外貿跟單剛剛起步,發現的確很不容易,每天機械式的重復著工作有點讓人灰心,不過貌似很多人都這么過來的,只要堅持總會得到回報。

外貿跟單流程:與客戶聯系談判簽約--->對客戶OEM合約--->配合設計部,校對文字--->詳細填寫產品結構表--->傳真至廠長辦公室--->產品結構表,包裝配置表傳真至采購部--->產品結構表傳真至技術部參考--->回傳至外貿部存檔--->工廠及財務各部門審單--->外貿部跟進生產進度--->將生產進度表傳真給客戶方--->填寫驗貨通知單并傳真--->驗貨完畢出貨,出單證-->整單完畢

第一步:與客戶聯系談判簽約。對客戶要求的產品物料包裝等各方面內容細節進行整理,形成條理清晰的中英文合約。見附件1(中文銷售合同)和附件2(英文銷售合同)。

第二步:對客戶OEM合約,或者特別要求的,或者其它需要改動的產品形成詳細的備注表。內容一般包括:客戶信息,貨號,貨名,規格,數量,單位,CBM,單價,金額,物料顏色,物料香型,交貨地址,交貨期,付款方式,瓶體及紙盒設計,產品防護需要達到的程度,外包裝情況(紙箱是否打包帶,生產日期和有效期噴碼內容),內包裝的保護(是否需要墊板,海綿)以及合約簽訂地點,時間,合約號碼,交貨地點,裝運碼頭,嘜頭,保險,仲裁條款和特別條款等。

第三步:配合設計部,校對文字。由外貿部在2-3天內獨立形成書面內容,交由設計部設計,設計部簽收,一般要求在交貨期前15日設計出來交由印刷廠制版印刷。

第四步:根據合約及生產備注表所要求,詳細填寫產品結構表,包裝配置表。

第五步:產品結構表,包裝配置表填寫無誤后,傳真至廠長辦公室,注明確切交貨日期,以保證發貨期。

第六步:產品結構表,包裝配置表傳真至采購部以備采購。

第七步:產品結構表傳真至技術部參考。如客戶有特殊要求(配方/香型/物料顏色/包裝圖樣),由技術部根據客戶所要求提供產品成分表,添加量百分比,產品特點,使用方法,注意事項以供客戶備用。

第八步:工廠辦公室/采購部/技術部在收到產品結構表后確認無誤,簽名,回傳至外貿部存檔。

第九步:工廠及財務各部門審單,確定外箱情況(規格,噴碼,是否打包帶),包裝及內容物,采購,生產灌裝。

第十步:外貿部跟進生產進度,形成書面生產進度表,由工廠如實填寫,保證發貨期。在部分已生產貨物中,工廠提供船頭板,由外貿部寄給客戶確認,并保留郵寄單據。見附件5(生產進度表)

第十一步:將生產進度表傳真給客戶方,敦促客戶提前匯款。

第十二步:生產完成,填寫驗貨通知單并且傳真給客戶準備驗貨。如需要特別認證或由驗貨機構驗貨,則驗貨通知單提前3日通知認證機構或驗貨機構。

第十三步:驗貨完畢,驗貨報告備傳真客戶結收貨款,出貨,出單證,整單結束。

篇2:詳細版跟單員工作流程

詳細的跟單員工作流程

1、跟單員工作的重要性主要表現在:①跟單員需要面對客戶、面對訂單開展工作。②跟單員是企業與市場、業務員與客戶之間聯系的紐帶。③隨著商品市場的多樣化、小批量化譯介節奏的加快,其工作質量的好壞直接影響公司的服務品質和企業形象。④跟單員工作是一項非?！熬C合性”和“邊緣性”的工作:對外要有業務員的素質,對內要有生產管理的能力。

2、所謂“跟單員”是指在企業運作過程中,以客戶訂單為依據,跟蹤產品(或服務)運作流向的專職人員,是企業內各部門之間及企業與客戶之間相互聯系的中心樞紐。

3、廣義跟單員:廠長、總經理,以及所有圍繞著訂單去工作、對出貨交期負責的人,都是跟單員。

4、業務跟單:嚴格來說應該叫“業務跟進”,就是對準客戶(即對本公司服務或產品有購買或享用意向的人群)進行跟進,以締結業務合同為目標的一系列活動。

5、生產跟單:對已接的客戶訂單進行成品出貨送達客戶前的生產進度、貨運報關跟進,以確保如期出貨搭上運輸器為目標。

6、在小公司:跟單員就是內勤業務員(或叫業務主管)、生產計劃員(或計劃主管)、物控員(物控主管)、采購員(或采購主管)。

7、跟單員的特性:動態性、核心性、抽象性、積累性、綜合性、跨越性。

8、主導性的你:心中不妨把別人看成是自己的部下,你不做我做,結果導向對最終結果負責,以整件事的成敗論英雄,對別人的不配合負責,沒有理由可講。

9、跟單員的成功模式:基礎值:穩定、可靠;必然、必然性;增長的必然性;投資性:長線“投資”;積累而勢不可擋;穩步發展:志在必取;99%的勤奮:扼住命運的咽喉。

10、成功的跟單員應可扮演及具備以下角色或能力:①談判者;②與工程人員共事的能力;③絕佳人際關系處理能力;

11、客戶落單方式主要有電話(口頭)、傳真、E-mail三種方式。確認產品名稱規格、數量、單價、金額、交期、交貨方式、單價條款、付款方式、包裝要求。

12、客戶的包裝資料一般包括內包裝、外包裝、標簽、說明書。

13、付款方式有T/T(電匯)、L/C(信用證)、D/P(付款交單)、D/A(承兌交單)。

14、工廠《裝箱單》的制作:制作《裝箱單》首先應明確此次出貨產品的品名規格、數量、箱數、凈重、毛重、包裝尺寸、體積、箱號、麥頭。

15、貨柜規格的選擇:現普遍使用的有6米柜、12米柜,還有加高12米柜。最好的方法就是根據貨柜的內尺寸,結合紙箱的尺寸,構想貨柜里的不同擺放方式,看一個貨柜到底能裝多少箱的貨物。

16、審單需做以下幾點:品名規格、單價金額、數量、交期、付款方式、包裝方式、出貨方式。

17、網印就是OEM產品,需按客戶要求網印客戶品牌或技術參數在產品上。

18、船樣就是完整包裝的產品樣品,可以發貨上船的程度。

19、出貨單由行銷部開立,有會計聯、營銷聯、資材聯、保安聯。

20、貨出工廠后,有部分不良產品,客戶投訴,退回的產品,需寫《退貨單》給倉庫作收貨的憑證。再寫《客戶抱怨處理單》給質保部討論,是何種原因,如何避免此類現象的發生作出總結。

21、評審內容:①技術開發部評審產品的技術性能安全及工藝、包裝要求,明確是否需要進行產品開發,增設相應的模、夾、量具及設備,并制定出相應的《產品物料清單》與產品工藝要求應按評審規定的時間下發到相關部門。②品管部評審產品所需的檢測能力、品質控制能力,是否需要編制《質量計劃》,如需編制《質量計劃》應在評審時確定《質量計劃》發放到相應部門。③采購部評審訂貨產品的所需的原材料、外購件、外協件的采購能力。④制造部評審產品的交貨期、交貨數量及生產能力。

22、制造企業五大職能要素:銷售管理;生產管理;財務管理;人事管理;物料管理。

23、制造企業生產的兩種類型:需求計劃型;訂單生產型。

24、生管工作特點:1、提前計劃性:要有“趕鴨子上架”的雷厲風行的習慣;不求完美逐漸確定,敢于調整自己的計劃;有的計劃早做與晚做的工作量都是一樣的,我們及早去做就是很合算的。2、準確及時性。3、全面完整性。

25、生產能力(簡稱產能)是指生產設備在一定的時間內所能生產的產品數量,產能統稱以標準直接工時為單位。

26、制定生產計劃應遵循的原則及要考慮的因素:交貨期先后原則;客戶分類原則;產能平?原則;工藝流程原則;工作部門因素;時間因素。

27、物控目標:適時;適質;適量;適價;適地。

28、常見的規定采購要求的文件:采購合同;圖樣;標準;樣板;技術協定書。

29、采購主管的三把伙:抓采購進度跟蹤表;抓供應商資料表;抓物料庫存金額檢討表。

30、收料流程:貨物驗收,應做到進出驗收,品質第一。貨物的驗收工作,是做好倉庫管理的基礎。一般來說,倉庫貨物的驗收主要包括四個方面:品名、規格;數量;品質;憑據。

31、、產品交貨條件一般有:FOB船上交貨(指定起運地點)、FOR鐵路交貨(指定起運地點)、FOT貨車交貨(指定起運地點)、自提(供方廠區交貨),供方承擔的奉賢和費用到指定的交貨點為止。

32、物料管理技巧:定量包裝;區別建卡;流水帳。

33、生產部管理基本目標:工時降低;損耗降低;輔料降低。

34、制定工時標準的方法:用馬表(秒表)測量中等程度作業人員在各環節工作中的時間耗用量并記錄下來匯總合計即得;用現有平均生產水平為標準推算;通過分組比賽評獎去獲得較高的生產率水平然后再來推算出工時標準。

35、推行5S運動(整理、整頓、清掃、清潔、素養),因為它是養成(好習慣),屏棄(草率),建立(講究)的基礎工程,也是做好品管工作,提高工作效率,降低生產成本的先決條件。工作有條不紊、一絲不茍、管理落實到位才是5S的精義。

36、在工廠里,檢驗制度通常包括:進料檢驗IQC;制程檢驗IPQC;最終檢驗FQC;出貨檢驗OQC;品質稽核QA。

37、ISO9000的原意是“質量保證體系”――也就是提供了一種企業用以保證其產品或服務質量的管理的要點、原則、規范等,它要求一個企業必須有哪些制度、哪些記錄、哪些工作指南等等最后去“保證質量”。而實際上,由于企業管理是一個完整、聯系的整體,于是從質量保證這一條主線上所展開的管理體系,卻恰恰對整個企業的管理起到非同尋常的作用。ISO9000=“質量保證體系”+科學的管理體系+科學管理指南

38、成品入庫單既是成品庫存管理之入庫憑據(成品一旦入庫,成品倉

權責人員即有責任對其未來去向要有交代),同時也作為制造(組裝)計件工資計算之依據,有成品倉敢認帳收到成品,可保產品正確無誤。

39、成品出貨單是成品倉權責人員對其入庫成品之去向的交代,為確保去向之合理明確,成品出貨單之客戶代碼/名稱不得為空,否則系統將不予確認和接受;成品出貨單是客戶方面應收款之依據,因此,客戶代碼/名稱只能從系統中選擇而不能由作業人員臨時輸入,因為貨款是否可以收回,不是倉管員的權責范圍,故客戶之登錄(以供此處選擇)須經總經理簽核。

40、采購工作有兩個日常動態數據處理大項:一是按訂單展開計算物料的需求量(這就是人們常說的MRP――物料需求計劃);二是由收貨信息轉換為物料的進度跟蹤。

41、企業管理電腦化進程內容:基于局域網下的資源共享;國際規范化管理信息系統MIS導入;基于Internet平臺及電子商務環境下的ERP系統導入。

42、軟件設計指導思想是面對企業管理實際,以國際規范化管理為樣板將其規范化、標準化,然后通過專案開發,將其管理納入電腦管理系統。

43、在工廠管理中,有如下幾種力量會阻礙形成良好的資訊傳遞習慣:工作中懶惰的習慣;對良好資訊傳遞的重要性不以為然的無知;流氓習氣者有意識的資訊阻礙和資訊獨占以達成和保持自己的壟斷和“權威”地位;心胸狹隘者下意識的資訊阻礙和資訊獨占以達成和保持對別人的排斥和對自己的保護。

44、表格化的妙處:立體化地傳遞信息;整體性、完整性;作者、讀者均可享有俯瞰之勢、信息交流空間充滿人類智慧的靈光、讀者可以輕松而高效率地閱讀――世界因此而更美麗。

45、合作溝通的基本原則:自信;助人;友善;熱忱;關切。

46、溝通管理重要性:人際之間借著溝通傳達信息,在企業里,企業猶如一部大機器,良好的溝通就像潤滑劑,企業這部大機器就能快速運轉。主管與部屬之間如缺乏良好的溝通,輕者打擊士氣,造成部門效率低落,重者相互之間形成敵意。①管理人員應塑造自己的管理威信。②尊重組織倫理。③布建溝通管道。④建立工作感情。

