餐飲部菜品原料采購流程

工作目標

知識準備

關鍵點控制

細化執行

流程圖

1.保證菜品原料及時供應

2.保證菜品原料符合質量要求

3.適時進行菜品原料采購結算

4.選擇適合的供貨商

1.菜品原材料種類

2.原料采購渠道

3.原料挑選、鑒別方法

1.制訂菜品原料采購計劃

采購部根據采購申請單制訂菜品原料采購計劃,并備有緊急采購情況下的采購計劃

采購申請單、緊急采購訂單

5.菜品原料采購結算

4.菜品原料質量檢驗

3.菜品原料采購

2.供貨商選擇與定價

1.制訂菜品原料采購計劃

2.供貨商選擇與定價

采購人員根據采購申請單上對菜品原料的采購標準與價格限定選擇供貨商,并確定所需原料采購價格

原料價格選擇表

3.菜品原料采購

采購人員與供貨商簽訂采購合同后,開展菜品原料采購工作

采購價格表

4.菜品原料質量檢驗

采購的菜品原料送至酒店制定區域后,驗收人員在規定時間內按照餐飲部規定的原料標準對其進行質量檢驗,驗收合格后進行入庫手續辦理

采購驗收管理制度

5.菜品原料采購結算

根據相關規定,在指定的期限內依照有關單據進行貨款結算工作

采購統計結算表

2.菜品原料采購控制程序

程序

名稱

菜品原料采購控制程序

受控狀態

編號

一、菜品原料采購計劃制訂

(一)餐飲部根據菜品預定與部門生產情況需要填寫采購申請單,并提出菜品原料采購標準,送采購部。為了節約成本,降低庫存,大部分的食品都采取直撥的方式,由餐飲部門直接下單請購,到貨后直接到餐飲部領出使用。

(二)采購部根據餐飲部提交的采購申請單中的內容制訂菜品原料采購計劃。

1.定出各類常用庫存原料的月度使用量,由倉庫管理人員根據餐飲部門的需求情況,定出各類菜品原料的最高存量和最低存量,貨物低于最低庫存時由倉庫管理人員下采購申請單請采購人員購買。

2.由餐飲部直接下單訂購的大宗采購計劃,先由餐飲部門定出各原料總數,然后按其指定的具體時間分批到貨。

3.按餐飲部對菜品原料的規格、品牌、質量要求、使用起止日期等提出的要求提供樣品給中、餐飲部行政總廚或被指定人員,由其做出書面確認后,采購人員才可辦理。

4.餐飲部門需要的某種新原料、在市場上發現或供應商提供的新品種,由采購員呈交行政總廚鑒定并供其選擇,接到書面確認通知后,由采購員辦理訂貨。

二、供貨商選擇與定價

(一)采購部根據采購申請單,對菜品原料進行詢價,進行供貨商選擇。

1.采購部會同餐飲部門,對采購產品進行分類。對菜肴制作影響大,又經常使用的原料、產品等,必須先對供應商進行比質比價評議,合格后再采購,對不經常使用的,不重要的原料、產品,可在采購時對樣品質量即時評價。

2.對供貨商進行評價的內容主要有:

(1)供貨情況,主要指供貨能力、信譽、合法經營資格等;

(2)原料質量,包括管理水平或實物質量;

(3)價格情況,是否有競爭力,與其質量水平相符;

(4)售后服務,是否主動、及時。

(二)定價食品范圍,不屬于法律規定必須進行招標的食品,和在規模上未達到必須招標要求的食品。

(三)一次性采購規模達不到規定限額的原料定價

1.屬于經常使用、變化不大的品種每月或半月進行一次定價,月度定價品種包括酒水、調味副食品、干貨海味、糧油糖等,半月定價的品種包括海鮮、水產品、凍品、蛋禽肉、蔬菜、水果等。

2.需要月度和半月定價的品種,要求各供貨單位分別于每月××日和××日前將報價單密封好投放到指定的報價箱內(過期無效)。

3.每月××日和××日(如遇周日即順延到下周一),由采購部經理會同采購員及財務部成本組人員共同開啟報價箱,取出各供貨商的報價單。

4.參考市場價格,擬定各原料的采購價格和供貨商,完成原料價格選擇表所填報的內容,并由采購員對有關客戶進行壓價工作,由采購部經理核準后,呈報財務部經理審核,財務部經理審核同意后交財務部成本組將各品種的采購價格輸入電腦并執行。打印原料價格選擇表一式六份,財務部成本組一份、供應部經理一份、采購員一份、餐飲部一份、前廳部一份、康樂部一份。

(四)屬不常用、季節性較強、價格易變或特殊品種,不是急用的非定價品種,事前要了解市場價格,經三家對比價格,并征詢主管經理意見后再落實供貨單位,急用的非定價品種,要立即進行多家詢價,選擇質優價廉者,并提請經理確認。

