一.跟單:

1.制作合同:客戶下單以后,核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致,總金額是否正確,如正確,將資料輸入外貿專家軟件里做出口合同給客戶確認,如是做T/T30%,并讓其安排打訂金,待定金到帳后,再下購貨合同給工廠進行生產,如果是做100%前T/T,則可直接安排生產。無論是在做出口合同或購貨合同,一定要特別注意產品描述,數量,價格,總金額,付款方式,交貨期與工廠方面協調好,以免以后趕不交期。下購貨合同到工廠后,要求工廠負責人簽回,存檔留底,如可以,可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以后安排訂艙拼柜事宜。

2.商檢:需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢,則提供商檢資料給工廠,包括外銷合同,裝箱單,發票。大概兩三天后,工廠在向當地商檢局申請辦好商檢后,傳真換證憑條給你,留存以便日后安排報關。換證憑條只顯示實際報關商品的第一項商品及報關總金額,有效期一般為三個月,實際報關金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次,不可重復使用。

3.辦理C/O或FormA:看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或FormA。FormA是普惠制產地證書,目前給予我國普惠制待遇的國家共36個,可以享受減免關稅待遇。C/O是一般性原產地證書,只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理,而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證,基本程序都是先在網上制作好資料(包括合同,發票,裝箱單等)后再發過去,待機器檢查合格后再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領取單證了。

4.驗貨訂艙:經常注意工廠訂單生產進度,在交貨期前十多天,詢問工廠是否可以按時交貨,如可以,準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后,向貨代訂艙。如是客戶指定貨代,則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員,訂艙單上要填好發貨人,收貨人,通知人,發貨港,目的港,柜型,箱數,產品名稱,毛重,體積等,讓其代為訂艙。兩三天后,貨代訂好艙后會傳真進倉單給你,注意進倉單上面的截柜時間,截補料時間,傳真給工廠,讓工廠按上面注明的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜,則需填好拖柜委托書,上面注明柜型,拖柜時間,裝貨地址,工廠聯系人,聯系電話等,與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。

5.報關:訂好艙后在文件補料時間至少三天以前,填寫報關資料寄給報關行或讓貨代幫忙報關。報關資料包括:外銷合同,裝箱單,發票,報關單,核銷單(注意核銷單在寄給報關行或貨代前,必須先向商檢局備案),報檢委托書,換證憑條,C/O或FormA等。

6.拿單:貨物報好關,進入倉庫后,及時出提單補料給貨代,并與其核對提單草本。船開后兩三天內,貨代會列出費用清單來,包括文件費,AMS費用,清關費,操作費等。安排工廠付款,并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后,就可以向其拿正本提單了,一般貨代公司不寄提單,要公司派人去取,如公司沒有人手,也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放,出提單電放申請,蓋上公司章,簽名傳真給貨代,記得讓貨代傳真提單副本給你,以備公司留底存檔。

7.通知客戶:貨物開船后,發郵件通知客戶船名,開船日期等等,以便讓其及時購買保險。

8.催款寄單:拿到提單正本后,掃描復印件電郵給客戶,催其付清余款?？蛻糌浛畹綆ず?再寄正本提單,裝箱單(數據應與提單上一致),發票給客戶,在發票裝箱單上寫明柜號,封條號及發票號,雖然不太重要,但我覺得寫上還是比較好。

9.退稅:在報關后一個月后,報關行或貨代會將報關底聯及核銷單退稅聯退還給你,拿上這些單據與銀行傳過來的核銷水單就可向外匯局辦理退稅了。

注意:

1.有些產品比較工藝比較復雜,在生產前可以要求工廠打產前樣,或為了控制質量,在出貨前要求工廠出具船前樣。

2.跟單工作是需要很細心跟耐心的,時時刻刻注意工廠的生產進度,及時安排船期,在制作各種單證時,一定要特別小心,所有單據都很重要,一定要檢查檢查再檢查才行,我就會經常出錯,不過慶幸還沒給公司造成損失,都是及時發現了。我覺得如果不急的單證,可以自己事先準備好,在拿出去前再仔細檢查一遍,就可以避免不少錯誤?？梢悦扛粢欢螘r間對自己的工作總結一下,有哪些貨要出,哪天要準備哪些文件,哪些樣品在打樣,哪些事情要回客戶等等。

二.客戶來樣工作程序:

收到客戶要求打樣的新產品時,首先拍照存檔,在樣品上做好標簽,注明幾月幾號哪個客戶寄樣,以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠,要求其打樣。如是比較重要的樣品,還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。

三.寄樣工作程序:

工廠打好樣品后,根據實際情況,自己留樣一份或拍照存檔,以便日后與客戶商討。包裝樣品時特別注意包裝盒不要過大,量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔(以方便后與快遞公司核對月結清單)。易碎物品在外箱上貼上易碎標志,或為防止快遞人員弄錯,可自己再用白紙打上發件人收件人聯系電話,地址貼在外箱上。自己也須做好記錄,寄給誰,寄與目的,所寄物品,快遞單號等等,以便日后查詢。樣品寄出后,寫郵件通知客人所寄物品,快遞追蹤單號等。

篇2:詳細版跟單員工作流程

詳細的跟單員工作流程

1、跟單員工作的重要性主要表現在:①跟單員需要面對客戶、面對訂單開展工作。②跟單員是企業與市場、業務員與客戶之間聯系的紐帶。③隨著商品市場的多樣化、小批量化譯介節奏的加快,其工作質量的好壞直接影響公司的服務品質和企業形象。④跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的工作:對外要有業務員的素質,對內要有生產管理的能力。

2、所謂“跟單員”是指在企業運作過程中,以客戶訂單為依據,跟蹤產品(或服務)運作流向的專職人員,是企業內各部門之間及企業與客戶之間相互聯系的中心樞紐。

3、廣義跟單員:廠長、總經理,以及所有圍繞著訂單去工作、對出貨交期負責的人,都是跟單員。

4、業務跟單:嚴格來說應該叫“業務跟進”,就是對準客戶(即對本公司服務或產品有購買或享用意向的人群)進行跟進,以締結業務合同為目標的一系列活動。

5、生產跟單:對已接的客戶訂單進行成品出貨送達客戶前的生產進度、貨運報關跟進,以確保如期出貨搭上運輸器為目標。

6、在小公司:跟單員就是內勤業務員(或叫業務主管)、生產計劃員(或計劃主管)、物控員(物控主管)、采購員(或采購主管)。

7、跟單員的特性:動態性、核心性、抽象性、積累性、綜合性、跨越性。

8、主導性的你:心中不妨把別人看成是自己的部下,你不做我做,結果導向對最終結果負責,以整件事的成敗論英雄,對別人的不配合負責,沒有理由可講。

9、跟單員的成功模式:基礎值:穩定、可靠;必然、必然性;增長的必然性;投資性:長線“投資”;積累而勢不可擋;穩步發展:志在必取;99%的勤奮:扼住命運的咽喉。

10、成功的跟單員應可扮演及具備以下角色或能力:①談判者;②與工程人員共事的能力;③絕佳人際關系處理能力;

11、客戶落單方式主要有電話(口頭)、傳真、E-mail三種方式。確認產品名稱規格、數量、單價、金額、交期、交貨方式、單價條款、付款方式、包裝要求。

12、客戶的包裝資料一般包括內包裝、外包裝、標簽、說明書。

13、付款方式有T/T(電匯)、L/C(信用證)、D/P(付款交單)、D/A(承兌交單)。

14、工廠《裝箱單》的制作:制作《裝箱單》首先應明確此次出貨產品的品名規格、數量、箱數、凈重、毛重、包裝尺寸、體積、箱號、麥頭。

15、貨柜規格的選擇:現普遍使用的有6米柜、12米柜,還有加高12米柜。最好的方法就是根據貨柜的內尺寸,結合紙箱的尺寸,構想貨柜里的不同擺放方式,看一個貨柜到底能裝多少箱的貨物。

