物業管理手冊:物業項目承接

1總則

1.1本手冊規定的物業項目承接主要是針對管理公司新開發項目以外的新物業項目承接,以及與物業小區業主委員會簽訂(續簽)物業服務合同的過程。

1.2物業項目承接過程必須按管理公司規定的原則、程序和要求進行,有選擇地參與外部物業小區的投標和洽談,維持EE品牌的優質形象。

1.3各物業分公司在開展物業項目承接工作中應充分識別顧客需求和期望,確保本公司有能力滿足顧客要求。

2相關職責界定

2.1物業分公司負責具體操作與業主委員會簽訂或續簽物業管理服務合同,以及對外項目承接工作。

2.2項目所在公司負責審核所屬物業分公司的對外承接項目意向、物業投標書、(前期)物業服務合同,以及合同續簽時的物業管理方案。

2.3管理公司物業管理部負責批準物業分公司對外承接項目意向、物業投標書、(前期)物業服務合同,以及合同續簽時的物業管理方案。

3對外物業項目承接

3.1基本規定

3.1.1管理公司不限制各地物業分公司在有條件的情況對外承接物業服務項目,但在具體操作前必須將對外承接項目的工作意向報經項目所在公司審核、管理公司經營委員會批準,批準后方可進行下一步的洽談或報名參與投標。

3.1.2各地物業分公司對外承接項目應遵循國家《物業管理條例》的規定,通過投標方式承接物業服務項目。

3.2物業服務招標信息

3.2.1物業分公司接獲并核實物業管理招標信息后,應迅速組織人員從開發商或托管單位獲得招標文件或相關資料,報本公司總經理審查。需要購買招標文件的及繳納投標押金的,必須先報總經理批準。

3.2.2物業分公司總經理負責組織相關人員對收集的初步信息進行分析,決定是否

參加投標。

3.2.4當決定參加投標時,物業分公司組織人員依據相關資料編制投標計劃書,經本公司總經理審核簽署后,報項目地產公司審核、管理公司經營委員會批準。投標計劃書內容包括成本估算額、投標方案、投標時間等。

3.3投標申請

3.3.1經管理公司經營委員會批準后,物業分公司編制并向招標單位報送投標申請。

3.3.2投標申請的內容應包括:公司營業執照、專業人員配置、招標和投標方案。品質部負責組織相關部門配合接受招標單位的資質審查。

3.4投標工作小組

3.4.1物業分公司通過招標單位的資格審查,成為投標單位后,物業分公司總經理組織相關部門的專業人員參加投標工作小組,完成物業項目調查、招標文件分析、投標文件編制及評審、參加開標及中標后的合同談判等工作。

3.4.2投標工作小組成員的任務分工、工作輸出成果及時間進度等必須形成書面的投標工作計劃。

3.4.3物業分公司品質部經理、財務部經理及相關必需的專業技術人員應為投標小組成員,全過程參與投標工作。

3.5投標文件編制

3.5.1物業分公司總經理負責組織投標小組成員詳細研讀招標文件,對招標文件的每一條款要求達成一致理解,并就需要澄清的事項列出問題清單及解決途徑,在投標小組內分配工作任務,這些任務包括(不限于):

a)就招標文件中的問題與招標單位進行溝通、澄清;

b)進行物業項目現場踏勘,了解物業項目及周邊區域情況;

c)開發商(或物業小區)過往與物業公司的合作表現;

d)當地物業法規及主管部門政策、工作慣例收集、研究;

e)需要時,開展相關市場及競爭對手調查等。

3.5.2上述各項工作完成后均必須形成書報告,詳細陳述收集信息內容、來源、可

信程度,以分析結論和建議。

3.5.3投標工作小組應根據招標書的格式要求逐項考慮,編制相應的投標書。編制時主要考慮以下方面的要求:

a)標書的形式;

b)投標書表述的內容應符合招標書的情況;

c)適度的報價;

d)投標書所附的證據資料。

3.5.4投標書一般應包括以下內容:

a)投標函;

b)投標報價;

c)物業管理方案;

d)招標文件要求的其他材料。

3.5.5在招標單位沒有具體規定物業管理方案、成本測算要求時,物業分公司應按

《物業管理方案編制要點》,以及《開辦費用測算指引》、《日常運作成本測算指引》的規定執行。

3.6投標文件的評審與批準

3.6.1投標文件完成后,物業分公司總經理應組織投標小組成員對投標文件進行評審,評審結果應形成書面記錄,并由參加人員聯名簽署。

3.6.2投標文件的評審應參照本手冊第6.3節《合同管理》的規定內容進行,并著重考慮以下各方面的問題:

a)投標書格式是否滿足招標文件的要求;

