物業管理公司公文處理辦法(六)

第一章總則

第一條為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規范化、制度化、科學化,制定本辦法。

第二條各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。

第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規以及公司的相關規定,確保公司秘密的安全。

第六條各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。

第七條各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。

第八條各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。

第二章公文種類

第九條各部門的公文種類主要有:

(一)命令(令)

適用于依照有關法律公布公司規章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關部門/項目及人員。

(二)決定

適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項,并要在公司內部以文件的形勢及下達。

(三)公告

適用于向企業內外宣布重要事項。

(四)通告

適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。

(五)通知

適用于公司批轉下級部門的公文、轉發上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執行的事項、任免人員。

(六)通報

適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

(七)報告

適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。

(八)請示

適用于向上級部門請求指示、批準。

(九)批復

適用于答復下級部門的請示事項。

(十)意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(十一)函

適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

(十二)會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文部門標識、發文字號、簽發人、標題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發部門和印發日期等部分組成。

(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

(三)發文部門標識應當使用發文部門全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦部門排列在前。

(四)發文字號應當包括部門代字、年份、序號。聯合行文,只標明主辦部門發文字號。

(五)上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發文部門。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。

(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發出的以外,應當加蓋印章。

(十)成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發部門負責人的簽發日期為準。電子版形式公文以發出日期為準。

(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。

(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級部門的要求標注主題詞。

(十三)抄送部門指除主送部門外需要執行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

(十四)文字從左至右橫寫、橫排。

第十一條公文中各組成部分的標識規則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執行。

第十二條公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm),左側裝訂。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。

第四章行文規則

第十三條行文應當確有必要,注重效用。

第十四條行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。

第十五條各部門依據本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。

第十六條同級部門、上級部門與下一級部門可以聯合行文;各部門之間、各項目之間可以聯合行文;

第十七條屬于部門職權范圍內的事務,應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經公司審批的事項,經公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經公司同意。

第十八條屬于主管部門職權范圍內的具體問題,應當直接報送主管部門處理。

第十九條部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。

第二十條向下級部門或者本系統的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。

第二十一條“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十二條除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第二十三條受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。

第五章發文辦理

第二十四條發文辦理指以本部門名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

第二十五條草擬公文應當做到:

>(一)符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等,要切實可行并加以說明。

(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。

(三)公文的文種應當根據行文目的、發文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。

(四)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。

(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

(六)結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

(七)應當使用國家法定計量單位。

(八)文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

(九)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

第二十六條擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協調或裁定。

第二十七條公文送負責人簽發前,應當由辦公室進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規定等。

第二十八條以本部門名義制發的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;以本部門名義制發的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。

第二十九條公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范等。

經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。

第六章收文辦理

第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。審核的重點是:是否應由本部門辦理;是否符合行文規則;內容是否符合公司的有關規定;涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽;文種使用、公文格式是否規范。

第三十二條經審核,對符合本辦法規定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文,應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文,經辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。

第三十三條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。

第三十四條收到上級部門下發或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。

第三十五條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協調,如仍不能取得一致,可以報請上級部門協調或裁定。

第三十六條審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。

第三十七條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。

第七章公文歸檔

第三十八條公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時整理(立卷)、歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十九條歸檔范圍內的公文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。

第四十條聯合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十一條本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。

第四十二條歸檔范圍內的公文應當確定保管期限,按照有關規定定期整理、存檔。

第四十三條擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章公文管理

第四十四條公司行政公文由行政部統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十五條行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。

第四十六條上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數和印發范圍。

第四十七條公開發布各部門公文,必須經發文部門批準。經批準公開發布的公文,同發文部門正式印發的公文具有同等效力。

第四十八條公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。

第四十九條公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。

第五十條不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經各部門/項目負責人批準,可以銷毀。

第五十一條銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應當進行登記。

第五十二條部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。

工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第九章附則

第五十三條公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。統一規定發布之前,各部門可以制定本部門或者本地區、本系統的試行規定。

第五十四條各部門對上級部門和本部門下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規定另行制定。

第五十五條本辦法自2013年3月1日起施行。

篇2:工程建設指揮部公文處理辦法

第一章總則

第一條為使公文處理工作規范化、制度化、科學化,并結合工程建設實際,特制定本辦法。

第二條公文處理必須做到及時、準確、安全、保密。公文由辦公室統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔。

