信息化環境中,企業加強電子文件管理制度建設是提高電子文件質量,發揮信息資源價值的必然之舉,下面是小編為大家帶來的紙質文件管理制度:

紙質文件管理制度【1】

公司紙質文件歸檔管理辦法

第一章總則

第一條為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,規范我司歸檔文件的管理方法,維護公司合法權益,把檔案管理從“分散、規矩、質雜、量大、孤本”的現狀變得“集中、系統、優質、專指、廣泛”。

根據《中華人民共和國檔案法》和廣東省檔案局關于《廣東省檔案條例》的規定,結合我司實際情況,特制定如下紙質文件歸檔管理辦法。

第二條檔案管理工作主要分為收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀五項步驟。

在檔案管理工作中要做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據才能保證到文件的安全。

第二章紙質文件歸檔的具體實施

第三條紙質歸檔文件的收集范圍

1.紅頭文件,如批復、決定、通知等

2.白頭文件,如經驗介紹、會議材料等;

3.公布性文件,如公告、通告、布告等;

4.記載性文件,如大事記、組織機構沿革、年鑒、廠志、工作日記等;

5.內部使用文件,如會議記錄、規章制度、工作總結、工作計劃等;

6.報道性文件,如新聞媒體報道本企業的信息報道(如熱點新聞、人物素描、大事追記、重點事情跟蹤報道等)。

7.證明性文件,如介紹信存根、黨組織關系轉移證明等;

8.信訪處理材料,如人民代表、政協委員議案、提案處理材料等;

9.契約性文件,如協議、合同、意向書等;

10.登記性文件,如干部(職工)登記表、干部(職工)花名冊等。

第四條紙質歸檔文件的整理注意事項

1.下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:①正本與定稿作為一件;②法律法規等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③

正文與補充說明正文的文字,圖表,數據等附件,原則上為一件(附件頁數多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件;

⑤原件與復印件或手抄件,應作為一件;⑥轉發文件與被轉發文件,應作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件。

如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在“歸檔文件目錄”的備注欄中加以說明。

2.以“件“為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復制件在后;④轉發文在前,被轉發文在后;

⑤回復性文件在前,報請性文件在后;⑥結論性材料在前,依據性材料在后;⑦文件處理單放在文件前面;⑧漢文本在前,少數民族文本在后;⑨不同文字的文本,無特殊規定的,中文本在前,外文本在后。

3.文件有多個時間特征一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發文和收文日期等等。

分年度時,一般來說就以文件簽發日期(或落款日期)為準,據以判定文件所屬年度。

取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規劃,總結,預決算,統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件,統一規定按文件簽發日期(或落款日期)判定文件所屬年度。

4.跨年度形成的文件機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度。

如:①跨年度的會議文件材料,統一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統一歸在結案年;③跨年度的請示與批復,統一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;

④回顧紀念性文件,歸入定稿或發表年;⑤法規性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結歸最后一年,等等。

5.幾份文件作為一件時,“件”的日期按照規定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定“件”的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準。

具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準;②正文與附件為一件,以正文為準;③轉發文與被轉發文為一件,以轉發文為準;④來文與復文為一件,以復文為準;⑤多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間。

6.無落日期的文件要標注日期此類情況見于內部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據此按年度合理歸類。

7.專門年度的分類方法因為相當一部分工作是按照專門年度進行的,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類。

8.臨時企業、個人客戶,存在時間不長(即兩年以內),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結束年度歸檔,如果每年文件數量較多,亦可分散在各個年度內歸檔。

第五條紙質歸檔文件的保管辦法

1.檔案室對檔案進行系統存放和安全保護的工作,是檔案管理中的一項重要內容。

基本任務和要求是維護檔案的完整與安全。

2.檔案保管的軟硬件設施管理

2.1檔案室/柜管理。

要建立完善的檔案室/柜管理制度,配備必要的防護設備,合理調節和控制溫度、濕度,做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作,定期測記濕溫度變化、適時投放防蟲藥物、做好防火防盜工作,保持整潔、有序,保證檔案安全無損。

