跟單這工作聽得還是比較多的,但是跟單尤其是外貿跟單的又有多少人能了解它呢還有外貿跟單員工作流程.

1.客戶詢盤:一般在客戶下perchaseOrder之前,都會有相關的OrderInquiry給業務部,做一些細節上的了解。

2.報價:業務部及時回復客人查詢,確定貨物品名,型號,生產廠家,數量,交貨期,付款方式,包裝規格及柜型等,peroformaInvoice給客戶做正式報價。

3.得到訂單:經過洽談,收到客戶正式的訂單perchaseOrder。

4.下生產訂單:得到客人的訂單確認后,給工廠下訂單,安排生產計劃。

5.業務審批:業務部收到訂單后,首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經公司總經理審批才行。合同審批之后,制成銷售訂單,交給部門進程員跟進。

6.下達生產通知:業務部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產:

6.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客人改證。

6.2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。

6.3:如果是放帳客戶,或通過銀行D/A等方式收匯等,需經理確認。

7.驗貨:

7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨。

7.2:如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

7.3:如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8.制備基本文件。工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業發票,裝箱單等文件(應由業務跟單員制作,交給單證員)。

9.商檢:如果是國家法定商檢產品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,并提供出口合同,發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10.租船訂倉:

10.1.如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款,通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系,告知發貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知(INGORDER),通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2.如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期,運價,開船口岸等。經比較,選擇價格優惠,信譽好,船期合適的船公司,并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉,程序同上。

10.3.如果貨物不夠一個小柜,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時,還要了解截關時間,入倉報關要求,等內容。

10.4.向運輸公司定倉時,一定要傳真書面定倉紙,注明所定船期,柜型及數量,目的港等內容,以避免差錯。

11.安排拖柜:

11.1.貨物做好并驗貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應選擇安全可靠,價格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料:定倉確認書/放柜紙,船公司,定倉號,拖柜委托書,注明裝柜時間,柜型及數量,裝柜地址,報關行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜,要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份上柜資料,列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等

11.2.傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部,列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等,并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12.委托報關:在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時,應提供一份裝柜資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,柜號,船開截關時間,拖車公司,柜型及數量,本公司的聯系人和電話等。

13.獲得運輸文件:

13.1.最遲在開船后兩天內,要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做,并給出正確的貨物數量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。

13.3.及時支付運雜費,付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。

14.準備其他文件

14.1.商業發票:L/C要求提供的文件中,對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來,要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證,一般要提前20天辦理。

14.2.FORMA原產地證書:FORMA原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前,在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的,要辦理后發證書,需提供報關單,提單等文件。經香港轉運的貨物,FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進行再加工。

14.3.一般原產地證:一般原產地證可在中國貿易促進會辦理,要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽,也和發票一樣要提前20天辦理。

14.4.裝運通知:一般是要求在開船后幾天之內,要通知客人發貨的細節,包括船名,航班次,開船日,預計抵港日,貨物及數量,金額,包裝件數,嘜頭,目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明,如傳真報告書,發函底單等,注意按客人要求的時間內辦理。

14.5.裝箱單:裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號,以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要于提單相符。

15.交單:

15.1.采用L/C收匯的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。

15.2.采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3.如果T/T收匯的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業務登記:每單出口業務在完成后要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統計等。

17.文件存檔:所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.單證員平時應注意收集運價變動,船期,航線,等信息,為業務員報價提供幫助。

篇2:詳細版跟單員工作流程

詳細的跟單員工作流程

1、跟單員工作的重要性主要表現在:①跟單員需要面對客戶、面對訂單開展工作。②跟單員是企業與市場、業務員與客戶之間聯系的紐帶。③隨著商品市場的多樣化、小批量化譯介節奏的加快,其工作質量的好壞直接影響公司的服務品質和企業形象。④跟單員工作是一項非常“綜合性”和“邊緣性”的工作:對外要有業務員的素質,對內要有生產管理的能力。

