1.0目的

規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的編寫、上報、審批程序,對常規(guī)服務(wù)文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進行控制,確保物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性。

2.0適用范圍

適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的控制。

3.0定義

常規(guī)服務(wù)文件是指企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、各地物業(yè)公司職能部室檢查標(biāo)準(zhǔn)及各項目作業(yè)指導(dǎo)書及物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報。

4.0職責(zé)

4.1、物業(yè)管理部負(fù)責(zé)物業(yè)公司企業(yè)常規(guī)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)(例如**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn))的編制審核,負(fù)責(zé)物業(yè)管理部對各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的編制審核,負(fù)責(zé)組織各地物業(yè)公司對常規(guī)服務(wù)文件進行適宜性評審。

4.2、各地物業(yè)公司:

4.2.1各地物業(yè)公司經(jīng)理負(fù)責(zé)本公司職能部室的常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)及管轄項目各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的審批。

4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負(fù)責(zé)對所轄項目常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的編制審核,組織所轄項目對作業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書進行適宜性評審。

4.2.3各項目負(fù)責(zé)本項目內(nèi)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的編制、審核、修訂、管理。

5.0常規(guī)服務(wù)文件的分類及編號

5.1常規(guī)服務(wù)文件分類

5.1.1按照文件作用分:**物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件分為服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書及檢查通報。

服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分為**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

檢查標(biāo)準(zhǔn)分為物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)和物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)。

作業(yè)指導(dǎo)書即各項目的常規(guī)服務(wù)操作性文件。

檢查通報是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務(wù)檢查的檢查通報。

5.1.2按照編制部門分為:常規(guī)服務(wù)文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件、物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件及各項目常規(guī)服務(wù)文件。

物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件有服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)和檢查通報。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)包括**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項目等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報。

各項目常規(guī)服務(wù)文件有項目作業(yè)指導(dǎo)書,包括項目管理規(guī)定及各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書。

5.2常規(guī)服務(wù)文件編號

5.2.1服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定

a)文件類別服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為(A);文件級別:分為1-4級,如果是整體企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(Q),如果是項目的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為項目名稱代碼,如廊坊阿爾卡迪亞(LA),廊坊錦繡(LJ),廊坊群星(LQ),霸州阿爾卡迪亞(BA),滄州麗水(CL),蚌埠阿爾卡迪亞(BA),南京水榭(NS),南京方州(NF)…,如果是單項服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為專業(yè)名稱代碼/等級號,如綜合管理類一級標(biāo)準(zhǔn)(GL/1),安防類二級標(biāo)準(zhǔn)(AF/2),環(huán)境類三級標(biāo)準(zhǔn)(HJ/3),維修類四級標(biāo)準(zhǔn)(W*/4);文件序號為發(fā)放號和年號的組合,分別取兩位有效數(shù)字-01**、02**、03**…,其中**代表發(fā)放年號2005年計為05,2006年計為06,以此類推。

b)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號圖示

RSWY-A-***-****

文件序號

文件級別

文件類別

即:RSWY-A-文件級別-文件序號。

例如:**物業(yè)企業(yè)等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),2005年第1號,文件編號為:RSWY-A-Q-0105;**物業(yè)廊坊錦繡等級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),2005年第2號,文件編號為:RSWY-A-LJ-0205;**物業(yè)安防類一級服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),2005年第3號,編號為:RSWY-A-AF/1-0305。

5.2.2檢查標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)定

a)文件類別:檢查標(biāo)準(zhǔn)為(B);使用部門為物業(yè)管理部(WG)或**物業(yè)公司(地點代碼,如LF、CZ、BB、NJ);檢查類別,如綜合管理類(GL),安防類(AF),環(huán)境類(HJ),維修類(W*);文件序號同上;

b)檢查標(biāo)準(zhǔn)編號圖示:

RSWY-B-***-***-****文件序號

使用部門

檢查類別

即:RSWY-B-檢查類別-使用部門-文件序號。

例如:物業(yè)管理部綜合管理類檢查標(biāo)準(zhǔn),2005年第1號,編號為:RSWY-B-GL-WG-0105;廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標(biāo)準(zhǔn),2005年第2號,編號為:RSWY-B-HJ-LF-0205。

5.2.3檢查通報編號

a)文件類別:檢查通報為(C);

