建設監理公司文件管理制度

一.收文

1.建立《收文登記表》,由辦公室派專人進行文件收文處理。

2.實行收文登記批辦制度,收文由秘書辦理登記,填《公司收文批辦單》,統一交辦公室負責人,辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責,傳達部門負責人辦理。

3.辦理文件的有關人員均應簽字,有關工作完成后,將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件,經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。

4.各部門收到的函件,應交辦公室即時登記,交簽字后2、3條處理。

5.各有關人員注意保密,不得泄露本公司機密。

二.發文

1.公司發文由有關部門起草,建立《發文登記表》,由辦公室統一編號、發出。

2.每次發文須經總經理簽字同意,并留底存欄。

3.各部門對公司所發的內部文件必須認真貫徹執行。

4.向上級單位呈報的文件,由辦公室派專人,按公文傳進程序進行。

5.監理項目中的一般業務文件,需要辦公室打印的,需辦公室主任簽字批準。

三.文件查詢

1.凡查詢、復印、借閱文件,均需申請、登記。

2.凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件,只能在公司辦公室查閱,允許復印的文件,不得帶出公司,只能在公司復印。

篇2:監理文件資料管理辦法

1?范圍

本文件規定了項目部工程監理項目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項目部工程監理項目部文件資料管理工作。

2?引用文件和術語

Q/04-206.305-2006?工程檔案管理規定

3?職責

3.1?總監理工程師

3.1.1?組織編寫工程監理項目部文件管理規定,指定信息管理員。

3.1.2?明確監理信息流程。

3.1.3?組織整理工程項目的監理資料。

3.2?專業監理工程師

負責本專業監理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業文件資料的管理工作。

3.3?信息管理員

根據工程監理項目部文件資料管理規定,實施文件資料的具體操作管理。

4?控制程序

4.1?明確監理信息流程

根據工程特點,結合監理現場實際情況,與業主協商確定監理信息流程,并通知工程項目建設參建單位。

4.2?建立監理信息編碼規定

工程監理項目部文件的編號規則應參照《文件控制程序》中相關規定,結合監理現場實際予以制訂。

4.3?工程監理項目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發和管理。

4.3.1?監理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監理文件資料的完整記錄。工程監理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。

4.3.2?工程監理項目部文件資料主要包括工程項目服務過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監理項目部外部的文件是工程監理項目部服務過程中的工作依據和工作成果。主要包括:

a)?監理合同;

b)?監理規劃、監理細則;

c)?監理指令;

d)?監理工作日志;

e)?監理周(月)報;

f)?會議紀要;

g)?審核簽認文件;

h)?工程質量認證文件;

i)?危險源、環境因素調查資料;

j)?工程款支付證明;

k)?工程驗收記錄;

l)?質量事故調查及處理報告;

m)?各種監理內部臺賬;

n)?工程施工文件資料;

o)?工程收函;

p)?勘察、設計文件;

q)?適用的法律、法規和標準、規范、規程、規定等;

r)?顧客提供的(包括設計圖紙)資料等;

s)?涉及本工程項目的上級文件、批復文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3?工程監理項目部信息管理員應及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。

4.4?建立工程監理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監理項目部以外人員借閱資料應首先獲得總監理工程師同意。

4.5?工程監理項目部發出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監理項目部負責組織的圖紙會審及設計交底和工程協調及安全工作等會議,由工程監理項目部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實、規范、參與各方簽字確認后按程序分發。工程監理項目部對外發出的文件一般應采用計算機打印。有條件的監理項目部應連接因特網,建立計算機信息網,以實現文件資料的管理規范化、快捷化。

4.6對于顧客提供的設計圖紙等資料,由工程監理項目部信息管理員按專業分類管理登記,由專業監理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產登記表”。

4.7對監理現場使用的規程、規范等資料要認真審查,確保其處于有效期內;嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規程、規范。

篇3:監理部策劃文件編制審批管理規定

為了確保監理項目部監理技術資料的及時性、符合性和完整性,加強工程技術資料的儲備管理,努力提高監理服務水平,根據監理項目部的實際情況并依據《國家電網項目部監理項目部標準化工作手冊》、《吉林省電力建設監理有限責任公司管理規定》等有關規定,制定本規定:

1.《建設監理規劃》、《創優監理實施細則》由總監理工程師主持編寫、專業監理工程師參與編寫。編寫的內容要結合所監理工程的特點和難點進行編寫,不能簡單復制和抄寫。編寫完成后報公司審查,并根據公司審查意見修改、完善后最終報公司領導審核批準。

2.《建設標準強制性條文執行計劃》由監理項目部總監理工程師主持編寫、專業監理工程師編寫。編寫完成后報監理項目部總監審批。

3.《專業監理實施細則》、《安全監理工作方案》、《監理旁站方案》、《監理項目部專項現場應急處理預案》等專業性文件由各專業監理工程師編寫,并由總監理工程師審核批準。