地產(chǎn)有限公司文件管理規(guī)定

為使我司的文件管理更加規(guī)范化,制度化,科學(xué)化,在行政管理過程中,形成具有法定效力和規(guī)范體式的文書,特制定本管理規(guī)定。

一、文件處理

1、發(fā)文程序

1)發(fā)文程序是指以本公司名義制發(fā)文件的過程,包括:草擬、擬辦、審批、簽發(fā)、用印、登記、下發(fā)。

2)公司各部門草擬的文件,要求情況確實,觀點明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點正確,篇幅力求簡短。

2)草擬文件部門,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項,應(yīng)先協(xié)商取得一致意見后方可行文。

4)草擬文件部門按照公司文件格式排版、字號進行打印,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后,送行政部做文件處理。

5)行政部秘書將草擬文件登記編號,送交行政副總提出擬辦意見,由公司總經(jīng)理審批。

6)對審批后的文件由行政秘書負責(zé)簽發(fā)、用印、下發(fā)。

2、收文程序

1)凡外來公文信件由行政部統(tǒng)一收拆(親收件除外)由秘書進行編號、登記。收文登記當(dāng)日送公司行政部副總提出擬辦意見,并送公司總經(jīng)理批示。

2)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示,由行政秘書及時送有關(guān)部門閱辦,急件隨到隨辦,不可過夜。

3)承辦部門收到交辦公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理,不得延誤、推諉,對不屬本部門及職權(quán)范圍辦理的文件,應(yīng)及時退回行政部門并說明理由。

4)行政秘書對收文負責(zé)跟蹤催辦。

二、文件歸檔

1、處理完的外來文件及本公司文件,應(yīng)按規(guī)定及時整理、歸檔,加強保管。檔案分為文書檔案、工程技術(shù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、實物檔案等五類。(詳見公司檔案分類表)

2、公司各部門文檔,由專人負責(zé)管理,按類別存放,第二年一月經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔,要求在二月底以前全部裝訂完畢。

3、公司行政部是檔案管理工作的主管部門,負責(zé)定期培訓(xùn)監(jiān)督。檢查各部門的檔案管理情況,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

4、各部門負責(zé)檔案的專管員必須做到:

1)借閱檔案必須履行登記手續(xù),借期不得超過兩周,到期必須返回,屬實需要,辦理續(xù)借手續(xù)。

2)做好保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案丟失或出現(xiàn)文件泄密時,及時上報,不得隱瞞,對玩忽職守造成損失泄密的嚴肅處理。對視情節(jié)追究法律責(zé)任。

5、根據(jù)檔案材料保管期限和效用,定期對檔案進行鑒定,對己失去作用和保存價值時效的檔案要進行銷毀。

6、檔案銷毀必須經(jīng)公司負責(zé)人審批后方可進行,銷毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,銷毀冊應(yīng)存檔。

三、文件格式

1、公司文件中各組成部分的標(biāo)識、規(guī)格見附表。

2、文件用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型,左側(cè)位裝訂處。

3、文字號:標(biāo)題二號,正文四號;字體:宋體;

