與居委會、業委會聯絡溝通作業指導書

1.0目的

規范與居委會和業委會溝通聯絡工作。

2.0適用范圍

適用于**苑小區內物業公司與居委會及業委會溝通聯絡工作。

3.0職責

3.1社區服務辦公室主任(或主持工作的副主任)負責與居委會、業委會的正常溝通協調工作。

3.2經營管理處及相關專業公司派主管領導參與。

3.3公司主管副總經理和相關職能部門對與居委會和業委會溝通聯絡工作按職責承擔監督、檢查、指導、考核的管理責任。

4.0工作程序

4.1物業公司與業委會溝通聯絡工作程序。

4.1.1根據《社區服務辦公室年度工作計劃》每月定期向業主委員會溝通工作。

4.1.2將相機、會議記錄、會議簽到準備好,做好現場記錄。

4.1.3工作協調、溝通會議

社區服務辦公室每兩個月至少與業主委員會進行一次例行工作會議,會議主要內容是介紹物業公司在此時間段的工作情況和需要業主委員會協助解決的問題。

4.1.4專題會議

4.1.4.1就有關需要溝通的事宜提前和主管領導匯報,并取得領導批示。

4.1.4.2提前一周和業主委員會約好時間,并將議題及有關材料送交業主委員會秘書處。

4.1.4.3物業公司提出問題和要求,要將事件的原因,過程、必要性、小區業主的態度、需要業委會配合的方面敘述清楚,耐心做好解釋工作,爭取業委會的支持。

4.1.4.4對于業委會提出的問題能當場答復的要當場答復,不能現場答復的要認真做好記錄,及時和主管領導及有關部門溝通,屬于物業公司職責范圍內的要在三天內給予答復,并在最短時間內給予解決。對于不是物業公司職責范圍內的,要說明原因并協助業委會同相關部門和單位協調溝通。

4.1.4.5三日內對反映的問題回訪,做好記錄,沒有解決完的問題,繼續跟進,直到結束。

4.1.4.6及時回訪,做好工作記錄。

4.1.5定時工作溝通制度

每月由社區服務辦公室主任與業主委員會主任就本月小區內發生的熱點新聞,敏感事件、社區服務及業主合理化建議進行一次交流。

4.1.6下列工作產生時應及時與業主委員會溝通,請求支持。

4.1.6.1計劃使用公共維修資金對物業共用部位和共用設施設備進行保修期滿后的中、大修時。

4.1.6.2政府出臺新的管理措施或者文件需要業主委員會支持工作時。

4.1.6.3物業服務工作涉及到產權人(使用人)利益,需要業主委員會出面協調時。

4.1.6.4部分或者個別產權人(使用人)的行為違反《業主公約》損害大多數業主利益時。

4.1.6.5小區內出現重大事故或發生重大事件時

4.1.6.6其他需業委會支持的工作。

4.1.7向業委會匯報、反映問題,應以書面材料形式送達,并請主任、委員簽字認可。

4.1.8對于業委會提出的問題應盡快聯系公司相關部門和單位解決,三天內對反映的問題回訪,做好記錄,沒有解決完的問題,繼續跟進,直到結束。

4.2物業公司與居委會溝通聯絡工作程序。

4.2.1定期溝通

4.2.1.1每月主管管理員不少于兩次和居委會溝通協調工作。

4.2.1.2根據月工作計劃或突發事件提前一天和居委會約好時間,并將議題及有關材料送交居委會。

4.2.2將相機、會議記錄、會議簽到表準備好,做好記錄。

4.2.2.1物業公司如提出問題和要求,要將事件的原因,過程、必要性、小區業主的態度、需要居委會配合的方面敘述清楚,耐心做好解釋工作,爭取得到居委會的支持。

4.2.2.2對于居委會提出的問題能當場答復的要當場答復,不能現場答復的要認真做好記錄,及時和主管領導及公司有關部門溝通,屬于物業公司職責范圍內的要在三天內給予答復,并在最短時間內給予解決。對于不是物業公司職責范圍內的,要說明原因并協助居委會與政府相關部門和單位協調溝通。

