廠企采購作業指導書

1.目的

本標準業務程序的目的是用于設立必要的定義和程序以保證采購低成本和采購標準的一致性。

2.定義

PR:PurchaseRequestForm采購申請單,公司內部使用;

PO:PurchaseOrderForm采購訂單,公司對外使用。

3.職責

3.1請購人

根據部門需求,提出請購要求,提供采購物資的技術要求,規格型號,填寫采購申請單并交相關人員核準;

接收和檢驗請購的物品和服務。

3.2采購人

根據請購人的采購申請單,訂購價格合理并與要求相符合的物品及服務。

生產部采購人員負責物料及與生產制造或與開發有關的各種物資的采購,或對承包商的采購工作進行監督。

行政部負責公司辦公用品及后勤物資的采購。

各采購人員應對采購物品的價格及質量負責。ü

3.3物流

保證產品運輸的及時、優質,負責進口貨物的報關手續辦理,及時清關。

3.4生產部

生產部質量人員負責對供方(物料供應商及承包商)的質量保證能力評審標準及評審計劃的制定和質量保證能力評審。

3.5財務部

在收到所有需要的文件后進行核對,將供應商的發票與采購申請單PR、采購訂單PO、收貨清單等相關單據相對照,進行數量和金額的確認。并按時向供貨商付款。

4.采購范圍

4.1產品:指公司委外加工的產品,采購后即交付給客戶。

4.2生產物料:指與產品生產直接相關物料,公司目前生產物料多數由產品生產承包商進行采購。

4.3固定資產:是指單位價值超過人民幣1000元以上,同時使用年限超過兩年以上的生產、經營設備。如機器、車輛、電子設備等。

4.4低值設備:是指單位價值未能達到固定資產的標準,但其使用年限超過一年的生產、經營設備。在會計處理上可不作為資本性支出而一次費用化,但對其管理應視同固定資產進行。如辦公桌椅,實驗室用工具。

4.5低值易耗品:是指成批采購的低價值的耗材。如實驗室用接插件等。

4.6長期服務的客戶:除上述以外,但有長期供貨或提供勞務的客戶。如快餐,辦公文具供應商,電信服務,域名等。

其它非費用報銷申請范圍內的采購申請。

5.操作過程及操作程序詳述

5.1申請

1)請購人負責提供采購物資的技術要求,規格型號,可行或必要時,應給出推薦的供應商及價格。

2)請購人應填寫采購申請單,并負責交于相關人員核準。

5.2批準

5.2.1對采購申請單PR的批準

對所有采購申請單,必須嚴格按以下簽字授權進行核準:

所有采購申請單必須有公司總經理的批準及簽字;

所有IT設備的采購申請單必須有IT經理的核準;

所有采購申請單必須有財務主管的簽字,作為預算、稅務、現金流量管理的需要;

任何與生產有關的采購申請單必須還有銷售部負責人和營運部負責人批準和簽字。

簽字流程圖:

請購人-->請購人部門經理->采購人->采購人部門經理->總經理

采購人員只有在取得核準的采購申請單后,才可實施采購。

5.2.2對采購訂申PO或合同的申請

5.2.2.1采購訂單

如果采購人需要采購訂單,采購人可憑已核準的采購申請單,向財務部申請打印采購訂單,并由部門經理簽字確認后發給供應商。申請人還需負責采購訂單的供貨方確認,以保證該訂單的有效性。

產品及生產物料PO的保存者,應注意該PO為公司保密級別較高之文件,未經授權者不可查閱。

5.2.2.2合同

如果采購人需要合同,需要公司副總裁以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對外使用。重要合同內容應經公司法律顧問核對。

5.3報價及磋商

5.3.1物品及服務采購

在任何可能和適用的情況下,采購員應根據下列原則就相同層次的物品或服務取得不同的報價:

采購金額最少報價數量

小于RMB5001

>小于RMB2000,大于RMB10002

大于RMB20003

采購員在同供應商進行磋商后,應作好比較記錄,主要考慮質量、價格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要的情況下,采購員同請購人應一同參與同供應商的討論。

在貨物及服務質量相同的情況下,原則上選擇報價最低的供應商,只有在特殊情況下,如價低者品質有問題,方可選擇報價較高的供應商,但必須詳細說明原因,以便日后參考。

5.3.2分供方的開發及選擇(僅適用于產品及生產物料采購)