2.2檔案檢查。

對于已存檔案的狀況應定期進行全面檢查,必要時可臨時進行部分檢查。

著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況,檢查時要逐卷進行,要作出詳細記錄并寫出正式報告。

一旦發現檔案缺少或嚴重破損等問題,要及時采取措施,妥善處理。

2.3防止泄密。

對于保密文件,要保護其機密不被盜竊,嚴防泄密。

對涉密檔案安全進行檢查,特別是檔案信息安全管理、排查失泄密隱患與漏洞,確保檔案信息安全。

節假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。

3.保管期限的劃分

3.1永久,凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司建設和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的檔案,定為永久保管。

它主要包括:(1)本公司制定的屬于政策規定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結,綜合統計報表;機構演變,公司領導人任免等文件材料。

(2)同本公司產生的重要文件有密切聯系的上級和下級機關的重要文件,上級針對本公司所作的決定,批復,報告和調查研究材料。

(3)本公司批轉下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料。

3.2長期,凡是反映本機關的一般工作活動,在較長時間內(即15—50年左右)對本機關工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:(1)本機關一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關系等)。

(2)政府部門下發的屬于公司主管業務,并需要貫徹實行的一般性文件材料。

(3)各級部門報送的年度工作總結,報告和統計報表等文件材料。

3.3短期,凡是在較短時間內(如15年以內)對本公司有參考利用價值的文件材料列為短期保管。

它主要包括:(1)本公司一般事務性的文件材料。

(2)政府部門頒發的非主管公司業務但需要參照執行的文件材料。

(3)各級部門報送的一般性的文件材料。

3.4根據本公司的保管期限表,對當年文件材料進行分類時應注意以下幾點:①原則上不要將不同保管期限的文件混在一起。

②應從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。

③一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則。

④本部門轉發上級的業務文件,沒有提出具體意見的打印件作短期。

第六條紙質歸檔文件的借閱使用

1.公司各部門借閱檔案,必須按照公司制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

外來公司單位企業來人查閱本單位檔案,需持公司單位企業介紹信并經有關部門領導簽字批準,方可查閱,不得抄錄或借出。

檔案調出和歸還檔案都應逐卷點交清楚,辦理手續。

用完的檔案要歸還原位。

2.機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

3.查閱各門類檔案應在閱覽室內進行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。

特殊情況需借出的,需經部門負責人批準,但借出時間不得超過一周,不得轉借他人。

需繼續使用者要辦續借手續,確保檔案的完整與安全。

4.珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

5.凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。

第七條紙質歸檔文件的鑒定銷毀

1.檔案資料鑒定銷毀工作由檔案鑒定銷毀小組負責。

檔案鑒定銷毀小組組長為董事長,作為檔案銷毀鑒定負責人;副組長為行政部經理,作為檔案銷毀監督人;小組成員為檔案管理員,作為檔案銷毀的執行人。

2.鑒定銷毀小組應定期對綜合檔案進行鑒定,對保管期限已滿但仍有保存價值的,應延長保管期限;對不需要繼續保管的檔案資料按檔案管理辦法進行處理。

3.銷毀檔案必須編制檔案銷毀冊,登記所銷毀檔案資料的時間、數量及主要內容。

4.銷毀檔案時,應遵循保密原則及有關規定并指派專人負責監督銷毀,參加檔案銷毀的人員都要在銷毀清冊上簽字,嚴禁將檔案作廢紙出售。

第八條以上辦法自2011年11月1日起執行,解釋權歸公司行政部。

二○一一年十月

紙質文件管理制度【2】

機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件,機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后,送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批,文件應于當日處理,電報、急件隨到隨處理。

(二)按領導簽批的范圍進行傳閱。

(三)需辦理的,按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

(四)歸檔,交上級部門。

二、傳閱

(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續,按照文件閱讀范圍進行傳閱。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度,避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領導閱后所作的批示,要及時通知有關科室辦理,并做好機要文件管理,防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠于職守,認真負責,嚴守保密規定,做到不該說的不說。

