基建工程技術檔案歸檔制度

　　第1條基建工程技術檔案是集團公司檔案的主體。它真實記錄和反映了開發建設項目從前期規劃到竣工驗收、交付使用的全過程，是具有查考、利用價值的重要文件材料。基建工程技術檔案包括基建文件、監理資料、施工資料及竣工圖四部分。

第2條歸檔責任人

　　集團公司基建工程技術檔案是由多部門、分階段形成的。根據基建工程技術檔案形成的特點，歸檔工作由相關單位或部門分別負責：

　　1、基建文件由集團公司基建辦公室負責收集、整理和歸檔;

　　2、監理資料由監理單位設專人負責收集、整理并移交集團公司檔案室;

　　3、施工資料由施工單位設專人負責匯總、編制并移交集團公司檔案室;

　　4、竣工圖由施工單位編制、立卷，集團公司基建辦公室相關人員負責監督檢查。

　　5、以上第2、3、4部分工程技術檔案由集團公司基建辦公室負責人審查簽字后移交檔案室。

第3條歸檔文件要求

　　1、歸檔的基建工程技術文件必須符合北京市建委、規委聯合發布的《建筑工程資料管理規程》(dbj01-51-*)的規定。做到收集齊全，資料真實、完整、有效，核對準確，簽署完備并按規范整理、立卷，使用標準裝具。

　　2、工程技術文件應歸檔原件，因各種原因不能歸檔原件的，應在復印件上加蓋原件存放單位公章，注明原件存放處，并有經辦人簽字及日期時間。計算機形成的工程技術文件應采用內容打印，手工簽名的方式。

　　3、凡采用施工藍圖改繪竣工圖的，應使用反差明顯的藍圖，竣工圖圖面應整潔清晰。

　　4、工程技術文件的書寫材料應有利于長久保存。

　　5、歸檔份數：凡是需要歸檔的工程技術文件，一般歸檔一份，重要的或使用頻繁的文件材料可歸檔兩份。

第4條歸檔時間

　　工程技術文件材料應在各階段工作完成后三個月內整理立卷完畢，向集團公司檔案室移交。

第5條立卷方法

　　⑴基建文件(分為工程準備文件和竣工驗收文件)按開發建設項目立卷;

　　監理資料、施工資料及竣工圖等文件材料按該開發項目的施工項目立卷;

　　⑵檔號按集團公司開發建設項目統一的名稱代號編制;

　　⑶采用分階段(小份)裝訂方法立卷。

第6條保管期限

　　工程技術檔案的保管期限全部為超長期。

附：工程技術檔案歸檔范圍表

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　　a、基建文件(0―6為工程準備文件，7―8為竣工驗收文件)

　　a0現狀調查資料：現狀圖，施工場地情況，地上物，地下管線情況等;

　　a1決策立項文件：項目建議書及批復、可行性研究報告及批復、關于立項的會議紀要和領導批示、項目評估資料等;

　　a2建設用地、征地、拆遷文件：城鎮建設用地批準書、建設用地規劃許可證(附件、附圖)、國有土地使用證、拆遷許可證等;

　　a3勘察、測繪、設計文件：工程(水文)地質勘察報告、初步設計圖及說明、施工圖設計及說明、設計計算書、施工圖審查通知書等;

　　a4工程招投標及承包合同文件：勘察、設計、施工、監理招投標文件(工程招標書、投標文件、標底、評議結果、中標協議)、合同等;

　　a5工程開工文件：年度施工任務批準文件、修改工程施工圖通知書、建設工程規劃許可證(附件、附圖)、建筑工程施工許可證、工程質量監督手續等;

　　a6商務文件：工程投資估算文件、工程設計概算、施工圖預算、施工預算、工程結(決)算、交付使用固定資產清單等;

　　a7工程竣工驗收及備案文件：建設工程竣工驗收備案表、工程竣工驗收報告、由規劃、環保等部門出具的認可文件或準許使用文件、建設工程規劃驗收合格文件等;

　　a8其他文件：合同約定由建設單位采購的材料、構配件和設備的質量證明文件及進場報驗文件、工程竣工總結、工程開工前原貌、竣工新貌照片、工程開工、施工、竣工的錄像資料等。

　　b、監理資料(詳見《建筑工程資料管理規程》(dbj01-51-*))

　　b1監理管理資料

　　b2監理工作記錄

　　b3竣工驗收資料

　　b4其他資料

　　c、施工資料(詳見《建筑工程資料管理規程》(dbj01-51-*))