由生產部采購人員在實施采購前根據開發部提供的物料清單,將那些認為有能力的供應商初步確定為分供方,并經質量保證人員及開發部審核會簽后加入合格供應商名單。

如果是初選的供應商,只有在生產部質量人員、開發部進行首批樣品鑒定合格后,才可以接受分供方提供的批量生產品。

生產部根據分供方的物品交付、質量表現、合作態度等按季度評價供方滿足要求的能力,并調查、分析、總結。

5.3.3第三方物流的開發及選擇

由負責物流的人員在保證產品運輸的及時、優質情況下,提供3家以上的貨代以競標的方式進行選擇。物流人員根據貨運代理商的交付時間、服務質量、合作態度等按季度評價貨代滿足要求的能力,并調查、分析、總結。

5.4訂購

應根據價格,質量和服務等選擇供應商。如果采購員所選擇的供應商與請購人推薦的不一致,應向請購人發出確認,若請購人仍堅持用推薦的供應商,則需由總經理批準。

訂購物品可能有下列兩種形式:

憑核準的采購申請單,從供應商處直接購買。

向供應商發采購訂單(如需要,可向財務部申請開具采購訂單)或合同(重要合同內容應經公司法律顧問核對)。

對于經常性采購的物品,如文具,日用品,午餐等,可以同選擇的供應商以簽定年度協議的方式根據條款內容直接訂購。

選擇此類供應商應以競標的方式進行(如果可能,應至少有三個競爭者)且該類協議應至少每年重審一次,既從不同供應商處獲得新的報價,并就現行的協議內容進行重新磋商。

5.5接受

訂購的非生產性物品送達后,必須驗收,且驗收人與采購人不能是同一人。驗收合格后,應在采購申請單或客戶的送貨單上簽字。

對于生產性原輔包裝材料,應由生產部進行質量檢驗。

若送達的物品不合格,采購員應與供應商聯系以尋求解決方案。

5.6付款

采購人負責采購物品的付款申請,應在付出傳票后必須附上下列單據

發票

經過核準并已收貨簽收的采購申請單PR,

如有采購訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請附上。

如是預付款,可在付清余款時附上全額發票;如有特殊情況,送貨單可以后補,如DELL設備采購的全額預付。

對于經常性采購的物品,如文具,日用品,午餐等,應要求與供應商協商月結,以轉帳形式支付。

在可能的情況下,付款應始終要求銀行轉帳,不支付現金。

在可能的情況下,采購員應始終要求供應商提供增值稅發票。

6.記錄

對于各次采購,采購員應保存下列文件:

1)采購申請單副本

2)報價

3)比價記錄

4)采購訂單副本或合同

5)付出傳票副本

6)收貨單副本

7.附件

1)采購申請單及附表

2)采購訂單

8.其它規定

任何員工不得接受禮物,邀請和類似的好處。

對于任何供應商試圖以非正當方式影響采購決定的行為必須立即上報。

任何重慶英諾科技有限公司的員工應嚴格遵守公司頒發的上述標準操作程序。

篇2:公司采購作業指導書（13）

公司采購作業指導書(十三)

一、目的:

通過對采購過程進行有效控制,確保產品的原(物)料、零件、包裝材料的品質、價格、交期與數量能滿足本公司的要求,以最低的庫存保障生產的暢通。

二、采購的種類:

根據物料的用途,物料采購可分生產性物料采購(原/輔材料采購)與非生產性物料采購(辦公用品、勞防用品、機物料消耗品、設備、量/器具、模具與樣品等的采購)兩種類別。

三、物料采購審批流程

1.生產性物料訂購審批流程

采購員根據業務部門的《制造通知單》及《生產計劃》、《生產BOM表》、《技術BOM表》制定《物料需求表》;送交倉庫填寫庫存狀況后結合最低訂購量、安全庫存量確定訂購數量;由采購員依據《物料需求表》編制《物料訂購單》予資材部經理批準采購。

《物料需求表》應包括制造單號、產品型號、制造數量、物料名稱、型號/規格/顏色/材質、單位、單耗、需用量、庫存量、訂購量、需求時間、制造單位等資料。

2.非生產性物料請購審批流程

辦公用品、勞防用品由使用部門編制《__月辦公用品、勞防用品使用計劃》,經部門經理、總經理審批,審批后交倉庫匯總并清查庫存,結合安全庫存量填寫《請購單》;機物料消耗品等由使用部門填寫《請購單》經部門主管復核,總經理審批。審批后交資材部經理安排采購員編制《物料訂購單》,經資材部經理審批后由采購員安排采購。

3.設備、量/器具、模具的審批流程:由直接指導或從事該項工作的人員填寫《請購單》,經部門主管審核,總經理批準后交采購部制定采購計劃采購。

4.樣品試制物料的審批流程:如技術部生產樣品需用某種物料,公司未有此物料或為新增物料時,由技術部人員填寫《請購單》及圖紙資料,經部門主管審核,總經理批準后交資材部經理,由資材部依元件規格資料要求尋找供應商采購。

