物業項目入伙交接與運作規范

一、業主入伙前的準備工作

當物業管理公司的驗收與接管工作完成以后,即物業具備了入伙條件,物業管理公司就應按程序進入物業的業主人伙手續的辦理階段。物業管理公司應根據該物業的《物業管理方案》作如下入伙前的準備工作。

1、籌建管理處

根據《物業管理方案》籌建管理處。落實管理處辦公地點、管理用房的裝修方案,按開辦計劃擬定購置物料計劃,采購辦公設備和用品,落實入伙期間的后勤保障等。

2、人員準備

根據《物業管理方案》中擬定的管理處人員配備情況設置工作崗位,擬定崗位職責。根據崗位需要組織招聘管理處的管理人員和作業人員。

3、文件準備

根據物業的實際情況及管理要達到的標準,制定各種規范、制度,文件、表格等入伙手續文件,在入伙時及時交到業主手中,以便他們認真閱讀和消化,利于物業管理的各主體之間的相互了解、相互支持與融洽,從而為進一步管理打好基礎。

(1)入伙手續文件

①入伙通知書(附件一);

②入伙通知書回執(附件二);

③入伙手續書(附件四);

④房屋驗收單(附件五);

⑤房屋質量整改通知書(附件六);

⑥住宅使用公約(附件八)。

(2)入伙發放文件

①業主手冊;

②入伙須知(附件三);

③裝修管理辦法(附件十二);

④委托服務項目表。

(3)入伙記錄

①業主登記表;

②驗房簽收記錄;

③入伙資料登記記錄;

④領取鑰匙簽收記錄;

⑤委托服務登記表(附件十一);

⑥入伙收費記錄。

4、交接準備

(1)熟悉了解該物業的具體情況,擬定需要改進的意見和整改措施。

(2)加強保安與服務力量,提供足夠的服務,保安人員保證入伙時發生糾紛能及時疏導。

(3)具體安排業主入伙接待人員、接待位置和入伙手續導向等。

(4)做好與發展商、供電局、自來水公司、煤氣公司、環衛部門等相關單位間的聯系與溝通,使業主一旦入伙后各項工作都能正常開展,避免發生矛盾。

二、業主入伙的工作流程

1、業主入伙流程

(1)業主向售房單位/發展商辦理售房手續后,簽訂售房合同并開出入伙通知書。

(2)憑售房合同與入伙通知書到物業管理公司辦理入伙手續。

(3)物業管理公司在審核資料無誤后,向業主介紹物業管理服務情況、收費情況;代發展商與業主簽訂《使用公約》。

(4)業主簽收“入伙資料簽收表”(附件七)后,物業管理公司按入伙收費項目開具正規票據并收費。

(5)由物業管理公司業主服務人員和設備人員陪同業主驗房,抄錄水、電表底數并共同確認,交付鑰匙,辦理簽收手續。若業主委托保管鑰匙,應請業主填寫書面“保管鑰匙委托書”(附件九),管理處作出“保管鑰匙承諾書”(附件十)。

