1.0目的

為規范公司建設項目維修費用、整改委托書(一萬元以下)的辦理流程,明確相關部門的職責。

2.0適用范圍

公司建設項目的維修費用申請及審核、一萬元以下整改委托書辦理。

3.0職責

3.1客戶服務部負責收集物業公司或小業主提出的維修要求;并向提出方

反饋項目部/工程部維修的處理意見和維修結果。

3.2項目部(在項目未撤時)負責現場勘察并明確責任方,確定維修整改

方案,聯系施工單位組織施工,將維修結果反饋客戶服務部。

3.3工程部(在項目已撤時)負責現場勘察并明確責任方,確定維修整改方案,聯系施工單位組織施工,將維修結果反饋客戶服務部。

3.4合約部負責一萬元以上維修整改工程委托書的簽發,造價大時通過組織招標確定施單位。

3.5預算部負責維修整改造價的審核。

5.0流程

5.1維修費用的審核流程

5.1.1客戶服務部將收集到物業公司或小業主提出的維修要求,填寫《投訴處理書(工程)》(客戶服務部制表),兩份原件::及時報送到項目部(項目部未撤時)、工程部(項目部已撤時),并建立維修臺帳。

5.1.2項目部、工程部接到客戶服務部的維修申請后,立即組織有關專業工程師對需維修整改的樓宇進行勘察,分清責任方。并明確是否需維修。如需維修,拿出相應的維修整改方案;如屬原施工單位責任,則聯系原施工單位,如同意免費維修,通知其施工。同時信息反饋客戶服務部。

5.1.3如屬于原施工單位的責任其又不同意免費維修的以及其他責任方(包括我司責任)引起的維修事件,項目部、工程部有關專業工程師就確認情況,填寫《投訴處理書(工程)》、《維修操作聯系單》(客戶服務部制表),并簽名。內容應涉及:項目名稱、小業主姓名、樓宇棟號及房號、產生維修整改原因、責任方、原承包商名字、維修整改方案(必要時附圖說明)。報告中原則上不注明工程量,如不能通過圖紙計算的工程實體,盡量用文字對該項實體描述;對于不能通過上述兩種方法計算的工程實體,報告中可以確認其工程量,工程量單位盡量采用國際單位(米、立方米、平方米、噸、公里等)、盡量避免使用不規范的單位,如:項、座、次、車等。報告經項目經理或工程部經理核準并簽名。

5.1.4《投訴處理書(工程)》、《維修操作聯系單》一式兩份,其中一份原件反饋客戶服務部,項目部或工程部保留一份原件,《維修整改確認報告》復印件與原客戶服務部的維修申請復印件一同報送預算部。

5.1.5如果公司現有的技術力量不能確認損壞責任和處理方案的,項目部、工程部應及時報請公司領導層批準,外請設計院、或有關專家進行會診。會診結果報告一式兩份,經有關專家簽字后按5.1.4發放。

5.1.6如果是由于物業公司、小業主的責任或不可抗力原因引起的維修,客戶服務部通知提出方,作好解釋工作,并作臺帳。

5.1.6如果屬我司原因引起的,且經項目部、工程部或有關專家確認不需要維修的,客戶服務部通知提出方,作好解釋工作,并作臺帳。

5.1.7如果屬我司原因引起的,且經項目部、工程部或有關專家確認需要維修的,客戶服務部通知提出方,并作臺帳。

5.1.8預算部預算工程師根據項目部或工程部提供的《投訴處理書(工程)》、《維修操作聯系單》的內容,計算工程量,確認單價、總價、計價方式,填寫《工程造價(材料)確認單》一式兩份。預算部經理審核簽字。

5.1.9如果該項維修整改造價在一萬元以下(不包括一萬元),《工程造價(材料)確認單》一份原件傳送給項目部或工程部;如果該項維修整改造價在一萬元以上,《工程造價(材料)確認單》傳送給合約部;另一份原件預算部存檔。

