物業投標過程(參考)

確定投標意向并成立工作機構

物業管理企業在獲得投標信息后,即可按企業的拓展計劃,確定投標意向,相應成立投標工作領導組,由公司總經理或有關部門經理及方案編制人員組成,開展可行性研究工作。

獲取招標文件

收到招標邀請函通知書后,投標工作小組應迅速組織齊備公司經營資質的有關資料和證件,按招標單位規定送交預審,獲取招標文件后,應詳細閱讀文件內容,熟知各項要求,特別是對招標文件中投標保證書、履約書、獎罰措施等項應仔細分析研討,并向招標單位確認投標書中不清楚事項,以便作準備。

考察物業現場

投標單位應多次組織人員到物業現場進行現場實地考察,對照圖紙、設計說明書及招標文件有關內容、仔細分析,從而為管理方案的構想奠定基礎。

成本測算

投標單位應組織富有經驗的財會人員和物業管理人員根據擬承接物業的管理服務范圍、類型、檔次、標準等進行專題分析,作出較為精確的測算,對國家規定的管理服務單價可不必計算。在確定單價時,要從競爭戰略高度和戰術要求上去推敲,單價確定后與工作量相乘,便可得出管理服務費總標價。

編制標書

投標單位在作出投標報價決策之后,就應組織編寫人員分工合作,按照招標文件中的各項要求編制標書。投標書的主要內容概要介紹如下:

1.介紹投標企業的概況和經歷

首先介紹投標單位的位置、規模、經營資質等級、企業性質、機構、資本、人員結構等基本情況,著重介紹現轄物業類型、名稱、管理面積及歷年獲得的效績、成果、經驗。

2.分析投標物業的管理特點

通過對投標物業建筑架構、配套設施、周邊環境、居民結構等方面進行分析、綜合其布局、功上的特點,列出管理上的難點,提出相應的管理措施。

3.擬定質量管理目標和采用的管理方式

質量管理目標,是指管理單位在合同期內應取得怎樣的社會效益、經濟效益、環境效益、其質量考核標準以國家職能部門和當地主管部門制定的相關法規文件為依據。

管理方式,是指管理單位對投標物業在管理運作、綜合服務等方面擬采用的方式,如實行"一體化管理"、"以區養區",推行ISO9002質量體系規范化運作等方式。

4.擬定管理服務內容

包括開發建設期間將提供的管理服務內容、物業竣工驗收期間的管理服務內容、住戶入住及裝修期間的管理服務內容、實質運作期間的管理服務內容。重點是實質運作的管理服務內容,大體分為為房屋管理、保安、清結、維修、綠化、社區文化活動等七大服務,內容力求周詳。

5.物質裝備計劃

本著合理配置、保障利用的原則,對員工住房、管理辦公用房以及各類設備和用具,擬出一個周密的計劃,計劃中應確切列出住房面積、物品分類單價及金

6.管理人員配備

根據物業實際需求設置管理骨干、專業人員、,力求精簡高效,在管理層、操作層人員的年齡、學歷、職稱(技術人員)、用功類型上均要按一定比例配置。對各崗位人員應制訂出相應的崗位職責和條件。

7.管理規章制度

包括管理單位員工內部制度和約束各方的公共契約,各項制度均要以國家法律為準繩,以地方政府相關法律為依據,結合實際而定,使之具有合法性、實用性和可操作性,也才能產生約束力。

8.檔案建立與管理的設立

應按標準化、電腦化建立檔案管理流程,將系統收集環境資料(圖片)、建筑工程資料、圖紙、住戶檔案資料、裝修維修記錄、文書檔案、財務報表、小區榮譽等各類資料進行整理、分類、編目進入電腦儲存,以備檢查利用。

9.經費收支預算

根據招標文件中提供的數據,以及實地考察了解到的材料進行測算,制定經費收支測算表。

10.提出經營、管理、服務的新思路

為提高管理水平,投標者可在創建安全文明單位、實施科學化、規范化管理、開展增收節支、服務承諾等諸方面提出即務實又能體現創新的大思路,以確保管理目標的實現。以上僅是標書的基本內容,至于詳略取舍可依據所投物業的實情而定。

