間呈報不誤期,報表送達單位不出錯。

3、妥善保存合同登記臺帳和報表,使上下相連不缺欠。

(六)、合同擋案管理制度

1、合同檔案分類編號、分類保管。

2、合同檔案年底按編號順序裝訂成冊。

3、調檔案、查檔案必須經分公司領導班子同意,禁止私人關系查檔。

4、貨物代理服務訂單比照本辦法進行存檔管理。

5、合同正本分公司管理人員保管,因工作需要,業務經辦人員只保存合同復本。

(七)、合同管理人員工作制度

1、認真學習法律法規,爭做懂法,依法的內行,為分公司合同的順利履行把好關。

2、努力研究依法辦事的規定和材料,宣傳群眾,宣傳遵章守法、依法辦事的人和事。

3、理解合同中的違約案例,從中吸取經驗教訓,為分公司減少或杜絕經濟糾紛。

4、及時發現合同簽訂和履行中的實際問題,找出隱患苗頭。

5、不違章違規使用合同公章和合同文本,妥善保管,杜絕事故。

6、保守合同秘密。

(八)、其他合同專項制度

1、銜接分公司經營管理規章規定,不與分公司規定相違背,如有發現,及時修改。

2、嚴格合同管理效益兼顧的制度,在不違背法律法規的規定和分公司規定的前提下,力求為車隊的經營創造有利條件,讓車隊不失時機的抓好經濟效益。

二、合同管理中的簽約標準要求

(一)、原則上一律簽訂書面合同,用口頭形式的合同,僅限于分公司班子同意的,即時(當時)就能取消的經濟往來支付。

(二)、嚴格按國家法律、法規和政策簽訂合同,不簽訂違法合同、不簽訂無效合同,不簽訂無履約能力的合同。

(三)、必須使用規范的示范合同文本簽訂合同,內容具體、條款清楚、用語準確、責任明確、手續完備。

(四)、政府規定應該簽證或備案的合同,必須及時辦理簽證或備案手續。

(五)、代理簽訂的合同,必須持《法人授權委托書》在授權范圍和期限內行使職權。

(六)、力爭簽訂標準完善的合同,能做到:

1、標的正確、不大不小。

2、字跡工整、不潦草。

3、無涂改。

4、無串格。

5、無內容含糊混淆。

6、用詞提法不錯亂,法規專業用語不過時。

三、合同傳遞運行的程序:

(一)、合同簽訂蓋章完畢后,應全部先行返回分公司辦公室存檔。

(二)、合同管理員按文中要求分發傳遞執行。

(三)、交由雙方當事人的合同,系統作業之用,雙方按合同約定事項書按時、按量進行業務操作,交由財務室合同,按價格結算款額之用,私定協議調整浮動價格而無補充協議的,財務可拒絕按新的辦法結費。

(四)、合同交接程序各環節應堅持抬帳簽字交接的辦法。

四、全面履行合同的管理辦法

(一)、分公司經營部門應有保證合同履行情況兌現的措施,除不可抗力的原因外,年度合同履約率應達100%。

(二)、遵守交易習慣,履行保密義務。

(三)、及時對合同中質量、價格或約定事項不很明確等內容部分進行協商補充。

(四)、為防止回收貨款或酬金的困難,力求找到保證措施,商簽擔保人或財產抵扣合同,努力使債權順利兌現。

(五)、隨時掌握合同履行狀況,清楚對方財產變化和產品銷路等經濟實際情況,及時處理和提出吃力履約困難的問題。

(六)、防止發生和正確處理“三角債”問題。

五、與分公司經營管理的融合聯系辦法’

(一)、將合同管理滲透到分公司生產經營管理的有關環節中。

(二)、考核各部門的工作時,同時合同管理和履行情況。

(三)、在公司的經營活動中,注意分析合同在簽訂和履行中的問題。

(四)、從合同管理中反饋公司生產經營掛歷中的情況和問題。

(五)、從強化合同管理中,加強和改善公司生產經營管理,提高經濟效益和社會效益。

(六)、與各部門的年終考核掛鉤,凡合同的簽訂、履行存在嚴重問題的,酌情扣發年終考核獎。

篇3:工貿油品調運分公司合同管理辦法(附表)

附件1:油品調運分公司合同報審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:合同編號:

簽約單位甲方:承辦人:職務:電話:

乙方:承辦人:職務:電話:

標的額:簽訂地點:

合同審批權限:□集團公司□工貿公司履行期限:

合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:

經營范圍:經營期限:

年檢情況□合格□不合格專業資質:

合同擔保人(如有):擔保方式:擔保期限:

擔保資格□有□無擔保范圍及其他問題:

附件名稱:

中介機構盡職調查意見(若有):

其他說明情況(可另附頁):

送審部門負責人意見(蓋部門公章):年月日送審部門分管領導意見:年月日

有關專業部門意見(蓋部門公章):年月日合同主管部門意見(蓋部門公章):年月日

總法律顧問意見:年月日經理意見:年月日

注:1.合同草案應與本表一同上報。

2.屬于集團公司、工貿公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。

附件二:(1)對外合同(協議)送審表

送審部門:送審時間:年月日

合同名稱:

承辦人姓名:聯系方式:

送審部門負責人意見(蓋部門公章):

送審部門分管領導意見:

需提供的資料

合同一般合同立項審批材料

談判記錄(會議紀要)

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

合同經招標招標文件

中標通知書

合同初稿

其他

招標合同應招標而未經招標辦同意不招標的情況說明,并有承辦部門的分管領導和集團公司分管招標工作的領導批示

談判記錄

項目立項說明

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

備注

注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權拒絕接收合同,直至達到本表要求。

附件二:(2)對外合同/協議審查審批表

合同/協議名稱編號

簽約單位甲方:代表:

乙方:代表:

標的額簽訂地點:

履行期限:

承辦單位意見負責人簽字:年月日

有關專業部門意見

合同主管部門意見合同主審人員意見負責人意見

合同復審人員意見

總法律顧問意見

經理意見

注:1.由合同主管部門認定“有關專業管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應依據審查審批表自上而下順序呈送各級領導、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。

4.各級領導、部門負責人須在審查審批表中應填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。

附件二(3):合同相對方資信狀況調查表

合同相對方名稱

住所注冊資本額

經營范圍

專業資質

法定代表人/負責人委托代理人

合同相對方承辦人姓名職務

電話傳真

合同擔保人(如有)擔保期限

擔保方式有無擔保資格

擔保范圍及其它需要說明的擔保問題

附件名稱(包括合同相對方營業執照、經營許可證、自然人身份證、授權委托書、銀行保函、盡職調查報告等)

中介機構盡職調查意見(若有)

合同承辦單位(部門)對合同相對方資質的意見

備注

承辦單位/部門(蓋章)合同編號:

負責人(簽字):承辦人(簽字):