5.1.10項目部、工程部聯系新的施工單位,如新的施工單位對預算部確認的維修造價認同,項目部、工程部發《委托書》;如不同意預算部確認的維修造價,預算部與選定的施工單位重新洽談。然后項目部、工程部再發《委托書》。

5.1.11項目部、工程部組織施工單位進場施工,負責質量監督,組織客戶服務部驗收。驗收后,項目部、工程部工程師、客戶服務部參加人員填寫《維修操作聯系單》中"維修結果反饋"一欄。項目經理或工程部經理、客戶服務部經理簽字,一份原件反饋客戶服務部;另一份原件項目部、工程部存檔;復印件送預算部。

5.1.12客戶服務部維修結果反饋物業、小業主,收集提出方對維修后的意見。如果滿意,建立臺帳。如果不滿意重新進入5.1.11或組織有關專家會診或通過其他或法律途徑解決。

5.1.13如果該項維修整改造價在一萬元以上,由合約部按照《招投標管理程序》確定施工單位。并向施工單位發委托書或簽訂施工合同。其余按5.1.11-12進行。

5.1.14預算部工程師根據項目

部、工程部最終反饋的《投訴處理書(工程)》、《維修操作聯系單》和《工程造價(材料)確認單》進行維修結算,預算部經理核準簽字。將維修結算結果錄入結算數據庫。如有責任方,維修費從責任方工程尾款或保固金中扣除。并及時通知責任方(原施工單位)。

5.2一萬元以下整改委托書辦理流程

5.2.1客戶服務部、工程部、規劃中心提出整改要求,項目部、工程部、規劃中心組織有關專業工程師對需整改的項目進行勘察,分清責任方。并出有關圖紙或整改方案。如屬原施工方責任。項目部、工程部聯系原施工單位,其同意免費維修,通知原施工單位進場施工。如不屬于原施工方責任或雖屬原施工方責任單器不同意免費維修,填寫《工作聯系單》一式兩份,或有關圖紙或整改方案一份原件復印件報送預算部。

5.2.2預算部預算工程師根據項目部、工程部規劃中心《工作聯系單》和有關圖紙或整改方案,計算工程量,確認單價、總價、計價方式,填寫《工程造價(材料)確認單》一式兩份。預算部經理審核簽字。

5.2.3《工程造價(材料)確認單》傳送按5.1.9執行。

5.2.4項目部、工程部發《委托書》按5.1.10執行。

5.2.5項目部、工程部組織施工單位進場施工,負責質量監督,組織驗收。驗收后,項目部、工程部工程師、填寫《工程完成情況表》。項目經理或工程部經理簽字,一份復印件反饋預算部;原件項目部、工程部存檔。

5.2.6對于一萬元以上整改委托書辦理按5.1.13執行。

5.2.7預算部工程師根據《工作聯系單》、有關圖紙或整改方案,和《工程造價(材料)確認單》進行整改結算,預算部經理核準簽字。將整改結算結果錄入結算數據庫。如有責任方,整改費從責任方工程尾款或保固金中扣除。并及時以書面方式通知責任方(原施工單位)。

6.0支持性文件

《工程招標、采購實施細則》(合約部)

7.0相關紀錄和表格

《工程造價(材料)確認單

篇2:商業集團各類費用計劃及審核報銷程序

某商業集團關于各類費用計劃及審核報銷程序

為控制降低成本,總公司為各商場、部門的費用在年初已制定計劃。一切費用支出都應控制在計劃之內。因此要求各商場各部門在當月三十日前制定下月費用支出計劃表:其中有報刊廣告、物業維修、辦公及其它費用明細表報予財務部。否則發生的費用則不能報銷。若有特殊原因超出計劃指標需有報告,經總經理批準后才能實施。

一、各類費用年、月計劃:

(1)報刊廣告費年計劃指標80萬元,月計劃:6.66萬元。

(2)商場物業維修費年計劃指標:16.9萬元。其中:南門商場年計劃5.4萬元,月計劃0.45萬元。西門商場年計劃4.97萬元。月計劃0.41萬元。太升商場年6.53萬元。月計劃0.54萬元。

