物業管理公司文件管理規定(三)

第一條公司頒布的各類文件對公司內部具有約束性、指導性和強制性,是上傳下達公司旨意的有效手段。

第二條公司文件分為公司文件和部門文件兩種,公司綜合服務部負責公司文件的草擬、修改、發放和存檔和控制。

第三條涉及部門以上的文件,原則上由部門提出,公司統一發文頒布。

第四條公司各部門頒布的文件,必須抄送公司綜合服務部存檔備查,各部門涉及規章制度、考核等方面的規定、條例,參照公司統一頒布的制度制訂,并經公司綜合服務部核稿方為有效。

第五條各部門應積極主動傳閱有關文件,并把工作落實到實處。各部門應有完整的文件登記、收發、閱讀記錄,如有異議,在兩天內向歸口部門提出,直到解釋圓滿。

第六條文件傳閱后要求妥善保管,不得遺漏和丟失。各兼職文書、記錄管理員應積極主動配合部門負責人做好此項工作。如發現遺漏和丟失的,將追究部門負責人的經濟責任。

第八條文件行文管理程序和要求:

一、擬稿:根據重大決策內容,有必要下發的,應指定有一定業務素質人負責擬稿,內容要求簡明扼要、實際,語句通順,通俗易懂。

二、核稿與簽發:一般情況下,各種文件擬稿完畢后,必須由部門負責人核稿,無差錯后方可由主管人員簽發,涉及面廣的,應有會簽記錄。

三、文件的下發:文件必須手續齊全,打印完畢后,及時下發各有關部門和個人,在下發時,做到有專人收簽名,不經簽名不發,發文簿及收文簿清晰。各部門應設收文登記簿,按文號及標題登記,以利于工作和便于傳閱。公司綜合服務部定期對部門文件進行檢查,并作為經濟責任制進行考核。

篇2:嘉燃集團技術文件管理規定

1.目的:為了有效管理和合理利用各類生產技術文件,避免技術文件的遺失,防止無效技術文件使用,確保各項安全生產活動符合現行法律法規及技術標準的要求,制定本規定。2.范圍:安全生產、工程建設類的法律法規、技術標準,生產經營類及行政管理類不包含在本規定的范圍。3.職責:由安全質監部歸口管理,負責各類技術文件的采購、整理編目和發放,以及過期文件的回收作廢和更新。各領用部門負責發放到本部門的技術文件的日常使用和保管。4.過程:4.1技術文件的分類:生產技術文件分為法律法規和技術標準,我公司適用的主要包含安全生產類、燃氣行業類、特種設備類。4.2技術文件的采購:由各生產部門根據各自需要提出采購需求,報安全質監部初審后報分管生產安全的副總經理審批通過后,由安全質監部采購。4.3技術文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發放和借閱。4.3.1技術文件的存放:公司設技術文件閱覽室一間,存放生產技術文件,按2個鐵皮書架配備,由安全質監部落實1人負責管理;4.3.2技術文件的編目:由安全質監部按以下方法進行編目:分五部分:第一部分代表類型(法律法規F、技術規范J)第二部分代表專業(燃氣行業R、安全生產A、特種設備T、工程建設類G)第三部分代表頒布時間或更新時間第四部分代表該文件的順序號。第五部分代表該文件共采購3本,其中的第一本例:F-R-2009-01-0301說明:2009年頒布的燃氣行業法律法規。并建立編號與文件名稱對照表,便于檢索,對照表如下:編號名稱F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》4.3.2技術文件的發放常用的技術文件,技術資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發放到部門,安全質監部在確認有效版本后蓋受控章后發放,領用部門填寫《技術文件領用記錄》。編號文件名稱領用部門領用人領用時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》管線所張山2009.10.2技術文件部門領用后由部門負責管理,妥善保管和有效利用,遺失照價賠償。4.3.3技術文件的借閱技術文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時,借閱人員填寫《技術文件借閱登記表》,每次借閱時間二個月,超過二個月歸還再辦理借閱手續。編號文件名稱借閱人借閱時間歸還時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》張山2009.9.52009.10.24.3.3技術文件的作廢更新與回收安全質監部每三個月對技術文件的有效性進行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領用部門交回安全質監部,填寫《技術文件作廢登記表》編號名稱作廢或更新時間數量F-R-2009-01-0301《中華人民共和國**法》2015.3.53并蓋作廢章,存放于指定的區域,以免誤用。

篇3:工程部資料文件管理規定

工程部資料與文件管理規定

1、工程部工程資料與文件的收集整理與歸檔嚴格按照ISO9001規定的管理程序進行。

2、工程部工程資料和文件必須體現工作責任的可追溯性,如出現追溯性不強或資料上分不清責任的情況,資料管理人員與相應工作環節的負責人員對資料工作和資料反映的相關工作環節負全責。

3、工程部的工程資料與文件必須具有真實性、準確性和及時性,如出現資料失真或不準確、不及時的情況,資料管理人員與資料反映的工作環節負責人和相關環節的負責人對該工作負全責。

4、工程部按月、季度、年度和以工程項目為單位對工程資料進行檢查,并將檢查結果納入績效考核。