與居委會(huì)、業(yè)委會(huì)聯(lián)絡(luò)溝通作業(yè)指導(dǎo)書

1.0目的

規(guī)范與居委會(huì)和業(yè)委會(huì)溝通聯(lián)絡(luò)工作。

2.0適用范圍

適用于**苑小區(qū)內(nèi)物業(yè)公司與居委會(huì)及業(yè)委會(huì)溝通聯(lián)絡(luò)工作。

3.0職責(zé)

3.1社區(qū)服務(wù)辦公室主任(或主持工作的副主任)負(fù)責(zé)與居委會(huì)、業(yè)委會(huì)的正常溝通協(xié)調(diào)工作。

3.2經(jīng)營管理處及相關(guān)專業(yè)公司派主管領(lǐng)導(dǎo)參與。

3.3公司主管副總經(jīng)理和相關(guān)職能部門對與居委會(huì)和業(yè)委會(huì)溝通聯(lián)絡(luò)工作按職責(zé)承擔(dān)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)、考核的管理責(zé)任。

4.0工作程序

4.1物業(yè)公司與業(yè)委會(huì)溝通聯(lián)絡(luò)工作程序。

4.1.1根據(jù)《社區(qū)服務(wù)辦公室年度工作計(jì)劃》每月定期向業(yè)主委員會(huì)溝通工作。

4.1.2將相機(jī)、會(huì)議記錄、會(huì)議簽到準(zhǔn)備好,做好現(xiàn)場記錄。

4.1.3工作協(xié)調(diào)、溝通會(huì)議

社區(qū)服務(wù)辦公室每兩個(gè)月至少與業(yè)主委員會(huì)進(jìn)行一次例行工作會(huì)議,會(huì)議主要內(nèi)容是介紹物業(yè)公司在此時(shí)間段的工作情況和需要業(yè)主委員會(huì)協(xié)助解決的問題。

4.1.4專題會(huì)議

4.1.4.1就有關(guān)需要溝通的事宜提前和主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并取得領(lǐng)導(dǎo)批示。

4.1.4.2提前一周和業(yè)主委員會(huì)約好時(shí)間,并將議題及有關(guān)材料送交業(yè)主委員會(huì)秘書處。

4.1.4.3物業(yè)公司提出問題和要求,要將事件的原因,過程、必要性、小區(qū)業(yè)主的態(tài)度、需要業(yè)委會(huì)配合的方面敘述清楚,耐心做好解釋工作,爭取業(yè)委會(huì)的支持。

4.1.4.4對于業(yè)委會(huì)提出的問題能當(dāng)場答復(fù)的要當(dāng)場答復(fù),不能現(xiàn)場答復(fù)的要認(rèn)真做好記錄,及時(shí)和主管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門溝通,屬于物業(yè)公司職責(zé)范圍內(nèi)的要在三天內(nèi)給予答復(fù),并在最短時(shí)間內(nèi)給予解決。對于不是物業(yè)公司職責(zé)范圍內(nèi)的,要說明原因并協(xié)助業(yè)委會(huì)同相關(guān)部門和單位協(xié)調(diào)溝通。

4.1.4.5三日內(nèi)對反映的問題回訪,做好記錄,沒有解決完的問題,繼續(xù)跟進(jìn),直到結(jié)束。

4.1.4.6及時(shí)回訪,做好工作記錄。

4.1.5定時(shí)工作溝通制度

每月由社區(qū)服務(wù)辦公室主任與業(yè)主委員會(huì)主任就本月小區(qū)內(nèi)發(fā)生的熱點(diǎn)新聞,敏感事件、社區(qū)服務(wù)及業(yè)主合理化建議進(jìn)行一次交流。

4.1.6下列工作產(chǎn)生時(shí)應(yīng)及時(shí)與業(yè)主委員會(huì)溝通,請求支持。

4.1.6.1計(jì)劃使用公共維修資金對物業(yè)共用部位和共用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行保修期滿后的中、大修時(shí)。

4.1.6.2政府出臺新的管理措施或者文件需要業(yè)主委員會(huì)支持工作時(shí)。

4.1.6.3物業(yè)服務(wù)工作涉及到產(chǎn)權(quán)人(使用人)利益,需要業(yè)主委員會(huì)出面協(xié)調(diào)時(shí)。

4.1.6.4部分或者個(gè)別產(chǎn)權(quán)人(使用人)的行為違反《業(yè)主公約》損害大多數(shù)業(yè)主利益時(shí)。

4.1.6.5小區(qū)內(nèi)出現(xiàn)重大事故或發(fā)生重大事件時(shí)

4.1.6.6其他需業(yè)委會(huì)支持的工作。

4.1.7向業(yè)委會(huì)匯報(bào)、反映問題,應(yīng)以書面材料形式送達(dá),并請主任、委員簽字認(rèn)可。

4.1.8對于業(yè)委會(huì)提出的問題應(yīng)盡快聯(lián)系公司相關(guān)部門和單位解決,三天內(nèi)對反映的問題回訪,做好記錄,沒有解決完的問題,繼續(xù)跟進(jìn),直到結(jié)束。