(3)辦公費用年計劃指標6.12萬元。其中公司總部年計劃3萬元、月計劃0.25萬元。南門商場年計劃0.96萬元,月計劃0.08萬元.西門商場年計劃1.2萬元、月計劃0.1萬元。太升商場年計劃0.96萬元、月計劃0.08萬元。

(4)電話費:南門商場月計劃0.12萬元、西門商場月計劃0.12萬元、太升商場月計劃0.1萬元。

(5)清潔費用品:南門商場月計劃0.025萬元。西門商場月計劃0.025萬元,太升商場0.025萬元。

(6)廣告制作費:南門商場月計劃0.16萬,西門商場月計劃0.16萬元,太升商場0.1萬元。

二、費用審核程序:

(1)商場需發生費用前首先填報"購物申請單"廣告牌布幅費用填報"制作單"印刷品費用填報"印刷品制作單"。金額在1000元以內由商場總監審批簽字。300元以內由商場經理審批簽字同意才能借款購買。

(2)借款手續由經辦人填寫借款單,借款在1,000元以內由商場總監簽字同意,300元以內商場經理(部門經理)簽字同意經財部經理簽字后才能到財務室借款。

(3)所購物價格一律由zz負責定價如物業維修、噴繪、KT版、布幅、廣告架牌、刻字布幅、辦公用品,(含電腦、打印機、復印機)印刷品(三家以上報價)應不斷咨訊,掌握價格行情。并負責每月公布現行價。商場經理派物業主管負責購買。商品的價格不能高于已定價。購物中若有假冒偽劣商品應立即退貨。造成經濟損失的應根據損失金額不低于50%由簽字人和購買人負責賠償。并扣績效工資10分。

(4)商場經理應審查購貨計劃、質量、數量、價格、用途,認真審核后才能在發票上負責簽字。若因玩忽職守造成經濟損失應根據損失金額賠償50%并扣效用工資5分,績效工資5分。

(5)商場維修、清潔用品、廣告制作費由祁戰敏負責在費用報銷單審核簽字。報刊廣告費報銷單由季澄洪審批簽字。辦公、電話費用報銷單由劉巖負責審核簽字。負責審核各類費用若不認真負責。因失職造成經濟損失者扣績效工資10分。并對經濟損失的50%承擔責任。

(6)有關商場設施改造,必須有預算報告,總經理批示同意后才能實施。費用報銷審核程序按以上條例執行。

(7)業務往來中的招待費應附有菜單和票據才能給予報銷。

三、費用報銷程序

(1)各類費用報銷單和請購單一并交付公司財務部再次審核。西門、南門商場由龍云岫負責審核,太升、新時代商場由包君偉負責審核。在審核過程中應認真復查無誤方能簽字報銷

(2)商場經理(物業主管)負責記錄當月支出明細表。分類的有物業維修、電梯維修、保潔用品、設施改造、布幅、廣告牌、辦公費、電話費、業務費、招待費等。每月計算出月結金額。并裝訂成冊,以便掌握了解各類費用狀況是否控制在計劃之內。到總部辦理報銷費用時需帶上此表,商場管理部負責逐筆審核。(附支出明細表樣)。

四、審核報銷程序圖示

計劃--請購單--定價(zz)--商場經理審核簽字--購買--總部分管人員審核簽字--財務部經理審核簽字--各商場財務部報銷。

五、財務部月底分商場部門,將各類費用明細表上報總經理審核,經同意簽字后此表附財務憑證裝訂。

總部財務部

篇3:酒店費用報銷財務審核程序（7）

酒店費用報銷財務審核程序(七)

