地產(chǎn)有限公司檔案管理規(guī)定

為使各類檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)收集歸檔,使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,以及為公司各項(xiàng)工作開展提供信息和依據(jù),特制定本規(guī)定。

一、檔案管理工作的組織

1、在公司的直接領(lǐng)導(dǎo)下,由行政部負(fù)責(zé)檔案室管理工作,行政秘書兼職檔案管理員;青云項(xiàng)目組、旅順項(xiàng)目組、營銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)部及所屬公司分別設(shè)兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。

2、部門發(fā)生需保存文件時(shí),應(yīng)先交存部門檔案員,部門檔案員做好接收登記,再由部門檔案員于每月25日?qǐng)?bào)送公司檔案員核對(duì),以確保公司檔案的完整性。公司對(duì)部門的檔案管理工作實(shí)行導(dǎo)、監(jiān)督。

3、各部門檔案員每天要清理檔案,以免資料堆積,要熟悉部門檔案,作到迅速查找。

4、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件,部門保存檔案復(fù)印件(除特殊檔案,如財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案等)。

5、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部(辦公室)負(fù)責(zé)管理,所屬公司證件檔案復(fù)印件交存公司檔案室,每月定期向公司檔案室報(bào)送檔案匯總情況。

二、檔案的分類

檔案分為文書檔案、工程(設(shè)備)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、實(shí)物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。

三、檔案的歸檔要求

1、文書檔案應(yīng)在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案,按照要求收集整理歸檔。

2、人事檔案在本人進(jìn)入本公司工作后就應(yīng)建立,由人事部門進(jìn)行管理。

3、財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按歸檔范圍要求,按年度整理,財(cái)務(wù)部門保存五年,然后移交檔案室。

4、公司員工因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議獲取的重要文件材料、技術(shù)圖紙、照片資料等,歸來后,應(yīng)及時(shí)到行政部做文件處理由公司檔案室進(jìn)行登記、歸檔。

5、實(shí)物、聲像一經(jīng)形成,即需歸檔。

6、各類合同成立或生效后即應(yīng)將一份原件存檔。

7、基建工程檔案在項(xiàng)目交復(fù)驗(yàn)收后歸檔。

四、借閱檔案的要求

1、總經(jīng)理借閱檔案可通過檔案管理人員直接提檔。

2、公司其他人員需借閱檔案時(shí),要經(jīng)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、公司主管總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù),原則上原件不得帶出檔案室,如原件確需帶出檔案室,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。辦理借出檔案手續(xù)。

3、借閱檔案必須愛護(hù),保持整潔、嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,必須由主管總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

4、外單位借用我公司檔案時(shí),應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可查閱、抄錄和復(fù)印。

5、借閱期限不得超過兩星期,到期必須追回,如需再借需辦理續(xù)借手續(xù)。

五、移交、銷毀檔案的要求

1、檔案室接受檔案資料時(shí),移交單位要填寫目錄和檔案交接單,經(jīng)雙方核實(shí)后,交接人應(yīng)在交接單上簽字,由雙方備查。

2、檔案室對(duì)新接收的檔案資料要及時(shí)整理歸檔和登記,對(duì)銷毀的檔案及時(shí)在檔案目錄中注銷,并注明原因和去向。

3、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設(shè)或其它變動(dòng),其檔案材料歸所屬公司,部門檔案保管員負(fù)責(zé)將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。

4、根據(jù)各類檔案不同保管期限,定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,進(jìn)一步正確區(qū)分檔案價(jià)值,并將已失去保存價(jià)值的檔案,剔出處理。

5、任何部門和個(gè)人非經(jīng)公司允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

6、對(duì)要銷毀的檔案登記造冊(cè),經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀,銷毀檔案應(yīng)由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊(cè)上簽字,存檔保存。

六、公司各部門檔案員的要求:

1、各部門檔案員嚴(yán)格遵守檔案管理工作規(guī)定,按類別存放各類檔案,在每年十二月末,經(jīng)公司檢查齊全后再整理歸檔,要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。

2、做好檔案的保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案遺失或出現(xiàn)文件泄密時(shí),要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不得隱瞞。

3、對(duì)公司檔案管理工作需按時(shí)保質(zhì)完成,如有困難就及時(shí)向有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。不得耽誤工作。

4、有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分,造成損失的,責(zé)令賠償損失,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任:

A、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。

B、涂改偽造檔案。

C、出賣公司檔案或?qū)⒐緳n案不經(jīng)批準(zhǔn)擅自出示他人。

D、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。

七、本規(guī)定由圣北公司行政部負(fù)責(zé)解釋。

八、本規(guī)定自通過之日起施行。

附:1、檔案歸檔范圍

2、檔案管理分工

3、檔案管理表格

4、公司各部門及所屬公司專(兼)職檔案管理員

附表一:檔案借閱申請(qǐng)表

附表二:檔案交接單

附表三:檔案銷毀申請(qǐng)表

篇2:技術(shù)檔案管理規(guī)定

為保證車輛技術(shù)狀況良好,準(zhǔn)確掌握車輛及其所換機(jī)件的技術(shù)狀況,制定本規(guī)定:

一、技術(shù)檔案是指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備的技術(shù)文字說明等技術(shù)性文件,整理后歸并文件檔案。

二、本廠設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案。

三、本廠技術(shù)檔案由調(diào)度資料部門負(fù)責(zé)建立、保管、運(yùn)用或提供使用。

保管工作由調(diào)度資料部門指定專人負(fù)責(zé)。

四、每類檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)當(dāng)月內(nèi)建立檔案。建檔時(shí)要分類編號(hào)、登記,并立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以便查閱。

同時(shí)建立電子檔案,并在每周進(jìn)行一次移動(dòng)硬盤存儲(chǔ),防止數(shù)據(jù)丟失。

五、修理廠技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人員辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬修理廠秘密的資料不得外借,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。

六、車輛技術(shù)檔案的建立,必須建立單車維修檔案,數(shù)據(jù)、信息準(zhǔn)確全面,按信息歸類存放,并做好重要的維修數(shù)據(jù)記錄其換件記錄。

七、技術(shù)部定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定,確定保管年限及時(shí)銷毀失去使用價(jià)值的檔案。

八、所有檔案保存期限為長期。

篇3:汽修廠技術(shù)檔案管理規(guī)定

汽車維修廠技術(shù)檔案管理規(guī)定

1、技術(shù)檔案,指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說明等技術(shù)文件,整理后歸并文件檔案。

2、本廠設(shè)置技術(shù)檔案有:維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。

3、本廠技術(shù)檔案室由技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立、保管、運(yùn)用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)。

4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔時(shí)要分類編號(hào),登記立卷歸檔,并進(jìn)行必要的整理編制卡片,以利查閱。

5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。

6、技術(shù)部定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定,確定保管年限,及時(shí)毀銷失去使用價(jià)值的檔案。