第二章行文規則

第三條行文要注重實效,少而精。可發可不發的公文不發,可長可短的公文要簡短。

第四條向上級機關行文,報送的公文應當主送一個上級機關;如需其他相關上級機關閱知,可以抄送。不得越級向上級機關行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應當同時抄送被越級的上級機關。報表、總結材料、情況說明、特殊書信等各類文件須經處主要領導人審定后,方可報送上級機關或上級領導人。

第五條向上級機關請示問題,應一文一事,不在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他處室業務范圍時,應當經過協商并取得一致意見后上報。

第三章公文處理程序

第六條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第七條收文辦理

(一)簽收。收文一律由辦公室文秘收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,::領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文,有關領導和科室人員通過會議等渠道接收的公文,返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收。

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦。

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報。按其內容分別送有關領導和業務部門閱知。

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室負責人按領導人分工或科室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關科室辦理,并提出辦理時限,原件呈處領導閱示。對需要幾個科室承辦的公文,應明確一個科室牽頭。對篇幅較大的文件,可擬請有關科室摘錄提要后送有關領導批辦。

(五)批辦。辦公室按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。對需貫徹執行的文件,要批示貫徹執行的具體方案與意見,對需辦理和答復的要注明承辦部門及承辦時限,經領導同志批辦過的公文,要在來文登記簿上注明批送給某科室或部門,并及時發送有關業務科室或部門辦理。

(六)承辦。有關業務科室或部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按批示注明的時限辦結。未注明時限的一般公文應在7日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在當天退回辦公室并說明理由。

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室主任或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導批示要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況。

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位或部門,辦公室主任或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報。

第八條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭指示,由承辦科室或承辦人負責撰擬文稿。重要文件應由部門負責人或處領導親自起草,或列出提綱、論點,由熟悉情況的承辦人擬寫,以減少失誤,爭取時間。

草擬公文應當做到:

1、符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。

2、情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短。

3、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

4、結構層次序數,第一層為"一"、第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)"。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。

(二)審核。擬文科室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發。文稿應由撰稿人親自送審,并說明擬文因由、依據、目的。在辦理過程中的發文文稿應做好保密工作,不得交由施工單位等外單位人員送審、傳閱。

審核的重點是:是否需要行文,有無行文依據,批件是否返還辦公室,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

文稿送審過

程中,擬稿人應當與核稿人保持聯系,以便及時說明情況。對內容比較簡單,文字修改不大的,可由文秘人員修改,對重要件、急件或有重大問題要修改的,應同擬稿人共同研究修改。

對內容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分開行文的,文秘人員提出處理意見后,可退回擬稿科室。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文處室清稿后(并將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發

經會簽、審核后的文稿,由處主要負責同志或授權分管領導簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,::領導人一般不接收和簽收未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦,繕印應按照緩急度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改動公文內容。

(七)裝訂。由承辦部門提供附件復印件后,辦公室裝訂。附件應采用16開型紙張,圖紙等A3型的附件應在右下邊緣折疊對齊。

(八)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(九)分發傳遞。由辦公室負責封裝、郵寄,并分送公文交換站,機要文件不得通過公文交換站交換,傳遞公文必須及時,準確、安全、保密。

第九條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。工程項目竣工后,送總公司辦公室檔案室歸檔。

第十條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失,不漏銷。

第十一條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆。使用符合存檔要求的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水,嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水,不得在文稿左側裝訂線外簽批和修改。

第十二條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理,因傳真件不能長期保存,凡需存檔的,須用復印件送領導批示。

第十三條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。其他機關人員需要查閱本機關公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經處領導批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。

第四章附則

第十四條本辦法由辦公室負責解釋。

第十五條本辦法自印發之日施行。

篇3:某工程監理公司機關公文處理辦法

工程監理公司機關公文處理辦法

第一章公文格式

第一條公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成:

(一)發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱;聯合行文,主辦機關應當排列在前;

(二)秘密公文應當分別標以“絕密”、“秘密”、“絕密”、“機密”,公文應當標明份數、序號,緊急公文應分別標明份數序號;還應分別標明“特急”、“急件”;緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)發文字號,包括機關代字、年份、序號。年份須使用方括號。聯合行文,只標明主辦機關發文字號;

(四)公文標題,應當準確簡要地概括公文的主要內容,并準確標明公文文種。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號;轉發文件時,在原文件標題前加轉發字樣;連續轉發可沿用原轉發標題,在正文中說明行文機關轉發過程;

(五)主送單位應用全稱或規范簡稱;

(六)公文如有附件,應當在正文之后,成文時間之前附件順序和名稱。報送、轉發、印發、批轉件不作為附件處理;

(七)公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯合發文時,聯合發文機關應按順序加蓋印章;

(八)成文時間以領導人簽發的日期為準:聯合下文,以最后簽發機關領導人的簽發日期為準;

(九)上報的公文,應當按照上級機關的公文主題詞表標注主題詞。上報其他部門和下發的公文,原則上按照交通部公文主題詞表標注。主題詞標注在抄送欄上左側,詞目之前要有適當的詞目間隔;

第二條公文用紙一般采用國際標準A4型(長297毫米、寬210毫米)。左側裝訂,右下緣對齊;

第二章行文規則

第三條本公司的行文范圍,上行文指對省高速公路總公司及總公司各部門;平行文指對同級各單位;下行文指對直屬各部室及各項目部。如因特殊情況需要超越上述范圍行文,可按特例處理;

第四條公司機關各部室之間不得互相行文。公司各部室不得以本單位名義向公司以外的上級機關行文;

第五條請示應逐級上報,無特殊情況不得越級請示。必須越級請示時,應抄報越過的上級機關。對越級請示的公文,除特殊情況外,收文機關有權退回;

第六條“請示”應一文一事,只報一個主送機關,如需同時送其他機關,應用抄報或抄送形式,但不得同時抄送下級機關。對一文數事的請示公文,收文機關有權退回重辦。除領導直接交辦的事項外,請示不得直接送領導個人;

第七條“報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示的公文,收文機關只按報告處理,不予答復;

第八條上行的公文必須按規定的份數報送。份數不足的,收文機關可要求發文機關補足或退回重報。上報省高速公路總公司的文件不得少于2份,直屬各單位上報公司的文件不得少于2份;

第九條公司上報總公司的公文,屬于營運管理處職責范圍的(包括收費、養護、路政、稽查、中控等),直接報營運管理處,由營運管理處負責處理。需總公司領導批示的,由總公司辦公室送領導批閱。涉及財務方面的,要抄送總公司財務處。屬于總公司機關其他各處室職責范圍的(包括黨建、組織、人事、勞資、紀檢及行政事務等),主送有關處室的,直接送各有關處室。主送總公司的,直接送總公司辦公室,由總公司辦公室送領導批示或有關處室辦理;

第十條聯合上報的公文,主辦機關應當主動與有關部門協商一致,并交有關部門會簽;如有關方面意見不一致,應當在會簽欄如實反映;

第十一條減少重復行文。對需貫徹執行的上級行政機關公文,凡上級文件已有明確規定,本級無需再作具體要求的,可以不行文,而將原文翻印,在復印件上加蓋復制單位或部門印章后下發。凡能面對面協商解決的問題以及可以口頭、電話請示、報告的問題,應當不行文;

第三章公文辦理

第十二條公文辦理分收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括簽收、登記、發文、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、分發、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序;

第十三條收文辦理:

(一)簽收。收文一律由辦公室收發人員簽收,按程序辦理。除領導同志直接交辦的事項外,不得將公文直接報送領導同志個人,領導同志不受理未經文秘收發人員簽收的公文。有關領導和各部室人員通過會議等渠道接收的公文。返回單位后,應及時送交辦公室文秘收發人員簽收;

(二)登記。簽收的公文,由文秘收發人員逐件拆封核查,分類登記。登記時,要注意區分急件與平件,注意區分辦件、閱件、簡報,避免該辦的文件漏辦;

(三)分發。對不需辦理的閱件和簡報,按其內容分別送有關領導和業務部門閱知;

(四)擬辦。需要辦理的公文,由辦公室領導按領導人分工或各部室職權范圍提出擬辦或批辦意見。擬辦意見應力求準確、可行。對緊急公文,由辦公室復印后,直接批給有關部室辦理,并提出辦理時限,原件呈公司領導閱示。對需要多個部室承辦的公文,應明確一個部牽頭;

(五)批辦。文秘人員按照擬辦意見及時將公文分送有關領導批辦。經領導現場批辦過的公文,要在來文登記簿上批送給某一部門,并發送有關部門處理;

(六)承辦。有關業務部門接到交辦的公文,應抓緊辦理,并貫徹急事急辦、特事特辦的原則。緊急公文應按規定時限辦結,一般公文在15日內辦結,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或不適宜本部門辦理的,應在2日內退回公司辦公室并說明理由;

下級機關請示上級機關或主管部門的公文,上級機關或主管部門應認真負責地研究,及時處理和答復。問題重大或協調處理復雜,不能按時辦結的,應主動將辦理情況告知呈報機關;

(七)催辦。公文處理應建立催、查辦制度。由辦公室文秘部門簽收、登記后分辦或送領導批辦的公文,由辦公室領導或秘書催辦。一般公文由辦公室每半月催辦一次,緊急公文要做到跟蹤催辦,重要公文及領導同志要求限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理情況。催辦過程要及時記錄,并根據催辦記錄,每月通報一次公文辦理情況;

(八)查辦。查辦是催辦的繼續和深入。對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的部門,辦公室領導或秘書可直接登門查辦,將查辦結果予以通報;

第十四條發文辦理:

(一)擬稿。應根據領導批示或口頭

指示,由辦公室或有關部室工作人員負責撰擬。

草擬公文應做到:

1.符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定;

2.情況確實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅簡短;

3.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日;

4.結構層次序數,第一層為“一”,第二層“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”;

5.必須使用國家法定計量單位;

6.用詞用字準確、規范。文內使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱;

(二)審核。擬文部室負責人負責初審,辦公室分管文秘工作的負責人或秘書負責終審,并送有關領導簽發,各部門不得越級直送。審核的重點是:是否需要行文,是否符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定,是否與有關部門協商、會簽、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合規定。

經過終審的文稿,如內容改動較大、層次勾劃較亂、辨認困難、不符合歸檔要求的,由擬文部室清稿后(交將原稿附后)再送領導簽發。

(三)簽發。文頭為“安徽省高等級公路工程監理有限公司文件”的,由公司領導按工作分工簽發。

審批公文,主批人應當簽署明確意見,并寫上姓名和審批的年、月、日。其他審批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,領導人一般不要接收和簽發未經辦公室審核的公文。

(四)登記。文稿經領導簽發后,由辦公室文秘收發人員統一編制發文字號、確定印制份數以及對不符合公文格式規定的文稿作技術處理,并寫明主題詞。

(五)繕印。由辦公室文印人員承辦。繕印應按照緩急程度排列,一般不超過2天。急件應立即承印。

(六)校對。由擬稿人校對,重要公文要做到三校付印。未經簽發人或終審人同意,不得擅自改印公文內容。

(七)用印。由辦公室文秘人員負責用印。

(八)分發。繕印好的公文由辦公室統一裝訂、分發、封裝。

(九)傳遞。報送總公司機關的文件,應送總公司公文交換站交換。對于急件、機要件不得通過公文交換站交換。傳遞公文必須及時、準確、安全、保密。

第十五條立卷。根據《中華人民共和國檔案法》有關規定對具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等進行分類整理立卷。

歸檔。按歸檔范圍和要求進行歸檔并確定保管期限。每年6月30日前,公司辦公室將需要立卷歸檔的公文、材料整理結束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人員整理、立卷、歸檔,待此工程項目結束后,公司檔案室歸檔。

第十六條銷毀。對沒有歸檔和存查價值的多余文件,經鑒別清點后,由文秘收發人員集中管理、定期銷毀。銷毀標密級的公文,應登記造冊,由2人監銷,確保不丟失、不漏銷。

第十七條草擬、修改和簽批公文,必須使用鋼筆或毛筆。使用符合存檔的黑墨水、碳素墨水或藍黑墨水。嚴禁使用各色鉛筆、圓珠筆、彩色水筆、純藍墨水或紅墨水。不得在文稿左側裝訂線外簽批或修改。

第十八條經領導批準,可以采用傳真方式行文,按正式公文傳遞、辦理或保存。

第十九條機關工作人員查閱檔案必須經本機關文秘人員同意,并做好登記。查閱一般公文案卷,可由文秘部門指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷,需經公司領導或辦公室負責人批準,并做好登記。公文案卷禁止外借。