(二)對于機要文件,要單獨存放,嚴加保管。

(三)借閱機密、秘密級文件,需經辦公室主任批準;絕密級文件一般不外借,確需借閱,需經分管領導批準。

(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定,不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密文件,不得復制或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的文件,應及時清理收回,分類整理,保持整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件,應及時送交機要室登記歸檔。

(三)干部出差、調動工作或離退休時必須將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

篇2:安全文件管理制度

一、編制目的

通過對項目部制定的、與安全生產、安全標準化有關的管理文件、技術文件的控制,保證文件的適用性、系統性、協調性、完整性和有效性。

二、適用范圍

本制度適用于對項目部安全標準化實施、安全生產管理制度、崗位安全技術規程、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的管理。

三、工作職責

1.項目經理負責本項目安全生產方針、安全生產目標、安全標準化文件、應急預案、危險性較大的分部分項工程專項方案的批準和發布。

2.分管安全副經理負責管理制度和崗位安全操作規程的審核。

3.安全科負責組織編寫安全標準化文件。

4.各職能部門負責組織本部門歸口的安全生產管理制度、崗位安全操作規程的編寫與審核。

5.安全科負責組織標準化文件、安全生產管理制度的修改、修訂。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,結合本項目實際,組織制定項目的安全生產方針和安全生產目標及安全標準化文件,經分管安全副經理審核、項目經理批準后發布、實施。

2.各職能部門根據《企業安全生產標準化基本規范》要求,根據本公司實際,制定符合法律、法規的、本部門歸口的安全生產管理制度,經部門負責人審核、分管安全副經理審批后發布、實施。

(二)發放管理

1.文件在發放前,安全科確定發放范圍。

2.安全科按確定的發放范圍進行發放,填寫《文件發放(回收)登記表》,領取人簽字。

3.當文件破損或字跡不清影響使用時,領取科室、施工隊應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審批后,到安全科辦理更換手續,交舊領新,文件使用原發放號。

4.文件丟失,當事人應寫明原因,經科室、施工隊負責人審核、分管安全副經理審核批準后,到安全科辦理補發手續,新文件給予新發放號,并注明原號作廢。必要時,安全科將作廢文件發放號通知各相關部門,防止誤用。

(三)文件的修改與修訂

1.文件出現下列情況時,需進行修改或修訂:

1.1文件編制本身重大失誤;

1.2安全標準化運行過程中出現變動;

1.3與上級有關規定、法令、法規相悖;

1.4其它情況。

2.安全生產管理文件需修改或修訂時,必須向分管安全副經理提出書面申請,項目經理批準后,才能進行修改或修訂。

3.安全生產管理文件的修改均采用換頁的方式進行修改或修訂。

4.安全科將需修改或修訂的安全生產管理文件收回。

5.安全科對修改或修訂后的文件進行文件狀態登記。

(四)文件的評審

1.安全科每年組織一次文件的評審工作,對文件的符合性進行評價。

2.任何人不得在文件上亂涂亂畫,確保文件的清晰、易于識別和檢索。

(五)文件的借閱

1.文件屬于保密級的,不可私自向外來單位提供、借閱。

2.外來人員需借閱時,必須經項目經理審批后方可向用戶提供。

(六)廢止和回收

新版本文件發布時,舊版本文件同時廢止或失效,安全科文件按發放臺賬全部收回并銷毀。

篇3:公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

為了加強對文件的控制,樹立文件的嚴肅性,特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司管理體系文件(含管理類文件、技術類文件、圖紙資料、記錄表式)的控制。