2、所謂“跟單員”是指在企業運作過程中,以客戶訂單為依據,跟蹤產品(或服務)運作流向的專職人員,是企業內各部門之間及企業與客戶之間相互聯系的中心樞紐。

3、廣義跟單員:廠長、總經理,以及所有圍繞著訂單去工作、對出貨交期負責的人,都是跟單員。

4、業務跟單:嚴格來說應該叫“業務跟進”,就是對準客戶(即對本公司服務或產品有購買或享用意向的人群)進行跟進,以締結業務合同為目標的一系列活動。

5、生產跟單:對已接的客戶訂單進行成品出貨送達客戶前的生產進度、貨運報關跟進,以確保如期出貨搭上運輸器為目標。

6、在小公司:跟單員就是內勤業務員(或叫業務主管)、生產計劃員(或計劃主管)、物控員(物控主管)、采購員(或采購主管)。

7、跟單員的特性:動態性、核心性、抽象性、積累性、綜合性、跨越性。

8、主導性的你:心中不妨把別人看成是自己的部下,你不做我做,結果導向對最終結果負責,以整件事的成敗論英雄,對別人的不配合負責,沒有理由可講。

9、跟單員的成功模式:基礎值:穩定、可靠;必然、必然性;增長的必然性;投資性:長線“投資”;積累而勢不可擋;穩步發展:志在必取;99%的勤奮:扼住命運的咽喉。

10、成功的跟單員應可扮演及具備以下角色或能力:①談判者;②與工程人員共事的能力;③絕佳人際關系處理能力;

11、客戶落單方式主要有電話(口頭)、傳真、E-mail三種方式。確認產品名稱規格、數量、單價、金額、交期、交貨方式、單價條款、付款方式、包裝要求。

12、客戶的包裝資料一般包括內包裝、外包裝、標簽、說明書。

13、付款方式有T/T(電匯)、L/C(信用證)、D/P(付款交單)、D/A(承兌交單)。

14、工廠《裝箱單》的制作:制作《裝箱單》首先應明確此次出貨產品的品名規格、數量、箱數、凈重、毛重、包裝尺寸、體積、箱號、麥頭。

15、貨柜規格的選擇:現普遍使用的有6米柜、12米柜,還有加高12米柜。最好的方法就是根據貨柜的內尺寸,結合紙箱的尺寸,構想貨柜里的不同擺放方式,看一個貨柜到底能裝多少箱的貨物。

16、審單需做以下幾點:品名規格、單價金額、數量、交期、付款方式、包裝方式、出貨方式。

17、網印就是OEM產品,需按客戶要求網印客戶品牌或技術參數在產品上。

18、船樣就是完整包裝的產品樣品,可以發貨上船的程度。

19、出貨單由行銷部開立,有會計聯、營銷聯、資材聯、保安聯。

20、貨出工廠后,有部分不良產品,客戶投訴,退回的產品,需寫《退貨單》給倉庫作收貨的憑證。再寫《客戶抱怨處理單》給質保部討論,是何種原因,如何避免此類現象的發生作出總結。

21、評審內容:①技術開發部評審產品的技術性能安全及工藝、包裝要求,明確是否需要進行產品開發,增設相應的模、夾、量具及設備,并制定出相應的《產品物料清單》與產品工藝要求應按評審規定的時間下發到相關部門。②品管部評審產品所需的檢測能力、品質控制能力,是否需要編制《質量計劃》,如需編制《質量計劃》應在評審時確定《質量計劃》發放到相應部門。③采購部評審訂貨產品的所需的原材料、外購件、外協件的采購能力。④制造部評審產品的交貨期、交貨數量及生產能力。

22、制造企業五大職能要素:銷售管理;生產管理;財務管理;人事管理;物料管理。

23、制造企業生產的兩種類型:需求計劃型;訂單生產型。

24、生管工作特點:1、提前計劃性:要有“趕鴨子上架”的雷厲風行的習慣;不求完美逐漸確定,敢于調整自己的計劃;有的計劃早做與晚做的工作量都是一樣的,我們及早去做就是很合算的。2、準確及時性。3、全面完整性。

