收傳真程序

1、收到傳真后,應(yīng)大略看一下內(nèi)容,識別是住店客人、非住店客人還是本店內(nèi)部的傳真。沈陽賓館對于房號和姓名不詳?shù)目上炔樵兒藢?是團隊客人或已預(yù)訂未到店客人的傳真放在總臺查詢并保留。

2、在收報登記表上進行登記、編號;然后將傳真裝入傳真信封,在信封上填寫收報人姓名、房號(或部門)、收報日期和時間,信封上填寫的內(nèi)容和原始收件底根、收件登記本一致。急件則應(yīng)在信封和收件登記本上注明URGENT字樣。

3、電話與收件人聯(lián)系,住店客人應(yīng)先與客人核實是否是其傳真,然后詢問客人是自己到商務(wù)中心取還是需要送到房間,如需送入房間或客人不在家的傳真每隔一斷時間請大廳服務(wù)處送一次,急報則應(yīng)立即送給客人。

4、對于已離店的、收報人不詳?shù)膱笪挠缮虅?wù)中心保留,商務(wù)中心再根據(jù)收報人姓名字母順序整理、分類、保留在專用文件夾內(nèi)一個月,以備查用。

發(fā)傳真程序

1、請客人填寫發(fā)傳真專用稿紙;也可根據(jù)客人的需要不填。

2、核對表上客人姓名、房號、傳真去向(國家和地區(qū)),查看傳真號碼是否清楚。

3、按傳真去向、傳真號碼發(fā)送。若對方是手動接收,線路接通后,告需發(fā)傳真,當聽到對方發(fā)出的傳真信號后,即可按下傳真機的發(fā)送鍵進行發(fā)送。

4、在發(fā)送中,傳真機會顯示對方傳真號(個別不顯示的情況除外)。

5、傳真順利發(fā)完后,應(yīng)將傳真報告裝訂在傳真登記表后,并且登記、編號。客人的原稿被取走時,需請客人簽字。

6、如遇發(fā)不出去的傳真(如對方關(guān)機、故障、線路不好等),應(yīng)有明確的記錄并需重發(fā),重發(fā)前應(yīng)通知客人,向客人解釋發(fā)傳真會發(fā)生的意外情況以及我們的處理方法。如客人接受我們的處理方法,應(yīng)繼續(xù)重發(fā);如不同意,則建議客人改用其他通訊業(yè)務(wù)。

7、若重發(fā)還是不好,應(yīng)向客人說明并建議客人暫時不要發(fā);若客人堅持要發(fā),則要向他說明,如效果仍不見好,客人應(yīng)付全部線路費。

8、最后開帳單。若住店客人要求簽單,禮貌的請其出示房卡,迅速地核對其姓名、房號以及離店日期;如客人為非住店或即將離店的客人,應(yīng)請其付現(xiàn)金或通知收款處。

9、將收入情況輸入電腦。

篇2:酒店傳真故障服務(wù)工作程序

酒店傳真故障服務(wù)程序

Task任務(wù)

Fa*Fault

傳真故障

Standard

標準

Fa*faultshouldbehandledinaprofessionalmanner.

傳真故障很常見,應(yīng)能予以處理。

Procedure

程序

1.Checktheobvious

檢查下列問題

-Ispoweron?

開關(guān)好否

-IspaperssupplyOKandloadedcorrectly?

紙裝妥否

-Isthekeyboardlocked?

鍵盤是否被鎖定

-Isthephonelineconnected?

電話線是否通

2.Thereisamanualprovidedwitheachmachine.

每部機器都配有相應(yīng)的說明書。

3.Intheeventyoucannotsolvetheproblem,informEDPManager.

如果你無法自行解決,請通知電腦房經(jīng)理予以幫助。

篇3:酒店客人接收傳真郵件服務(wù)工作程序

酒店客人接收傳真、郵件服務(wù)程序

Objectives目標

xtoensurethattheincomingfa*es/Emailsforthehotelguestaredeliveredwithin30minutes.

確保為客人接收的傳真/郵件在30分鐘內(nèi)被分發(fā)。

xtoensurethattheincomingfa*es/Emailsarebilledtotheguestappropriately.

確保對客人收取合理的接收傳真/郵件的費用。

PolicyStatement政策闡述

*Itisthepolicyofthehoteltoprovideefficientfa*/Emailservicestotheguests.

這是酒店關(guān)于為客人提供高效的傳真/郵件服務(wù)的政策。

Procedures程序

1.TheGROoneveningshiftandtheGuestServiceManageronnightshiftwillcheckallfa*machinesinthehotelduringtheirrounds(e.g.BusinessCentre,Reservations,Sales&Marketing,F&BOffice,E*ecutiveOffice),toensurethatguestfa*esarenotkeptwaitingtillthenextmorningwhentheofficesopen.

夜班賓客關(guān)系主任和夜班經(jīng)理將在其巡查期間檢查酒店內(nèi)的傳真機(如商務(wù)中心、預(yù)定部、銷售部、餐飲部辦公室、行政辦公室等),以確保辦公室開門時客人的傳真不會被耽誤到第二天。

2.TheGRO/GuestServiceManagerrecordsdowntheincomingfa*/Emailandchargestheguestaccordingly.

賓客關(guān)系主任/大堂經(jīng)理記錄接收到傳真/郵件的相應(yīng)費用。

3.HeensuresthatthedoorisproperlylockedandhandstheFa*/EmailovertotheBellmanfordeliverytotheroom.

確保房門上鎖并將傳真/郵件交給行李員送到客人房間。