物料采購流程

一、物料采購計劃流程

物料采購計劃由供應部經理負責。

(一)物料采購計劃作業流程(圖24-4)

(二)各步驟的操作方法

①生產廠生產計劃:取得生產廠生產計劃,確定各種物料的消耗量;

②物料庫存情況:取得物料庫存情況報表,確定各種物料庫存情況;

③確定保險儲備量:根據每天消耗情況和訂貨周期,確定保險儲備量;

④提出采購計劃草案:根據生產計劃、物料庫存情況和保險儲備量,編制采購計劃草案;

⑤組織討論:組織本部門采購人員就采購計劃草案進行討論,報生產事業部副總經理審批(10萬元以上的采購計劃);

⑥分送采購計劃:將批準后的采購計劃分送財務部和生產廠。

二、物料采購

物料采購由供應部經理和采購員負責。

(一)物料采購作業流程(圖24-5)

(二)物料采購各步驟的具體操作方法

①市場調查:通過互聯網或其他渠道,調查了解低聚糖廠和酒廠所用主要原料和包裝材料的供應商狀況、市場供求狀況和價格狀況;

②選擇供應商:根據市場調查情況,提出供應商選擇方案,報供應部經理決定供應商,對主要原料、主要包裝材料和機器設備一般要實行招標的方式確定供應商;

③簽訂合同:供應商確定后,與其商談供貨的各種細節問題,并提出合同草案,報采購部經理審批;

④運輸和驗收:需要本公司承運的貨物,聯系運輸車輛,組織貨物運輸;無論是本公司承運還是供應商送來的貨物到達時,本崗位都要參與貨物的驗收,確保入庫的貨物與合同所規定的貨物相一致;

⑤付款:根據購貨合同和本公司現金流轉狀況,從供應商處取得相關票證,在本公司內部辦理付款手續;

⑥供應商評價:根據和供應商業務交往的情況,分析評價是否繼續與該供應商保持業務關系。

三、物料采購合同管理

物料采購合同管理由供應部經理直接負責。

(一)物料采購合同管理流程(圖24-6)

(二)各步驟的具體操作方法

①簽約前的管理:采購合同簽訂前,本崗位審閱合同條款,確保合同條款維護本公司利益;

②履約中的管理:按采購業務人員歸集采購合同,并及時提醒采購業務人員履行合同中的條款;

③履約后的管理:將履約后的合同按供貨單位分類歸檔,并妥善保管。

四、物料采購臺賬管理

物料采購臺賬管理由采購員負責。

(一)先收貨后付款方式下的采購臺賬管理

(1)該方式下的采購臺賬管理流程圖如圖24-7。

(2)采購臺賬按供貨單位設置,其具體格式如表24-3所示。

表24-3采購臺賬

(3)各步驟的具體操作方法如下:

①取得入庫單:貨物到達后,本崗位人員參與驗收,并取得入庫單;

②登記臺賬:根據入庫單登記采購臺賬中的“收貨”欄;

③取得發票:收取或催收供貨方的增值稅專用發票或其它發票;

④登記臺賬:根據發票登記采購臺賬中的“發票”欄,并將發票交財務部;

⑤匯款證明單:根據采購人員意見,開具支付采購貨款的“匯款證明單”,報相關人員批準;

⑥登記臺賬:根據付款后的“匯款證明單”,登記采購臺賬中的“付款”欄;

⑦后續付款:對未付貨款編制“匯款證明單”,報相關人員批準,并根據付款后的“匯款證明單”登記采購臺賬中的“付款”欄;

⑧編制采購報表:根據采購臺賬編制如下三種采購報表,報供應部、財務部和生產事業部副總經理:貨到款清采購情況表;貨到款項部分支付采購情況表;貨到款未付采購情況表。

(二)先付款后到貨方式下的采購臺賬管理

(1)該方式下的采購臺賬管理流程圖如圖24-8。

(2)采購臺賬按供貨單位設置,其格式同上。

(3)各步驟的具體操作方法如下:

①匯款證明單:根據采購人員意見和采購合同,開具預付采購貨款的“匯款證明單”,報相關人員批準;

②登記臺賬:根據“匯款證明單”將預付貨款在采購臺賬中的“付款”欄中予以登記;

③取得入庫單:貨物到達后,本崗位人員參與驗收,并取得入庫單;

④登記臺賬:根據入庫單登記采購臺賬中的“收貨”欄;

 

;⑤取得發票:收取或催收供貨方的增值稅專用發票或其它發票;

⑥登記臺賬:根據發票登記采購臺賬中的“發票”欄,并將發票交財務部;

⑦匯款證明單:根據采購人員意見和采購合同,開具支付余款的“匯款證明單”,報相關人員批準;

⑧登記臺賬:根據付款后的“匯款證明單”登記采購臺賬中的“付款”欄;

⑨編制采購報表:根據采購臺賬編制如下三種采購報表,報供應部、財務部和生產事業部副總經理:款清貨到采購情況表;款項部分支付貨到采購情況表;款付貨未到采購情況表。

篇2:酒店物料用品采購員職務說明

酒店物料用品采購員職務說明(三)

中文職銜:物料用品采購員

英文職銜:StockPurchascngagent

部門名稱:財務部職位級別:

直屬上司:采購部主任直屬下級:

職務概述:

1、開拓市場貨源,嚴格按采購計劃進貨。按時、按質、按量確保供應。

2、嚴格進貨驗收入庫工作,做發票與貨物相符,貨物質量與請購要求相符。

3、嚴格執行財務制度,及時辦理結帳手續。做到單據清、帳清、手續清。

4、經常與倉庫保管人員聯系,摸清庫存、消耗情況,做到購、發心中有數,分清輕重緩急,不積壓浪費。

5、參加培訓,工作主動,完成上級交辦的其他任務。

篇3:L家具公司物料采購管理條例（試用版）

L家具公司物料采購管理條例(試用版)

目的:降低采購成本、提升采購質量、保證采購時效、保障公司正常運營

適用:原材料采購、輔助材料采購、辦公耗材采購、臨時性物料采購、其它采購

主(抄)送:總經理室副總經理室廠長室財務室倉庫本司各生產與職能部門管理條例如下:

第一條采購員的主要工作職責

1、做好采購5R(合適的供應商、合適的品質、合適的時間、合適的價格、合適的數量)管理。

2、采購單的下達。

3、物料交期的控制。

4、材料市場行情的調查。

5、查證進料的品質和數量。

6、進料品質和數量異常情況的處理。

7、與供應商進行有關溝通與協調。

8、公司交辦的其它事項。

第二條采購的基本原則:成本效益原則、物料質量原則、進度配合原則、公平競爭原則、集中采購原則。

第三條采購流程

1、收集信息:采購前,采購員必須根據公司所需采購物料的種類,利用現有的資料、公開征求、同行業介紹、專業刊物、采購專業顧問公司或協會、產品展示會、供應商自薦等方式收集所需供應商的信息,并根據其價格、品質、服務、地理位置、存貨政策、柔性等情況等進行分析,符合要求的,列入合格供應商(合格供應商的標準:優秀的企業領導人、高素質的管理人員、穩定的員工群體、良好的機器設備、良好的技術、良好的管理制度、良好的地理位置等),并報倉庫存檔。

2、詢價、比價、議價:采購員必須根據采購計劃要求,采取多家供應商報價的方式,進行成本分析,價格分析,市場調研來確定采購目標價,并報總經理核準,倉庫備檔。

3、評估、索樣、決定:采購員必須對供應商進行評估,再索取樣品進行對比分析,并根據市場行情,分析質量狀況和價格變動情況,決定對物美價廉的物料進行購買。并協助倉庫做好樣品管理。

