商品采購是商家主要業務活動之一。為了保證商家采購到適銷對路的商品,必須認識了解采購過程,做好采購業務決策,加強對商品采購過程的監督,確保采購工作的圓滿完成。

為了科學地組織商品采購,商家必須根據自身狀況,建立相應的采購機構;根據商品經營范圍、品種,形成商品經營目錄;確定采購渠道;進行進貨洽談、簽訂訂貨合同;完成商品檢驗與驗收活動。

超市商品采購工作流程(一)制定專門的商品采購人員

規模較大的商家可能會建立正式的采購組織,專門負責商品采購工作,人員專職化。

設立正式的采購部門,采購工作專業化,可以統一規劃商品采購工作,人員職責、權限明確,便于提高工作效率,加強與供貨單位的業務聯系。

對于較小的零售商來說可能會不設專職采購部門,由銷售部、組負責商品采購工作。非正式采購組織一般不設專門采購人員,而由銷售人員兼職從事商品采購。非正式采購組織由銷售人員參與采購,便于根據市場商品銷售確定采購活動,使購銷緊密連接,但不利于對采購工作的統一控制管理。

超市商品采購工作流程(二)制定商品經營目錄

商品經營目錄是商家或商品經營部(組)所經營的全部商品品種目錄,是商家組織進貨的指導性文件。

商家制訂商品經營目錄,是根據目標市場需求和商家的經營條件,具體列出各類商品經營目錄;借以控制商品采購范圍,確保主營商品不脫銷,輔營商品花色、規格、式樣齊全,避免在商品采購上的盲目性。

商家的商品經營目錄并不是一成不變的;也根據市場需求變化和商家經營能力適時進行調整。調整中可依據商品銷售數據進行分析哪些種類的商品銷售下降,如果較長時間內無銷售記錄,可逐漸篩選淘汰。如有些商品銷售上升,可適當增加經營品種和采購數量。商家還應經常開展市場調研預測:分析市場需求變化趨勢,了解新產品開發情況,根據商家條件,增加市場前景好的商品經營。在深入研究市場發展變化,總結自身經營狀況的基礎上,適時調整商品經營目錄,是商家改善經營的重要手段。

超市商品采購工作流程(三)合理選擇采購渠道

商品采購渠道多種多樣,如何從中進行選擇呢?我們換個角度來分析。商家的供貨渠道可以分為三個方面:一是商家自有供貨者;二是原有的外部供貨者;三是新的外部供貨者。

商家自有供貨者。有些商家自己附設加工廠或車間,有些商家設有商品配送中心。這些供貨者是商家首選的供貨渠道。

商家按照市場需要,組織附屬加工廠加工或按樣生產,自產自銷,既是商品貨源渠道,又有利于形成商家經營特色。有些商品如時裝、針紡織品、鞋帽,市場花色、式樣變化快,從外部進貨,批量大、時間長,不能完全適應市場變化。而從加工廠或車間加工訂做,產銷銜接快,批量靈活。有些商家加工訂做的時裝品牌也有較高的知名度和市場影響,成為吸引客流,擴大銷售的有力手段。

商家原有外部供貨者。商家與經常聯系的一些業務伙伴,經過多年的市場交往,對這些單位的商品質量、價格、信譽等比較熟悉了解,對方也愿意與商家合作,遇到困難相互支持。因此,可成為商家穩定的商品供應者。

商家穩定的外部供應者來自各個方面,既有生產商,又有批發商,還有專業公司等。在選擇供貨渠道時,原有的外部供貨者應優先考慮,這一方面可以減少市場風險,又可以減少對商品品牌、質量的擔憂,還可以加強協作關系,與供貨商共同贏得市場。

新的外部供貨者.由于商家業務擴大,市場競爭激烈,新產品不斷出現,商家需要增加新的供貨者。選擇新的供貨者是商品采購的重要業務決策,要從以下方面做比較分析:(1)貨源的可靠程度。主要分析商品供應能力和供貨商信譽。包括商品的花色、品種、規格、數量能否按商家的要求按時保證供應,信譽好壞,合同履約率等。(2)商品質量和價格。主要是供貨商品質量是否符合有關標準,能否滿足消費者的需求特點,質量檔次等級是否和商家形象相符,進貨價格是否合理,毛利率高低,預計銷售價格消費者能否接受,銷售量能達到什么水平,該商品初次購進有無優惠條件、優惠價格等。(3)交貨時間。采用何種運輸方式,運輸費用有什么約定,如何支付,交貨時間是否符合銷售要求,能否保證按時交貨。(4)交易條件。供貨商能否提供供貨服務和質量保證服務,供貨商是否同意商家售后付款結算,是否可以提供送貨服務和提供現場廣告促銷資料和費用,供貨商是否利用該地傳播媒介進行商品品牌廣告宣傳等。