　　c0工程管理與驗收資料

　　c1施工管理資料

　　c2施工技術資料

　　c3施工測量記錄

　　c4施工物資資料

　　c5施工記錄c6施工試驗記錄

　　c7施工質量驗收記錄

d、竣工圖

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篇2:實物檔案歸檔制度

實物檔案歸檔制度

　　第1條實物檔案是指以各種材料為載體的能反映集團公司歷史真實面貌、有保存和查考價值的特定物品。一般包括有關部門給予表彰并頒發的各種錦旗、獎杯(牌)、獎狀、證書、獎品;印信實物;在工作交往過程中對方饋贈的紀念品、一般實物資料等。第八十二條歸檔要求

　　1、實物檔案按件歸檔，按頒發年度、類型和保管期限編號登記，填寫實物檔案目錄。

　　2、各部門在獲得實物后，應保存附隨實物的文字材料、包裝材料，準確記載所獲得實物的時間、事由、贈予人、被贈予人等信息，保持實物的整潔并妥善保管。

　　第2條實物檔案材料的收集、整理、移交工作由各部門兼職檔案員負責。

　　第3條歸檔時間

　　各部門于第二年3月底前向集團檔案室移交。

設備檔案歸檔制度

　　第4條設備檔案是指集團公司使用的價值二萬元以上的辦公設備、車輛設備、視聽設備等自申請購置、使用至報廢(或終止使用)期間形成的各種文件材料，具體包括：

　　1.購置設備的申請、批復，設備技術材料、購買設備的談判文件及訂購協議或購貨合同等;

　　2.產品合格證、使用說明、裝箱清單、設備目錄圖冊、照片;

　　3.設備安裝調試記錄、測試驗收報告等;

　　4.設備運行記錄;設備檢查、保養、大小修記錄;設備事故記錄等;

　　5.設備報廢、轉讓及終止使用的審批、鑒定材料。

　　第5條工程項目中的設備是該工程項目的組成部分，歸入工程技術檔案。

　　第6條設備檔案按臺(套)立卷歸檔。隨機文件材料應及時清點，妥善保管，以保證歸檔文件材料的齊全完整。

第7條歸檔時間

　　隨機文件材料自設備購買后一個月內向集團公司檔案室移交。維修、保養、年檢文件按年度移交。

　　第8條設備檔案材料的收集、整理工作由集團辦公室兼職檔案員(資料員)負責。

　　第9條設備檔案保管期限一般為長期，于設備報廢后滿五年可銷毀。

篇3:電子文件歸檔管理辦法

電子文件歸檔管理辦法

　　第1條為了加強對集團公司電子文件的歸檔管理，加速檔案信息化建設，實現檔案信息資源共享，有效維護電子文件的真實性、完整性、安全性，提升檔案服務能力，特制定本辦法。

　　第2條本辦法所稱的電子文件，是指microsoftofficeword、excel、wps以及其他文字處理軟件所產生的文件。

　　第3條電子文件收集范圍是指集團公司形成的、與應歸檔紙質檔案相對應的、永久保存的電子文件。

　　第4條檔案室負責對電子文件的歸檔管理工作進行檢查和指導。

　　第5條電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

　　第6條電子文件與歸檔紙質文件的收集工作于每年四月同時進行。

　　第7條歸檔電子文件與歸檔紙質文件在公文格式和內容上應保持一致，電子文件名稱必須與紙質文件題名一致。對歸檔的重要紙質文件草稿，如存在其對應的電子文件也應歸檔。

　　第8條歸檔紙質文件與歸檔電子文件應注意其對應關系，除“一對一”對應關系、“無對應”關系(例如會議記錄等)以外，應注意“一對多”即一份紙質文件對應多份電子文件的對應關系。

　　第9條按紙質文件保管期限表對歸檔的電子文件進行分類、整理，確保電子文件的分類、立卷與相應的紙質歸檔文件保持一致。

　　第10條對照檔案目錄對歸檔電子文件進行編號。其標準格式為：全宗號――目錄號――案卷號――件號，即：001-01-0001-0001。

　　第11條歸檔電子文件的移交形式可以通過存儲載體傳遞或通過電子文件傳輸系統從網上交接。

　　第12條通過存儲載體進行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應對其載體和技術環境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

　　第13條歸檔電子文件應存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子文件若加密，必須與解密軟件和說明文件一同歸檔。

　　第14條其他類型電子文件的歸檔管理可參照本辦法。