(6)若業主驗房發現并提出質量問題,經確認,填寫返修表送交發展商,管理處應協助發展商對房屋進行整改后,請業主再次驗房。

(7)如需二次裝修的,需到物業管理公司辦理裝修手續。

(8)業主入伙流程圖。

2、租賃住主入住流程

(1)簽訂《租賃意向書》,并交付定金。如一次看中房子的可直接簽署租賃合同。

(2)簽訂《租賃合同書》。合同應附有《管理公約》等有關附件。

(3)由物業管理公司工作人員帶業主到現場驗收房屋,如發現有房屋質量問題的,由物業管理公司通知工程隊整改。

(4)整改后或驗收房屋沒問題,業主就同物業管理公司簽驗收單,并從物業管理公司領取房屋鑰匙。

(5)交付押金和首期租金。

(6)如需二次裝修的,需到物業管理公司辦理裝修手續。

三、入伙交接運作規范

1、入伙作業標準

(1)入伙接待工作應做到耐心、細心、百問不厭。

(2)入伙各項資料齊全,記錄規范完整,按主建立業主檔案。

(3)入伙各項收費正確,做到日結月清、賬表相符。

(4)特約服務手續齊全,收費合理,守時守約,保證質量。

(5)內部手冊登記及時,即時完成注記。

(6)入伙按戶匯總,次月5日前全部歸檔。

2、入伙作業規程

(1)由房產發展商或物業管理部門向業主發出入伙通知書。

(2)業主攜帶購房合同書、入伙通知書、入伙手續書前往指定地點辦理手續。

(3)業主到管理處簽收入伙資料,付清物業管理費用。

(4)由指定的業主服務人員和維修技術人員陪同業主驗房,抄錄水電表底數并共同確認。

(5)業主驗房后若提出質量問題,填質量返修表,管理處加簽意見后,由管理處協助發展商進行工程質量問題的返修工作。

(6)如發展商或施工單位將工程質量問題委托物業管理公司返修時,雙方須簽字確認。

(7)業主驗房確認后領取鑰匙,辦理簽收手續。

3、入伙作業檢查

為了保證入伙工作正常有序,管理處經理負責對入伙工作的各個環節進行檢查以保證工作規范和服務質量。

(1)集中入伙時管理處經理每天巡視各個接待環節,發現問題,分析原因予以解決。每月4次抽查入伙資料、記錄,發現不符合作業要求,用書面通知相關人員整改,對確屬運作上的不完善處,經分析后開具糾正/預防措施通知單加以落實完善。

(2)正常情況入伙階段,管理處經理每月一次抽查人伙工作資料、收費情況、記錄情況及歸檔情況,發現問題應以不合格項發書面通知并整改。

四、業主續須帶以下證件:

a)《關于辦理入伙手續的通知》。

b)《購房合同》原件和復印件各一份。

c)業主家庭成員的身份證原件及復印件各一份,一寸彩照每人各兩張。

d)單位購房的尚須帶齊營業執照副本及其復印件各一份。

e)委托他人辦理的,須帶業主委托書。

入住手續的辦理

驗證:物業管理員在業主之前未辦理入住手續時,應首先對以下證件進行檢查:

a)《購房合同》原件。

b)業主的身份證原件。

c)單位購房的還須檢查其單位營業執照副本。

d)委托他人辦理的,還須檢查業主的委托書。

檢查無誤后,物業管理員將《購房合同》原件,業主及家庭成員的身份證原件,單位營業執照副本返回業主,證件復印件及業主委托書存入檔案。

將業主提供的照片中的一張貼在《業主家庭情況登記表》內,另一張為業主辦理《業主證》。

交納入住費用

物業客戶服務應指引業主到物業財務部交納入住費用,財務部根據收款項目開具收款收據,一般情況下,入伙費用包括以下項目:

a)煤氣開戶費:屬代收代繳費用,小區無此配套項目的不予收費。

b)有線電視初裝費,屬代收代繳費用,小區無此配套項目的不予收費。

c)裝修垃圾清理費。

d)管理費:預收三個月或六個月物業費等等。

驗房收檔

a)物業客戶服務在業主交完入住費用后交于工程組,由物業工程組帶業主驗收房屋,并請業主將房屋存在的問題填入《業主入伙驗房表中》。

b)房屋經驗收合格的,管理員應請業主在《業主入伙驗房表》中簽字確認。

c)驗收中發現問題,應立即協商整改。

d)整改完畢,再通知業主二次驗收,二次驗收不合格的,由客服中心跟蹤改進,至合格為止。

發放鑰匙

a)業主收樓無問題,根據業主要求,由物業將鑰匙全部交給業主。

b)業主收樓有問題,物業將鑰匙交給業主的同時,應征得

辦理入伙及裝修流程

一、入伙流程

(一)提交驗證資料

□《業主公約》回執書一份

□開發商開具的《入住交接單》

□售樓合同復印件

□企業營業執照副本、法人代表身份證或護照(留復印件)

□授權委托書(委托人并加蓋公章)

□委托人身份證(留存復印件)

(二)領

取入伙手續相關資料

□《物業入伙手續辦理流程單》(一份)

□《業主登記表》(一份)

□《物業管理服務協議》(一式兩份)

□《房屋裝飾裝修申請表》(一式兩份)

□《大廈指南》(一份)

□《業主房屋驗收單》(一式三份)

□《交納費用清單》(一份)

(三)填寫并提交入伙手續相關資料

□《業主登記表》(一份)

□《物業管理服務協議》(一式兩份)

(四)繳納入伙相關費用

□物業保證金

(五)業主驗樓

□《業主房屋驗收單》(一式三份)

□領取相關物品

二、辦理裝修流程

(一)提交驗證資料

□消防局審批意見

□填寫并提交《二次裝修申請表》(一式兩份)