為了保證貨源質量.商家商品采購必須建立供貨商資料檔案,并隨時增補有關信息,以便通過信息資料的比較對比,確定選擇供貨商。

超市商品采購工作流程(四)購貨洽談、簽訂合同

在對供貨商進行評價選擇的基礎上,采購人員必須就商品采購的具體條件進行洽談。在采購談判中,采購人員要就購買條件與對方磋商,提出采購商品的數量、花色、品種、規格要求,商品質量標準和包裝條件,商品價格和結算方式,交貨方式,交貨期限和地點也要雙方協商,達成一致,然后簽訂購貨合同。

一項嚴謹()的商品采購合同應包括以下主要內容:(1)貨物的品名、品質規格;(2)貨物數量;(3)貨物包裝;(4)貨物的檢驗驗收;(5)貨物的價格,包括單價、總價;(6)貨物的裝卸、運輸及保險;(7)貸款的收付;(8)爭議的預防及處理。簽訂購貨合同,意味著雙方形成交易的法律關系,應承擔各自的責任義務。供貨商按約交貨,采購方支付貨款。

超市商品采購工作流程(五)商品檢驗、驗收

商品采購到達商家或指定的倉庫,要及時組織商品驗收工作,對商品進行認真檢驗。商品驗收應堅持按采購合同辦事.要求商品數量準確,質量完好,規格包裝符合約定,進貨憑證齊全。商品驗收中要做好記錄,注明商品編號、價格、到貨日期。驗收中發現問題,要做好記錄,及時與運輸部門或供貨方聯系解決。

篇2:灣麗酒店采購部工作流程

麗灣酒店采購部工作流程

一、各類物品采購工作流程

1、倉庫補倉物品的采購工作流程:

倉庫的每種存倉物品,均應設定合理的采購線,在存量接近或低于采購線時,即需要補充貨倉里的存貨,倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”,且采購申請單內必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規格;

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數量;

(4)最近一次訂貨單價;

(5)最近一次訂貨數量;

(6)提供本次訂貨數量建議。

經何董事簽批同意后送采購部經理初審,采購部經理在采購申請單上簽字確認,并注明到貨時間。采購部經理初審同意后,按倉庫“采購申請單”內容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商,提出采購意見,按酒店采購審批程序報批,經董事會批準后,采購部立即組織實施,一般物品要求之3天內完成。如有特殊情況,要向主管領導匯報。

2、部門新增物品的采購工作流程:

若部門欲添置新物品,部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告,經董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部,采購部經理初審同意后,按“采購申請單”內容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商,提出采購意見,按酒店采購審批程序報批,經董事會批準后,采購部立即組織實施.

3、部門更新替換舊有設備和物品的采購工作流程:

如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品,應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及董事會審批。經審批后,將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部,采購部須在采購申請單內必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規格;

(2)最近一次訂貨單價;

(3)最近一次訂貨數量;

(4)提供本次訂貨數量建議。

采購部在至少三家供應商中比較價格品質,并按酒店采購審批程序辦理有關審批手續,經董事會批準后,組織采購。

4、鮮活食品凍品的采購工作流程:

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果等物料的采購申請,由各酒吧、各部門總廚或主管,根據當日經營情況,預測明天用量,填寫每日申購單交采購部,采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。

5、燃料的采購工作流程:

采購部根據營業情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃,填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理,并組織實施。

6、維修零配件和工程物料的采購工作流程:

工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”,且采購申請單內必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規格;

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數量;

(4)最近一次訂貨單價;

(5)最近一次訂貨數量;

(6)提供本次訂貨數量建議。

大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預算,并根據預算表項目填寫采購申請單(工程預算表附在采購申請單下面),且采購申請單內必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規格;

(2)庫存數量;

(3)最近一次訂貨單價;

(4)最近一次訂貨數量;

(5)提供本次訂貨數量建議。

以上采購申請單經何董事簽批同意后送采購部經理初審,采購部經理初審同意后,按“采購申請單”內容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商,提出采購意見,按酒店采購審批程序報批,經董事會批準后,采購部立即組織實施.