編制和封送標書應注意的幾個問題

1、投標文件中的每一空白均需填寫,如有空缺,則視為放棄意見。

2、投標文件應字跡清楚、整潔、紙張統一,裝幀美觀大方,最好用打字方式。

3、計算數字要準確無誤,無論單價、合計、分部合計、總標價及其大寫數字均應仔細核對。

4、不得改變標書格式,不得涂改,個別字句如經修改,應在修改處加蓋投標單位負責人的印章。

5、封送標書遵照一般慣例,準備正本一本,副本兩本,分別包裝封印,封套上寫明送交地址、收件人、投標編號、物業名稱等,法人簽字并蓋投標單位公章。

篇2:H物業公司招標投標管理辦法

Z物業公司招標投標管理辦法

一、依據國家法律法規、資產公司相關文件及公司實際情況,特制定本辦法。

二、適用于公司維修材料、保潔材料、辦公用品、勞保用品、福利品等大宗物資采購;公司設備、設施采購;裝修改造、大型企業宣傳等;大宗(大額)辦公用具采購的招標;公司經營發展需承接項目投標等。

二、招投標過程要遵循公開、公正、效益及維護公司利益的原則。招標過程必須有充分的透明度,各部門積極配合、全面溝通、信息共享。所有招標決策應在招標機構內集體公司開決策。各單位的投標文件、評標過程、未發放中標通知書前的定標意向,都是公司的重要機密,不得泄露。

三、公司所有合同金額在5萬元以下按《有關固定資產申購及大修項目支出的規定》執行;5萬元以上50萬元以下由公司招標管理小組采取公開招標;超過50萬元以上的報資產公司,按資產公司招標有關規定進行招標工作。

四、管理機構與職責

招標管理小組代表公司負責招標投標的管理工作,其主要職責是:

1、貫徹執行國家有關招標投標的法律、法規和方針、政策,負責制定公司招標投標的有關規定和辦法;

2、審批招標投標項目,處裁招標投標糾紛,否決違反招標投標的定標結果;對違反招標投標規定的行為進行處罰;

3、監督、檢查公司招標投標工作;總結、交流招標投標工作的經驗。

招標管理小組成員主要職責:

1、協同有關單位編制招標文件,審查標書,發布招標通告或邀請投標函,核實對方的資金情況;

2、接收對方單位的招標申請書,接受密封的投標書;

3、審查投標單位的資格,組織評委考查應標單位資質證件、售后服務等信譽情況,確定投標單位;

4、編制標底;

5、負責收取投標單位的投標管理費和保證金;

6、確定開標評委的人數和人員;

7、組織實施發標、開標、評標、詢標、定標的全過程;

8、做好會議紀錄,準備有關表格及選票,招標文件的整理歸檔及有關數據的統計工作。

五、招標方式分為公開招標及邀請招標,采用公開招標方式時,公司在有關有關信息網絡或報刊上發布招標通告;邀請符合招標資質條件的參與投標,并按程序確定入圍投標人。在采用邀請招標方式時,公司招投標小組應當于邀請函的方式邀請符合資質條件的3個以上的供應商或單位參與投標。

六、招標程序

1、招標申請:各相關部門對在本招標規定范圍內的物資或項目,經核查確屬必要,可向公司提出招標申請,報請總經理批準。

2、招標單位應成立不少于三人的招標工作組,具體負責招標活動;與投標人有利害關系的人員應回避參與招標工作組的工作。

3、招標前,招標小組須組織有關人員編制好招標文件。招標文件應包括以下主要內容:

(1)投標邀請函;

(2)投標須知;

(3)投標的物清單,技術參數和報價方式要求;

(4)投標人的有關資格和資信證明文件要求;

(5)交貨(或交工)及提供服務方面的要求;

(6)采購合同(或工程合同)的主要條款及訂立方式;