4.2.2.3.三天內對反映的問題回訪,做好記錄,沒有解決完的問題,繼續跟進,直到結束。

5.0工作考核

與居委會和業委會的溝通和協調工作納入公司月工作考核體系。

6.0記錄表格

6.1《年月工作計劃》……………………AM-02-R04

6.2《會議簽到表》………………………………AM-02-R02

6.3《會議記錄》………………………………AM-02-R03

6.4《工作聯系單》………………………………PF-09-R05

6.5《回訪記錄》…………………………………CS-01-R01

篇2:小區業委會設置要求

小區業委會設置及要求

業委會成員按本規則第十二條表決產生,設主任1名,副主任2名。委員缺額時,候補委員補入,補入仍不足的,由業委會提交業主大會組織補選。

業委會委員任期3年,如有達到10%的業主書面提議,業主大會年度會議可換選一定比例,換選參照選舉程序(經再選可連任)。

業委會的決定不得超出業主大會授權;不得從事與執行共同管理權無關的活動。

任期內委員擅自決定造成侵權損失的,由當時任期內的責任人承擔應訴賠償責任。

篇3:小區業委會權限主要職責

小區業委會權限及主要職責

約定業委會權限及主要職責如下:

1、向定期和臨時業主大會,準備包括草擬提案、負責組織動員各業主小組集體討論并表決(應在業主議事活動用房內設意見箱、意見薄,并安排專門的委員于每月第一個周六負責收集、整理當月業主就共同事項的提議,并在3日內向業委會主任報告,由主任決定召開業委會會議審議的時間、地點等。根據業主的提議和相關政策的要求,由業委會會議審議后,形成有編號的業委會議案,可提請業主大會表決);

2、管理規約和業主議事規則以外的小區規章制度的擬定和修改建議,管理規約和業主議事規則的解釋和非實質性的文字修改建議(該兩類建議須經公示征集業主書面建議,公示期無異議,經監事會認定生效);

3、決定專職或兼職法律、財務會計等聘用人選;監督物業服務企業或者其他管理人履行物業服務合同,對物業服務企業或者其他管理人合同約定履行情況定期(每3月)考核評定;布置檢查所聘請專兼職人員的工作;

4、綜合業主建議和要求,擬訂年度財務預算方案、決算方案,在業主大會會議表決通過的年預算方案不超過5%的波動范圍內執行預算。

根據業主的建議和要求,擬訂全體業主共有部分的使用、收益方案,提交業主大會表決;

年度預算方案、決算賬目表決前后均須公示一周以上;業主組織的季度財務公示資料包括每筆開支摘要、分錄、單據號,保留公示直至下一季度;

5、物業服務合同維修范圍以外,未達到動用專項維修資金條件,動用全體業主共有收益用于建筑物及其附屬設施的緊急維修事項單項達5000元的,必須事先提請業主大會緊急表決;緊急維修事項單項未達到的,交業主大會事后審核表決。

6、涉及全體業主的大修更新項目方案的選型、技術經濟論證、確定備選廠家,是否聘請項目監理等,按照本規則第十四條負責召集工作組,形成提交業主大會表決的議案;

7、代表全體業主權益,書面通知催繳分攤的費用,提醒管理規約等約定的逾期違約金后果;對違反管理規約或物業服務合同損害共有權益的違約行為、對共有權益的侵權行為,可以代表全體業主,向行為人提起訴訟(本項條款即為對業委會代表全體業主提訴的授權);

8、對各業主小組討論安排場所和表決票等、對辦理小組事項開介紹信等予以協助;

9、妥善保管有關檔案資料、會議記錄、印章及其他屬于業主大會的財物。管理規約、議事規則、業委會委員等事項發生變更的,自變更之日起30日內辦理變更備案;

10、設核查日為每季度第1周周日,值班接待業主核查(摘錄拍攝復制)業委會、業主大會備存文檔,包括會議紀要、表決決議和公告、財務賬目及單據、維修資金賬目、共有資金使用情況及賬目。如果業主對所查資料提出質疑,業委會應在7日內書面答復,逾期未答復,業主可以向監事會提起核查審計動議。業主查閱相關文檔前,應出示業主身份有效證明文件,并做查閱登記,對涉及業主隱私內容,查閱業主應簽保密協議。

向全體業主公示的費用歸集(業主應分攤的費用),包括按專有面積歸集的和按車位使用歸集的物業費分攤繳費清單;全體業主共用水電消耗代收代繳的分攤費用繳費清單;共有部位場地等應收實收經營性收入,等歸集和代收的繳費清單。

11、督促業主依據法律法規規章和管理規約安全使用房屋;協調業主與物業服務企業或者其他管理人之間的關系,調處業主與物業服務企業或者其他管理人之間的物業管理糾紛;

12、配合相關行政主管部門對房屋建筑安全的檢查工作;定期參加行業主管部門組織的物業管理培訓,接受街道辦、社區居民委員會以及主管部門的指導與監督;

13、按規定建立業委會委員信用信息;

14、業主大會授權的其他事項。