物業管理中心文件管理規定

1目的

對與管理中心質量管理體系有關的文件進行控制,確保各相關場所使用文件為有效版本。

2范圍

適用于中心與質量管理體系有關的文件控制。

3職責

3.1管理中心綜合管理部負責中心工作手冊的編制、修訂工作;中心綜合管理部負責中心業務范圍內文件及作業指導類文件的歸集、保管工作。

3.2管理處負責業務范圍內文件及作業指導類文件的編制、使用和保管。

3.3中心文員和管理處客服負責與質量管理體系有關的文件的歸集、整理和歸檔。

4程序

4.1文件分類及保管

4.1.1公司下發的質量手冊、程序文件由管理中心文員和管理處客服負責保存。

4.1.2作業指導類文件分為兩類

a.管理中心(處)工作手冊,管理處運行體系的常用實施細則:包括管理標準(員工守則、員工行為規范、崗位職責、管理制度等),工作標準(崗位任職要求、崗位工作標準等),技術標準(國家有關的法律法規、服務規范、作業規程、質量控制規范等),質量記錄表單等,由管理中心(處)自行使用、保存。

b.其他質量管理體系文件:可以是針對特殊服務、項目或合同編制的質量計劃、標準、規范等,由管理中心各部門和管理處各工種使用、保存,重大質量計劃(涉及多部門或公司的計劃)報公司行政與人力資源部備案。

4.2文件的編寫、審核、批準、發放。

4.2.1中心作業指導書類文件的編寫由綜合管理部負責,中心經理負責審核,管理者代表負責批準。

4.2.2管理處作業指導書類文件由管理處負責編寫,中心綜合管理部負責審閱,中心經理負責審核,管理者代表負責批準。

4.2.3經審核批準的文件,均需報公司行政與人事部備案,中心和管理處作業指導書由行政人事部負責發放,文件的發放、回收填寫《文件發放、回收記錄》。

4.2.4文件編寫或修改需征求相關部門、管理處意見時,文件編寫人填寫《文件會簽單》附于文件首頁由相關部門、管理處負責人簽閱確認。

4.2.5管理中心和管理處根據需要發放作業指導書分冊時,須進行登記,中心由中心綜合管理部負責中心作業指導書分冊的發放登記,填寫《文件發放、回收記錄》,管理處由客服人員負責管理處作業指導書分冊的發放登記,填寫《文件發放、回收記錄》。

4.3文件受控標識

文件分為:"受控"和"非受控"兩類,凡與質量管理體系運行相關的文件均為受控文件。所有受控文件必須在該文件上加蓋"受控"章、分發號章(整套文件在封面上加蓋,無封面的單份文件在文件首頁右上角加蓋)。質量記錄、業主手冊及上墻文件不加蓋"受控"章但屬受控文件。非受控文件不進行標識。

4.4文件的領用

4.4.1質量管理體系文件發放時,文件領用人應在《文件發放、回收記錄》中簽收。

4.4.2因破損而重新領用的新文件,分發號不變,并收回相應舊文件;丟失補發的文件,應給予新的分發號,并注明已丟失的文件的分發號失效,發放部門做好相應發放簽收記錄。

4.5文件的保存、作廢與銷毀

4.5.1文件的保存

a.文件經審核批準后,文件正本交由行政與人力資源部編制《受控文件清單》;

b.中心綜合管理部文員(管理處客服)負責中心(管理處)與質量管理體系有關的文件保存,并編制《受控文件清單》。

c.與質量管理體系相關的文件都必須分類存放在干燥通風、安全的地方;

d.管理中心(處)公用文件由管理中心文員(管理處客服員)保管。

e.管理中心文員(管理處客服員)應及時填寫、更新本部門使用文件的《受控文件清單》;

f.任何人不得在受控文件上亂涂改或將受控文件私自外借,以確保文件的清晰、易于識別、檢索和保密。

4.5.2文件的作廢與銷毀

a.所有失效或作廢文件,由管理中心文員(管理處客服員)及時從所有發放或使用場所撤出,交由中心綜合管理部,統一上交公司行政與人力資源處理,防止作廢文件的非預期使用;

b.為某種原因需保留的作廢文件,由行政與人力資源加蓋"作廢"印章保存;

c.對要銷毀的作廢文件,由行政與人力資源部填寫《文件銷毀申請單》,經管理者代表批準后統一銷毀。

4.5.3文件的借閱、復制

借閱、復制質量手冊、程序文件、作業指導書、質量記錄,應填寫《文件借閱、復制記錄》,由管理中心(管理處)負責人按規定權限審批后向中心文員或管理處客服員借閱、復制(復制文件必須由客服員標識登記后發放)。