□裝修圖紙(一式兩份)

□《房屋裝修合同》(留存復印件)

□裝修公司營業執照、資質證書(留復印件并加蓋公章)

□裝修公司現場施工負責人身份證(留存復印件)

□施工人員特種施工操作證原件(留存復印件)

□裝修工人身份證復印件一張/人,一寸照片兩張/人

(二)繳納裝修相關費用

□裝修保證金

□裝修管理費

□裝修垃圾清運費

□施工人員臨時出入證押金、工本費

物業公司――樓宇入伙流程

物業管理處經理負責組織安排入住工作。

物業管理處經理負責裝修申請的審批。

入住的準備工作

入住資料的準備

a)根據小區的實際情況編寫和印制《住戶手冊》、《消防安全責任書》、《入住通知書》。

b)《入住通知書》的內容要求參照管理處辦公地點、業主辦理入住手續時應帶的資料、證件及交納的費用明細、并附簡明扼要的入住流程等。

c)印刷以下各類入住表格:

─《(業主)領用登記表》

─《裝修申請表》

─《住宅使用說明》

─《住宅質量保證書》

─《鑰匙領用登記表》

─《入住驗房表》

─《入住登記表》

入住時的環境布置。

a)區內環境

─入口處掛歡迎橫幅,插彩旗,營造熱烈的氣氛。

─插指路牌,由入口處到管理處,指路牌表明“××××物業管理處”字樣。

─入口處表明管理處的辦公地址和辦公時間。

b)管理處辦公環境

─擺放花盆、盆景給人以隆重喜慶的感受。

─張貼醒目的“辦理入伙手續流程圖”,辦理手續窗口設置要求做到“一條龍服務”。

辦理入伙手續流程圖

業主備齊入伙資料

物業客戶服務辦理入住登記、驗證手續

到物業財務部交納入住費用

驗房

發放鑰匙

簽署《業主公約》及《消防責任安全書》

發放資料

開通水電

業主收到入住通知后,應當在規定的時間內帶齊有關證件和資料到銷售中心、物業管理處辦理入伙手續,如果在規定期限到來的前3天內,業主尚未辦理入住手續的,銷售中心應再次發函或致電通知尚未辦理入住手續的業主前來辦理入住手續,并做好相應記錄。業主辦理入住手續須帶以下證件:

a)《關于辦理入伙手續的通知》。

b)《購房合同》原件和復印件各一份。

c)業主家庭成員的身份證原件及復印件各一份,一寸彩照每人各兩張。

d)單位購房的尚須帶齊營業執照副本及其復印件各一份。

e)委托他人辦理的,須帶業主委托書。

入住手續的辦理

驗證:物業管理員在業主之前未辦理入住手續時,應首先對以下證件進行檢查:

a)《購房合同》原件。

b)業主的身份證原件。

c)單位購房的還須檢查其單位營業執照副本。

d)委托他人辦理的,還須檢查業主的委托書。

檢查無誤后,物業管理員將《購房合同》原件,業主及家庭成員的身份證原件,單位營業執照副本返回業主,證件復印件及業主委托書存入檔案。

將業主提供的照片中的一張貼在《業主家庭情況登記表》內,另一張為業主辦理《業主證》。

交納入住費用

物業客戶服務應指引業主到物業財務部交納入住費用,財務部根據收款項目開具收款收據,一般情況下,入伙費用包括以下項目:

a)煤氣開戶費:屬代收代繳費用,小區無此配套項目的不予收費。

b)有線電視初裝費,屬代收代繳費用,小區無此配套項目的不予收費。

c)裝修垃圾清理費。

d)管理費:預收三個月或六個月物業費等等。

驗房收檔

a)物業客戶服務在業主交完入住費用后交于工程組,由物業工程組帶業主驗收房屋,并請業主將房屋存在的問題填入《業主入伙驗房表中》。

b)房屋經驗收合格的,管理員應請業主在《業主入伙驗房表》中簽字確認。

c)驗收中發現問題,應立即協商整改。

d)整改完畢,再通知業主二次驗收,二次驗收不合格的,由客服中心跟蹤改進,至合格為止。

發放鑰匙

a)業主收樓無問題,根據業主要求,由物業將鑰匙全部交給業主。

b)業主收樓有問題,物業將鑰匙交給業主的同時,應征得業主同意后留一把進戶門鑰匙,以供整改時使用。

c)業主領取鑰匙時,應在《鑰匙領用表》中簽字。

簽署《業主公約》和《消防安全責任書》。

a)管理員將《業主公約》、《消防安全責任書》(一式兩份)交給業主并請業主詳細閱讀。

b)請業主簽署《業主公約》、《消防安全責任書》。

c)管理員將簽署后的《業主公約》、《消防安全責任書》其中的一份存入業主檔案,另一份隨其他資料交業主保存。

資料發放

管理員將以下資料發給業主保存:

a)《住戶手冊》。

b)《服務指南》。

c)簽署后的《業主公約》。

d)簽署后的《消防安全責任書》。

e)《住宅使用說明》。

f)《住宅質量保證書》。

開通水電

物業管理處工程組應邀請業主一起將水電表讀數抄錄在《業主入伙驗房表》中,開通該業主房屋的水電。。

記錄表格

《業主入伙驗房表》

《鑰匙領用登記表》

《入住登記表》

《業主家庭情況登記表》

《裝修申請表》

篇2:X花園一期入伙須知

z花園一期入伙須知

貴業主:

恭喜您成為****花園的業主!

深圳市**物業管理有限公司將竭誠為您提供優質的服務,為方便您順利地收樓入伙,茲介紹有關收樓入伙事項和辦理程序,希望您認真閱讀,以免遺漏。

一、請您帶齊下列資料:

1、購房收據(或發票)、業主身份證原件及復印件或護照原件及復印件(若為境外人士);

2、屬單位購買的帶營業執照副本原件及復印件、法人委托書、被委托人身份證原件及復印件;

3、如您不能親自前來辦理入伙,委托他人辦理時,除以上資料還應帶上:

(1)您(業主)的授權委托書;

(2)業主身份證原件、代理人的身份證原件及復印件或護照原件及復印件(若代理人為境外人士);

4、購房合同或個人抵押貸款合同原件及復印件;

5、用于繳交辦理入伙手續的各項費用;

6、本《入伙通知書》原件。

7、業主及家庭成員近期免冠照片每人兩張(用于《住戶家庭情況登記表》);

8、指定開戶銀行(中國銀行)存折原件和復印件。

二、辦理入伙手續流程:

1、開發商處:

業主出示身份證及購房合同、收據,開發商工作人員核核驗業主身份,并在《入伙會簽單》上第一欄蓋章確認。

2、至物業管理處資料審核組:

(1)繳驗:

a.入伙通知單;

b.業主身份證原件及復印件;

c.購房合同書(核原件交復印件);

d.入伙會簽單;

e.業主及家庭成員近期免冠彩色1寸照片兩張;

f.中國銀行存折原件和復印件(核原件留存復印件)。

(2)填寫、簽約:

a.業主入住登記表;

b.填寫《住戶家庭情況登記表》;

c.簽訂《前期物業管理服務協議》(一式兩份);

d.簽訂《業主臨時公約》(一式兩份);

e.簽訂銀行代收費協議書(一式兩份)。

(3)領取資料(業主留存):

a.《住宅質量保證書》一本;

b.《住宅使用說明書》一本;

c.《商品住宅建筑質量合格證明》一份;

d.《住戶手冊》一本;

e.《前期物業管理服務協議》一份;

f.《業主臨時公約》一份;

g.銀行代收費協議書一份;

h.《裝修管理規定》一份

i.于《入伙資料簽收表》上簽字確認。

3、至物業管理處財務收費組(待入伙前確定具體收費項目):

(1)核入伙會簽單;

(2)交納相關費用:

a.二個月物業管理費(按建筑面積計算):元。

b.家庭防火保險費175元/戶(含兩支家庭用滅火器、兩年10萬元家庭防火保險)。

(3)領取交納相關費用票據。

4、至物業管理處驗房組:

(1)核入伙會簽單;

(2)管理處人員陪同驗房,填寫《樓宇交接記錄》。

5、至物業管理處鑰匙發放組:

(1)核入伙會簽單;

(2)領取房間鑰匙。

入伙手續辦理完畢!