4、請購、訂購:各部門根據實際需求,填寫請購單,經相關權限人員核實批準后,報送倉庫;倉庫人員根據各部請購物料的種類、數量、日期等信息進行分類整理,做好采購計劃,以集中采購的原則,通知采購員向合格供應商發出訂購信息。

5、協調、溝通、催交:采購員根據采購計劃,及時有效地與供應商進行協調與溝通(如品質標準、交貨日期、退貨協議等等),確保物料按時到達,不得因為品質、數量、交期等原因影響公司正常運營。

6、進貨檢收:采購回來的物料(包括供應商送貨上門的),采購員應及時通知質檢人員進行檢驗,倉庫人員對合格物料進行清點入庫或直接移交給用料部門。

7、退貨:7.1)對合格率未達到要求的批量拒收退貨;

7.2)對良莠不齊的部分拒收退貨;

7.3)對在生產使用過程中發現的不良品的退貨;

8、整理付款:采購物料驗收合格后,由質檢、倉庫等相關人員在進貨單上簽字確認,呈總經理核準,財務付款。月結的記入臺賬報核;現金采購的由采購員在財務掛賬預支后核銷。

第四條采購員原則上不能接受供應商的吃喝宴請以及禮物,無法拒絕的應征得公司同意后方可應邀或將禮物上繳公司。否則,予以吃喝宴請以及禮物金額的三倍的處罰。

第五條嚴禁采購員索取或接受回扣。如違反禁條,經查實后,予以回扣數額的三倍的處罰,情節嚴重的,交司法機關處置。

第六條采購事故的處理方法與責任

1、非采購員采購不當的。比如下單采購貼皮板、虎腳、雕刻件等,而客戶取消訂單或改變材質等原因造成的不良采購的,處理方法如下:A,若供應商還未進行訂單的正式生產,由采購員與供應商協調取消此單,請其幫忙將所訂原材料用于其它產品的生產。B,若供應商已進行了生產,要求供應商提供準確的生產數量,再協調看此種物料是否會在今后的生產中使用,若將來有用,只需與供應商協調將送貨期推后即可。若不可能再用,應盡快與供應商協調以成本價將物料金額算清,并考慮物料報廢后是否有利用價值,同時向客戶索取已生產物料的賠償金,盡可能將損失降到最低。責任由公司承擔(類似采購事故參照此條執行)。

2、如果供應商交期無法達成時,采購員應先發改善通知書,強烈要求供應商改善,可根據交期未達成而影響公司生產情況的程度,給予扣款或延遲付款,以督導并強制供應商改善,若供應商無法改善,應及時報告并建議更換新的供應商。若既不報告又處理不當時,因而影響公司正常運作的,由采購責任人負擔相關損失費用。

3、第二條第7款的退貨事項由采購員負責辦理。如果7.1)、7.2)中的情形退貨未成而對公司造成的損失概由當事采購員承擔。

4、由于質檢人員的檢測失誤,致使不良品入庫或無法使用,又沒法做退貨處理的,由質檢責任人員與采購責任人分別承擔80%和20%的損失。

5、如果某供應商對其所供應的某一物料價格提出上漲時,不管上漲的幅度是否符合市場行情,采購員必需做一個完整的市場調查,核實價格,了解行情,請供應商重新列出成本分析表與報價單,呈報總經理核準,倉庫備檔后方可實施采購。否則,上漲部分由采購責任人承擔。

第七條采購激勵

采購員應充分利用廣泛的采購資源、運用詢比議價技巧,在不影響品質與公司正常運作的前提下,最大限度地將采購成本降到最低。如果在材料市場沒有大的變化的情況下,按原計劃進行的物料采購,對于比目標價低出的部分,公司給予當事采購員差價的20%的獎勵。

第八條本制度由各部門負責人與相關人員配合行政人事部監督落實執行。

第九條行政人事部對本制度享有最終解釋權。

第十條本制度經廠長審核,呈總經理核準后生效,修訂時亦同。

行政人事部

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擬制:審校:審核:核準: