第一章總則

第一條為認真貫徹實施《國家行政機關公文處理辦法》，使我局的機關公文處理工作規范化、制度化、科學化，進一步提高公文處理工作的效率和公文質量，結合我局的實際情況，特制定本辦法。

第二條長垣河務局機關行政公文是我局行使黃河水行政管理職能過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，施行行政性措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

第三條局辦公室是全局公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。

第四條局屬各部門，應當設立專職人員負責公文處理工作。努力學習黨和國家的方針政策，學習治黃業務知識及相關的專業知識。

第五條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第六條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第七條在公文處理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

第八條各部門的負責人應當高度重視公文處理工作，自覺遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

第二章公文種類

第九條新鄉河務局常用的機關公文種類主要包括：

（一）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執行的事項；任免人員。

（二）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（三）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問，匯報交辦事項的結果等。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

原創網站wmjy.net（五）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關部門及人員，變更或者撤銷不適當的決定事項。

（六）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（七）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第十條公文一般由發文機關標識、秘密等級和保密期限、緩急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文日期、主題詞、抄送單位、附注、印發機關和印發時間等部分組成。

（一）發文機關應當寫全稱或規范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。

（二）涉及國家秘密的公文應當按照《水利工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》（水辦〔2000〕649號）標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數、序號。

（三）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”，并以書面形式說明原因及時限要求；緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發文字號，包括發文單位代字、年份、序號。聯合行文只標注主辦機關發文字號。答復有關人大、政協建議、提案的文件，發文字號由辦公室按有關規定辦理。

局機關發文代字分別為“長黃”、“長黃組”，以年度行文先后順序編號，如：“長黃〔2006〕3號”，其中，“長黃”代表“長垣河務局”，“〔2006〕3號”為2006年第3號文件。

凡使用“長黃”作為發文代字的文件，須有領導授權或委托后方能使用（其底稿交辦公室保管），“

（五）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般由發文機關、主要內容、公文種類構成。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（六）公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。附件名稱后不用標點符號。注明的附件和實際所附的文件、材料名稱完全一致。

（七）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。印章要壓在發文日期上，務必使印章與正文同處一頁，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

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sp;（八）成文時間，以簽發人簽發的日期為準。

（九）公文一律按要求標注規范的主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

（十）上報的公文要在首頁注明簽發人，發文字號與簽發人姓名分列紅色反線之上的左右兩側，發文字號左空一字，簽發人姓名右空一字。

（十一）“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話，如向系統內上級機關報送請示，只需標明內線電話即可；向地方部門報送請示，則需標注公網電話。

（十二）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

第十一條公文用字。文字從左至右橫寫橫排，文中如有小標題，可用3號小標宋體字或黑體字，密級、緊急程度和“主題詞”用3號黑體字，簽發人的姓名用3號楷體字，公文標題用2號小標宋體字，主題詞的詞目用3號小標宋體字，除此之外，公文的其他部分均使用3號仿宋體字。

第十二條公文用紙一般采用國際標準a4型（210mm某297mm），一般每面排22行，每行28個字，左側裝訂。底稿用紙亦要采用a4型紙。

第四章行文規則

第十三條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示或報告。

第十四條單位一般不得越級行文，應逐級上報或下達，因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的上級單位。

第十五條“請示”應當一文一事，明確提出請示的內容；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送其下級機關。

報告是閱件，不得夾帶請示事項。

第十六條除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第十七條普發性公文，應寫為“機關各部門、局直各機構”向各部門發文。

第五章發文辦理

第十八條發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括擬稿、審核、呈簽、簽發、校對、繕印、用印、登記、分發、立卷、歸檔等程序。

第十九條凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。

第二十條草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，直述不曲，文字精練，標點準確，篇幅力求簡短。

（三）機關各部門必須使用局統一印制的發文處理紙，并按要求在發文處理紙上填寫標題、發文代字、主送單位、抄送單位、份數、擬稿單位、擬稿人、日期、附件名稱、主題詞等。根據實際需要，標注文件的密級和緊急程度。如屬“請示”，應將聯系人和聯系電話標注在發文處理紙上。

凡發文處理紙上已寫明的內容，如發文字號、標題、日期、附件等，均不要在底稿上出現。

底稿頁面設置應符合《國家機關公文格式》的要求，即上邊距37mm，下邊距35mm，左邊距28mm，右邊距26mm。

（四）人名、地名、數字、引文述語要準確，做到前后一致。引用公文應當先引制發機關和標題，后引發文字號（并加上圓括號）。日期應當寫明具體的年、月、日，嚴禁用“05年”代替“2005年”等類似現象的發生。

（五）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（六）必須使用國家法定計量單位。

（七）用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。規范化簡稱因為已經約定俗成，不必注明。

（八）主送和抄送單位名稱要規范；全稱、簡稱要準確，在同一文件中繁簡應一致，隸屬關系和層次要分明；標點要準確，同一性質和級別的單位之間用頓號，其他用逗號或分號。

機構名稱規范：“水利部黃河水利委員會”規范簡稱為“黃委”，“黃河水利委員會河南黃河河務局”規范簡稱為“河南河務局”，“河南黃河河務局新鄉黃河河務局”規范簡稱為“新鄉河務局”，“新鄉黃河河務局長垣黃河河務局”規范簡稱為“長垣河務局”，嚴禁使用“省局”、“市局”、“縣局”的說法。

（九）供領導審簽發文的閱件要齊全，如，復文一般應有對方來文和與文件有關的其他資料。隨文印發的附件，要用全稱寫在附件欄內，兩個以上附件要分列序號。附件必須符合《國家機關公文格式》的要求，不得擅自裝訂成冊，封皮及內容應為普通a4復印紙，不允許使用硬紙。

第二十一條簽發文件

向上級的重要請示、報告和向下級單位部署全局性工作及其他重要文件，由主管領導審定，局長簽發；局長外出時，由主持工作的副局長簽發。其他文件由主管領導簽發。如單位一把手擔任非常設機構的主要負責人，相關業務的

文件則須由一把手簽發，主管領導審稿后在“會簽”欄填寫意見。

單位負責人簽發文件要認真負責，嚴格把關，簽署自己的意見、姓名和時間。

文稿一經簽發一般不再改動。發現個別誤差，由辦公室負責訂正。如需改變原意，須重新請示原簽發領導。

第二十二條公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

第二十三條草擬、修改和簽發公文，用筆用墨必須符合存檔要求（不得使用純蘭墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。

第二十四條不得在文稿裝訂線外書寫。領導批示文字和其他簽署意見的文字不得越過裝訂線。主辦人員應主動協助辦理。

第二十五條發文程序

（一）公文送領導簽發之前，由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定，是否需要與有關部門協商或會簽，文字表述，文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。

（二）發文程序：

主辦部門承辦人擬稿→部門負責人核稿→辦公室主任審核→局領導簽發→辦公室秘書核稿→打字室繕印（擬稿部門校稿）→辦公室蓋印→封發。每個環節都要由經手人簽字（電子公文運轉程序與此相同）。

（三）各部門必須按此程序辦理公文，不得直接將文件初稿送局領導簽發，嚴禁文件倒流。

（四）各部門送給局領導的書面報告、請示、文件、資料等，應由辦公室統一傳遞，各部門不得隨意自行送給局領導。

（五）繕印文件由文印人員按急緩程度辦理，其他人員不得自行要求打印或復印。嚴格控制文件印制數量，避免浪費。

（六）校對文件要認真、負責、全面，若因校對原因導致文件出現錯誤，應當追究校對人的責任。

（七）公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應當按程序復審。

（八）公文用印要嚴格按照審批權限規定，發現手續不完備或不符合辦文要求的應與辦文部門商量補辦或重辦，否則不予用印。印鑒管理人員要對公文格式內容進行核對，發現錯誤要及時返回文印室更正。用印要端正、清晰，按簽發數量用印，不得多蓋。

（九）分發前，分發人員要對公文作最后檢查，確認無誤后再分發。

第二十六條絕密件和注明不準復制的其他密件，未經制發單位批準，不得擅自復制。

第二十七條傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全，利用計算機、傳真機、電子郵件等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機、電子郵件傳輸。

第二十八條內部明電、便函、會議紀要由辦公室文印部門統一編號，各部門不得擅自編號，底稿交辦公室管理、歸檔。

第二十九條局屬單位上報局的公文一律一式7份。

第六章收文辦理

第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條需要辦理的公文，由辦公室根據內容和性質及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。

第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回辦公室并說明理由。

第三十三條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十四條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公室收文管理人員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

凡各類會議發放的、需要由我局執行、辦理的文件，在會議結束后，與會人員要及時送交辦公室簽收、運轉，不得私自存放，以免漏辦。

第七章公文歸檔

第三十五條公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。

第三十六條公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十七條案卷定期向檔案部門移交，個人不得保存

第八章公文管理

第三十八條公文由辦公室專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第三十九條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關的證明章。

 

;第四十條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第四十一條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人和相關業務部門負責人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文及涉密資料應當到指定場所由二人以上監銷，并做好登記，保證不丟失、不漏銷。

第四十二條部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第九章附則

第四十三條行政法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規定處理。

第四十四條公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。

第四十五條本辦法由局辦公室負責解釋。

第四十六條本辦法自發布之日起施行，其他有關機關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇2:工程建設指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規范化、制度化、科學化,并結合工程建設實際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時、準確、安全、保密。公文由辦公室統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規則

第三條行文要注重實效,少而精。可發可不發的公文不發,可長可短的公文要簡短。

第四條向上級機關行文,報送的公文應當主送一個上級機關;如需其他相關上級機關閱知,可以抄送。不得越級向上級機關行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應當同時抄送被越級的上級機關。報表、總結材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經處主要領導人審定后,方可報送上級機關或上級領導人。

第五條向上級機關請示問題,應一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他處室業務范圍時,應當經過協商并取得一致意見后上報。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,::領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文,有關領導和科室人員通過會議等渠道接收的公文,返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報。按其內容分別送有關領導和業務部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負責人按領導人分工或科室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領導閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關科室摘錄提要后送有關領導批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。對需貫徹執行的文件,要批示貫徹執行的具體方案與意見,對需辦理和答復的要注明承辦部門及承辦時限,經領導同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時發送有關業務科室或部門辦理。

(六)承辦。有關業務科室或部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按批示注明的時限辦結。未注明時限的一般公文應在7日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在當天退回辦公室并說明理由。

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導批示要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報。

第八條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負責撰擬文稿。重要文件應由部門負責人或處領導親自起草,或列出提綱、論點,由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭取時間。

草擬公文應當做到:

1、符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。

2、情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

4、結構層次序數,第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。

(二)審核。擬文科室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發。文稿應由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據、目的。在辦理過程中的發文文稿應做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點是:是否需要行文,有無行文依據,批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

文稿送審過

程中,擬稿人應當與核稿人保持聯系,以便及時說明情況。對內容比較簡單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應同擬稿人共同研究修改。

對內容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發

經會簽、審核后的文稿,由處主要負責同志或授權分管領導簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,::領導人一般不接收和簽收未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改動公文內容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復印件后,辦公室裝訂。附件應采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應在右下邊緣折疊對齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(九)分發傳遞。由辦公室負責封裝、郵寄,并分送公文交換站,機要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時,準確、安全、保密。

第九條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。工程項目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水,嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水,不得在文稿左側裝訂線外簽批和修改。

第十二條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復印件送領導批示。

第十三條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。其他機關人員需要查閱本機關公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經處領導批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負責解釋。

第十五條本辦法自印發之日施行。

篇3:某工程監理公司機關公文處理辦法

工程監理公司機關公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成:

(一)發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦機關應當排列在前;

(二)秘密公文應當分別標以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機密”,公文應當標明份數、序號,緊急公文應分別標明份數序號;還應分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發文字號,包括機關代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號;

(四)公文標題,應當準確簡要地概括公文的主要內容,并準確標明公文文種。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號;轉發文件時,在原文件標題前加轉發字樣;連續轉發可沿用原轉發標題,在正文中說明行文機關轉發過程;

(五)主送單位應用全稱或規范簡稱;

(六)公文如有附件,應當在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉發、印發、批轉件不作為附件處理;

(七)公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯合發文時,聯合發文機關應按順序加蓋印章;

(八)成文時間以領導人簽發的日期為準:聯合下文,以最后簽發機關領導人的簽發日期為準;

(九)上報的公文,應當按照上級機關的公文主題詞表標注主題詞。上報其他部門和下發的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標注。主題詞標注在抄送欄上左側,詞目之前要有適當的詞目間隔;

第二條公文用紙一般采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側裝訂,右下緣對齊;

第二章行文規則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機關各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機關行文;

第五條請示應逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應抄報越過的上級機關。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機關有權退回;

第六條“請示”應一文一事,只報一個主送機關,如需同時送其他機關,應用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機關。對一文數事的請示公文,收文機關有權退回重辦。除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導個人;

第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文,收文機關只按報告處理,不予答復;

第八條上行的公文必須按規定的份數報送。份數不足的,收文機關可要求發文機關補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報總公司的公文,屬于營運管理處職責范圍的(包括收費、養護、路政、稽查、中控等),直接報營運管理處,由營運管理處負責處理。需總公司領導批示的,由總公司辦公室送領導批閱。涉及財務方面的,要抄送總公司財務處。屬于總公司機關其他各處室職責范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀檢及行政事務等),主送有關處室的,直接送各有關處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領導批示或有關處室辦理;

第十條聯合上報的公文,主辦機關應當主動與有關部門協商一致,并交有關部門會簽;如有關方面意見不一致,應當在會簽欄如實反映;

第十一條減少重復行文。對需貫徹執行的上級行政機關公文,凡上級文件已有明確規定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復印件上加蓋復制單位或部門印章后下發。凡能面對面協商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應當不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文。有關領導和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報,按其內容分別送有關領導和業務部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領導按領導人分工或各部室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領導閱示。對需要多個部室承辦的公文,應明確一個部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。經領導現場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發送有關部門處理;

(六)承辦。有關業務部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按規定時限辦結,一般公文在15日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在2日內退回公司辦公室并說明理由;

下級機關請示上級機關或主管部門的公文,上級機關或主管部門應認真負責地研究,及時處理和答復。問題重大或協調處理復雜,不能按時辦結的,應主動將辦理情況告知呈報機關;

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室領導或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導同志要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領導或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報;

第十四條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭

指示,由辦公室或有關部室工作人員負責撰擬。

草擬公文應做到:

1.符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定;

2.情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅簡短;

3.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日;

4.結構層次序數,第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國家法定計量單位;

6.用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱;

(二)審核。擬文部室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發,各部門不得越級直送。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發。文頭為“安徽省高等級公路工程監理有限公司文件”的,由公司領導按工作分工簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,領導人一般不要接收和簽發未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦。繕印應按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改印公文內容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(八)分發。繕印好的公文由辦公室統一裝訂、分發、封裝。

(九)傳遞。報送總公司機關的文件,應送總公司公文交換站交換。對于急件、機要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準確、安全、保密。

第十五條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項目結束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水。嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水。不得在文稿左側裝訂線外簽批或修改。

第十八條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經公司領導或辦公室負責人批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。