項目物業(yè)服務(wù)中心日檔案、資料管理辦法

檔案資料管理運作流程圖:(略)

l、檔案資料收、發(fā)管理程序

物業(yè)服務(wù)中心重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經(jīng)過物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理或其指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

物業(yè)服務(wù)中心日常管理文件(如物業(yè)服務(wù)中心通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收手續(xù),并分卷立檔。

2、檔案資料管理要求

采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應(yīng)的保管、儲存方法。

盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。

電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進行分類文件管理,定期清除過期失效文件。

原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以利查閱者及時找到有效的文件。

檔案的鑒定必須由物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。

檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,并按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。

專人負責檔案保管,做到檔案標識清晰,分類明確,易于查找;檔案出室必須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。

檔案室內(nèi)保管環(huán)埯要求達到防火、防潮、防變質(zhì)等要求,配置有效的滅火器材,并放置適當?shù)母稍飫┯靡苑莱薄n案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

針對本項目物業(yè)檔案資料特點.制定嚴格的檔案保密制度,對檔案資料的安全保密管理向業(yè)主負責。

以上物業(yè)服務(wù)中心的檔案、資料管理方式。在確定合作關(guān)系后,將參照政府機關(guān)的有關(guān)規(guī)定予以改善,以期符合委托方的委托要求。

物業(yè)服務(wù)中心在項目物業(yè)管理期限后,如雙方不再續(xù)約,將毫無保留地將完整的全套檔案資料移交給委托方(**市機關(guān)事務(wù)管理局)。

篇2:特種設(shè)備檔案資料管理制度辦法

特種設(shè)備檔案資料管理制度

一、目的

為做好特種設(shè)備檔案資料管理工作,明確公司特種設(shè)備檔案資料管理工作要求,特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司特種設(shè)備檔案資料管理工作。

三、規(guī)定內(nèi)容

1、特種設(shè)備檔案資料主要包括以下內(nèi)容:

1.1特種設(shè)備的設(shè)計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;

1.2特種設(shè)備使用登記證和檢驗報告書;

1.3特種設(shè)備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄;

1.4特種設(shè)備的日常運行狀況記錄;

1.5特種設(shè)備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄;

1.6特種設(shè)備運行故障和事故記錄;

2、特種設(shè)備安全管理機構(gòu)負責歸口管理本單位所有特種設(shè)備檔案資料,應(yīng)指派專人負責特種設(shè)備檔案資料的保管工作。

3、特種設(shè)備安全管理機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室或檔案柜用于保存特種設(shè)備檔案資料,保存期限原則上為3年,重要的見證資料應(yīng)永久保存。

4、根據(jù)需要本單位可另外專門設(shè)立特種設(shè)備檔案資料管理機構(gòu)。

篇3:某基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法

基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法

檔案管理是我處工作的重要組成部分,為了充分發(fā)揮檔案的作用,使之更好地服務(wù)于工作,特制訂本辦法。

一、文件材料歸檔范圍:

1、院外文件:按規(guī)定需要保存的中央、省、市各類正式文件。

2、學院下發(fā)的有關(guān)文件以及制定的各種制度、規(guī)定、辦法、條例。

3、我處形成下達的各類規(guī)章制度、正式文件和會議記錄等資料。

4、我處代表學院與外單位簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議(基建檔案除外)。

5、學院總體規(guī)劃、基建計劃、招投標記錄等資料。

6、按學院檔案館規(guī)定要求歸檔的有關(guān)資料。

二、檔案的使用與管理:

1、根據(jù)學院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統(tǒng)一管理,以維護檔案資料的完整和安全。

2、工作需要借閱檔案,根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。檔案借出后,、借閱者應(yīng)對檔案負責,不得遺失、泄密和污損,也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。

3、各級領(lǐng)導應(yīng)將各類會議、大事的有關(guān)材料及時交檔案,負責檔案管理應(yīng)經(jīng)常檢查、收集檔案資料、材料,及時整理歸檔。

4、凡是需要銷毀的檔案資料,必須造具清冊,經(jīng)主管檔案工作負責人批準后報學院審批后執(zhí)行。

三、文件傳閱和處理:

收到文件,要根據(jù)文件的內(nèi)容、密級、傳閱范圍等要求,及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。

2、分發(fā)到有關(guān)科室的文件必須登記在案。

3、文件一般不外借,如確需借閱,應(yīng)進行詳細登記,并限期歸還。

4、文件閱后(文件精神傳達貫徹后)應(yīng)及時立卷歸檔按有關(guān)規(guī)定理。

四、組織

1、處成立檔案管理領(lǐng)導小組,負責對檔案工作的領(lǐng)導并指定專人負責對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。

2、各科室應(yīng)明確專人負責檔案工作。

五、其他

1、未盡事宜由處負責解釋。

2、本辦法自公布之日起執(zhí)行。

z醫(yī)學院基建規(guī)劃處