小區會所會議室服務操作規程

1.0目的

明確會議室服務作業的具體方法和步驟,以有效地控制會議室服務過程,確保服務始終滿足顧客需求。

2.0適用范圍

適用于zz城會所會議室服務質量控制。

3.0職責

3.1銷售廳服務員負責會方議室的服務工作。

3.2會所領班及主管負責日常工作的指導與監管。

4.0程序要點

4.1提前1小時,準備會議所需物品(茶水、投影儀、資料等),設備設施、物品、器具、資料準備齊全,會議中無欠缺情況發生。

4.2按規定的時間準時到達工作崗位,不遲到,不脫崗。

4.3檢查會議室,空調關閉、開啟是否正常;室內衛生情況是否整潔良好,如不符合要求,及時通知保潔人員打掃;燈光、窗簾、會議儀器等是否正常,有無破損的物品,如有立即通知主管或工程部維修;椅子擺放是否整齊,角度高度是否合適;麥克風擺放是否符合要求;室內的觀賞植物是否長勢良好,干凈美觀,擺放合理。

4.4根據主辦方要求準備茶葉、咖啡、礦泉水、開水等用品,布放茶具。

4.5會前15分鐘調好燈光、空調、抽風、投影儀等設施設備。

4.6服務員在客人到達前5分鐘在會議室門口迎接賓客,客人光臨,應向客人點頭致意并問好,配合鞠躬(參見《通用禮儀手冊》、《崗位禮儀手冊》),引導賓客進入會場,入座。

4.7一般間隔20分鐘從右側給客人續杯(視情況適當增加或減少續杯的次數),會中增加客人時,及時添水添位。

4.8當發現煙盅內的煙頭超過3個時應及時更換,接待員應將干凈的煙盅放在托盤的內側,拿一個干凈的煙盅輕蓋在臟煙盅上,一并拿起到托盤上后,將干凈的煙盅再放回臺面。

4.9會議結束后,會議接待員在會議室門口送客,檢查客人遺留物品,如有遺失及時追還客人,如來不及,應與領班聯系。

4.10清理會場,使會議室恢復原狀(關燈、關空調、抽風可根據室內的煙味延長時間關閉)。

4.11通知保潔人員對會議室進行徹底清潔。

4.12將會議所用的茶杯、毛巾清洗干凈,并分別放入消毒柜進行消毒。

4.13檢查會議室是否清潔整理完畢,所有照明、空調、音響設備或其它設施是否關閉。

4.14當天工作結束后,整理當天營業情況,記錄于《營業記錄表》中。

5.0支持性文件

5.1《通用禮儀手冊》

5.2《崗位禮儀手冊》

6.0質量記錄

無

篇2:大學物業中心會議室在線預訂說明

z大學物業中心會議室在線預訂說明

尊敬的老師您好,感謝您使用物業中心會議室在線預訂平臺,由于該系統尚處于試運行階段,所有會議室預訂結果,均以物業中心與您電話確認為準。為方便您在線預訂操作,請您關注以下說明:

登錄預訂平臺(用戶名為自己的工資號,初始密碼為***);

點擊頁面左欄“預訂情況”(了解會議室預訂信息,同一會議室在同一時間段不可重復預訂);

點擊左欄“在線預訂”,選擇會議室,填寫預定表單(所有“*”均為必填項),如在表單中選擇預訂日期后,特定時間段不可選擇,說明該會議室在此時間段已被預訂,請選擇該會議室其他時間段或其他會議室;

填完表單后,請點擊“提交”,等待物業中心服務人員電話確認。

會議室預訂采用“先預定,先使用”和“誰預定,誰負責”的原則。

對于臨時預訂等特殊情況,物業中心根據會議輕重緩急和先進先出的原則進行安排。

如取消、推遲或更改會議室使用,請及時聯系物業中心確認,聯系電話**.

在預訂操作中,如有疑問或存在預訂故障,請撥打服務電話:6***。

所有會議室的預定期限為自登陸之日起三個月內可預訂。

篇3:酒店會議室會議服務工作規程

酒店會議室管理及會議服務工作規程

1目的

規范公司會議服務操作,確保樹立公司良好形象。

2適用范圍

適用于會議室控制管理及對內、對外會議服務工作的管理工作。

3職責

3.1辦公室主任負責對會議室及會議服務工作的監督管理。

3.2辦公室負責會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負責會場布置,安排會議服務人員。

3.3設備部負責會議室照明、空調、音響等設備、設施的運行、維護工作。

3.4業務部負責會議室開、關門、供水、茶葉、茶杯的供應,協助辦公室布置會場和會議室保潔工作。

3.5工程部負責會議室墻面、門窗、鎖具等設施的維修、維護工作。

4工作程序

4.1會議室管理

4.1.1使用會議室業務受理

A辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數、會議安排意見等)填寫《會議受理服務單》。

B根據《會議申報單》內容,辦公室人員應立即電話聯系會議申報部門及顧客,詳細了解會議使用情況及其他要求。

C辦公室以《會議申報單》和電話聯系的會議使用情況為準,填寫《會議受理服務單》,詳細寫明會議使用部門、聯系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務、受理部門、受理時間、經辦人、送會議服務單時間、執行部門音響、設備的運行是否需要監護等內容后,立即將《會議受理服務單》送至業務部、設備部。

D業務部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準備工作。

E設備部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好照明、空調、音響等準備工作。

4.1.2會場布置及安排

A接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯系相關單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調、音響是否能正常運行;及顧客所需的準備會標、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。

B辦公室負責在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調整以便滿足用戶要求。

4.2會議室服務工作

4.2.1會議服務

大會議室應提前開門,會議開始前20分鐘再次確認;小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認。

4.2.2設備部人員必須提前30分鐘到達大會議室,開啟音響、空調、并保證其正常運行。

4.2.3會議服務人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務人員不能擅自離開,對會議室出現的緊急情況能做好相應處理,并及時向辦公室負責人匯報。

4.2.4會議使用完畢后,會議服務人員應電話通知業務部、設備部負責人對會議室進行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應向總經理室通報。

4.3辦公室負責隨時做好會議服務回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業主提供更加完善的服務。

5相關文件及記錄

5.1《會議室使用登記表》(LYWG/QR―046)

5.2《ZZ公司會議受理服務單》(LYWG/QR―007)