4.2物業(yè)公司與居委會(huì)溝通聯(lián)絡(luò)工作程序。

4.2.1定期溝通

4.2.1.1每月主管管理員不少于兩次和居委會(huì)溝通協(xié)調(diào)工作。

4.2.1.2根據(jù)月工作計(jì)劃或突發(fā)事件提前一天和居委會(huì)約好時(shí)間,并將議題及有關(guān)材料送交居委會(huì)。

4.2.2將相機(jī)、會(huì)議記錄、會(huì)議簽到表準(zhǔn)備好,做好記錄。

4.2.2.1物業(yè)公司如提出問題和要求,要將事件的原因,過程、必要性、小區(qū)業(yè)主的態(tài)度、需要居委會(huì)配合的方面敘述清楚,耐心做好解釋工作,爭取得到居委會(huì)的支持。

4.2.2.2對于居委會(huì)提出的問題能當(dāng)場答復(fù)的要當(dāng)場答復(fù),不能現(xiàn)場答復(fù)的要認(rèn)真做好記錄,及時(shí)和主管領(lǐng)導(dǎo)及公司有關(guān)部門溝通,屬于物業(yè)公司職責(zé)范圍內(nèi)的要在三天內(nèi)給予答復(fù),并在最短時(shí)間內(nèi)給予解決。對于不是物業(yè)公司職責(zé)范圍內(nèi)的,要說明原因并協(xié)助居委會(huì)與政府相關(guān)部門和單位協(xié)調(diào)溝通。

4.2.2.3.三天內(nèi)對反映的問題回訪,做好記錄,沒有解決完的問題,繼續(xù)跟進(jìn),直到結(jié)束。

5.0工作考核

與居委會(huì)和業(yè)委會(huì)的溝通和協(xié)調(diào)工作納入公司月工作考核體系。

6.0記錄表格

6.1《年月工作計(jì)劃》……………………AM-02-R04

6.2《會(huì)議簽到表》………………………………AM-02-R02

6.3《會(huì)議記錄》………………………………AM-02-R03

6.4《工作聯(lián)系單》………………………………PF-09-R05

6.5《回訪記錄》…………………………………CS-01-R01

篇2:小區(qū)業(yè)委會(huì)設(shè)置要求

小區(qū)業(yè)委會(huì)設(shè)置及要求

業(yè)委會(huì)成員按本規(guī)則第十二條表決產(chǎn)生,設(shè)主任1名,副主任2名。委員缺額時(shí),候補(bǔ)委員補(bǔ)入,補(bǔ)入仍不足的,由業(yè)委會(huì)提交業(yè)主大會(huì)組織補(bǔ)選。

業(yè)委會(huì)委員任期3年,如有達(dá)到10%的業(yè)主書面提議,業(yè)主大會(huì)年度會(huì)議可換選一定比例,換選參照選舉程序(經(jīng)再選可連任)。

業(yè)委會(huì)的決定不得超出業(yè)主大會(huì)授權(quán);不得從事與執(zhí)行共同管理權(quán)無關(guān)的活動(dòng)。

任期內(nèi)委員擅自決定造成侵權(quán)損失的,由當(dāng)時(shí)任期內(nèi)的責(zé)任人承擔(dān)應(yīng)訴賠償責(zé)任。

篇3:小區(qū)業(yè)委會(huì)權(quán)限主要職責(zé)

小區(qū)業(yè)委會(huì)權(quán)限及主要職責(zé)

約定業(yè)委會(huì)權(quán)限及主要職責(zé)如下:

1、向定期和臨時(shí)業(yè)主大會(huì),準(zhǔn)備包括草擬提案、負(fù)責(zé)組織動(dòng)員各業(yè)主小組集體討論并表決(應(yīng)在業(yè)主議事活動(dòng)用房內(nèi)設(shè)意見箱、意見薄,并安排專門的委員于每月第一個(gè)周六負(fù)責(zé)收集、整理當(dāng)月業(yè)主就共同事項(xiàng)的提議,并在3日內(nèi)向業(yè)委會(huì)主任報(bào)告,由主任決定召開業(yè)委會(huì)會(huì)議審議的時(shí)間、地點(diǎn)等。根據(jù)業(yè)主的提議和相關(guān)政策的要求,由業(yè)委會(huì)會(huì)議審議后,形成有編號的業(yè)委會(huì)議案,可提請業(yè)主大會(huì)表決);

2、管理規(guī)約和業(yè)主議事規(guī)則以外的小區(qū)規(guī)章制度的擬定和修改建議,管理規(guī)約和業(yè)主議事規(guī)則的解釋和非實(shí)質(zhì)性的文字修改建議(該兩類建議須經(jīng)公示征集業(yè)主書面建議,公示期無異議,經(jīng)監(jiān)事會(huì)認(rèn)定生效);

