為提高企業(yè)的經濟效益,規(guī)范公司的辦公用品的領用支出,更好地維護公司利益,結合公司實際,制定本細則。

第一章辦公用品的申領

第一條為加強對公司辦公用品的管理,原則上應統(tǒng)一由行管部負責采購。

第二條辦公用品采用每兩個月一次的發(fā)放制度,各部門應以部門為單位將需求計劃明細表報到行政管理部,申報時間為單月的5日前。

第三條行管部按照公司《經營預算管理辦法》,將各部門辦公用品費用進行統(tǒng)計并上報總經理,審批后按其《支付管理辦法》執(zhí)行。

第四條辦公用品領用的范圍見副表。各部門領用辦公用品,應按所報需求計劃明細表于雙月的25日―26日到行管部領取。

第五條行管部建立部門《辦公用品領用臺帳》,部門領用人均需簽字確認所領辦公用品;價值在50元以上的辦公用品如硒鼓、墨盒、計算器、電話等需以舊換新,由行政管理部負責監(jiān)督落實。

第六條各部如領取復印紙張1包以上(含1包)要通過部門經理同意并進行登記,由行政管理部審核報主管領導批準后方可領取;復印需要將復印的內容、數量進行登記,計入該部辦公用品臺帳。

第七條下屬子公司領用復印紙或進行復印的,要經過主管領導批準并按照現有文秘家園規(guī)定持部門經理簽單復印,費用由行管部按季度進行核算、結帳。

第二章辦公用品的使用和管理

第八條各部門應妥善保管所領辦公用品,日常辦公用品(如簽字筆)損壞、丟失均由部門自行處理解決。

第九條各部門所用辦公用品,單價在**元以上(含**元),均屬貴重物品,應到行政管理部進行備案登記,使用部門應指定專人保管,制定保管措施及外借登記手續(xù)。損壞、丟失的按總價的5%-10%賠償。

第十條共用的貴重物品如攝象機、照相機、復印機、投影儀等,由行管部指定專人負責保管和使用,并負責產品的維修、保養(yǎng)。如需外借,必須經主管領導批準,保管人員不得擅自外借,如因私自借出或使用保管不善造成損壞、丟失的,按價款的10%進行賠償。

第三章公司公用性辦公設施的管理

第十條辦公樓內、外公用設施部分如照明用燈、開關、水暖管件等;公司樓內保潔、洗手間等用品;公司院內、院外綠地的維護保養(yǎng)、補種;滅鼠、滅蟑、滅蠅等由行政管理部根據需求按季度或月報預算并負責落實。

第十一條公司院內的消防、安保等設備、設施的保養(yǎng)、維修由行政管理部、經管部根據需求報預算并負責落實。

第十二條公司公務用車的維修費、保養(yǎng)費、汽油費、車船使用稅、保險費、過橋停車費等由行政管理部按照需求報預算并負責落實。

第十三條公司網絡、各部門計算機及配件,由經營管理部負責維修、保養(yǎng),以確保各部門正常工作。

篇2:公司職能部門費用管理辦法實施細則

公司職能部門費用管理辦法實施細則

一、目的

為了保證公司正常運營,提高工作效率,特制定本辦法。

二、適用范圍

適用于公司職能部門。職能部門是指設立于公司總部內為保證公司正常運營而服務于整個公司的常設部門(包括正常職能部門和費用歸口管理部門)。

三、預算執(zhí)行和管理

1、標準預算部分:每季度最后一個月15日之前,各職能部門編制下季度預算,經部門綜合平衡后報公司財務部審核,經CEO批準后,由財務部下達執(zhí)行。標準預算由部門總額預算和科目單項預算組成,每一筆費用不得突破總額預算支出的同時也不得超科目單項預算。

2、預算外部分:指有預算但超預算支出的項目,這類項目是費用管控的重點。原則上各部門不允許有預算外費用發(fā)生,如有超預算支出,該費用發(fā)生部門可向財務部提出追加預算的申請,納入預算管理。如無法追加預算,并確實需要發(fā)生的費用可做為預算外費用處理,處理具體要求:

A、每一筆預算外支出部門要提供預算外報銷和支出的理由說明,由部門主管副總裁簽批后報財務部備案,財務部有權對提交的說明提出修正意見;

B、預算外借款和報銷應在借款和報銷時提供經部門主管副總裁簽批的支出理由說明呈CEO批復,并在借款和報銷時做為附件提交給財務部,如無此說明財務部有權拒絕借款和報銷。

四、費用歸口管理

1、為便于費用的控制和管理,根據費用性質和業(yè)務發(fā)生的情況,公司對部分費用項目進行歸口管理,授權有關部門為費用歸口管理部門,各費用歸口管理部門對歸口管理的費用項目負責(具體負責項目參見費用類別)。

2、費用歸口管理部門:人力資源部、行政部、財務部。

3、費用歸口管理部門的責任:費用歸口管理部門負責編制匯總歸口費用預算,綜合平?后向財務部提出。在預算執(zhí)行中控制歸口費用的支出情況。具體負責情況如下:

A、人力資源部負責人力歸口費用的管理,對公司工資、福利費提出科學的預算,在預算執(zhí)行中嚴格費用支出的同時保持工資、福利費的激勵機制;

B、行政部負責行政歸口費用的管理,行政歸口費用多為維護公司正常辦公條件的支出項目,行政部須在保證公司正常辦公條件的同時以高效節(jié)約為原則提出費用預算,費用支出須盡量做到能夠定點的一定要定點,能夠合同管控的一定要合同管控,能夠集中支付的一定要集中支付;

C、財務部負責財務歸口費用的管理,財務部必須從公司的角度出發(fā)統(tǒng)一規(guī)劃提出費用預算,在嚴格執(zhí)行預算的同時保證費用支出具有長期效益。

4、各費用歸口部門須在預算執(zhí)行后定期對預算執(zhí)行結果進行分析,就預算執(zhí)行過程中存在的問題,提出改進意見。

五、費用的審核及報銷

1、費用報銷分類:費用報銷主要分為預算內費用報銷和預算外費用報銷兩類。

2、報銷程序:

A、報銷人員先將原始發(fā)票按類別分別用A4紙粘貼整齊,并在電腦上填制相關的付款申請單,打印簽字審批后,方可將完成審批手續(xù)的原始單據和填寫完整的付款申請單據整理好一并送交財務部;

B、費用發(fā)生部門須指定專人負責將報銷原始單據送交財務部,每天單據報銷起止時點為上午10:00--下午4:00;超過下午4:00后送交的單據自動順延至第二天;

C、財務部出納對收到簽批后的報銷單據進行合法性審核后,將以電話的方式通知報銷人員領取報銷款及借款,(如報銷人員在公司有未歸還的借款,則支付時出納會以扣除借款后的余額支付)。

六、借款審批程序

1、借款人員應在電腦上填制借款申請單,應注明借款用途、借款金額,借款方式(現金借款或支票借款)、預計還款時間,經授權人員審批后方可至財務部領取借款。

2、如需要大額現金借款(10000元以上含10000元),需提前一天告知財務主管,以防止庫存現金不足支付借款。