(五)對于進口食品需使用外幣結算的,要收集三家以上供應商的報價等情況,上報總經理批準后方可執行。

(六)定價變更

已經定價的原料品種,中途不得變更價格,如特殊情況需要更改,采購員和餐飲部主管應進行多家詢價和市場調查再進行調價,價格調低的由采購員列明品種和新舊價格,餐飲部主管核對簽名后交財務部成本組調價,價格調高的則列明品種、新舊價格、調價原因,上報財務部經理批準后交財務部成本組調價。

三、菜品原料采購

(一)采購部落實采購計劃,并與選定的供貨商簽訂合同,合同由財務部保管。

(二)鮮貨、蔬菜、水發貨的采購數量的確定

1.此類原料實行每日采購,一般要求供貨商送貨

2.用上述原材料的部門每日營業結束前,根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間,提出次日的采購數量。

(三)在采購過程中,為使自己處于主動地位,應盡可能在事先取得經餐飲部門認可的原料樣品和支付供應商最少量定金,待符合樣品原料全部到貨后,再支付一定比例的貨款,并有一定數額的尾款,以防原料中有不符合樣品的原料夾帶。

(四)根據電腦上采購申請單的品種、數量,在電腦訂貨單上輸入價格,然后通知供應商按指定日期送貨。對于特定的進口食品、數量或金額大的訂貨計劃,根據使用部門的要求,上報總經理批準后方可訂貨。

(五)各部門的急需購買申請,使用部門需先以文字通知采購員,后將需訂貨的品種、數量輸入電腦,采購員以電腦請購單為準,按定價輸入電腦,并馬上落實購買。

(六)使用部門按前一天實際的使用數量把海鮮魚池的品種輸入電腦,采購員按定價補辦請購手續。

四、菜品原料質量檢驗

(一)驗收的數量標準

根據采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數量進行驗收,數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。

(二)驗收人員

采購人員、倉庫管理人員、餐飲部門負責人、監督員四人共同驗收。

(三)驗收時間

每日上午9:30~10:00及下午4:30。

1.由庫管人員填寫入庫單或物品驗收單注明所收物品的數量、單價、金額。

2.入庫單驗收單填寫完后,由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單或驗收單一式四聯,第一聯庫管自己留存;第二聯交財務作為記賬憑證;第三聯交供貨商作為結賬憑證;第四聯交總經理。

五、采購結算

供貨商的貨款結算,一般以30天為一個周期,憑供貨商交來的發票和收貨人員的收貨單,采購員核對品種及單價后簽名確認,交餐飲部相應負責經理核對簽名,最后交財務部辦理結算手續。

相關說明

編制人員

審核人員

批準人員

編制日期

審核日期

批準日期

篇2:灣麗酒店采購部工作流程

麗灣酒店采購部工作流程

一、各類物品采購工作流程

1、倉庫補倉物品的采購工作流程:

倉庫的每種存倉物品,均應設定合理的采購線,在存量接近或低于采購線時,即需要補充貨倉里的存貨,倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”,且采購申請單內必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規格;

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數量;

(4)最近一次訂貨單價;

(5)最近一次訂貨數量;

(6)提供本次訂貨數量建議。

經何董事簽批同意后送采購部經理初審,采購部經理在采購申請單上簽字確認,并注明到貨時間。采購部經理初審同意后,按倉庫“采購申請單”內容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商,提出采購意見,按酒店采購審批程序報批,經董事會批準后,采購部立即組織實施,一般物品要求之3天內完成。如有特殊情況,要向主管領導匯報。

2、部門新增物品的采購工作流程:

若部門欲添置新物品,部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告,經董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部,采購部經理初審同意后,按“采購申請單”內容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商,提出采購意見,按酒店采購審批程序報批,經董事會批準后,采購部立即組織實施.

3、部門更新替換舊有設備和物品的采購工作流程:

如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品,應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及董事會審批。經審批后,將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部,采購部須在采購申請單內必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規格;

(2)最近一次訂貨單價;

(3)最近一次訂貨數量;

(4)提供本次訂貨數量建議。

采購部在至少三家供應商中比較價格品質,并按酒店采購審批程序辦理有關審批手續,經董事會批準后,組織采購。

4、鮮活食品凍品的采購工作流程:

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果等物料的采購申請,由各酒吧、各部門總廚或主管,根據當日經營情況,預測明天用量,填寫每日申購單交采購部,采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。

5、燃料的采購工作流程:

采購部根據營業情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃,填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理,并組織實施。

6、維修零配件和工程物料的采購工作流程:

工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”,且采購申請單內必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規格;

(2)平均每月消耗量;

(3)庫存數量;

(4)最近一次訂貨單價;

(5)最近一次訂貨數量;

(6)提供本次訂貨數量建議。

大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預算,并根據預算表項目填寫采購申請單(工程預算表附在采購申請單下面),且采購申請單內必須注明以下資料:

(1)貨品名稱,規格;

(2)庫存數量;

(3)最近一次訂貨單價;

(4)最近一次訂貨數量;

(5)提供本次訂貨數量建議。

以上采購申請單經何董事簽批同意后送采購部經理初審,采購部經理初審同意后,按“采購申請單”內容要求,在至少三家供貨商中比較,選定相應供應商,提出采購意見,按酒店采購審批程序報批,經董事會批準后,采購部立即組織實施.