3、決定專職或兼職法律、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等聘用人選;監(jiān)督物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人履行物業(yè)服務(wù)合同,對物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人合同約定履行情況定期(每3月)考核評定;布置檢查所聘請專兼職人員的工作;

4、綜合業(yè)主建議和要求,擬訂年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案,在業(yè)主大會(huì)會(huì)議表決通過的年預(yù)算方案不超過5%的波動(dòng)范圍內(nèi)執(zhí)行預(yù)算。

根據(jù)業(yè)主的建議和要求,擬訂全體業(yè)主共有部分的使用、收益方案,提交業(yè)主大會(huì)表決;

年度預(yù)算方案、決算賬目表決前后均須公示一周以上;業(yè)主組織的季度財(cái)務(wù)公示資料包括每筆開支摘要、分錄、單據(jù)號,保留公示直至下一季度;

5、物業(yè)服務(wù)合同維修范圍以外,未達(dá)到動(dòng)用專項(xiàng)維修資金條件,動(dòng)用全體業(yè)主共有收益用于建筑物及其附屬設(shè)施的緊急維修事項(xiàng)單項(xiàng)達(dá)5000元的,必須事先提請業(yè)主大會(huì)緊急表決;緊急維修事項(xiàng)單項(xiàng)未達(dá)到的,交業(yè)主大會(huì)事后審核表決。

6、涉及全體業(yè)主的大修更新項(xiàng)目方案的選型、技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證、確定備選廠家,是否聘請項(xiàng)目監(jiān)理等,按照本規(guī)則第十四條負(fù)責(zé)召集工作組,形成提交業(yè)主大會(huì)表決的議案;

7、代表全體業(yè)主權(quán)益,書面通知催繳分?jǐn)偟馁M(fèi)用,提醒管理規(guī)約等約定的逾期違約金后果;對違反管理規(guī)約或物業(yè)服務(wù)合同損害共有權(quán)益的違約行為、對共有權(quán)益的侵權(quán)行為,可以代表全體業(yè)主,向行為人提起訴訟(本項(xiàng)條款即為對業(yè)委會(huì)代表全體業(yè)主提訴的授權(quán));

8、對各業(yè)主小組討論安排場所和表決票等、對辦理小組事項(xiàng)開介紹信等予以協(xié)助;

9、妥善保管有關(guān)檔案資料、會(huì)議記錄、印章及其他屬于業(yè)主大會(huì)的財(cái)物。管理規(guī)約、議事規(guī)則、業(yè)委會(huì)委員等事項(xiàng)發(fā)生變更的,自變更之日起30日內(nèi)辦理變更備案;

10、設(shè)核查日為每季度第1周周日,值班接待業(yè)主核查(摘錄拍攝復(fù)制)業(yè)委會(huì)、業(yè)主大會(huì)備存文檔,包括會(huì)議紀(jì)要、表決決議和公告、財(cái)務(wù)賬目及單據(jù)、維修資金賬目、共有資金使用情況及賬目。如果業(yè)主對所查資料提出質(zhì)疑,業(yè)委會(huì)應(yīng)在7日內(nèi)書面答復(fù),逾期未答復(fù),業(yè)主可以向監(jiān)事會(huì)提起核查審計(jì)動(dòng)議。業(yè)主查閱相關(guān)文檔前,應(yīng)出示業(yè)主身份有效證明文件,并做查閱登記,對涉及業(yè)主隱私內(nèi)容,查閱業(yè)主應(yīng)簽保密協(xié)議。

向全體業(yè)主公示的費(fèi)用歸集(業(yè)主應(yīng)分?jǐn)偟馁M(fèi)用),包括按專有面積歸集的和按車位使用歸集的物業(yè)費(fèi)分?jǐn)偫U費(fèi)清單;全體業(yè)主共用水電消耗代收代繳的分?jǐn)傎M(fèi)用繳費(fèi)清單;共有部位場地等應(yīng)收實(shí)收經(jīng)營性收入,等歸集和代收的繳費(fèi)清單。

11、督促業(yè)主依據(jù)法律法規(guī)規(guī)章和管理規(guī)約安全使用房屋;協(xié)調(diào)業(yè)主與物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人之間的關(guān)系,調(diào)處業(yè)主與物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人之間的物業(yè)管理糾紛;

12、配合相關(guān)行政主管部門對房屋建筑安全的檢查工作;定期參加行業(yè)主管部門組織的物業(yè)管理培訓(xùn),接受街道辦、社區(qū)居民委員會(huì)以及主管部門的指導(dǎo)與監(jiān)督;

13、按規(guī)定建立業(yè)委會(huì)委員信用信息;

14、業(yè)主大會(huì)授權(quán)的其他事項(xiàng)。