(7)公司規定的其他應當說明的事項。

招標文件不得要求或者標有特定的供應商或單位,不得含有傾向性的、排斥其他潛在投標人的內容。

4、編制發布招標公告,發出投標邀請。

招標通告或投標邀請函應當包括以下主要內容:

(1)招標單位的名稱、地址、聯系方式等信息;

(2)招標的物的名稱、用途(或功用)、數量(或面積)和交貨(或交工)日期;

(3)對投標人的資格要求和投標辦法;

(4)有關投標保證金的要求;

(5)獲取招標文件的辦法、時間和地點,投標截止時間;

(6)開標地點和時間;

(7)公司規定的其他內容;

七、招標項目設有標底的,標底知情人負有保密的責任。開標前,有關人員不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人名稱、數量及與招標有關的其他情況。

八、投標人應在投標截止時間前,將對招標文件提出的實質性要求和條件作出完全響應的投標文件密封后,送達投標地點。公司招標工作人員收到投標文件后,應當登記保存,且不得開啟或向他人透露。

九、對已發出的招標文件進行必要的澄清或修改時,應當以書面形式在規定的投標截止時間一周前,通知所有招標文件收受人。投標人在投標截止時間前,對所遞交的投標文件可以補充、修改或者撤回,但須以書面形式遞交公司招標工作人員。

十、企業在項目開標會議上應向招標單位提供以下資料:營業執照、資質證件、法人或法定代表人身份證、法人授權委托書。

十一、投標書的內容應當包括:企業的情況簡介,投標報價、經營設想、管理辦法、成本費測算、服務質量保證和經濟指標落實措施、服務公約、響應招標文件及其他承諾等。

十二、投標書必須加蓋企業印鑒及法定代表人簽字,并在規定日期內,在信封密封處加蓋企業印鑒后送交指定地點。

十三、開標、評標、定標

1、招標單位在開標前召開標前會,按照相關規定及招標文件,明確各項要求,確定開標、評標、中標活動的程序。

2、招標單位應當按招標文件要求提交投標文件。投標單位少于三個的,招標單位應當重新招標。

3、招標管理小組應根據招標項目邀請專家、投標單位及相關部門負責人參加開標會議,當眾啟封投標書及補充函件,公布投標書的主要內容和標底。

4、開標時發現的下列情況之一視為無效標書:

(1)投標書未密封的;

(2)投標書未加蓋企業及其法定代表人或委托代理人印鑒、無委托授權書的;(3)未按規定的格式填寫,內容不全或字跡模糊,辨認不清的;

(4)投標單位未參加開標會議的

5、評標組織由招標管理小組成員、投標單位及邀請的有關專家組成。開標、評標、定標全過程中必須接受資產公司招標領導小組的監督和指導。

6、評標、定標應采用科學方法,按照平等競爭、公正合理的原則,以評委無記名投票方式,確定中標單位。

7、確定中標單位后,開標主持人應當場宣布中標單位、中標價及實質性的承諾條件。

8、公司依據評標管理小組的書面報告和推薦的中標候選人,確定中標人,并向中標投標人發出中標通知書,同時將中標結果通知所有未中標的投標人。

9、中標通知發出之日起10日內,中標人與公司按照招標文件和投標文件訂立書面合同,合同不得對招標文件和投標文件作實質性修改。

10、中標通知發出后,中標方放棄中標項目或在限期內不簽訂合同者,投標保證金不予退還。

11、有下列情況之一者,應當廢標:

(1)投標報價高于預算價格,委托方難以支付;

(2)投標方有串通圍標行為;

(3)專家組認為投標方案難以完成標書規定任務的;

