地產有限公司檔案管理規定

為使各類檔案完整、準確、系統、及時收集歸檔,使檔案管理工作更加規范化、制度化、科學化,以及為公司各項工作開展提供信息和依據,特制定本規定。

一、檔案管理工作的組織

1、在公司的直接領導下,由行政部負責檔案室管理工作,行政秘書兼職檔案管理員;青云項目組、旅順項目組、營銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財務部、資產部及所屬公司分別設兼職檔案員,負責本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。

2、部門發生需保存文件時,應先交存部門檔案員,部門檔案員做好接收登記,再由部門檔案員于每月25日報送公司檔案員核對,以確保公司檔案的完整性。公司對部門的檔案管理工作實行導、監督。

3、各部門檔案員每天要清理檔案,以免資料堆積,要熟悉部門檔案,作到迅速查找。

4、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件,部門保存檔案復印件(除特殊檔案,如財務檔案、人事檔案、工程技術檔案等)。

5、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部(辦公室)負責管理,所屬公司證件檔案復印件交存公司檔案室,每月定期向公司檔案室報送檔案匯總情況。

二、檔案的分類

檔案分為文書檔案、工程(設備)檔案、人事檔案、財務檔案、實物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。

三、檔案的歸檔要求

1、文書檔案應在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案,按照要求收集整理歸檔。

2、人事檔案在本人進入本公司工作后就應建立,由人事部門進行管理。

3、財務檔案應按歸檔范圍要求,按年度整理,財務部門保存五年,然后移交檔案室。

4、公司員工因公外出參觀學習、考察和參加各種會議獲取的重要文件材料、技術圖紙、照片資料等,歸來后,應及時到行政部做文件處理由公司檔案室進行登記、歸檔。

5、實物、聲像一經形成,即需歸檔。

6、各類合同成立或生效后即應將一份原件存檔。

7、基建工程檔案在項目交復驗收后歸檔。

四、借閱檔案的要求

1、總經理借閱檔案可通過檔案管理人員直接提檔。

2、公司其他人員需借閱檔案時,要經部門或項目負責人、公司主管總經理批準,并辦理借閱手續,原則上原件不得帶出檔案室,如原件確需帶出檔案室,須經總經理批準。辦理借出檔案手續。

3、借閱檔案必須愛護,保持整潔、嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,必須由主管總經理批準方可摘錄和復制。

4、外單位借用我公司檔案時,應持單位介紹信,經公司總經理審批后方可查閱、抄錄和復印。

5、借閱期限不得超過兩星期,到期必須追回,如需再借需辦理續借手續。

五、移交、銷毀檔案的要求

1、檔案室接受檔案資料時,移交單位要填寫目錄和檔案交接單,經雙方核實后,交接人應在交接單上簽字,由雙方備查。

2、檔案室對新接收的檔案資料要及時整理歸檔和登記,對銷毀的檔案及時在檔案目錄中注銷,并注明原因和去向。

3、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設或其它變動,其檔案材料歸所屬公司,部門檔案保管員負責將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。

4、根據各類檔案不同保管期限,定期對檔案進行鑒定,進一步正確區分檔案價值,并將已失去保存價值的檔案,剔出處理。

5、任何部門和個人非經公司允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

6、對要銷毀的檔案登記造冊,經相關部門經理審核后,報總經理批準銷毀,銷毀檔案應由兩人監銷,并在銷毀冊上簽字,存檔保存。

六、公司各部門檔案員的要求:

1、各部門檔案員嚴格遵守檔案管理工作規定,按類別存放各類檔案,在每年十二月末,經公司檢查齊全后再整理歸檔,要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。

2、做好檔案的保密工作,發現檔案遺失或出現文件泄密時,要及時向有關領導報告,不得隱瞞。

3、對公司檔案管理工作需按時保質完成,如有困難就及時向有關主管領導報告。不得耽誤工作。

4、有下列行為之一的,根據情節輕重,給予行政處分,造成損失的,責令賠償損失,構成犯罪的依法追究刑事責任:

A、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。

B、涂改偽造檔案。

C、出賣公司檔案或將公司檔案不經批準擅自出示他人。

D、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。

七、本規定由圣北公司行政部負責解釋。

八、本規定自通過之日起施行。

附:1、檔案歸檔范圍

2、檔案管理分工

3、檔案管理表格

4、公司各部門及所屬公司專(兼)職檔案管理員

附表一:檔案借閱申請表

附表二:檔案交接單

附表三:檔案銷毀申請表

篇2:技術檔案管理規定

為保證車輛技術狀況良好,準確掌握車輛及其所換機件的技術狀況,制定本規定:

一、技術檔案是指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備的技術文字說明等技術性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案。

三、本廠技術檔案由調度資料部門負責建立、保管、運用或提供使用。

保管工作由調度資料部門指定專人負責。

四、每類檔案資料進入本企業、技術部應當月內建立檔案。建檔時要分類編號、登記,并立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時建立電子檔案,并在每周進行一次移動硬盤存儲,防止數據丟失。

五、修理廠技術檔案不外借。內部技術人員辦理借閱手續后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

六、車輛技術檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數據、信息準確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數據記錄其換件記錄。

七、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限及時銷毀失去使用價值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術檔案管理規定

汽車維修廠技術檔案管理規定

1、技術檔案,指本企業進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規程、工藝文件、統計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發檔案。

3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。

4、每當檔案資料進入本企業、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續。

6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。