16、審單需做以下幾點:品名規格、單價金額、數量、交期、付款方式、包裝方式、出貨方式。

17、網印就是OEM產品,需按客戶要求網印客戶品牌或技術參數在產品上。

18、船樣就是完整包裝的產品樣品,可以發貨上船的程度。

19、出貨單由行銷部開立,有會計聯、營銷聯、資材聯、保安聯。

20、貨出工廠后,有部分不良產品,客戶投訴,退回的產品,需寫《退貨單》給倉庫作收貨的憑證。再寫《客戶抱怨處理單》給質保部討論,是何種原因,如何避免此類現象的發生作出總結。

21、評審內容:①技術開發部評審產品的技術性能安全及工藝、包裝要求,明確是否需要進行產品開發,增設相應的模、夾、量具及設備,并制定出相應的《產品物料清單》與產品工藝要求應按評審規定的時間下發到相關部門。②品管部評審產品所需的檢測能力、品質控制能力,是否需要編制《質量計劃》,如需編制《質量計劃》應在評審時確定《質量計劃》發放到相應部門。③采購部評審訂貨產品的所需的原材料、外購件、外協件的采購能力。④制造部評審產品的交貨期、交貨數量及生產能力。

22、制造企業五大職能要素:銷售管理;生產管理;財務管理;人事管理;物料管理。

23、制造企業生產的兩種類型:需求計劃型;訂單生產型。

24、生管工作特點:1、提前計劃性:要有“趕鴨子上架”的雷厲風行的習慣;不求完美逐漸確定,敢于調整自己的計劃;有的計劃早做與晚做的工作量都是一樣的,我們及早去做就是很合算的。2、準確及時性。3、全面完整性。

25、生產能力(簡稱產能)是指生產設備在一定的時間內所能生產的產品數量,產能統稱以標準直接工時為單位。

26、制定生產計劃應遵循的原則及要考慮的因素:交貨期先后原則;客戶分類原則;產能平?原則;工藝流程原則;工作部門因素;時間因素。

27、物控目標:適時;適質;適量;適價;適地。

28、常見的規定采購要求的文件:采購合同;圖樣;標準;樣板;技術協定書。

29、采購主管的三把伙:抓采購進度跟蹤表;抓供應商資料表;抓物料庫存金額檢討表。

30、收料流程:貨物驗收,應做到進出驗收,品質第一。貨物的驗收工作,是做好倉庫管理的基礎。一般來說,倉庫貨物的驗收主要包括四個方面:品名、規格;數量;品質;憑據。

31、、產品交貨條件一般有:FOB船上交貨(指定起運地點)、FOR鐵路交貨(指定起運地點)、FOT貨車交貨(指定起運地點)、自提(供方廠區交貨),供方承擔的奉賢和費用到指定的交貨點為止。

32、物料管理技巧:定量包裝;區別建卡;流水帳。

33、生產部管理基本目標:工時降低;損耗降低;輔料降低。

34、制定工時標準的方法:用馬表(秒表)測量中等程度作業人員在各環節工作中的時間耗用量并記錄下來匯總合計即得;用現有平均生產水平為標準推算;通過分組比賽評獎去獲得較高的生產率水平然后再來推算出工時標準。

35、推行5S運動(整理、整頓、清掃、清潔、素養),因為它是養成(好習慣),屏棄(草率),建立(講究)的基礎工程,也是做好品管工作,提高工作效率,降低生產成本的先決條件。工作有條不紊、一絲不茍、管理落實到位才是5S的精義。

36、在工廠里,檢驗制度通常包括:進料檢驗IQC;制程檢驗IPQC;最終檢驗FQC;出貨檢驗OQC;品質稽核QA。

37、ISO9000的原意是“質量保證體系”――也就是提供了一種企業用以保證其產品或服務質量的管理的要點、原則、規范等,它要求一個企業必須有哪些制度、哪些記錄、哪些工作指南等等最后去“保證質量”。而實際上,由于企業管理是一個完整、聯系的整體,于是從質量保證這一條主線上所展開的管理體系,卻恰恰對整個企業的管理起到非同尋常的作用。ISO9000=“質量保證體系”+科學的管理體系+科學管理指南

38、成品入庫單既是成品庫存管理之入庫憑據(成品一旦入庫,成品倉

權責人員即有責任對其未來去向要有交代),同時也作為制造(組裝)計件工資計算之依據,有成品倉敢認帳收到成品,可保產品正確無誤。

39、成品出貨單是成品倉權責人員對其入庫成品之去向的交代,為確保去向之合理明確,成品出貨單之客戶代碼/名稱不得為空,否則系統將不予確認和接受;成品出貨單是客戶方面應收款之依據,因此,客戶代碼/名稱只能從系統中選擇而不能由作業人員臨時輸入,因為貨款是否可以收回,不是倉管員的權責范圍,故客戶之登錄(以供此處選擇)須經總經理簽核。

40、采購工作有兩個日常動態數據處理大項:一是按訂單展開計算物料的需求量(這就是人們常說的MRP――物料需求計劃);二是由收貨信息轉換為物料的進度跟蹤。

41、企業管理電腦化進程內容:基于局域網下的資源共享;國際規范化管理信息系統MIS導入;基于Internet平臺及電子商務環境下的ERP系統導入。

42、軟件設計指導思想是面對企業管理實際,以國際規范化管理為樣板將其規范化、標準化,然后通過專案開發,將其管理納入電腦管理系統。

43、在工廠管理中,有如下幾種力量會阻礙形成良好的資訊傳遞習慣:工作中懶惰的習慣;對良好資訊傳遞的重要性不以為然的無知;流氓習氣者有意識的資訊阻礙和資訊獨占以達成和保持自己的壟斷和“權威”地位;心胸狹隘者下意識的資訊阻礙和資訊獨占以達成和保持對別人的排斥和對自己的保護。

44、表格化的妙處:立體化地傳遞信息;整體性、完整性;作者、讀者均可享有俯瞰之勢、信息交流空間充滿人類智慧的靈光、讀者可以輕松而高效率地閱讀――世界因此而更美麗。

45、合作溝通的基本原則:自信;助人;友善;熱忱;關切。

46、溝通管理重要性:人際之間借著溝通傳達信息,在企業里,企業猶如一部大機器,良好的溝通就像潤滑劑,企業這部大機器就能快速運轉。主管與部屬之間如缺乏良好的溝通,輕者打擊士氣,造成部門效率低落,重者相互之間形成敵意。①管理人員應塑造自己的管理威信。②尊重組織倫理。③布建溝通管道。④建立工作感情。

47、貿易術語又稱貿易條件、價格術語或價格――交貨條件,它說明價格的構成及買賣雙方有關風險、費用和責任的劃分,以確定買賣雙方在交貨和接貨過程中應盡的義務。

48、當進口財貨是要課稅時,則有良種稅率可以適用:從價稅、從量稅或復合稅,從價稅是最常用的進口稅。

49、合同中的商品檢驗條款:①以離岸品質、數量為準。這種規定方法的基本涵義是貨物在出口方裝運前進行檢驗,取得的檢驗證書作為最后依據,貨物到達進口國后的檢驗不能作為提出異議的依據。②以到岸品質、數量為準。這種規定方法的基本涵義是貨物到達進口國卸船后的檢驗證書作為最后的機遇,裝運前的證書不具效力。③以裝運地的商品檢驗證書作為議付依據,貨到目的地后,買方有復驗權。這種規定方法的基本涵義是同時承認進出口雙方的檢驗證書的效力,因此比較公平。

50、提單是海上貨物運輸合同的證明。①提單是承運人或其代理人收到貨物的收據。②提單是承運人憑以交付貨物的具有物權特性的憑證。

51、貿易合同的形式,可采用正式的合同、確認書,也可采用協議、備忘錄等各種形式。確認書的內容比合同簡單一些,一般只包括主要的交易條件。其中,由賣方出具的確認書稱為“銷售確認書”;由買方出具的確認書稱為“購貨確認書”。

52、目前銷售包裝上常使用物品條碼標志:UPC,EAN。

53、押匯又稱買單結匯,是指議付行在審單無誤的情況下,按信用證條款買入受益人(出口方)的匯標和單據,從票面金額中扣除從議付日到估計收到票款之日的利息及手續費,將余款按議付日外匯牌價折成人民幣,撥付外貿公司。

54、匯付的方式:電匯T/T;信匯M/T;票匯D/D。

55、信用證業務的特點,信用證是目前使用最為廣泛的支付方式,它有三個特點:銀行信用;信用證是一種自足的文件;信用證業務是“單據買賣”。

56、管理是指利用擁有的資源,建立過程控制,完成增加價值的轉換(或稱產生新的價值)過程。資源包括人員、資金、設備、技術、方法、情報及時間。

57、效率――管理的極其重要的組成部分,它是指輸入與輸出的關系。對于給定的輸入,如果你能獲得更多的輸出,你就提高了效率。管理就是要使資源成本最小化。效果――當管理者實現了組織的目標,我們就說他們是效果的。因此,效率涉及是活動方式,而效果涉及的是活動的結果。

58、等級鏈――從最高層管理到最低層管理的直線取權代表了一個等級鏈,信息應當按等級鏈傳遞。

59、管理者的五個必要條件:掌握處理工作的相關知識;熟知植物責任的相關知識;改善的技能;教育技能;處理人際關系的技能。

60、管理溝通的四個滿意:與上級溝通;與下級溝通;與前后關聯部門同事溝通;與自己溝通。

61、下達命令的三大原則:明確具體;確認了解程度;激發部屬執行意愿。

篇3:企業生產跟單工作流程

企業生產跟單流程

1、下達生產通知書

生產跟單員接到客戶訂單后,應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱,規格型號,數量,包裝要求,交貨期等。

2、分析生產能力

生產通知單下達后,生產跟單員要分析企業的生產能力。能否按期,按質地交貨。如不能應采取什么措施要不要外包

3、制定生產計劃

生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。生產跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。

4、跟蹤生產進度

①生產進度控制流程;

②生產進度控制作業程序;

③生產進度控制重點;

實際進度與計劃進度發生差異通常有以下七點原因:

Ⅰ原計劃錯誤;

Ⅱ機器設備有故障;

Ⅲ材料沒跟上;

Ⅳ不良率和報廢率過高;

Ⅴ臨時工作或特急訂單的影響;

Ⅵ前制程延誤的累積;

Ⅶ員工工作情緒低落,缺勤或流動率高。

④跟蹤生產進度的表單:生產日報表;生產進度差異分析表;生產進度控制表;生產異常處理表;生產線進度跟蹤表。

5、交期延誤

如是工廠原因,要通知客戶,取得同意后方可出貨。如不同意,一是協商,我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6、訂單的更改問題

客戶對已下的訂單因市場變化會有更改,有數量上的(或增加,或減少)。有包裝上的(彩印,或白合),有交期的變更(或提前,或推遲)。接到客戶要求變更,首先要看改什么能否接收如我們的貨已生產的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如還沒按排,問題不大。如已按排了部份,要進行協商。比如數量要減,我們已按原數量采購了材料,通用的問題不大。但如是專用的,客戶要承擔部份費用。如果要更改交期:如要提前,我們要根據實際情況說;如要推遲,時間短,問題不大,但如要延遲很長,那倉庫管理費用,損耗費要承擔。