如果編制部門為物業(yè)管理部(wg);發(fā)放對象為**物業(yè)公司,廊坊物業(yè)公司(LF),滄州物業(yè)(cz),南京物業(yè)公司(nj),蚌埠物業(yè)公司(bb);文件序號同上。

b)編號圖示:

RSWY-C-***-****

文件序號

發(fā)放對象

編制部門

即:RSWY-C-發(fā)放對象-序號。

備注:如果編制部門為**物業(yè)公司(**RSWY),廊坊**物業(yè)(LFRSWY)、南京**物業(yè)(NJRSWY)、滄州**物業(yè)(CZRSWY)、蚌埠**物業(yè)(BBRSWY)等;發(fā)放對象省略,其它不變。即:**RSWY-C-序號。

例如:物業(yè)管理部對滄州物業(yè)公司的檢查通報,2005年第5號,編號為RSWY-C-CZ-0505;廊坊物業(yè)公司檢查通報,2005年第5號,編號為LFRSWY-C-0505.

5.2.3作業(yè)指導(dǎo)書編號

a)文件類別:作業(yè)指導(dǎo)書編號為D,一般省略;使用部門為**物業(yè)公司**管理處,廊坊物業(yè)公司錦繡管理處(LJ),阿爾卡迪亞管理處(LA),…;專業(yè)類別如綜合管理類(GL),安防類(AF),環(huán)境類(HJ),維修類(W*);文件序號為發(fā)放號,取阿拉伯?dāng)?shù)字的位有效數(shù)字-01、02、03…;

b)作業(yè)指導(dǎo)書編號圖示:

RSWY-***-***-**文件序號

專業(yè)類別

使用部門

即:RSWY

-使用部門-專業(yè)類別-文件序號。

例如:廊坊物業(yè)公司錦繡管理處綜合管理類作業(yè)指導(dǎo)書,2005年第1號,編號為:RSWY-LJ-GL-0105;滄州物業(yè)公司麗水花庭管理出環(huán)境類作業(yè)指導(dǎo)書,發(fā)放號為2,編號為:RSWY-CL-HJ-0205。

5.2.4物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的除常規(guī)服務(wù)的行政類文件不屬本規(guī)定的范圍,可自行編號。

6.0物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件的控制

圖示1:

編制審核審批

服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)物管部物管部地產(chǎn)/控股

物管部檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報物管部物管部物管

物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報職能部室職能部室物業(yè)公司經(jīng)理

作業(yè)指導(dǎo)書項目項目物業(yè)公司經(jīng)理

6.1常規(guī)服務(wù)文件的編寫

6.1.1新的服務(wù)內(nèi)容產(chǎn)生時需要編制,如接管項目,服務(wù)內(nèi)容增加等。

6.1.2編寫原則:誰使用誰編寫。

6.1.3按照圖示1的職責(zé)劃分編寫責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。

6.1.4項目內(nèi)各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書的編制責(zé)任人為各專業(yè)組主管。

6.2常規(guī)服務(wù)文件的審核與審批

6.2.1審核與審批原則:編寫者的上級進行審核,審核者的上級進行審批。

6.2.3按照圖示1的職責(zé)劃分審核與審批責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。

6.2.3常規(guī)服務(wù)文件報送必須填寫《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》;所有在用常規(guī)服務(wù)文件,組織部門應(yīng)組織編制部門主管對文件進行適時評審,確定文件是否進行修改,予以修改則按本規(guī)程5.4條款更改。

6.2.4編制部門主管將文件草案和《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》報送。審批人員對文件進行審批。若文件審批通過,則執(zhí)行5.3條款,當(dāng)組織部門與編制部門不是同一部門時應(yīng)將審批后的文件報送組織部門;若審批不通過,則應(yīng)對文件進行修改,并重新依據(jù)文件的審批程序進行。

6.3文件的發(fā)布

6.3.1服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的發(fā)放

a)物業(yè)管理部將審批后的文件進行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù),并標(biāo)注發(fā)放號。

b)物業(yè)管理部相關(guān)人員依據(jù)《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。

6.3.2物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報的發(fā)放:

a)物業(yè)公司編制人員將通過審批的文件草案傳送至本部門資料員,并標(biāo)注發(fā)放號。.