排版:上邊距3cm,下邊距2cm,左邊距4cm,右邊距3cm;每頁22行,每行28個字;張貼的文件用紙大小根據(jù)實際需要確定。

四、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

五、本規(guī)定由行政部負責(zé)解釋。

篇2:嘉燃集團技術(shù)文件管理規(guī)定

1.目的:為了有效管理和合理利用各類生產(chǎn)技術(shù)文件,避免技術(shù)文件的遺失,防止無效技術(shù)文件使用,確保各項安全生產(chǎn)活動符合現(xiàn)行法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求,制定本規(guī)定。2.范圍:安全生產(chǎn)、工程建設(shè)類的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),生產(chǎn)經(jīng)營類及行政管理類不包含在本規(guī)定的范圍。3.職責(zé):由安全質(zhì)監(jiān)部歸口管理,負責(zé)各類技術(shù)文件的采購、整理編目和發(fā)放,以及過期文件的回收作廢和更新。各領(lǐng)用部門負責(zé)發(fā)放到本部門的技術(shù)文件的日常使用和保管。4.過程:4.1技術(shù)文件的分類:生產(chǎn)技術(shù)文件分為法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),我公司適用的主要包含安全生產(chǎn)類、燃氣行業(yè)類、特種設(shè)備類。4.2技術(shù)文件的采購:由各生產(chǎn)部門根據(jù)各自需要提出采購需求,報安全質(zhì)監(jiān)部初審后報分管生產(chǎn)安全的副總經(jīng)理審批通過后,由安全質(zhì)監(jiān)部采購。4.3技術(shù)文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發(fā)放和借閱。4.3.1技術(shù)文件的存放:公司設(shè)技術(shù)文件閱覽室一間,存放生產(chǎn)技術(shù)文件,按2個鐵皮書架配備,由安全質(zhì)監(jiān)部落實1人負責(zé)管理;4.3.2技術(shù)文件的編目:由安全質(zhì)監(jiān)部按以下方法進行編目:分五部分:第一部分代表類型(法律法規(guī)F、技術(shù)規(guī)范J)第二部分代表專業(yè)(燃氣行業(yè)R、安全生產(chǎn)A、特種設(shè)備T、工程建設(shè)類G)第三部分代表頒布時間或更新時間第四部分代表該文件的順序號。第五部分代表該文件共采購3本,其中的第一本例:F-R-2009-01-0301說明:2009年頒布的燃氣行業(yè)法律法規(guī)。并建立編號與文件名稱對照表,便于檢索,對照表如下:編號名稱F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》4.3.2技術(shù)文件的發(fā)放常用的技術(shù)文件,技術(shù)資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發(fā)放到部門,安全質(zhì)監(jiān)部在確認有效版本后蓋受控章后發(fā)放,領(lǐng)用部門填寫《技術(shù)文件領(lǐng)用記錄》。編號文件名稱領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》管線所張山2009.10.2技術(shù)文件部門領(lǐng)用后由部門負責(zé)管理,妥善保管和有效利用,遺失照價賠償。4.3.3技術(shù)文件的借閱技術(shù)文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時,借閱人員填寫《技術(shù)文件借閱登記表》,每次借閱時間二個月,超過二個月歸還再辦理借閱手續(xù)。編號文件名稱借閱人借閱時間歸還時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》張山2009.9.52009.10.24.3.3技術(shù)文件的作廢更新與回收安全質(zhì)監(jiān)部每三個月對技術(shù)文件的有效性進行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領(lǐng)用部門交回安全質(zhì)監(jiān)部,填寫《技術(shù)文件作廢登記表》編號名稱作廢或更新時間數(shù)量F-R-2009-01-0301《中華人民共和國**法》2015.3.53并蓋作廢章,存放于指定的區(qū)域,以免誤用。

篇3:監(jiān)理部策劃文件編制審批管理規(guī)定

為了確保監(jiān)理項目部監(jiān)理技術(shù)資料的及時性、符合性和完整性,加強工程技術(shù)資料的儲備管理,努力提高監(jiān)理服務(wù)水平,根據(jù)監(jiān)理項目部的實際情況并依據(jù)《國家電網(wǎng)項目部監(jiān)理項目部標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊》、《吉林省電力建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司管理規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定:

1.《建設(shè)監(jiān)理規(guī)劃》、《創(chuàng)優(yōu)監(jiān)理實施細則》由總監(jiān)理工程師主持編寫、專業(yè)監(jiān)理工程師參與編寫。編寫的內(nèi)容要結(jié)合所監(jiān)理工程的特點和難點進行編寫,不能簡單復(fù)制和抄寫。編寫完成后報公司審查,并根據(jù)公司審查意見修改、完善后最終報公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

2.《建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)強制性條文執(zhí)行計劃》由監(jiān)理項目部總監(jiān)理工程師主持編寫、專業(yè)監(jiān)理工程師編寫。編寫完成后報監(jiān)理項目部總監(jiān)審批。

3.《專業(yè)監(jiān)理實施細則》、《安全監(jiān)理工作方案》、《監(jiān)理旁站方案》、《監(jiān)理項目部專項現(xiàn)場應(yīng)急處理預(yù)案》等專業(yè)性文件由各專業(yè)監(jiān)理工程師編寫,并由總監(jiān)理工程師審核批準(zhǔn)。