三、其它

1、供電局、燃氣公司、有線電視、電信公司咨詢及現場開戶:入伙現場將邀請供電局、燃氣公司、有線電視、電信公司等相關單位設咨詢點,屆時業主如有疑問請到相關咨詢點詢問,同時可現場辦理開戶手續;

開戶費用、業主提供資料明細如下(業主可根據需要自愿辦理);

電費://元,提供--本地開戶銀行帳號復印件;

有線電視:

電信:新增號碼開戶費**元,市內電話遷移免費,寬帶費用現場咨詢。

以上手續辦理均需提供身份證復印件。

2、裝修咨詢:物業公司將在入伙現場設裝修咨詢點,有關裝修事宜請與物業管理處相關人員咨詢。

恭祝全體業主入伙大吉!

深圳市**房地產開發有限公司

深圳市**物業管理有限公司

二○年月日

篇3:物業入伙管理程序5

物業入伙管理程序(五)

1目的

本程序明確了對物業的入伙管理實施控制的職責、方法和要求,以確保業主(客戶)準確而有秩序的入住。

2適用范圍

適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續。

3相關標準要素

GB/T19002-ISO90024.84.94.10

4相關文件

4.1質量手冊第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物業的驗收程序

4.3業主(客戶)維修安裝服務

4.4物業裝修管理

4.5提供給業主(客戶)的文件的控制

4.6物業管理費用收取

5職責

5.1物業管理部負責入伙管理中的主要事務。

5.2財務部負責向業主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。

5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務。

5.4消防治安部負責入伙管理中消防設施的驗收。

5.5經營部負責制定入伙預交費用標準。

6實施程序

6.1入伙準備工作

6.1.1物業管理部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:

a.入伙時間;

b.負責入伙工作的人員及其職責;

c.入伙手續;

d.入伙過程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作計劃應由物業管理部經理批準。

6.1.3開發商應提前一個月向業主(客戶)發出《入伙通知書》,詳細說明:

a.需業主(客戶)準備的證明材料;

b.需業主(客戶)填寫的表格;

c.辦理入伙手續的程序。

6.1.4辦理入伙手續的工作現場應張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業主(客戶)辦理入伙手續時的各類咨詢和引導,以便于業主(客戶)辦理各項手續。

6.2入伙審查登記

6.2.1管理處應建立入伙登記表,管理處對業主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》,在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發放資料,應包括:

a.《入住說明》;

b.《住戶手冊》;

c.《住戶公約》;

d.《管理協議》;

e.《預交費用標準》;

f.《裝修須知》;

g.《住戶登記表》;

h.《裝修審批表》;

i.《驗收交接表》。

6.2.2上述發放的資料應在《入伙登記冊》中由業主簽收,或由管理人員注明,并按運作程序文件《提供給業主(客戶)的文件的控制》進行控制。

6.2.3在提供給業主(客戶)的《入住說明》中應明確由業主(客戶)填寫并提交的資料,一般包括:

a.身份證或工作證復印件;

b.《業主(客戶)登記表》;

c.購/租房合同的正本及復印件;

d.已簽署的《住戶公約》、《管理協議》。

6.2.4管理處對業主(客戶)提交的資料進行審核驗證,驗證內容包括:

a.表格填寫是否完整、正確和清晰;

b.公約和管理協議是否已簽署;

c.身份證明文件與購/租房合同、及《業主(客戶)登記表》是否一致。

6.2.5審查通過后,入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協議》一份,在《入住通知書》注明簽收。

6.3預交費用

6.3.1經營部應根據政策、法規及發展商或業主委員會的規定,制定《入伙預交費用標準》。

6.3.2經營部在審查并接收業主(客戶)提交的文件后,應通知業主(客戶)去財務部交納相關的預交費用。(或由管理處代收繳后轉交財務部)。

6.3.3財務部根據《入伙預交費標準》向業主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據給業主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。

6.3.4財務部應通知管理處已交納預交費用業主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊中注明。

6.4發放鑰匙及房屋驗收

6.4.1上述手續完成后,管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協議》、及各項收費票據后向業主(客戶)發放鑰匙,并在《鑰匙發放登記表》上登記。同時應和業主(客戶)協定驗收房屋的時間和方式。

6.4.2管理處與業主(客戶)一起驗收其名下的物業,登記水、電、氣表底數,雙方在《驗收交接表》上簽字確認。

6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關部門。具體參見運作程序《業主(客戶)維修安裝服務》。

6.5入伙后的裝修管理

6.5.1物業管理部在提供給業主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求,具體內容參見運作程序《物業裝修管理》。

7記錄

7.1入伙通知書

7.2入伙登記表

7.3住戶登記表

7.4驗收交接表