b)資料員按規(guī)定對該文件進行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù)。

c)資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。

d)要求報送物業(yè)管理部備案。

6.3.3作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放

a)項目編制人員將通過審批的文件草案傳送至本項目資料員,并標(biāo)注發(fā)放號。

b)資料員按規(guī)定對該文件進行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù)。

c)資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。

d)要求報送物業(yè)管理部及該項目所屬物業(yè)公司備案。

6.4常規(guī)服務(wù)文件更改流程

6.4.1更改

常規(guī)服務(wù)文件若核查不符合而需要更改時,需更改部門/人員將修改詳細(xì)內(nèi)容填制《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單》,若有必要,則應(yīng)填寫修訂理由。

6.4.2審批

參見本規(guī)定5.2.1條款,應(yīng)填制《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》。如果審批未執(zhí)行5.2.1條款,受委托部門應(yīng)得到相應(yīng)的背景材料。

6.4.3更改常規(guī)服務(wù)文件的發(fā)布

修訂部門將通過的草案及《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》按照5.3.1的要求傳遞給相關(guān)部門相關(guān)人員,其依據(jù)《發(fā)文登記表》發(fā)放范圍/數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù),并標(biāo)注發(fā)放號,修訂文件按《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》打印修訂標(biāo)識。

發(fā)放標(biāo)明修改狀態(tài)的新文件,同時收回失效版本舊文件,并填制一頁新的《發(fā)文登記表》,舊的相應(yīng)《發(fā)文登記表》妥善保管。

6.4.4文件發(fā)放人員保存《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》,說明現(xiàn)行文件的修改狀態(tài),利于管理。

6.5常規(guī)服務(wù)文件作廢流程

6.5.1若核查不適宜而需作廢時,編制部門/人員需向?qū)徟块T/人員提請作廢,并標(biāo)注原因。

6.5.2作廢實施

主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請的常規(guī)服務(wù)文件傳遞給該文件的發(fā)放部門相關(guān)人員,由其依據(jù)《發(fā)文登記表》,收回所有原已下發(fā)的該作廢文件。

6.5.3作廢受控文件的處置

a)發(fā)放新文件并及時收回失效或作廢文件。標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。

b)作廢或失效文件若歸檔保存,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,單獨保存;若作廢文件不歸檔,相關(guān)人員填寫《檔案銷毀清單》,部門主管/經(jīng)理審核后立即予以銷毀。

6.6常規(guī)服務(wù)文件管理要則

6.6.1各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)妥善保存文件,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借。

6.6.2未經(jīng)授權(quán),公司任何人不得私自復(fù)印/打印受控文件。

6.6.4文件使用中損壞、丟失,責(zé)任人應(yīng)提交書面報告,經(jīng)發(fā)放部門批準(zhǔn)發(fā)放新文件。

7.0附件

7.1《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單》

7.2《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》

7.3《發(fā)文登記表》

7.4《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單》

7.5《檔案銷毀清單》

物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單

序號:

序號發(fā)放號文件名稱編號備注

物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單

文件名稱編號

文件編寫概述:編寫負(fù)責(zé)人簽字:日期:

審核人/部門意見:簽名:日期:

審批人/部門意見:簽名:日期:

備注:

發(fā)文登記表

序號:

序號文件名稱編號分發(fā)號發(fā)放部門簽收日期份數(shù)備注

物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單

序號:

文件名稱編號

更改位置及原由:

更改后內(nèi)容:受此影響引起的其他更改文件名稱:

申請人:日期:

審批人/部門意見:簽名:日期:

備注:

檔案銷毀清單

序號:

序號文件名稱編號銷毀日期備注

篇2:嘉燃集團技術(shù)文件管理規(guī)定

1.目的:為了有效管理和合理利用各類生產(chǎn)技術(shù)文件,避免技術(shù)文件的遺失,防止無效技術(shù)文件使用,確保各項安全生產(chǎn)活動符合現(xiàn)行法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求,制定本規(guī)定。2.范圍:安全生產(chǎn)、工程建設(shè)類的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),生產(chǎn)經(jīng)營類及行政管理類不包含在本規(guī)定的范圍。3.職責(zé):由安全質(zhì)監(jiān)部歸口管理,負(fù)責(zé)各類技術(shù)文件的采購、整理編目和發(fā)放,以及過期文件的回收作廢和更新。各領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)發(fā)放到本部門的技術(shù)文件的日常使用和保管。4.過程:4.1技術(shù)文件的分類:生產(chǎn)技術(shù)文件分為法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),我公司適用的主要包含安全生產(chǎn)類、燃?xì)庑袠I(yè)類、特種設(shè)備類。4.2技術(shù)文件的采購:由各生產(chǎn)部門根據(jù)各自需要提出采購需求,報安全質(zhì)監(jiān)部初審后報分管生產(chǎn)安全的副總經(jīng)理審批通過后,由安全質(zhì)監(jiān)部采購。4.3技術(shù)文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發(fā)放和借閱。4.3.1技術(shù)文件的存放:公司設(shè)技術(shù)文件閱覽室一間,存放生產(chǎn)技術(shù)文件,按2個鐵皮書架配備,由安全質(zhì)監(jiān)部落實1人負(fù)責(zé)管理;4.3.2技術(shù)文件的編目:由安全質(zhì)監(jiān)部按以下方法進行編目:分五部分:第一部分代表類型(法律法規(guī)F、技術(shù)規(guī)范J)第二部分代表專業(yè)(燃?xì)庑袠I(yè)R、安全生產(chǎn)A、特種設(shè)備T、工程建設(shè)類G)第三部分代表頒布時間或更新時間第四部分代表該文件的順序號。第五部分代表該文件共采購3本,其中的第一本例:F-R-2009-01-0301說明:2009年頒布的燃?xì)庑袠I(yè)法律法規(guī)。并建立編號與文件名稱對照表,便于檢索,對照表如下:編號名稱F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》4.3.2技術(shù)文件的發(fā)放常用的技術(shù)文件,技術(shù)資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發(fā)放到部門,安全質(zhì)監(jiān)部在確認(rèn)有效版本后蓋受控章后發(fā)放,領(lǐng)用部門填寫《技術(shù)文件領(lǐng)用記錄》。編號文件名稱領(lǐng)用部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》管線所張山2009.10.2技術(shù)文件部門領(lǐng)用后由部門負(fù)責(zé)管理,妥善保管和有效利用,遺失照價賠償。4.3.3技術(shù)文件的借閱技術(shù)文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時,借閱人員填寫《技術(shù)文件借閱登記表》,每次借閱時間二個月,超過二個月歸還再辦理借閱手續(xù)。編號文件名稱借閱人借閱時間歸還時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》張山2009.9.52009.10.24.3.3技術(shù)文件的作廢更新與回收安全質(zhì)監(jiān)部每三個月對技術(shù)文件的有效性進行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領(lǐng)用部門交回安全質(zhì)監(jiān)部,填寫《技術(shù)文件作廢登記表》編號名稱作廢或更新時間數(shù)量F-R-2009-01-0301《中華人民共和國**法》2015.3.53并蓋作廢章,存放于指定的區(qū)域,以免誤用。

篇3:監(jiān)理部策劃文件編制審批管理規(guī)定

為了確保監(jiān)理項目部監(jiān)理技術(shù)資料的及時性、符合性和完整性,加強工程技術(shù)資料的儲備管理,努力提高監(jiān)理服務(wù)水平,根據(jù)監(jiān)理項目部的實際情況并依據(jù)《國家電網(wǎng)項目部監(jiān)理項目部標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊》、《吉林省電力建設(shè)監(jiān)理有限責(zé)任公司管理規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定:

1.《建設(shè)監(jiān)理規(guī)劃》、《創(chuàng)優(yōu)監(jiān)理實施細(xì)則》由總監(jiān)理工程師主持編寫、專業(yè)監(jiān)理工程師參與編寫。編寫的內(nèi)容要結(jié)合所監(jiān)理工程的特點和難點進行編寫,不能簡單復(fù)制和抄寫。編寫完成后報公司審查,并根據(jù)公司審查意見修改、完善后最終報公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

2.《建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)強制性條文執(zhí)行計劃》由監(jiān)理項目部總監(jiān)理工程師主持編寫、專業(yè)監(jiān)理工程師編寫。編寫完成后報監(jiān)理項目部總監(jiān)審批。

3.《專業(yè)監(jiān)理實施細(xì)則》、《安全監(jiān)理工作方案》、《監(jiān)理旁站方案》、《監(jiān)理項目部專項現(xiàn)場應(yīng)急處理預(yù)案》等專業(yè)性文件由各專業(yè)監(jiān)理工程師編寫,并由總監(jiān)理工程師審核批準(zhǔn)。