(4)評標會認為其它必須廢標的情況。

十四、投標單位以行賄給“回扣”等不正當手段獲取中標;招標管理小組工作人員徇私舞弊、索賄受賄的視情節給予行政、經濟處罰,直至追究其法律責任。

十五、所有招標文件包括招標申請表、調研考察報告、招標文件、相關表格、選票及招標會議記錄,統一由辦公室負責建檔保管。

篇3:物業招投標管理辦法作業指導文件

物業作業指導文件:招投標管理辦法

1.目的

規范服務及工程項目招投標工作。

2.范圍

適用于公司內所有合同金額在$2萬元-$5萬元之間的物業招標工作,本辦法管理范圍包括:新建土建項目、新購置設備項目、技術改造與更新項目、房屋維修工程(翻修工程、大修工程、中修工程、小修工程、綜合維修工程)、裝修項目、維保工程(電梯、有線電視、安防系統、車閘、清潔、綠化、消殺等)、工服制作、新增服務項目等。超出權限規定及由管理處自行完成的工作不在本招投標管理辦法范圍內。

3.職責

部門/崗位地產出資職責物業出資職責

品質管理部受委托項目的招投標工作的協調配合組織2萬元以上5萬元以下招投標工作

財務管理部

標底的測算、費用審算工作參與2萬元以上5萬元以下的招投標工作

地產工程管理部組織50,000元以上招投標工作必要時參與工程監督及竣工驗收

申報部門受委托負責10,000-50,000元以內招投標工作及具體工程實施參與2萬元以上5萬元以下的招投標工作;與施工單位擬制施工協議

4.方法和過程控制

4.1總則

4.1.1公司成立招標工作小組,其組成人員包括:招標申請部門經理及專業負責人、品質管理部代表、財務管理部代表、法務人員、地產相關部門人員(與地產相關項目)、分管領導、總經理。定標時由招標工作小組集體決策。

4.1.2招標權限界定

4.1.2.1招標預算總額在二萬元以下,由提出招標申請的部門負責施工單位選擇,可以不進行招投標,但管理處需進行三家性價比對程序后選擇承包商;

4.1.2.2招標預算總額在二萬元以上,五萬元以下由物業公司招投標小組負責通過招投標選擇施工單位

4.1.2.3招標預算總額在五萬元以上,由提出施工的管理處為主,品質管理部輔助組織相關資料后,交由地產工程管理部組織進行招投標選擇施工單位。

4.1.3招標應采用公開招標或邀請招標的方式,但無論采取何種方式,都必須有三家以上的投標單位參與競標。

4.1.4整個招標過程必須保持透明度,各部門積極配合、全面溝通、信息共享,杜絕暗箱操作。

4.1.5做好保密工作,任何人均不得泄露標底、投標文件、評標、定標等內容,以保證招標的公正性與效果。

4.2招標項目的確定

4.2.1各部門根據工作需要,或是按照公司、地產公司、業委會等部門的要求,確定擬招標項目。

4.3地產出資工程招標權限界定

4.3.1由管理處以書面形式(或郵件)向地產工程管理部提交申請報告,報告應詳列原因、工程規模、費用預算等,經地產工程管理部或地產相關領導審批同意后方可進行下一步工作。

A.造價在2000元以下的工程,由地產相關部門確認審算工程,可以不進行招投標,管理處按公司采購管理程序選擇承包商。

B.造價在2000-50,000元以內的工程,經地產委托認可,相關管理處申請招投標工作,品質管理部負責組織招投標工作,地產相關部門參與定標,報地產領導審批。

C.造價在50,000元以上的工程,由地產公司組織招投標。物業公司負責提供相關招標資料。

4.4招標工作程序

4.4.1招標文件

4.4.1.1制定招標計劃、編制招標文件,提出招標申請的部門/管理處,提出詳細的招標項目、時間計劃、技術交底、達到的相關標準、配合等要求,符合招標審算權限的將招標申請和以上資料合并提出審批,超出招標審算權限的由招投標小組協助管理處提請地產工程管理部進行招投標。自審批結束5日內由招投標小組主持編制招標文件并核定標底,以及審查修改標書中的經濟條款,招標文件編制完成后進行審批;