二、采購工作流程中須規范事項:

1、所有的采購申請必須填寫一式四聯,采購申請單經部門經理核簽后,整份共四聯交給資產會計,資產會計復核后送董事。

2、采購申請單一共四聯,在經審批批準后:第一聯作倉庫收貨用。第二聯采購部存檔并組織采購。第三聯財務部成本會計存檔核實。第四聯部門存檔。

3、審核采購申清單:收到采購申請單后、采購部應作出以下復查以防錯漏。

(1)簽置核對:檢查采購申請單是否部門經理簽置,核對其是否正確。

(2)數量核對,復查存倉數量及每月消耗,決定采購申請單上的數量是否正確。

4、邀請供應商報價。

三、貨比三家工作流程:

每類物品報價單需要最少三家作出比較,目的是防止有關人員從中徇私舞弊,保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作,即在訂貨前,必須征詢3個或3個以上供應商報價,然后確定選用那家供應商的物品,具體做法是:

1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨,填制空白報價單,

包括:①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產地、規格、型號、數量、包裝、質量標準及交貨時間,送交供應商(至少選擇3個供應商),要求供應商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應商,可用傳真或電話詢價。用電話詢價時,應把詢價結果填在報價單上并記下報價人的姓名,職務等。③提出采購部的選擇意見和理由,連同報價單一起送交評定小組審批。

2、評定小組根據采購部提供的有關報價資料,參考采購部的意見,對幾個供應商報來的貨品價格以及質量,信譽等進行評估后,確定其中一家信譽好、品質高、價格低的供應商,報董事會審核.四、采購活動的后續須跟進工作

1、采購訂單的跟催

當訂單發出后,采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。

2、采購訂單取消

(1)酒店取消訂單:

如因某種原因,酒店需要取消己發出之訂單,供應商可能提出取消的賠償,故采購部必須預先提出有可能出現的問題及可行解決方法,以便報董事會作出決定。

(2)供應商取消訂單:

如因某種原因,供應商取消了酒店已發出的訂單,采購部必須能找到另一供應商并立即通知需求部門。為保障酒店利益,供應商必須賠償酒店人力、時間及其他經濟損失。

3.違反合同:

合同上應載明詳細細則,如有違反,便應依合同上所載處理。

4.檔案儲存:

所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同

采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫.

5.采購交貨延遲檢討

凡未能按時、按量采購所需物品,并影響申購部門正常經營活動的,需填寫《采購交貨延遲檢討表》,說明原因及跟進情況并呈財務

部及董事會批示。

6.采購物品的維護保養:如所購買的物品是需要日后維修保養的,選擇供應商便需要注意這一項.對設備等項目的購買,采購員要向工程部咨詢有關自行維護的可能性及日后保養維修方法。同時,事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現有配套系統兼容,以免造成不能配套或無法安裝的情況

篇3:學校物資采購工作流程規范

二中物資采購工作流程規范

為了規范物資采購程序,防止物資采購過程中的暗箱操作,特明確我校物資采購工作流程規范如下:

一、教學儀器設備類采購項目

(一)、根據管理權限,凡年度內需購置項目,統一由教務處提供年度預算內教學儀器、設備等采購項

目計劃,單項論證報告,教務處會同總務處批準列支計劃科目,并經分管領導同意,報校長辦公會研究。

(二)、校長辦公會研究通過后,總務處提請區政府采購中心統一安排組織實施。

(三)、采購中心實施前,審核并落實下列事項:

1、該采購項目屬預算內項目;

2、單項采購項目論證報告;

3、采購項目已經校長辦公會批準經費列支計劃科目;

4、分管校長審批;

5、總務處和教務處提出具體落實方案,報校長室審核,金額較大的按現行財務審批權限報校長批準;

(四)、由采購中心安排采購組并按學校有關規定經監審處同意進行采購;

(五)、采購項目實施后,驗收由總務處按規范和教務處進行驗收,驗收后,按規定程序(總務處、分管后勤校長、主持工作校長簽字)通知會計室審核原始單據并辦理款項支付。

二、行政辦公用品采購項目

(一)、使用部門提供預算內年度需求報告,報總務處,由總務處提供預算內年度采購計劃,總務處會同會計室批準列支計劃科目,并經分管領導同意,報校長辦公會研究。

(二)、校長辦公會研究通過后,由總務處統一安排實施。

(三)、采購項目實施前,審核并落實下列事項:

1、采購項目屬預算內項目;

2、采購項目已經計財處批準經費列支計劃科目;

3、分管校長同意;

4、采購項目經校長辦公會通過;

5、總務處和使用部門提出具體落實方案,總務處會議研究通過,報分管校長審核,金額較大的按現行財務審批權限報校長批準;

(四)、由總務處安排采購組并按學校有關規定進行采購;

(五)、采購項目完成后,驗收由總務處按規范組織使用部門進行驗收,驗收后,按規定程序(總務處、分管校長、主持工作簽字)通知會計室審核原始單據并辦理款項支付。

三、本規范由總務處負責解釋。