跟單這工作聽得還是比較多的,但是跟單尤其是外貿跟單的又有多少人能了解它呢

一打樣的流程及要求

⑴.外貿跟單員在接到外貿業務經理或業務員的客戶樣品時,先要與打樣師傅溝通是否可做等情況,然后按照打樣單要求填寫打樣單,如果客人提供了尺寸表,設計圖等要把這些資料附在打樣單上.送到打樣室交與打樣師傅.

⑵.在安排打樣的同時如果客人有色卡要打,色卡要及時安排到染廠打樣并跟蹤.

⑶.如果打樣樣品有輔料需要購買,跟單員寫輔料采購單交與采購部購買,必要時與采購部人員到市場尋找.

⑷.跟蹤打樣的全部過程及時按照客戶要求完成樣品.

⑸.樣品完成領取樣品時,要核對樣品是否根據客戶要求制做,如顏色,布面,尺寸,手感等工藝要求.并要求打樣師傅及相關打樣部門人員填寫完成打樣單資料,以便業務員或業務經理核價給客戶.

⑹.跟單員要對打出樣品做記錄,并留樣至少1件,以便與客人核對樣品及生產參考!!留樣樣品須妥善保管并注明客戶款號,尺碼等以便查找,核對,反單之用.

⑺.客戶要求原樣退回的,隨打出的樣品一起退還客戶.沒有要求的,跟單員要妥善保管客戶原樣,不得丟失.

二生產計劃單的制作下達及跟蹤要求

⑴.跟單員在拿到客人定單時要仔細閱讀定單數量,顏色,包裝等要求,制作準確詳細的生產計劃單,并下發到各個生產車間及部門.

⑵.如果色卡客人確認完了,色卡連同生產計劃單一起下發相關生產部門,如果沒有確認完畢的,在生產計劃單中注明,并跟蹤染廠盡快完成色卡和客戶確認,客戶確認后,馬上書面通知相關部門.以免耽擱生產.

⑶.生產計劃單下發同時,客戶確認的輔料要填寫輔料采購單交與采購部采購,工廠指定的可直接與輔料廠聯系訂購及跟蹤.

⑷.在生產過程中,跟單員要對生產質量,數量跟蹤并記錄,包括制造數量,染色數量,縫制數量,包裝等跟蹤.并在跟蹤數量的同時對質量進行督察,是否符合客人定單工藝要求,發現問題及時通知相關部門.

⑸.根據客戶定單及包裝車間提供數據制作裝箱清單和送貨通知單.

⑹.跟蹤完成發貨.

篇2:外貿跟單員工作流程

跟單這工作聽得還是比較多的,但是跟單尤其是外貿跟單的又有多少人能了解它呢還有外貿跟單員工作流程.

1.客戶詢盤:一般在客戶下perchaseOrder之前,都會有相關的OrderInquiry給業務部,做一些細節上的了解。

2.報價:業務部及時回復客人查詢,確定貨物品名,型號,生產廠家,數量,交貨期,付款方式,包裝規格及柜型等,peroformaInvoice給客戶做正式報價。

3.得到訂單:經過洽談,收到客戶正式的訂單perchaseOrder。

4.下生產訂單:得到客人的訂單確認后,給工廠下訂單,安排生產計劃。

5.業務審批:業務部收到訂單后,首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經公司總經理審批才行。合同審批之后,制成銷售訂單,交給部門進程員跟進。

6.下達生產通知:業務部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產:

6.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客人改證。

6.2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。

6.3:如果是放帳客戶,或通過銀行D/A等方式收匯等,需經理確認。

7.驗貨:

7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨。

7.2:如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

7.3:如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8.制備基本文件。工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業發票,裝箱單等文件(應由業務跟單員制作,交給單證員)。

9.商檢:如果是國家法定商檢產品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,并提供出口合同,發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10.租船訂倉:

10.1.如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款,通?？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系,告知發貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知(INGORDER),通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2.如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期,運價,開船口岸等。經比較,選擇價格優惠,信譽好,船期合適的船公司,并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉,程序同上。

10.3.如果貨物不夠一個小柜,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時,還要了解截關時間,入倉報關要求,等內容。

10.4.向運輸公司定倉時,一定要傳真書面定倉紙,注明所定船期,柜型及數量,目的港等內容,以避免差錯。

11.安排拖柜:

11.1.貨物做好并驗貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應選擇安全可靠,價格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料:定倉確認書/放柜紙,船公司,定倉號,拖柜委托書,注明裝柜時間,柜型及數量,裝柜地址,報關行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜,要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份上柜資料,列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等

11.2.傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部,列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等,并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12.委托報關:在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時,應提供一份裝柜資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,柜號,船開截關時間,拖車公司,柜型及數量,本公司的聯系人和電話等。

13.獲得運輸文件:

13.1.最遲在開船后兩天內,要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做,并給出正確的貨物數量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。

13.3.及時支付運雜費,付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。

14.準備其他文件

14.1.商業發票:L/C要求提供的文件中,對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來,要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證,一般要提前20天辦理。

14.2.FORMA原產地證書:FORMA原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前,在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的,要辦理后發證書,需提供報關單,提單等文件。經香港轉運的貨物,FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進行再加工。

14.3.一般原產地證:一般原產地證可在中國貿易促進會辦理,要求低一些?？稍诎l貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽,也和發票一樣要提前20天辦理。

14.4.裝運通知:一般是要求在開船后幾天之內,要通知客人發貨的細節,包括船名,航班次,開船日,預計抵港日,貨物及數量,金額,包裝件數,嘜頭,目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明,如傳真報告書,發函底單等,注意按客人要求的時間內辦理。

14.5.裝箱單:裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號,以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要于提單相符。

15.交單:

15.1.采用L/C收匯的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。

15.2.采用T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付款,確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

15.3.如果T/T收匯的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業務登記:每單出口業務在完成后要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統計等。

17.文件存檔:所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.單證員平時應注意收集運價變動,船期,航線,等信息,為業務員報價提供幫助。