1、財務部門要加強對備用金和預付款項的管理和監督,并按以下程序辦理。

1.1酒店員工因公借款,必須辦理借款申請單。會計根據內容填寫齊全,完整的借款申請單,編制會計憑證,會計、出納、收款人必須在付款憑證上簽字。

1.2.1酒店預付款項,必須根據合同或協議辦理付款申請單,經財務審核并報總經理審簽后辦理付款;付款手續不齊備的,會計不得編制付款憑證,也不得付款。

1.2.2對董事會通知付合同、協議的預付款,不受前款約束。

1.3備用金和預付款的使用,必須依照下列規定:

1.3.1具有規定的用途,期限及限額;

1.3.2在規定的期限內憑費用支出單據或驗收單到財務部門報銷;用現金或支票進行零星采購的七天內報銷;通過銀行匯款進行預付款的二十天內報銷。

1.3.3以上各項支出,原則上前款不清,后款不借。

1.3.4對違反規定用途和不符合開支標準的支出,財務不予報銷。

1.3.5對無正當理由超過規定期限,未能報銷而又沒歸還的備用金,若超期時間在三個月內的收取資金占用費日息的萬分之二;三個月以上一年之內的收取資金占用費日息萬分之三。在次月工資中扣回本息。

2、原始憑證的審核:

各項報銷的原始憑證,經各部門經理審簽后,報財務審查其合法性并送酒店總經理批準。超過權限的要經過公司總經理批準。

原始憑證應具備的內容:

2.1憑證名稱;

2.2填制憑證的日期;

2.3填制憑證單位的名稱或填制人的姓名;

2.4經辦人的簽名或蓋單;

2.5接受憑證的單位名稱;

2.6經濟業務的內容;

2.7數量、單價和金額;

2.8各種發票、收據必須符合《中華人民共和國發票管理辦法》和實施細則的規定。從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或蓋單;對外開出的原始憑證,必須加蓋單位公章,其中辦理收款業務的要加蓋本單位財務專用單。

3、對原始憑證的技術性要求:

3.1凡填有大小寫金額的原始憑證,大寫與小寫必須相符。

3.2購買實物的原始憑證,必須有手續完備的驗收證明。需入庫的物資,必須填寫出入庫驗收單,由實物保管人員按計劃或合同驗收后,在驗收單上填寫實收數額并簽章。不需入庫的物資,除經辦人在憑證上簽章外,必須交給實物保管人員或使用人員進行驗收,并在憑證上簽章。

3.3支付款項的原始憑證,必須有收款單位或個人的收款證明以及簽字,有審批人簽字,并有付款的依據。

3.4職工因公出差借款的借據,必須附在記賬憑證上。收回款項時應另開收據,不得退還原借款借據。

3.5預付性匯款,由經辦人填制付款申請單,作為原始憑證,不得以匯款回單代替。

3.6屬于現金發放性質的原始憑證,原則上應由本人領取簽名。有委托他人代領的,由代領人簽名;由一人代領多人的,須逐個簽章,不得通欄劃大括號簽一次章(字)。

3.7自制原始憑證應設計科學、格式規范、計算清楚。如計提折舊、職工福利基金等,要列名稱、計提基數、提取率、提取額等。

分配工資及費用時,要列分配標準、分配率、分配額。

3.8凡憑證內容不全、字跡模糊不清、與經濟業務本身內容不符者,應予退回或重新補正。

4、記賬憑證的內容及填制要求:

4.1憑證日期:一般應按實際受理經濟業務的日期填列。

4.2憑證編號:應按月編制自然數列順序。

4.3憑證摘要:應簡明扼要,真實反映經濟業務的內容,不得含混不清,過于簡略。

4.4會計科目:應按有關規定設置。

4.5憑證金額:必須與原始憑證相符。

4.6所附原始憑證張數,要與原始憑證相符。

4.7有關人員的簽名或蓋章:出納、會計、交款人必須在相關會計憑證上簽名或蓋章。

4.8會計人員填制記賬憑證時,必須附有內容完備的原始憑證。

5、本制度所指的由總經理批準的事項,如因總經理出差期間,均由副總經理審批。

6、本制度由酒店財務部制定并負責解釋。