25、生產能力(簡稱產能)是指生產設備在一定的時間內所能生產的產品數量,產能統稱以標準直接工時為單位。

26、制定生產計劃應遵循的原則及要考慮的因素:交貨期先后原則;客戶分類原則;產能平?原則;工藝流程原則;工作部門因素;時間因素。

27、物控目標:適時;適質;適量;適價;適地。

28、常見的規定采購要求的文件:采購合同;圖樣;標準;樣板;技術協定書。

29、采購主管的三把伙:抓采購進度跟蹤表;抓供應商資料表;抓物料庫存金額檢討表。

30、收料流程:貨物驗收,應做到進出驗收,品質第一。貨物的驗收工作,是做好倉庫管理的基礎。一般來說,倉庫貨物的驗收主要包括四個方面:品名、規格;數量;品質;憑據。

31、、產品交貨條件一般有:FOB船上交貨(指定起運地點)、FOR鐵路交貨(指定起運地點)、FOT貨車交貨(指定起運地點)、自提(供方廠區交貨),供方承擔的奉賢和費用到指定的交貨點為止。

32、物料管理技巧:定量包裝;區別建卡;流水帳。

33、生產部管理基本目標:工時降低;損耗降低;輔料降低。

34、制定工時標準的方法:用馬表(秒表)測量中等程度作業人員在各環節工作中的時間耗用量并記錄下來匯總合計即得;用現有平均生產水平為標準推算;通過分組比賽評獎去獲得較高的生產率水平然后再來推算出工時標準。

35、推行5S運動(整理、整頓、清掃、清潔、素養),因為它是養成(好習慣),屏棄(草率),建立(講究)的基礎工程,也是做好品管工作,提高工作效率,降低生產成本的先決條件。工作有條不紊、一絲不茍、管理落實到位才是5S的精義。

36、在工廠里,檢驗制度通常包括:進料檢驗IQC;制程檢驗IPQC;最終檢驗FQC;出貨檢驗OQC;品質稽核QA。

37、ISO9000的原意是“質量保證體系”――也就是提供了一種企業用以保證其產品或服務質量的管理的要點、原則、規范等,它要求一個企業必須有哪些制度、哪些記錄、哪些工作指南等等最后去“保證質量”。而實際上,由于企業管理是一個完整、聯系的整體,于是從質量保證這一條主線上所展開的管理體系,卻恰恰對整個企業的管理起到非同尋常的作用。ISO9000=“質量保證體系”+科學的管理體系+科學管理指南

38、成品入庫單既是成品庫存管理之入庫憑據(成品一旦入庫,成品倉

權責人員即有責任對其未來去向要有交代),同時也作為制造(組裝)計件工資計算之依據,有成品倉敢認帳收到成品,可保產品正確無誤。

39、成品出貨單是成品倉權責人員對其入庫成品之去向的交代,為確保去向之合理明確,成品出貨單之客戶代碼/名稱不得為空,否則系統將不予確認和接受;成品出貨單是客戶方面應收款之依據,因此,客戶代碼/名稱只能從系統中選擇而不能由作業人員臨時輸入,因為貨款是否可以收回,不是倉管員的權責范圍,故客戶之登錄(以供此處選擇)須經總經理簽核。

40、采購工作有兩個日常動態數據處理大項:一是按訂單展開計算物料的需求量(這就是人們常說的MRP――物料需求計劃);二是由收貨信息轉換為物料的進度跟蹤。

41、企業管理電腦化進程內容:基于局域網下的資源共享;國際規范化管理信息系統MIS導入;基于Internet平臺及電子商務環境下的ERP系統導入。

42、軟件設計指導思想是面對企業管理實際,以國際規范化管理為樣板將其規范化、標準化,然后通過專案開發,將其管理納入電腦管理系統。

43、在工廠管理中,有如下幾種力量會阻礙形成良好的資訊傳遞習慣:工作中懶惰的習慣;對良好資訊傳遞的重要性不以為然的無知;流氓習氣者有意識的資訊阻礙和資訊獨占以達成和保持自己的壟斷和“權威”地位;心胸狹隘者下意識的資訊阻礙和資訊獨占以達成和保持對別人的排斥和對自己的保護。