4.4.1.2招標文件內容:招標文件應包括正文和附件,正文包括:投標承諾書、招標內容、招標范圍、項目簡介、工期、質量要求、工程造價要求、安全防護責任、投標須知、投標截止日期、開標時間和地點、評標辦法、違約責任、投標押金、相關規范、投標文件格式、特別約定等,附件包括:相關圖紙、擬簽標準合同(明確我方要求的全部內容)等

4.4.1.3各類招標文件、記錄由品質管理部制定示范文本,作為公司該類招標的標準范本。

4.4.2招標信息發布及投標邀請

4.4.2.1公開招標的項目可以在當地主要報紙、網站或建設交易服務中心發布招標信息,并按政府有關部門規定辦理手續。

4.4.2.2實行邀請招標,由招標申請部門、品質管理部從公司《合格服務供方一覽表》中選擇所需數量的投標單位進行邀請招標。

4.4.2.3如《合格服務供方一覽表》沒有合適的投標單位或數量不夠,應由相關部門推薦,再組織進行考察,考察合格后方可選為投標方,并納入《合格服務供方一覽表》。

4.4.3發標

4.4.3.1招標文件的發放、答疑及現場勘察由品質管理部組織,招標申請部門、財務管理部、法務人員參與。

4.4.3.2公開招標的項目,要按照合格承包商標準和項目要求對投標單位進行審查,審查合格的投標單位方可發放招標文件。

4.4.3.3招標現場答疑由招標申請部門負責做好記錄工作,該記錄將作為招標文件的附件一并發給投標單位。

4.4.4開標

4.4.4.1招標文件應規定:投標單位應在規定日期之前將投標文件送交品質管理部,投標截止日期之后,原則上不再接受任何投標文件。

4.4.4.2標書必須密封加蓋公章,開標前任何人不得擅自打開標書。

4.4.4.3品質管理部主持開標工作,開標工作應集體在場,現場拆封,該過程和內容由招標申請部門作好記錄并填寫《開標記錄表》,參加開標的全體人員簽字確認。

4.4.5評標和定標

4.4.5.1開標后,招標小組成員對各投標書內容進行分析評比(與投標單位有利害關系的人員不得參與評標)

4.4.5.2評標人應客觀、公正地履行職務,對自己提出的評審意見承擔個人責任。

4.4.5.3評標應以滿足招標文件要求為依據。定標原則為:

A.能滿足招標文件的實質性要求,并經評審其投標價格是合理低價。

B.同等條件下,原來與公司有過良好合作關系的投標方優先中標。

4.4.5

.4下列情況須重新招標:

A.發現投標單位相互串通投標。

B.投標單位以他人名義投標或以其他方式弄虛作假,騙取中標。

C.投標單位以向招標工作小組成員行賄的手段謀取中標。

D.開標后,發現所有投標皆不滿意(如各標價均高出標底價,不在合理報價范圍之內)。

4.4.5.5整個評標定標過程須作好記錄,全體參加評標人員簽字確認。

4.4.5.6確定中標單位后3天內,品質管理部向中標單位發出中標通知函,并將中標結果以書面形式通知其他投標單位。

4.4.6簽訂合同

4.4.6.1由招標申請部門參照合同范本擬定合同,按權限報公司相關部門審批,必要時由地產成本管理部和法律組審核合同條款,合同擬定完畢,約中標單位對其內容和條款進行確認后簽訂正式合同。

4.4.6.2中標單位投標文件應做為合同附件隨合同存檔,其它投標單位資料品質管理部歸檔保存

4.4.7招標文件管理

4.4.7.1所有招標文件統一編號,編號形式為"V-**-**&&","V"表示"**","**"表示項目簡稱,"**"表示年號,"&&"表示序號。

例如

城花:V-CH-0501都花:V-DH-0505

新城:V-*C-0508世貿:V-SM-0512

5.質量記錄表格

TJzzWY7.4-Z01-02-F1《開標記錄表》

TJzzWY7.4-Z01-02-F2《開標評審表》

TJzzWY7.4-Z01-02-F3《開標成果審批表》

TJzzWY7.4-Z01-02-F4《中標情況通報》