1、全部公文歸公司所有,任何人不得私自占有。

2、公司任何人必須嚴(yán)格保守文件的機密。

3、凡重要事宜的請示、報告、匯報、傳達(dá)、答復(fù)、指示等,一律以文件形式進(jìn)行,即使在緊急情況下不辦理,事后也必須以文件形式記錄下來。

4、文件的處置必須以準(zhǔn)確、迅速為原則,且明確責(zé)任。

5、公司文件的收發(fā)、領(lǐng)取和寄送,原則上由公司綜合管理部負(fù)責(zé)。

6、行文必須簡明扼要,一事一議,言語措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。

7、文件的起草必須征得主管同意,明確起草文件的責(zé)任人,在主管明確決定之后由起草人定稿抄寫,執(zhí)行總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)文。

8、文件的處理

(1)由部門主管以上人員負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行審閱和進(jìn)行必要的處理,或者由其反指定下屬對文件進(jìn)行具體處理;

(2)如遇重要或異常事項,必須及時與上級取得聯(lián)系,按上級指示辦理;

(3)各種關(guān)聯(lián)事項,必須與各相關(guān)部門商議后方能處置;

(4)文件的發(fā)文部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文件的指定事項,以防發(fā)生延遲或停頓。如發(fā)生拖延或停頓現(xiàn)象,應(yīng)及時向上級匯報并請示處理意見。

9、文件的閱覽

文件被閱覽后,閱覽者必須簽字表示閱覽完畢,如有必要,可在文件空白處簽署意見,并轉(zhuǎn)給文件的主管或下一閱覽人。

篇2:嘉燃集團(tuán)技術(shù)文件管理規(guī)定

1.目的:為了有效管理和合理利用各類生產(chǎn)技術(shù)文件,避免技術(shù)文件的遺失,防止無效技術(shù)文件使用,確保各項安全生產(chǎn)活動符合現(xiàn)行法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求,制定本規(guī)定。2.范圍:安全生產(chǎn)、工程建設(shè)類的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),生產(chǎn)經(jīng)營類及行政管理類不包含在本規(guī)定的范圍。3.職責(zé):由安全質(zhì)監(jiān)部歸口管理,負(fù)責(zé)各類技術(shù)文件的采購、整理編目和發(fā)放,以及過期文件的回收作廢和更新。各領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)發(fā)放到本部門的技術(shù)文件的日常使用和保管。4.過程:4.1技術(shù)文件的分類:生產(chǎn)技術(shù)文件分為法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),我公司適用的主要包含安全生產(chǎn)類、燃?xì)庑袠I(yè)類、特種設(shè)備類。4.2技術(shù)文件的采購:由各生產(chǎn)部門根據(jù)各自需要提出采購需求,報安全質(zhì)監(jiān)部初審后報分管生產(chǎn)安全的副總經(jīng)理審批通過后,由安全質(zhì)監(jiān)部采購。4.3技術(shù)文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發(fā)放和借閱。4.3.1技術(shù)文件的存放:公司設(shè)技術(shù)文件閱覽室一間,存放生產(chǎn)技術(shù)文件,按2個鐵皮書架配備,由安全質(zhì)監(jiān)部落實1人負(fù)責(zé)管理;4.3.2技術(shù)文件的編目:由安全質(zhì)監(jiān)部按以下方法進(jìn)行編目:分五部分:第一部分代表類型(法律法規(guī)F、技術(shù)規(guī)范J)第二部分代表專業(yè)(燃?xì)庑袠I(yè)R、安全生產(chǎn)A、特種設(shè)備T、工程建設(shè)類G)第三部分代表頒布時間或更新時間第四部分代表該文件的順序號。第五部分代表該文件共采購3本,其中的第一本例:F-R-2009-01-0301說明:2009年頒布的燃?xì)庑袠I(yè)法律法規(guī)。并建立編號與文件名稱對照表,便于檢索,對照表如下:編號名稱F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》4.3.2技術(shù)文件的發(fā)放常用的技術(shù)文件,技術(shù)資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發(fā)放到部門,安全質(zhì)監(jiān)部在確認(rèn)有效版本后蓋受控章后發(fā)放,領(lǐng)用部門填寫《技術(shù)文件領(lǐng)用記錄》。編號文件名稱領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》管線所張山2009.10.2技術(shù)文件部門領(lǐng)用后由部門負(fù)責(zé)管理,妥善保管和有效利用,遺失照價賠償。4.3.3技術(shù)文件的借閱技術(shù)文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時,借閱人員填寫《技術(shù)文件借閱登記表》,每次借閱時間二個月,超過二個月歸還再辦理借閱手續(xù)。編號文件名稱借閱人借閱時間歸還時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》張山2009.9.52009.10.24.3.3技術(shù)文件的作廢更新與回收安全質(zhì)監(jiān)部每三個月對技術(shù)文件的有效性進(jìn)行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領(lǐng)用部門交回安全質(zhì)監(jiān)部,填寫《技術(shù)文件作廢登記表》編號名稱作廢或更新時間數(shù)量F-R-2009-01-0301《中華人民共和國**法》2015.3.53并蓋作廢章,存放于指定的區(qū)域,以免誤用。

篇3:工程部資料文件管理規(guī)定

工程部資料與文件管理規(guī)定

1、工程部工程資料與文件的收集整理與歸檔嚴(yán)格按照ISO9001規(guī)定的管理程序進(jìn)行。

2、工程部工程資料和文件必須體現(xiàn)工作責(zé)任的可追溯性,如出現(xiàn)追溯性不強或資料上分不清責(zé)任的情況,資料管理人員與相應(yīng)工作環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員對資料工作和資料反映的相關(guān)工作環(huán)節(jié)負(fù)全責(zé)。

3、工程部的工程資料與文件必須具有真實性、準(zhǔn)確性和及時性,如出現(xiàn)資料失真或不準(zhǔn)確、不及時的情況,資料管理人員與資料反映的工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人和相關(guān)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人對該工作負(fù)全責(zé)。

4、工程部按月、季度、年度和以工程項目為單位對工程資料進(jìn)行檢查,并將檢查結(jié)果納入績效考核。