47、貿易術語又稱貿易條件、價格術語或價格――交貨條件,它說明價格的構成及買賣雙方有關風險、費用和責任的劃分,以確定買賣雙方在交貨和接貨過程中應盡的義務。

48、當進口財貨是要課稅時,則有良種稅率可以適用:從價稅、從量稅或復合稅,從價稅是最常用的進口稅。

49、合同中的商品檢驗條款:①以離岸品質、數量為準。這種規定方法的基本涵義是貨物在出口方裝運前進行檢驗,取得的檢驗證書作為最后依據,貨物到達進口國后的檢驗不能作為提出異議的依據。②以到岸品質、數量為準。這種規定方法的基本涵義是貨物到達進口國卸船后的檢驗證書作為最后的機遇,裝運前的證書不具效力。③以裝運地的商品檢驗證書作為議付依據,貨到目的地后,買方有復驗權。這種規定方法的基本涵義是同時承認進出口雙方的檢驗證書的效力,因此比較公平。

50、提單是海上貨物運輸合同的證明。①提單是承運人或其代理人收到貨物的收據。②提單是承運人憑以交付貨物的具有物權特性的憑證。

51、貿易合同的形式,可采用正式的合同、確認書,也可采用協議、備忘錄等各種形式。確認書的內容比合同簡單一些,一般只包括主要的交易條件。其中,由賣方出具的確認書稱為“銷售確認書”;由買方出具的確認書稱為“購貨確認書”。

52、目前銷售包裝上常使用物品條碼標志:UPC,EAN。

53、押匯又稱買單結匯,是指議付行在審單無誤的情況下,按信用證條款買入受益人(出口方)的匯標和單據,從票面金額中扣除從議付日到估計收到票款之日的利息及手續費,將余款按議付日外匯牌價折成人民幣,撥付外貿公司。

54、匯付的方式:電匯T/T;信匯M/T;票匯D/D。

55、信用證業務的特點,信用證是目前使用最為廣泛的支付方式,它有三個特點:銀行信用;信用證是一種自足的文件;信用證業務是“單據買賣”。

56、管理是指利用擁有的資源,建立過程控制,完成增加價值的轉換(或稱產生新的價值)過程。資源包括人員、資金、設備、技術、方法、情報及時間。

57、效率――管理的極其重要的組成部分,它是指輸入與輸出的關系。對于給定的輸入,如果你能獲得更多的輸出,你就提高了效率。管理就是要使資源成本最小化。效果――當管理者實現了組織的目標,我們就說他們是效果的。因此,效率涉及是活動方式,而效果涉及的是活動的結果。

58、等級鏈――從最高層管理到最低層管理的直線取權代表了一個等級鏈,信息應當按等級鏈傳遞。

59、管理者的五個必要條件:掌握處理工作的相關知識;熟知植物責任的相關知識;改善的技能;教育技能;處理人際關系的技能。

60、管理溝通的四個滿意:與上級溝通;與下級溝通;與前后關聯部門同事溝通;與自己溝通。

61、下達命令的三大原則:明確具體;確認了解程度;激發部屬執行意愿。

篇3:企業生產跟單工作流程

企業生產跟單流程

1、下達生產通知書

生產跟單員接到客戶訂單后,應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱,規格型號,數量,包裝要求,交貨期等。

2、分析生產能力

生產通知單下達后,生產跟單員要分析企業的生產能力。能否按期,按質地交貨。如不能應采取什么措施要不要外包

3、制定生產計劃

生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。生產跟單員要協助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。

4、跟蹤生產進度

①生產進度控制流程;

②生產進度控制作業程序;

③生產進度控制重點;

實際進度與計劃進度發生差異通常有以下七點原因:

Ⅰ原計劃錯誤;

Ⅱ機器設備有故障;

Ⅲ材料沒跟上;

Ⅳ不良率和報廢率過高;

Ⅴ臨時工作或特急訂單的影響;

Ⅵ前制程延誤的累積;

Ⅶ員工工作情緒低落,缺勤或流動率高。

④跟蹤生產進度的表單:生產日報表;生產進度差異分析表;生產進度控制表;生產異常處理表;生產線進度跟蹤表。

5、交期延誤

如是工廠原因,要通知客戶,取得同意后方可出貨。如不同意,一是協商,我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6、訂單的更改問題

客戶對已下的訂單因市場變化會有更改,有數量上的(或增加,或減少)。有包裝上的(彩印,或白合),有交期的變更(或提前,或推遲)。接到客戶要求變更,首先要看改什么能否接收如我們的貨已生產的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如還沒按排,問題不大。如已按排了部份,要進行協商。比如數量要減,我們已按原數量采購了材料,通用的問題不大。但如是專用的,客戶要承擔部份費用。如果要更改交期:如要提前,我們要根據實際情況說;如要推遲,時間短,問題不大,但如要延遲很長,那倉庫管理費用,損耗費要承擔。