44、表格化的妙處:立體化地傳遞信息;整體性、完整性;作者、讀者均可享有俯瞰之勢、信息交流空間充滿人類智慧的靈光、讀者可以輕松而高效率地閱讀――世界因此而更美麗。

45、合作溝通的基本原則:自信;助人;友善;熱忱;關切。

46、溝通管理重要性:人際之間借著溝通傳達信息,在企業里,企業猶如一部大機器,良好的溝通就像潤滑劑,企業這部大機器就能快速運轉。主管與部屬之間如缺乏良好的溝通,輕者打擊士氣,造成部門效率低落,重者相互之間形成敵意。①管理人員應塑造自己的管理威信。②尊重組織倫理。③布建溝通管道。④建立工作感情。

47、貿易術語又稱貿易條件、價格術語或價格――交貨條件,它說明價格的構成及買賣雙方有關風險、費用和責任的劃分,以確定買賣雙方在交貨和接貨過程中應盡的義務。

48、當進口財貨是要課稅時,則有良種稅率可以適用:從價稅、從量稅或復合稅,從價稅是最常用的進口稅。

49、合同中的商品檢驗條款:①以離岸品質、數量為準。這種規定方法的基本涵義是貨物在出口方裝運前進行檢驗,取得的檢驗證書作為最后依據,貨物到達進口國后的檢驗不能作為提出異議的依據。②以到岸品質、數量為準。這種規定方法的基本涵義是貨物到達進口國卸船后的檢驗證書作為最后的機遇,裝運前的證書不具效力。③以裝運地的商品檢驗證書作為議付依據,貨到目的地后,買方有復驗權。這種規定方法的基本涵義是同時承認進出口雙方的檢驗證書的效力,因此比較公平。

50、提單是海上貨物運輸合同的證明。①提單是承運人或其代理人收到貨物的收據。②提單是承運人憑以交付貨物的具有物權特性的憑證。

51、貿易合同的形式,可采用正式的合同、確認書,也可采用協議、備忘錄等各種形式。確認書的內容比合同簡單一些,一般只包括主要的交易條件。其中,由賣方出具的確認書稱為“銷售確認書”;由買方出具的確認書稱為“購貨確認書”。

52、目前銷售包裝上常使用物品條碼標志:UPC,EAN。

53、押匯又稱買單結匯,是指議付行在審單無誤的情況下,按信用證條款買入受益人(出口方)的匯標和單據,從票面金額中扣除從議付日到估計收到票款之日的利息及手續費,將余款按議付日外匯牌價折成人民幣,撥付外貿公司。

54、匯付的方式:電匯T/T;信匯M/T;票匯D/D。

55、信用證業務的特點,信用證是目前使用最為廣泛的支付方式,它有三個特點:銀行信用;信用證是一種自足的文件;信用證業務是“單據買賣”。

56、管理是指利用擁有的資源,建立過程控制,完成增加價值的轉換(或稱產生新的價值)過程。資源包括人員、資金、設備、技術、方法、情報及時間。

57、效率――管理的極其重要的組成部分,它是指輸入與輸出的關系。對于給定的輸入,如果你能獲得更多的輸出,你就提高了效率。管理就是要使資源成本最小化。效果――當管理者實現了組織的目標,我們就說他們是效果的。因此,效率涉及是活動方式,而效果涉及的是活動的結果。

58、等級鏈――從最高層管理到最低層管理的直線取權代表了一個等級鏈,信息應當按等級鏈傳遞。

59、管理者的五個必要條件:掌握處理工作的相關知識;熟知植物責任的相關知識;改善的技能;教育技能;處理人際關系的技能。

60、管理溝通的四個滿意:與上級溝通;與下級溝通;與前后關聯部門同事溝通;與自己溝通。

61、下達命令的三大原則:明確具體;確認了解程度;激發部屬執行意愿。