四、詢價、比價、議價、定價作業

1.本公司所有物料采購必須向經公司認可后的合格供應商購買,設備、器具以有信譽、有能力之生產廠商為詢價對象。

2.比價、議價:采購人員在合格供應商中選擇兩家以上廠商進行詢價,以利于比價作業進行,并從中挑選在品質、價格、交期與服務等方面符合公司要求的廠商;采購人員與廠商議后,將比價、議價結果報資材部經理。如客戶指定要求或特定技術時,不受此限。

3.議價過程必須明確交貨周期、日產能、是否有最低訂購量要求及最低訂購量、品質標準、價格條件、包裝要求、貨款支付周期等。

4.定價:資材部經理依據議價結果選擇合適的供應商,簽訂《采購合同》及《物料定價表》經資材部經理審核、總經理批準后實施。

5.涉及技術性的圖紙或公司提供的樣品,資材部必須同外協廠簽訂技術保密協議,以保障公司利益。

五、《物料訂購單》的開立、分發與變更

1.所有原(物)料的采購必須采用本公司的《物料訂購單》,《物料訂購單》一式四份,一份由采購存檔,一份由財務結算,一份由倉庫收貨及進度跟蹤,一份供應商存檔。

2.采購人員在確認供方能夠滿足本次采購要求下填寫《物料訂購單》,并明確供應商名稱、制造單號、產品型號、制造數量、物料名稱、型號/規格/顏色/材質、單位、需用量、庫存量、訂購量、交貨時間、品質要求等,若采購要求需附圖紙、檢驗標準、包裝要求、樣本或其它文件,應在《物料訂購單》上注明所附文件的識別方式。

3.已下達的《物料訂購單》如遇客戶訂單變更需修改或取消,必須在供應商未正式生產前通知供應商,否則供應商有權不予接受修改內容。如供應商已投產需測算數量及金額,報業務部與客戶協商處理。訂單修改后須編制新的《物料需求表》及《物料訂購單》并注明“修改”字樣,或注明原單號作廢字樣,取消并收回已經分發的《物料需求表》、《物料采購單》(含部分修改或全部修改);訂單取消亦同。

六、采購物料的交期控制

1.采購人員在《物料訂購單》發出后要與供應商聯系確認交期與數量并回傳確認函,急單采購要將約定交期回復需求部門,并建立《采購臺帳》,在采購各個階段以電話、傳真形式聯絡供應商,跟催交期,如有異常不能按既定交期交貨時,應以書面形式,注明"異常原因"及"預定交貨日期",呈資材部經理核示后轉送需求部門,依需求部門意見擬訂對策處理。

2.倉管人員應根據《物料訂購單》提供原(物)料到位的數量與質量信息,提醒采購人員未按交期到貨的信息,以利及時處理物料采購時出現的一系列異常。

七、驗收及入庫

1.采購物資到廠后,供應商將《送貨單》交倉管員,由倉管員引導供方將物資存放在待檢區。供應商《送貨單》必須注明我公司《物料訂購單》單號及訂購數量、送貨數量等信息。

2.由采購員和倉庫管理員在一個工作日內依《物料訂購單》對檢驗物資進行驗證。驗證內容包括:物料名稱、型號/規格/顏色/材質、產品包裝、標識、數量等,數量按抽樣比例進行量測,遵照孰少孰準嚴則按比例進行扣除。驗證合格后開具《送檢入庫單》在二小時內通知檢驗人員進行檢驗。檢驗合格后由倉管員依照定置管理進行歸位擺放,并依《送檢入庫單》及時填寫《存貨吊卡》和登記《存貨計數帳》;檢驗不合格需退貨的填報《驗退單》辦理退貨手續。

3.入庫數量與訂購數量必須相吻合,嚴格執行入庫數量上浮比率標準,超出部分填寫《驗退單》通知采購人員予以退回供應商處理。如供應商確需寄存于我司倉庫等待訂單的,由倉管員在《廠商寄存物料登記簿》上登記。并將寄存物料按定置管理擺放,并做好標識;交貨數量未達訂購數量時,以補足為原則,但不影響訂單生產,有利降低庫存積壓的由倉庫主管復核,經資材部經理同意,可免補交,短交如需補足時,倉管員應通知采購部門聯絡供應商處理。

4.由于品質不符合規定標準,但不影響顧客要求,或經過返修和挑選能達到規定標準的特采或降級物資,采購人員應與供應商聯系退換或返修,如由我公司特采或降級處理,采購和倉管人員應跟蹤該批物資對我公司的費用影響,并通知供應商對該批物資進行折價或補償處理。