二、采購工作流程中須規范事項:

1、所有的采購申請必須填寫一式四聯,采購申請單經部門經理核簽后,整份共四聯交給資產會計,資產會計復核后送董事。

2、采購申請單一共四聯,在經審批批準后:第一聯作倉庫收貨用。第二聯采購部存檔并組織采購。第三聯財務部成本會計存檔核實。第四聯部門存檔。

3、審核采購申清單:收到采購申請單后、采購部應作出以下復查以防錯漏。

(1)簽置核對:檢查采購申請單是否部門經理簽置,核對其是否正確。

(2)數量核對,復查存倉數量及每月消耗,決定采購申請單上的數量是否正確。

4、邀請供應商報價。

三、貨比三家工作流程:

每類物品報價單需要最少三家作出比較,目的是防止有關人員從中徇私舞弊,保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作,即在訂貨前,必須征詢3個或3個以上供應商報價,然后確定選用那家供應商的物品,具體做法是:

1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨,填制空白報價單,

包括:①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產地、規格、型號、數量、包裝、質量標準及交貨時間,送交供應商(至少選擇3個供應商),要求供應商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應商,可用傳真或電話詢價。用電話詢價時,應把詢價結果填在報價單上并記下報價人的姓名,職務等。③提出采購部的選擇意見和理由,連同報價單一起送交評定小組審批。

2、評定小組根據采購部提供的有關報價資料,參考采購部的意見,對幾個供應商報來的貨品價格以及質量,信譽等進行評估后,確定其中一家信譽好、品質高、價格低的供應商,報董事會審核.四、采購活動的后續須跟進工作

1、采購訂單的跟催

當訂單發出后,采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

2、采購訂單取消

(1)酒店取消訂單:

如因某種原因,酒店需要取消己發出之訂單,供應商可能提出取消的賠償,故采購部必須預先提出有可能出現的問題及可行解決方法,以便報董事會作出決定。

(2)供應商取消訂單:

如因某種原因,供應商取消了酒店已發出的訂單,采購部必須能找到另一供應商并立即通知需求部門。為保障酒店利益,供應商必須賠償酒店人力、時間及其他經濟損失。

3.違反合同:

合同上應載明詳細細則,如有違反,便應依合同上所載處理。

4.檔案儲存:

所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同

采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫.

5.采購交貨延遲檢討

凡未能按時、按量采購所需物品,并影響申購部門正常經營活動的,需填寫《采購交貨延遲檢討表》,說明原因及跟進情況并呈財務

部及董事會批示。

6.采購物品的維護保養:如所購買的物品是需要日后維修保養的,選擇供應商便需要注意這一項.對設備等項目的購買,采購員要向工程部咨詢有關自行維護的可能性及日后保養維修方法。同時,事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現有配套系統兼容,以免造成不能配套或無法安裝的情況

篇3:學校物資采購工作流程規范

二中物資采購工作流程規范

為了規范物資采購程序,防止物資采購過程中的暗箱操作,特明確我校物資采購工作流程規范如下:

一、教學儀器設備類采購項目

(一)、根據管理權限,凡年度內需購置項目,統一由教務處提供年度預算內教學儀器、設備等采購項

目計劃,單項論證報告,教務處會同總務處批準列支計劃科目,并經分管領導同意,報校長辦公會研究。

(二)、校長辦公會研究通過后,總務處提請區政府采購中心統一安排組織實施。

(三)、采購中心實施前,審核并落實下列事項:

1、該采購項目屬預算內項目;

2、單項采購項目論證報告;

3、采購項目已經校長辦公會批準經費列支計劃科目;

4、分管校長審批;

5、總務處和教務處提出具體落實方案,報校長室審核,金額較大的按現行財務審批權限報校長批準;

(四)、由采購中心安排采購組并按學校有關規定經監審處同意進行采購;

(五)、采購項目實施后,驗收由總務處按規范和教務處進行驗收,驗收后,按規定程序(總務處、分管后勤校長、主持工作校長簽字)通知會計室審核原始單據并辦理款項支付。

二、行政辦公用品采購項目

(一)、使用部門提供預算內年度需求報告,報總務處,由總務處提供預算內年度采購計劃,總務處會同會計室批準列支計劃科目,并經分管領導同意,報校長辦公會研究。

(二)、校長辦公會研究通過后,由總務處統一安排實施。

(三)、采購項目實施前,審核并落實下列事項:

1、采購項目屬預算內項目;

2、采購項目已經計財處批準經費列支計劃科目;

3、分管校長同意;

4、采購項目經校長辦公會通過;

5、總務處和使用部門提出具體落實方案,總務處會議研究通過,報分管校長審核,金額較大的按現行財務審批權限報校長批準;

(四)、由總務處安排采購組并按學校有關規定進行采購;

(五)、采購項目完成后,驗收由總務處按規范組織使用部門進行驗收,驗收后,按規定程序(總務處、分管校長、主持工作簽字)通知會計室審核原始單據并辦理款項支付。

三、本規范由總務處負責解釋。