3職責

3.1公司辦負責本制度的監督執行。

3.2各文件使用部門負責按本制度要求對所使用的文件進行管理。

3.3文件領取人負責對文件進行妥善保管。

3.4公司辦文件管理員負責管理體系電子文件的管理。

4管理體系文件管理

4.1本制度是依據《文件控制程序》制訂的,是《文件控制程序》的進一步細化。

4.2文件編寫

4.2.1文件編號、編制、審批規定按《文件控制程序》執行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1頁邊距規定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2頁眉、頁腳規定:頁眉1.6cm,頁腳1.6cm。

4.2.2.3標題規定:標題為三號字,字體為黑體。

4.2.2.4正文規定:正文為小四號、宋體字,正文條款號及一級條款內容為黑體,條款號與其后內容之間空兩格,正文行間距為22磅,同時一級條款段前0.5行、段后0.5行;如最后一頁內容較少,可適當縮小行間距,以減少一頁;文字居左對齊;無條款號的段落段前空兩格。

4.2.2.5頁碼規定:頁碼為五號字,居中。

4.2.2.6文件編號及版次格式:文件編號為五號黑體字。

4.2.2.7內容格式及要求

a)一般情況文件分為6個一級條款,“1目的”描述本文件的目的,“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍,“3職責”描述本文件中各相關部門各自承擔的職責,“4管理內容”描述文件控制的要求,標題“管理內容”可根據文件主題更改為其他標題,“5相關文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱,“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級條款數量可根據文件內容具體情況確定。

b)二級條款,如一級條款有若干下一層次內容,應采用二級條款,如:4.2、4.3、…;

c)三級條款,如二級條款有若干下一層次內容,應采用三級條款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四級條款,如三級條款有若干下一層次內容,應采用四級條款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;條款號最多為四位。

e)文件頭(含標題、文件編號)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式時,文件應有“編制、校對、審核、批準、發布日期、實施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面應統一;

b)文件封面應有文件名稱、文件編號、編制、審核、批準、發布日期、實施日期等信息;

c)文件封面應有受控狀態標識,發放時應有發放編號;

d)文件封面應有公司辦統一編制。

4.2.4文件類型

所有編寫的文件(含記錄表式)應采用“WORD”或“E*CEL”類型。

4.2.5各部門在編寫文件時,文件格式應符合要求,文件審核人在審核時,應對文件格式進行審查。

4.3文件發放

4.3.1所有文件由公司辦統一發放,發放管理應符合《文件控制程序》要求。

4.3.2發放前,由公司辦確定文件發放范圍,經管理者代表確認后,實施發放。

4.3.3文件下發時,應收回作廢文件,作廢文件管理按4.9條款執行。

4.3.4《管理手冊》、《程序文件》發放至部門級,相關作業文件發放至作業現場,發放時應在文件封面加蓋“受控”章、注明發放編號、標明使用部門,如文件無封面,則在文件首頁上加蓋“受控”章、注明發放編號、標明使用部門。

4.4現場文件管理

4.4.1現場使用的管理體系文件必須是現行有效版本,不得使用無效版本文件,以下情況之一可視為無效版本文件:

a)無批準;

b)無文件編號;

c)無受控狀態;

d)無實施日期。

4.4.2文件領取人不得在非工作時間持有文件,不得將文件帶出公司外,不得復印。

4.4.3文件領取人應妥善保管領用文件,因保管不善導致文件丟失,其責任由文件領取人負責。

4.4.4公司所有下發的文件,應保持清晰,不得亂涂亂畫。

4.5文件評審

4.5.1文件在執行過程中或新文件發布前,如需進行評審,由公司辦組織相關部門、確定組織評審人員對文件進行評審。

4.5.2文件評審過程中,評審人員對評審后文件的充分性和適宜性負責,評審后應對所評審文件存在的主要問題及隨后應采取的措施進行記錄。

4.5.3評審時,由原文件編制部門記錄評審意見,并執行評審意見的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取換頁或換版方式更改。

4.6.2文件在執行過程中,如需更改,應明確更改的文件名稱、編號、更改的條款及更改后條款內容。

4.6.3更改應詳細說明更改理由,涉及工藝更改的,應有更改后工藝驗證的記錄。