b)招標文件及溝通過程中的疑問是否均已澄清,并在投標文件中清晰體現;

c)物業管理方案是否有針對性,能否體現招標文件要求的特色,以及AU*物業的品牌形象;

d)招標文件涉及的服務要求是否全部涵蓋;

e)是否存在過度承諾,或可能導致分歧的表達;

f)成本測算是否合理、可行,等等。

3.6.3物業分公司內部投標文件評審通過后,應將投標文件及評審記錄一并報項目

所在公司審核、管理公司經營委員會批準。

3.7投標書的報送及評標

3.7.1經管理公司經營委員會批準后的投標文件,物業分公司投標小組負責裝訂、密封并加蓋單位印章和總經理印鑒,并按招標規定的時間報送招標單位參加開標。

3.7.2物業分公司總經理或指定專人代表公司參加招標單位的開標過程。根據招標單位要求,公司的投標代表對投標文件的解釋和澄清必須在投標承諾范圍內,對任何改變服務標準、收費標準,以及可能引起服務成本增加的事項,都必須重新按上述規定的程序進行評審和報批。

3.8中標及合同簽訂

3.8.1物業分公司收到招標單位中標通知后,應按本手冊第6.3節《合同管理》的規定與招標單位進行合同文件的起草和談判,招標文件中已確定合同文本樣式的按本公司投標文件中的承諾執行。

3.8.2任何超出投標文件承諾范圍的合同條款,或改變原審批過的合同條款,物業分公司總經理在正式簽訂合

同前報項目所在公司、管理公司經營委員會再次審批。

3.8.3所有參加投標的項目,如未能中標或未能最終簽訂(前期)物業服務合同的,物業分公司應向項目所在公司、管理公司物業管理部提交書面報告,詳細分析未中標或未簽訂合同的原因,總結工作經驗和教訓。

3.8.4投標過程中形成的相關文件和記錄由行政人事部統一存檔保管,包括:投標計劃書、招標文件、相關調查分析報告、投標文件及其評審記錄等。

4業主委員會物業服務合同的簽訂(續簽)

4.1各物業分公司在物業服務合同(或與開發商簽訂的前期物業服務合同)期滿前,應組織本公司相關職能部門做好物業服務合同的續簽工作。在合同期滿前三個月應開展合同續簽工作,并在合同期滿前一個月完成物業服務合同的續簽。

4.2物業分公司在與業主委員會就物業服務合同續簽的洽談過程,應完成以下工作:

a)總結分析上一合同期內的物業服務工作,對(前期)物業服務合同執行情況進行評估;

b)針對性開展業主(住戶)調查,分析業主(住戶)滿意程序,收集業主(住戶)

意見和要求;

c)必要時,開展針對性的競爭對手及周邊地區物業服務市場調查;

d)針對業主委員會要求改進的方面,以及本公司認為在后續服務中有能力改進的方面進行策劃,提出初步改進方案。

4.3針對顧客需求及行業市場的變化,物業分公司應在提出切實可行物業管理方案,在經濟原則下滿足顧客需求變化,適應行業市場競爭和發展。

4.4各地物業分公司在向業主委員會正式做出承諾,提交書面的物業管理方案或其它形式的物業服務策劃文案前,應報項目所在公司審核、管理公司物業管理部批準。

4.5物業分公司與業主委員會正式簽訂物業服務合同前必須按本手冊第6.3節的規定執行,履行相應的合同評審和批準手續。

5相關文件與記錄

5.1WDWY-WI-MM4103物業管理方案編制要點

5.2WDWY-WI-MM6101開辦費用測算指引

5.3WDWY-WI-MM6103日常運作成本測算指引

5.4投標計劃書

5.5投標項目調查分析報告

5.6投標書

5.7物業管理方案

5.8投標文件評審記錄

篇2:承接物業項目顧問管理工作流程

承接物業項目顧問管理工作流程

1目的

明確顧問的工作方式和程序,保證顧問項目保質保量順利完成。

2適用范圍

適用于**上海分公司承接所有顧問項目的管理。

3職責

3.1公司所有顧問項目由總經理統籌管理。

3.2市場部負責顧問項目全面管理工作。

3.3顧問項目經理或外派人員負責分管項目的具體實施和現場控制。

4標準作業指導規程

4.1顧問實施

4.1.1市場部負責各顧問項目的統籌管理。

4.1.2市場部根據項目情況,負責各顧問項目日常工作的管理與協調。

4.1.3市場部根據顧問合同要求和工作進展需要,指派長駐顧問或兼職顧問人員開展現場顧問工作,并向項目提供支持和協助。

4.1.4市場部根據顧問項目進展情況定期對各項目進行檢查和指導,確保顧問工作的順利完成。

4.2顧問服務工作程序

4.2.1顧問服務大致分為前期顧問期和實操督導期及項目收尾三個階段進行。

4.2.2前期顧問期主要工作內容:

4.2.2.1市場部參與前期接觸和談判,充分了解項目的基本情況,組織結構、人員狀況等內容。

4.2.2.2項目確定后編制具體的《顧問管理方案》或《項目顧問管理投標文件》,主要內容包括:

a、管理定位、管理目標

b、組織機構、人員編制、運作模式

c、管理服務內容

d、過程控制、質量改進

e、費用測算、物資裝備等

4.2.2.3根據合同、顧問方案(標書)等要求和現場實際情況制訂《顧問工作計劃》,并提交甲方批準實施。

4.2.2.4協助甲方進行人員的招聘。

4.2.2.5擇成熟的文件體系,指導對方建立科學完善適合自身的文件體系。

4.2.2.6建立培訓體系,制訂首次培訓計劃并組織實施培訓。

4.2.2.7指導甲方參與物業的施工建設,從物業管理和使用角度提供專業的意見和建議。

4.2.2.8指導甲方人員參與設施設備的安裝調試驗收與操作培訓。

4.2.2.9指導甲方參與物業的竣工驗收與接管驗收。

4.2.2.10指導甲方制定入伙方案計劃,進行入伙培訓和演練,必要時由公司增派相關人員予以協助。

4.2.2.11指導甲方二次裝修的管理和監督,制定二次裝修管理方案。

4.2.3實操管理督導期主要工作內容:

4.2.3.1指導甲方人員的現場運作,根據既定的管理目標和物業管理各項標準要求實施日常的管理與服務,進行定期和不定期的物業管理質量檢查,不斷檢討優化物業管理的各項工作流程。

4.2.3.2完善物業檔案資料和日常管理資料的管理。

4.2.3.3指導對方開展客戶意見調查,改進服務質量,完善客戶信息的收集、處理、反饋體系。

4.2.3.4指導甲方制定日常培訓計劃,并提供部分培訓課程。

4.2.3.5指導甲方CI系統的建立和推廣,塑造良好的物業品牌形象。

4.2.3.6指導甲方建立目標管理體系和績效考核辦法,確保管理目標的實現。

4.2.3.7指導甲方依法建帳,確保管理機構財務管理的科學規范,核算費用收支,進行開源節流。

4.2.3.8指導協助甲方文件化的質量管理體系。

4.2.3.9指導甲方創優工作的開展。(根據合同要求)

4.2.3.10定期對顧問工作提出專業意見或建議,及時把握顧問工作節奏。

4.2.3.11完成合同約定的其它顧問工作任務。

4.3顧問服務工作方式

4.3.1為確保合同得到有效履行,應要求委托方指派部門或專人接收文函,并安排專人負責協調雙方關系,傳達顧問建議及文函,組織各部門落實,并監督檢查落實情況。

4.3.2項目經理提供給甲方的任何建議、意見、參考資料等均以《顧問備忘錄》的形式提供給對方,并在《顧問備忘錄》上予以簽收,甲方對建議采納與否應做出相應的響應以作為顧問的依據。

4.4顧問資料管理

4.4.1資源資料:由市場部控制和提供,供新接顧問項目建立文件化體系和指導現場運作做參考,用光碟或U盤集合公司成熟的文件體系,內容包括:

a、公眾制度f、物業創優資料

b、內部管理制度g、培訓資料

c、崗位職責h、CI標識系統

d、考核標準i、專項顧問資料等

e、ISO9001質量體系文件

4.4.2項目經理工作期間的相關文檔均實行雙文檔管理,進行編號存檔,待顧問工作結束后進行收集、整理和集中到市場部歸檔管理。

5督促檢查

5.1對顧問工作進行檢查是確保方案順利實施的必要手段,部門應對其實施階段性檢查,及時發現問題解決問題。

5.2項目經理:適時檢查各專業的工作,監控顧問計劃的實施,及時與委托方協商解決問題的方法。

5.3市場部經理每月聽取各項目經理的匯報,并將現場情況向主管副總匯報,不定期或指派人員到現場檢查項目工作效果,對執行合同、工作計劃、檔案管理、環境效果等提出意見,幫助項目經理對難以解決的問題同委托方進行溝通。檢查內容主要包括:

5.3.1檢查建議函提交、回復及落實情況

5.3.2檢查項目月度工作計劃完成情況

5.3.3檢查項目月度報告陳述的工作內容

5.3.4檢查各專項工作完成情況

5.3.5檢查顧問期各類工作記錄等

5.4公司領導不定期與委托方領導進行溝通,聽取對方意見,根據需要召開顧問專題研討會,及時調整和改進工作,布置新的任務。

6顧問項目收尾管理及顧問效果評價

6.1顧問項目收尾時,通過對以往顧問意見的匯總,對比、分析、作為顧問項目評審的依據之一。

6.2對顧問服務效果進行整體評估

6.2.1顧問期間及顧問項目結束時,由

公司指派專人或小組評估顧問服務的整體效果。評價整體運行狀況及合同要求的完成情況,通過對委托方的運作管理現狀進行全方位、全視角的審視評價,得出顧問服務的最終效果,并如實填寫《顧問項目整體運行狀況評價表》,作為顧問項目評審的依據之一。

6.3顧問項目結束后,項目經理以書面形式總結出顧問項目管理過程中的經驗教訓,哪些地方做得好,值得推廣到其他項目中去,哪些地方做得不好,今后應避免;本顧問項目用到了哪些好的方法,出現過哪些疑難問題,這些問題是如何解決的,當時為什么采用這些方法,有沒有更好的方法,通過反思總結,一方面可使顧問項目經理得到提高,同時也為后來做顧問項目的人提供借鑒。

7記錄、標識

7.1《顧問項目整體運行狀況評價表》WI-SH(KDK)-JY-002/001A

7.2《顧問備忘錄》WI-SH(KDK)-JY-002/002A

7.3《顧問管理項目統計表》WI-SH(KDK)-JY-002/003A

篇3:承接物業接管驗收要求規程

承接項目物業接管驗收要求及規程

1.目的

規范物業驗收接管工作,保證物業的正常使用,便于物業管理工作的順利開展。

2.適用范圍

本公司所承接的物業與開發商之間的驗收接管。

3.職責

3.1接到開發商物業竣工驗收的通知后,物業部經理負責組織成立接管小組,辦理接管手續。

3.2接管小組負責對圖紙資料、各項設施設備及每套單元房、公共區域按國家規范進行檢查。

3.3行政部負責整理移交資料清單及資料的管理。

4.工作程序

4.1物業部在接到發展商的物業接管通知后,由物業部經理組織各部門人員成立接管小組對物業進行接管檢查。

4.2接管小組按《圖紙資料移交清單》對產權、技術資料進行對照檢查,發現產權、技術資料有缺漏的,應以書面形式上報發展商,請求發展商給予協助解決。

4.3接管設備機房按機房類別、數量、型號規格對照填寫《設備機房接管驗收移交表》(水泵房/風機房/發電機房/商業變壓器房/管井房/電梯機房),發現接管設備(設施)與移交清單不符或有缺漏的,應以書面形式上報發展商,并填寫《公共配套設施接管驗收遺留問題統計表》,對發現的問題提交發展商給予協助解決。

4.4接管小組對每套單元房的水、電、土建部分和公共部份進行全面檢查,將檢查結果記錄在《房屋接管驗收移交表》,并填寫《房屋接管驗收遺留問題統計表》,對發現的問題提交發展商要求給予協助解決。

4.5接管小組對公共區域電梯廳、公共走廊、走火梯進行全面檢查,將檢查結果記錄在《公共區域設施/設備接管驗收表》,填寫《公共配套設施接管驗收遺留問題統計表》,對發現的問題提交發展商要求給予協助解決。

4.6鑰匙接管驗收按《物業公共區域鑰匙接管驗收移交表》、《房屋鑰匙接管驗收移交表》填寫,對發現的問題提交發展商要求給予協助解決。

4.7物業部經理代表接管小組與發展商辦理接管手續。

4.8在保修期內因施工、安裝、設備因素產生的質量問題,物業部應初步查清原因,上報發展商,由發展商督促工程監理部門限期解決。

4.9行政部牽頭與工程組對接管的資料進行按量、按時間節點、進行分類、分項的資料整理、歸檔,便于日后資料的規范管理及查找,保證原始資料的完整性。

5.相關文件

5.1《圖紙資料移交清單》

5.2《設備移交清單》

6.相關記錄

6.1《房屋接管驗收移交表》

6.2《設備機房接管驗收移交表》

(水泵房/風機房/發電機房/商業變壓器房/管井房/電梯機房)

6.3《消防配置設備/設施接管驗收移交表》

(消防中心/樓宇層間公共通道)

6.4《公共區域設施/設備接管驗收》

(電梯廳、公共走廊、走火梯)

6.5《物業公共區域鑰匙接管驗收移交表》

6.6《房屋鑰匙接管驗收移交表》

6.7《公共配套設施接管驗收遺留問題統計表》

6.8《房屋接管驗收遺留問題統計表》