4.6對承載媒體不是紙張的文件的控制,也應參照上述規定執行。

相關質量記錄

1.《文件發放、回收記錄表》ZC-01/B01

2.《受控文件清單》ZC-01/B02

3.《文件更改申請單》ZC-01/B03

4.《文件會簽單》ZC-01/B04

5.《文件借閱、復制記錄表》ZC-01/B05

6.《文件銷毀申請單》ZC-01/B06

7.《文件修改控制頁》ZC-01/B07

篇2:嘉燃集團技術文件管理規定

1.目的:為了有效管理和合理利用各類生產技術文件,避免技術文件的遺失,防止無效技術文件使用,確保各項安全生產活動符合現行法律法規及技術標準的要求,制定本規定。2.范圍:安全生產、工程建設類的法律法規、技術標準,生產經營類及行政管理類不包含在本規定的范圍。3.職責:由安全質監部歸口管理,負責各類技術文件的采購、整理編目和發放,以及過期文件的回收作廢和更新。各領用部門負責發放到本部門的技術文件的日常使用和保管。4.過程:4.1技術文件的分類:生產技術文件分為法律法規和技術標準,我公司適用的主要包含安全生產類、燃氣行業類、特種設備類。4.2技術文件的采購:由各生產部門根據各自需要提出采購需求,報安全質監部初審后報分管生產安全的副總經理審批通過后,由安全質監部采購。4.3技術文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發放和借閱。4.3.1技術文件的存放:公司設技術文件閱覽室一間,存放生產技術文件,按2個鐵皮書架配備,由安全質監部落實1人負責管理;4.3.2技術文件的編目:由安全質監部按以下方法進行編目:分五部分:第一部分代表類型(法律法規F、技術規范J)第二部分代表專業(燃氣行業R、安全生產A、特種設備T、工程建設類G)第三部分代表頒布時間或更新時間第四部分代表該文件的順序號。第五部分代表該文件共采購3本,其中的第一本例:F-R-2009-01-0301說明:2009年頒布的燃氣行業法律法規。并建立編號與文件名稱對照表,便于檢索,對照表如下:編號名稱F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》4.3.2技術文件的發放常用的技術文件,技術資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發放到部門,安全質監部在確認有效版本后蓋受控章后發放,領用部門填寫《技術文件領用記錄》。編號文件名稱領用部門領用人領用時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》管線所張山2009.10.2技術文件部門領用后由部門負責管理,妥善保管和有效利用,遺失照價賠償。4.3.3技術文件的借閱技術文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時,借閱人員填寫《技術文件借閱登記表》,每次借閱時間二個月,超過二個月歸還再辦理借閱手續。編號文件名稱借閱人借閱時間歸還時間F-R-2009-01-0301《中華人民共和國消防法》張山2009.9.52009.10.24.3.3技術文件的作廢更新與回收安全質監部每三個月對技術文件的有效性進行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領用部門交回安全質監部,填寫《技術文件作廢登記表》編號名稱作廢或更新時間數量F-R-2009-01-0301《中華人民共和國**法》2015.3.53并蓋作廢章,存放于指定的區域,以免誤用。

篇3:工程部資料文件管理規定

工程部資料與文件管理規定

1、工程部工程資料與文件的收集整理與歸檔嚴格按照ISO9001規定的管理程序進行。

2、工程部工程資料和文件必須體現工作責任的可追溯性,如出現追溯性不強或資料上分不清責任的情況,資料管理人員與相應工作環節的負責人員對資料工作和資料反映的相關工作環節負全責。

3、工程部的工程資料與文件必須具有真實性、準確性和及時性,如出現資料失真或不準確、不及時的情況,資料管理人員與資料反映的工作環節負責人和相關環節的負責人對該工作負全責。

4、工程部按月、季度、年度和以工程項目為單位對工程資料進行檢查,并將檢查結果納入績效考核。