5.《送檢入庫單》須依據《物料訂購單》、《送貨單》或《發票》載明供應商名稱、訂購單號、物料名稱、型號/規格/顏色/材質、單位、訂購數量、送檢數量、入庫數量、單價、金額、備注,《送檢入庫單》經倉管員、檢驗員、倉庫主管簽字后將結算聯、財務聯連同送貨單、發票交采購人員。

6.采購人員對照《物料訂購單》、《送檢入庫單》、《發票》、合同、定價表進行核對,核對無誤后交采購經理復核并同時登記《采購臺帳》核銷采購訂單,復核后轉交財務辦理入帳手續。

八、采購費用的報銷

采購人員依據采購合同約定的付款周期到期辦理《付款申請書》,經財務核對無誤后交資

材部經理、總經理審批,審批后交財務出納付款,并在《采購臺帳》中記錄。確認出納付款后在《采購臺帳》中沖銷應付款項。

十一、報表的填報

采購人員依據采購臺帳每月底報送《采購月報表》及《應付帳款余額表》,報送相關部門人員(財務、總經辦、資材部經理)。

十二.存檔

采購人員應對《制造通知單》、《生產計劃表》、《生產BOM表》、《技術BOM表》《物料需求表》、《物料訂購單》、《請購單》、《送檢入庫單》、《驗退單》、《采購合同》、《報價單》進行分類整理,按時間序時順序裝訂成冊存檔一年。

篇3:采購交期規范作業指導書

采購交期作業指導書

第一章總則

第一條目的

為了確保所購物料的交貨期限,使交期管理更為順暢,特制定本制度。

第二條適用范圍

適用于本公司采購物料的交期作業指導。

第二章交期作業指導

第三條確保交期的重要性

交期管理是采購的重點之一,確保交期的目的,是保障生產并達成合理生產成本目標。

第四條交期延遲的影響

交期延遲造成的不良影響有以下方面:

(1)導致制造部門斷料,從而影響效率。

(2)由于物料交期延遲,間接導致成品交期延遲。

(3)由于效率受影響,需要增加工作時間,導致制造費用的增加。

(4)由于物料交期延誤,采取替代品導致成本增加或品質降低。

(5)斷料頻繁,易導致互相配合的各部門人員士氣受挫。

第五條交期提前太多的影響

交期提前太多也有不良的影響,主要有:

(1)導致庫存成本增加。

(2)導致流動資金周轉率下降。

(3)由于交期經常提前,導致庫存囤積、空間不足。

第六條交期延遲的原因

1.供應商責任:因供應商責任導致交期延誤的狀況。

(1)接單量超過供應商的產能。

(2)供應商技術、工藝能力不足。

(3)供應商對時間估計錯誤。

(4)供應商品質管理不當。

(5)供應商經營者的顧客服務理念不佳。

(6)供應商欠缺交期管理能力。

2.采購部責任:因采購部責任導致交期延誤的狀況。

(1)供應商選定錯誤。

(2)業務手續不完整或耽誤。

(3)價格決定不合理或勉強。

(4)下單量超過供應商的產能。

(5)更換供應商所致。

(6)付款條件過于嚴苛或未能及時付款。

(7)其他因采購原因所致的情形。

3.其他部門責任:因采購以外部門導致交期延誤的狀況:

(1)請購前置時間不足。

(2)技術資料不齊備。

(3)設計變更或標準調整。

(4)訂貨數量太少。

(5)供應商品質輔導不足。

(6)點收、檢驗等工作延誤。

4.溝通不良所致的原因:因本公司與供應商雙方溝通不良導致交期延誤的狀況。

(1)未能掌握一方或雙方的產能變化。

(2)指示、聯絡不確實。

(3)技術資料交接不充分。

(4)品質標準溝通不一致。

(5)單方面確定交期,缺少溝通。

(6)首次合作出現偏差。

第七條確保交期要點

1.事前規劃

(1)制訂合理的購運時間。

(2)確定交貨日期及數量。

(3)了解供應商生產設備利用率。

(4)請供應商提供生產進度計劃及交貨計劃。

(5)準備替代來源。

2.事中執行

(1)提供必要的材料、模具、技術支援給供應商。

(2)了解供應商生產效率及進度狀況。

(3)交期及數量變更的及時聯絡與通知。

(4)盡量避免規格變更。

(5)加強交貨前的督促工作。

3.事后考核

(1)對供應商進行考核評鑒。依供應商評鑒辦法進行考核,將交期的考核列為重要項目之一

,以督促供。

(2)應商提高交期達成率。

(3)對交期延遲的原因進行分析并研擬對策,確保重復問題不再發生。

(4)檢討是否更換供應商。依供應商考核結果與配合度,考慮更換、淘汰交期不佳供應商,或減少其訂單。

(5)執行供應商的獎懲辦法。必要時加重違約的懲罰力度,并對優良廠商予以適當回饋。